信息化技术对档案管理的影响

一、高等院校档案信息化管理工作的重要性

从学校层面讲，档案信息化并不意味着舍弃纸质化，而是给档案的安全性再加一把锁。档案内容的如实记录、学校对档案保存设施的投入、资助以及对人员的培训，都直接或间接的影响着学校档案管理的水平，也是体现高等院校对教育事业负责任的表现，目前信息化的时代，高等院校的优缺点都是透明化的，高等院校对学生负责、对学生学位档案认真负责，这无疑也是吸引人才的途径之一。从大学生教育层面讲，尤其是管理类专业的大学生，高等院校对档案的信息化管理也可以用于大学生们的科研教育中。首先可以让学生们通过网络接触到大量的样本，当然这其中必定是没有大学生的隐私信息的样本形式，对于大学生教育来讲，这些就是宝贵的数据材料。其次通过对学校信息化管理档案流程的了解，也可以鼓励学生们进行管理层次方面的创新，争取有更加方便快捷的管理方法，授人以鱼不如授人以渔，这也是高等院校开展教育事业的精髓，同时这对于大学生教育的意义是重大的，对于在研大学生的帮助也是巨大的。从档案所有者层面讲，不论是在学生时代还是开始进入工作或者人生其他阶段，自己的档案调取可以永远是安全的，查档时也可以快速方便地拿到自己需要的资料，不再需要像过去一样到处盖章奔走甚至去异地提取，大大节省了各自的时间。

二、高等院校档案管理存在的问题

（一）档案整理不及时，管理意识薄弱

档案整理工作是整个档案管理流程中的基础环节，但也是最重要的一环，一定要重视起来，强化对档案的整理意识。大学生工作是由各个高等院校专门成立的大学生院行政管理，档案也是单独由高等研究院大学生院独立进行管理的，随后再统一移交至图书馆或者校内档案馆存档。在上述一系列的过程中，绝大多数任务执行者都来自于大学生院，而大学生院在高等院校的占比相对较少，因而人员并不是特别的充裕，这也导致工作人员工作任务多，时间少，精力有限。而且由于档案的保密隐私性等，使得高等院校也不能贸贸然将档案的管理权分出去一小部分给编外人员。基于上述种种原因，造成了学位档案管理时整理、保存以及归档等工作无法实施有序的进行。

（二）档案管理专业人才队伍建设不足

上述提到了档案管理存在的意识薄弱问题，究其原因更在于档案管理人员的专业性不足，我国开始档案信息化的时程远远短于西方发达国家，但不可否认的是我们一直在努力进步完善我们的档案信息化的问题，而且我们也取得了不错的成果。但是相对来说，我们开始培养这方面的人才时间还是短暂的，经验总体不足，也是在摸索中完善着我们的系统问题。所以在高等院校档案信息化工作开展中，管理人员的具体思路、方法与创新能力并不是成熟稳定的，是在波动中总体进步前进的，去支撑起教育教学体系的高校发展和建设的档案管理专业队伍还需要相对长时间的磨练和建设。

（三）学位档案信息化受限

虽然目前大多数高等院校档案管理都进入了信息化阶段，但是由于是初始阶段，像信息化设备比如说路由器等的容量受限，不能有效与外部网络联通，实效性较差，有的还只停留在校园网的层面上，还达不到社会共享，学生离开校园后还不能方便的调取自己的学历学位信息。

（四）档案计算机管理手段落后

档案计算机管理手段是指如何对收集来的档案进行储存、利用以及开发，不仅仅局限于对专门化的档案计算机管理。由于档案管理内容上具有广泛性，档案文件涉及的内容繁杂，层级混乱，需要大量的人力和精力进行整理归纳和开发利用。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理的通常采用人工管理的工作方法，即通过人的脑部和手部进行档案资料的收集、整理、筛选、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低，错误率高、时间长、耗损大、回收难等方面的弱点，给档案计算机管理工作带来了一定的困难。档案计算机管理工作的落后直接影响到工作进展。在数字化时代下，新的传输工具和储存工具的开发，使得这些难题发生了根本性的变化，人工管理模式下带来的问题对档案计算机管理工作的阻碍已经弱化。但是，由于长期受到管理体制和资金投资的限制，以及领导干部的重视程度，以及档案管理工作的价值转换等因素的影响，档案计算机数字化管理的进展比较缓慢，难以进行快速化的变革，在很大程度上依然采用人工化的档案管理手段，而没有采用数字化的档案管理方式。

（五）档案资源信息化开发缓慢

在数字化时代，档案计算机管理中的档案涉及到对诸多部门的资源利用开发，档案计算机管理往往多部门分工与合作，不再是以往单个部门或者少数几个部门合作就能完成的事情。多部门的分工与合作必然带来信息传递和档案资源的增加，其必然无形之中给档案管理工作带来了工作量的增加。传统模式下的人工化的手段已经不能够满足档案计算机管理工作上的需求。但是在现实运行之中，长期以来，认为档案计算机管理管理就是利用计算机对档案文件进行收发和签收，不具有复杂性的工程，并没有对其进行专门化系统化的利用和开发。现代社会下，工作繁忙，对档案资源信息化的需求转变为一种刚性化的需求，这就意味着传统的档案资源开发已经不合时宜，需要把档案计算机管理向档案计算机信息化管理方向迈进，提高档案资源的开发和利用。然而档案计算机管理在很大程度上依然停留在线下的开发或者利用模式下，没有能够实现档案资源信息化，或者说档案资源信息化不全。

