财务共享中心总账流程优化分析

摘要：在信息技术不断发展的当下，越来越多的集团企业为了提高工作效率、降低运营成本和实现对业务风险的控制，都建立了自己的财务共享中心，这也是未来财务管理的发展趋势。本文在对K公司财务共享中心总账流程的问题分析基础上，将目前较为先进的机器人流程自动化技术（RPA）技术应用于财务共享中心的总账流程中，通过RPA技术实现总账流程中的凭证处理自动化、月结自动化及报表业务处理的自动化，以此提高K公司财务共享中心总账流程的自动化水平和整体运行效率，实现流程优化。

关键词：RPA；财务共享中心；总账流程优化

一、引言

信息技术的进步，迎来一个充满变化的商业环境，它带来了财务管理流程的跨越式发展。从传统的手工记账到财务软件记账，从单体的财务组织到业务集中处理的财务共享中心集成组织，这些都是信息技术不断推动的结果。如今，越来越多的企业，尤其是业务规模较大、子公司较多的大型集团企业，为了降低财务成本，都成立了自己的财务共享中心，通过运用信息技术开发手段，以现有的财务处理软件为载体，建立一套与企业实际业务高度联系的、科学的、标准化的业务流程，所有的财务人员、业务人员都按照设定的业务流程处理财务业务，将原有财务业务分类，按设定的流程对原业务进行集中处理。K公司是江苏省的一家大型农牧食品行业的上市公司，其业务范围主要涵盖了饲料加工、禽肉屠宰分割等。在信息技术迅猛发展的背景下，为了统一对各子公司的核算要求，实现对子公司的集中控制，提高工作效率和控制风险，于2016年底，K公司成立了财务共享中心。K公司财务共享中心主任受集团财务总监的领导，财务共享中心主任下设费用报销、应付账款组、应收账款组、总账组及资金中心五个业务组，由这五个业务组将原财务业务重新整合、处理。经过近6年的发展，标准化的财务业务处理流程基本完成搭建，规模效应开始显现。但是，由于集团业务规模的不断扩大，原有的业务流程难以承受这样重大的工作负荷，面临挑战，因此需要针对实际情况，对其业务流程进行优化。机器人流程自动化技术（RoboticProcessAutomation，简称：RPA），是一种可以实现自动化的软件，是一类处理工具，它能够根据预先设定的规则，让日常的常规性工作自动化处理，不需要人的过度干预。RPA技术的第一次应用于财务领域，可以追溯到2017年，世界四大会计师事务所之一的德勤率先研制出财务机器人，并给出财务账务的自动化解决方案，最先实现了财务账务的自动化处理，轰动一时。与此同时，有不少学者开始将RPA技术应用于财务共享中心总账业务流程作为研究内容，例如，对于结账流程，杨鲁峰（2020）等人研究后认为，利用机器人流程自动化技术，可以设计自动化月结平台，应用效果预期较好。此外，胡爱平等人（2021）充分肯定了智能化技术的发展前景，并提出基于云服务的财务共享服务平台，将有利于资源的高效配置。因此，本文以K公司财务共享中心为研究对象，对其总账业务流程存在问题进行分析，将RPA技术应用于总账流程的优化，以实现运行效率的提高和运行成本的降低。

二、财务共享中心总账流程问题分析

K公司财务共享中心总账组的业务范围主要包括记账凭证审核、成本和报表业务及模块与总账的结账工作。基于已有的业务流程，大部分的总账业务都能够集中处理，体现了一定的规模效益。当下，无论是集团财务报表合并、板块及公司级财务报表对外报送，都由总账组主导、负责。因此，总账业务流程在财务共享中心扮演着十分重要的角色。总账业务流程主要包括以下几个部分。第一，开账。各公司总账模块开账是总账业务流程的起点，开账后，才能在财务系统录入财务凭证等信息。第二，凭证处理。凭证处理业务有两个方面含义，既包括固定、计提费用的凭证生成业务，也包括所有凭证的审核工作，这是总账组的主体工作。第三，报表处理。通过报表编制、报表数据复核、报表上报等程序，提供准确、客观的报表数据，这一工作主要是在结账完成后。第四，完成月结及关账。成本计算完成，结转凭证生即完成了月结工作，此时需要关闭总账，进入下一个会计期间。作为整个财务共享中心业务流程的核心，总账业务流程目前反映出的最大问题是自动化程度仍不高，同时，作为月结业务中最重要的成本计算，并未在总账业务流程，目前仍是有子公司财务人员操作，可能造成核算口径的差异。此外，报表编制、报送环节人工干预较多，这样容易造成会计信息质量问题。总账流程目前主要存在以下几个方面的问题。1.大量人工操作，工作效率低在财务共享中心建设之初，K公司就以减少人工操作，提高账务处理的自动化水平为主要目标，但是在集团规模不断扩大的背景下，财务业务处理量猛增，仅总账组负责的凭证审核量每月就有近5万笔。此外，随着业务规模的扩大，每月需要总账组提供财务报表及经营管理报表的组织也急剧增加，报表业务虽能根据嵌入公式对报表项目自动取数，但是仍然不得不使用人工对报表数据进行核对、使用人工上报报表。总之，人工操作在报表业务中占据十分大的比重。凭证及报表数据在人工审核过程中，也时常会发生遗漏、错误等情况，从而导致账务系统和报表数据的不准确，影响会计信息质量和财务报表使用者根据财务报表做出的决策。2.凭证生成及审核未实现自动化凭证生成业务中，K公司财务共享中心总账组的财务人员主要负责的总账业务凭证包括固定费用的摊销凭证等财务凭证，由他们对凭证上游相关数据勾稽关系、数据准确性进行审核，最终生成会计凭证。而总账组的财务人员在生成总账业务凭证时，并未实现自动化，仍是以手工生成为主要方式，投入了巨大的人力，造成工作效率的低下。凭证审核业务中，其他业务组的报销凭证、赊销凭证及收付款凭证等在凭证提交后，都由总账组财务人员进行凭证的审核，判断凭证反映的实际业务处理是否合规，凭证数据是否准确等。目前的凭证审核仍采用较为传统的人工审核方式，未实现自动审核，凭证审核的工作量较大，每个月几万条凭证，极容易出现审核失误，让有问题的凭证计入总账，不仅影响最终财务报表的质量，也增加了总账组财务人员的工作量，使得总账业务流程的运行效率不高。3.成本计算分散成本计算在总账业务流程中有着很重要的地位，但是K公司的成本计算业务存在一定的分散性。时间维度上，由于集团各个板块的业务存在一定的差别，不同板块月末业务的结束时间点不同，月末进行成本计算的时点也不统一，因此成本计算时间上是分散的。从公司的地域分布上看，各子公司跨越3个省，与财务共享中心总账组的办公地点都存在一定距离，造成成本计算的地域上分散。总之，成本计算的相对分散，会使各公司按照操作标准对成本计算的操作存在差别，影响成本数据的准确性。完成成本计算的时间都由各子公司的财务人员确定，缺乏一个完成成本计算的标准截止时点，而集团合并财务报表等必须要等所有公司完成成本计算操作、结账完成后才能进行，因此分散的成本计算操作也会导致财务报表编制、报送滞后，影响报表需求方的使用。4.人工干预较多，缺少过程监控K公司财务共享中心总账业务流程，由于自动化程度相对不高，各业务在数据核对过程中，都需要大量的人工进行操作，人工操作过程中很容易出现关键项目遗漏或者数据错误的情况。成本计算是整个总账业务流程中最关键、最重要的业务，成本计算业务分散在各子公司，执行成本计算操作的都是子公司的会计人员，在执行成本计算操作时缺少对成本计算过程的监督，成本数据客观性受到影响，甚至会影响会计信息的质量。报表业务的处理环节，通过人工对报表进行操作，由人工复核、提交报表给使用者，而人工对报表数据干预过多，可能会对报表数据的真实性产生影响，甚至会给公司带来损失。