三、高等院校档案信息化建设的有效策略

（一）档案管理思路的创新

高等院校档案的管理工作的开展也需要与学校的未来发展紧密结合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和学校相关规章制度相符。高等院校应成立专门的档案管理委员会进行档案管理相应事宜的工作，以便对档案管理工作的精确化定位，指定符合高等院校发展的档案管理体系与结构。高等院校应当支持档案委员会的改革事项，鼓励委员会人员对管理方法方式思路的创新，指定与时俱进的现代信息化档案管理具体操作事项，同时也鼓励人员对现存纸质档案管理的方法进行创新，保证档案管理工作有条不紊地进行新旧方法的更替与融合。

（二）档案管理机构的升级

高等院校档案管理委员会的权限应不仅仅是对档案保存方式的监管，更需要监管档案整理的整个流程，促进管理过程中的高效，保证完成工作的质量。这也意味着责任到人制度的建立，确定相关管理人员的工作内容与工作范围进行相应的区分，明确其工作重点，因为档案内容相对固定，所以可以建立工作条文制度，增加工作人员的工作效率，体现问责制度的质量。同时还需要建立档案管理委员会监察小组，以保证工作过程中的公正化、透明化以及正规化等方法开展档案的管理工作。

（三）深入高等院校档案信息化建设

高等院校计算机信息管理系统升级改造，学位档案信息化建设还需更加深入。增大网络储存空间，建立空间科技云，建立数据共享平台，采用更加先进的硬件设配和软件操作程序，有条件可以聘请专业的程序团队编制精确高级安全等级高的管理、查询和利用程序；确定电子文件归档格式，确保电子文件保存符合保存规范，建立电子文件保密实施细则等操作流程和适度；档案管理工作人员要熟练运用新编制的程序以及先进的设配，定期进行培训网络安全知识以及计算机使用技能等。

（四）更新档案计算机管理理念，提升对档案计算机管理工作的重视

档案计算机管理的改革和创新首先要从理念上变革，只有理念上的转变，才能够更好地做到理论指导实践，才能够提高对档案计算机管理工作的重视程度。档案计算机管理工作理念的转变首先体现在档案计算机管理不是利用计算机技术对档案的管理，而是利用计算机技术使档案资源信息化从而更好地进行利用和开发，实现档案计算机管理的最大效用。由于档案本身就具有一定的价值属性，通过计算机技术能够把经验性的总结和档案实现储存，使其在档案计算机的管理模式能够使其效用更大，对未来的工作具有借鉴意义。其次档案文件的开发和利用在新的数字化时代下，必须通过数字化手段才能够实现价值上的最大化。因此在档案计算机管理工作中，我们要更新档案计算机管理理念，提升对档案计算机管理工作的重视程度。

（五）加强专业化人才的引进，注重素质建设

档案计算机管理的改革和创新除了需要理念上的变革之外，还需要人的变革，即人才的引进。尤其是在数字化下，档案计算机管理进行数字化的管理、利用、开发更加需要专业人才的引进。在传统档案计算机管理模式下，档案计算机管理岗位通常对技术性要求不高，认为档案计算机管理工作的职责就是把各种档案资源电子化、计算机化，而不是现在的信息化下的电子计算机管理，在传统的管理职责理念引导下从而导致其专业素质不强，专业水平不高。档案计算机管理数字化的开发和利用是现代社会专业分工的产物，需要专门人才的引进与之相配合。档案计算机管理并不是对档案资源进行采集和简单地处理，其背后蕴含着复杂的数字运算和价值转换，需要专业化的处理和运用。因此在数字化下，要加强对人才的引进，要改变以往的人才引进政策，要实现专业上对口，促使档案计算机管理能够更快地推进数字化的开发。

（六）加强高校档案资源数字化建设，提高档案资源的利用效率

档案计算机管理的改革和创新的成果要以数字化的形态表现出来。只有通过数字化的开发和利用，才能够实现档案计算机管理上档案资源价值上的最大化。档案计算机数字化管理的建设要立足于实际，从档案计算机管理现实情况进行出发。一般而言，档案计算机数字化管理的建设可以从两个方面入手。一是，专业人才的引进。档案计算机数字化管理是高度抽象知识化的产物，需要专业人才进行开发和利用。二是，数字化设备和系统的开发和引进。设备的更新换代是档案资源开发的物质基础，缺乏物质基础难以实现档案资源数字化。数字化系统则是把档案资源实现平台式的整合，使档案资源能够转化为数字资源。档案计算机数字化管理的建设要从这最基本的两个方面着手，只有这样才能够促使档案计算机管理的改革和创新才能够成功。

作者：李佳