三、基于RPA的财务共享中心总账流程优化

基于以上的问题描述和分析，为了进一步提高总账业务流程的运行效率，提高总账业务的准确性，在原有总账业务流程中，融入RPA技术，通过这一技术的应用，可以解决上述分析中识别出的问题，最终形成K公司财务共享中心的总账业务流程优化方案。总账业务流程优化方案主要体现在以下几个方面。1.凭证处理自动化总账业务流程中的凭证录入环节，需要手工新增的财务凭证主要是生产性固定费用的计提和长期资产的摊销及折旧凭证。尤其是计提和摊销类的凭证，由于不像销售和采购那样有上游单据支撑，因此一直没有实现凭证生成的自动化操作。为了实现自动凭证录入，可以在计提、摊销凭证设置上游单据，像销售、采购那样由上游的单据生成对应的财务凭证。借助RPA技术，每一类长期资产摊销业务都在系统中设置明细信息，例如将周转材料、长期待摊费用等明细写进系统；而生产性费用的计提则通过设置费用申请单，将生成凭证主要信息字段都添加到费用申请单中，随后，设置单据转换规则，转换规则可以自动提取明细表里的各类信息，包括摘要、部门、金额等，按设定的定时任务，在固定的时间内生成凭证。这样就能够从根本上解决凭证自动录入的问题，最大限度提高财务人员的工作效率，保证凭证的质量。在完成相关总账业务凭证后，就需要对这些财务凭证以及其他各业务组的财务凭证，例如赊销凭证、付款凭证等进行审核和过账操作。这一过程主要就是核查业务凭证与上游单据或附件是否匹配，相关业务的凭证处理是否符合准则的要求。此时，利用RPA技术，首先在系统中预先写入控制活动，将凭证需要核对的字段、逻辑信息设置在系统，对于机制凭证，由于是系统自动生成的，主要由财务机器人检查生成逻辑是否正确，没有问题的凭证则自动执行审核和过账操作，完成机制凭证的自动化审核。而对于其他手工生成的财务凭证，则由总账组的财务人员进行手工审核。凭证自动审核及过账的实现，可以帮助财务共享中心总账组的财务人员有效提高凭证审核效率和凭证的审核质量，有利于解决人工工作量过大的问题。2.月结自动化K公司财务共享中心总账组的成本计算业务分散在不同区域，为了有效解决成本数据缺乏客观性和过程控制，进而影响报表质量的问题，在已有的流程基础上，可以增加集中成本计算的业务流程。将原先在各子公司执行的成本计算业务全部上收到财务共享中心总账组。上收后，总账组的财务人员并不是继续手工执行成本计算操作，而是借助RPA技术，对成本计算的各个步骤模拟人工操作，将各项操作程序的计算逻辑写进系统，实现自动化结账。在成本计算数据准备完毕并准确无误后，只要财务人员点击开始结账按钮，机器人就会按照设定的程序，自动依次完成材料的价格设定、制造费用总账取数、成本分配标准数据取值及维护、成本计算前检查及成本计算的操作，并在总账组财务人员对成本计算单的数据检查无误后，按凭证自动生成的逻辑生成库存商品入库、结转成本和结转损益的凭证，完成最后的结账工作。自动化月结的实现，不仅能够使成本计算操作按标准化流程实现，也能够从根本上提高整个财务共享中心总账组的运行效率。3.报表业务自动化针对总账组报表业务所反映出的问题，可以利用RPA技术，实现报表从编制到上报的全面自动化。具体的操作方法是，对于经营管理类报表，可以在系统中添加报表模板，在表格中设置取数公式，在完成月结后，由系统按照设定的取数公式自动获取系统财务数据工作，完成报表的编制，并按照报表的核对逻辑自动校验数据的准确性。而对于报表的上报工作，可以利用机器人流程自动化技术，在系统中设定好报表上报的范围及上报报表的固定时间点，在编制完成后，由系统自动完成财务报表及经营管理报表的上报工作，总账组的财务人员只负责对报表数据进行总体复核，关注报表的上报进度及其他一些异常问题的处理。通过RPA技术，极大地减少了总账组财务人员对报表数据的干预，能够对编制及上报的客观性进行控制，这不仅有利于提高总账组人员的工作效率，也能很大程度上提高财务报表的质量。系统对报表的批量生成、批量上报，能够让总账组财务人员从繁杂的编制、上报操作中解放出来，从事更具有价值的工作，例如去研究整个集团的财务分析，寻求企业经营的价值创造点，从而创造价值。

四、结语

业务流程优化是整个财务共享中心优化中最重要、最关键的部分，只有有效处理业务流程优化过程中的各项问题，才有可能降低财务成本。因此，业务流程优化是降低财务成本和提高效率的基础。在企业业务规模不断扩大、信息技术快速发展的背景下，注重对财务共享中心的业务流程，尤其是总账业务流程的调整优化，将最新技术应用于调整优化之中，也是财务共享体系建设的重要组成部分。本文以K公司财务共享中心为例，对其总账业务流程运行现状进行描述、充分分析的基础上，肯定了总账流程在成本节约及效率提升方面取得的成效，归纳出总账业务流程运行中目前尚存在的几点问题，针对这些流程问题，考虑将RPA技术融入具体流程中，让其在流程的各个节点发挥作用，优化总账业务流程，增加自动化程度，提升运行效率。在将RPA技术融入K公司的总账业务流程后，反映出的各类流程问题能够被从根本上解决，同时也减少了人工对系统数据的干预，使得系统的财务数据处理更客观，提升了会计信息的质量。随着科学技术的进步，目前使用的RPA技术一定会不断地迭代、完善，这些技术进步将会进一步解决共享中心总账业务流程运行中出现的新的问题，从而从整体上提升企业的财务管理水平和信息化水平。在未来，除了RPA技术，一定会有更新先进的技术会出现，例如人工智能技术等，这些技术对企业运营管理和财务共享中心的总账业务流程优化产生深远影响，也将帮助企业实现数字化经营管理，让财务共享中心的总账业务流程自动化程度更高，总账业务处理也更加智能化，进一步降低运行成本和提高效率。当然，企业管理者也应该时刻对这些技术保持应有的关注，引导财务共享中心总账业务流程及其他业务流程持续地进行调整、优化，以适应外界竞争环境变化和内部战略发展要求。只有这样，才能不断完善财务管理方式，促进财务工作的发展。

参考文献：

[1]杨鲁峰,叶青盛,周卫华.基于RPA的财务共享通用月结自动化平台建设与应用[J].财务与会计,2020(17):62-64.

[2]胡爱平,张春艳,周莎.财务共享对企业财务绩效的影响研究[J].会计之友,2021(19):14-19.

作者：刘宇 单位：江苏益客食品集团股份有限公司