信息化时代电子发票应用与管理

摘要：随着信息化的发展，电子发票逐渐成为高校财务管理的重要组成部分，高校应加快建设相应的科学管理机制。本文阐述电子发票的概念及发展历程，分析了其他高校及S高校电子发票应用管理的现状，并提出S高校电子发票报销中的问题，对电子发票的报销、归档等进行探讨，为电子发票在高校财务工作中的应用提供借鉴。

关键词：电子发票；财务管理；信息化；高校

“互联网+”的时代，信息技术不断发展，在日常经营活动中，电子发票作为收付款凭证已成常态。电子发票相对于传统的纸质发票，不仅简化发票的交易过程，提升服务质量，还迎合电子商务的发展需求，企业、税务机关利用电子发票系统，能优化操作流程、降低成本。近年来，高校报销业务中的电子发票也越来越多，呈快速增长趋势。师生及高校财务部门在报销中受益于电子发票便利的同时，也要正确应对在使用过程中遇到的新问题，确保财务管理工作顺利开展，加快财务模式向现代化模式推进的进程。

1电子发票的概念及发展历程

21世纪，随着互联网的普及，社会信息化的步伐明显加快，作为新型商业模式代表的电子商务，在中国蓬勃快速地发展，电子发票应运而生。当前数字经济成为中国经济发展的新动能，流转便利、利于监管的电子发票的开具量呈爆发式增长。

1.1电子发票的概念

电子发票指在购买或销售商品、提供或接受服务以及从事相关经济活动中开具或收取的电子凭证，采用税务局统一规定的格式。无需通过纸质资料作为载体，可通过互联网进行传递的一种电子文档记录。

1.2电子发票的发展历程

2013年，随着全国第一张电子发票被开出，代表着以重点城市为主的电子发票前期试点工作正式展开。2015年，国家税务总局颁布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，电子发票在全国范围进行推广[1]。2018年，电子发票全国全面覆盖，开具数量32.7亿张。2020年，财政部公布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规范电子会计凭证的报销入账归档。可见电子发票作为电子会计凭证的重要构成，作为中国税务信息化的重要载体，发展趋势迅猛，近几年在高校的报销票据中也占重大的比例。

2高校电子发票应用及管理现状

虽然电子发票在高校报销业务中的运用时间不长，但在国家积极推行电子发票的大环境下，财务部门越来越重视其应用及管理，电子发票在网报系统中的功能模块也经历从无到有的变化。

2.1电子发票报销模块运用的现状

在上海的高校中，网上预约报销系统添加电子发票功能模块的院校并不多。TJ高校，JT高校、SF高校、HD高校上线了该功能模块。以TJ高校为例，该校在2017年启用电子发票认证模块，填入发票信息进行相应认证，通过后才可在报销单中关联所需的已认证发票。到2020年，高校对认证模块进行升级，之前需手动输入电子发票信息，而更新后师生可通过小程序，扫描发票的二维码进行认证。HD高校于2018年上线电子发票认证功能，在2020年也将认证方式更新为扫码识别。SF高校2020年上线智能化费用报销系统，利用AI技术植入系统，自动抓取发票信息，系统自动校验过期、真伪、重复报销等。JT高校2020年的智能报销系统中，可通过拍照，相册和文件选择等方式上传发票图像，由系统检查发票的真伪性、唯一性等。

2.2S高校电子发票报销的现状及问题

虽然社会上电子发票早已开始使用，但S大学是近年来才开展电子发票报销业务，电子发票的报销量逐年增加，范围也逐渐变广。日常涉及到餐饮店、盒马等开具的餐饮、食品类电子发票；京东、淘宝等开具的办公用品、材料类电子发票；滴滴出行、路团科技开具的用车服务电子发票；此外，高速公路通行费、图书费、邮寄费、电话通讯费等诸多报销事项普遍使用电子发票。与传统纸质发票相比，电子发票具有收取及保存更为便利的优势。电子发票在师生采购商品，发生交易时即可远程收到发票，节省了打印、邮寄发票的时间[2]。且师生能随时自行打印电子发票，对打印机的配置和纸张并没有特别规定。电子版发票易于保存，可长期储存在电脑中，不易发生发票丢失从而发生无法报销的情况。虽然拥有诸多优点，但由于推行电子发票报销业务的时间尚短，S大学在实施过程中也面临许多新问题。2.2.1未建立电子发票档案管理，报销仍需打印纸质发票降低时间成本，节约纸张本应是电子发票的优点，但现阶段S大学实际报销业务中，仍需将电子发票打印出来作为报销的原始单据。师生需要花费时间去打印，且往往一张A4纸打印一张电子发票，容易发生一笔报销单内付多张纸质版电子发票的情况，显得尤其厚重，不利于翻阅，增加了财务人员发票审核的时间，也造成了纸张的浪费。此外由于打印设置问题，电子发票打印后全国统一发票监制章及销售方盖章处无法显示单位公章的情况也屡见不鲜，需联系经办师生重新打印并提交发票，拖延了报销进程，降低了报销效率；2.2.2电子发票信息采集方式落后，重复报销难以解决传统纸质发票有唯一性特点。而电子发票是报销师生向销售方索要的一种PDF格式的电子发票，可多次重复打印。最初，S大学为避免师生重复报销，采用让报销人员在电子发票上自行签写“承诺只报销一次”的方法。虽然现阶段，S大学在网上预约报销系统中，填制报销单界面新增了录入电子发票号的功能，当填制者重复录入发票号时系统便会弹出提示并禁止后续录入操作。但实际操作中，师生在预约报销单的过程中常会出现不录入、少录入或录入错误等情况，重复报销问题并没有得以很好的解决；2.2.3电子发票真伪难以鉴定在真伪上，新型的增值税电子发票内嵌了电子签名信息，通过数据提取和税局数据库的校验很容易进行真伪校验，但打印出纸质版后进行报销则直接损耗了这部分关键的校验信息。伴随着信息化时代各种图像处理软件的诞生，若有不法分子利用修图技术更改发票信息，肉眼很难辨别，而财务审核人员通过发票查验平台输入发票信息一张张验证真伪需要消耗大量时间，可操作性也不强。因此增加财务人员对发票鉴别真伪、风险把控的难度。

3电子发票报销模块的构建及归档管理

伴随高校信息化的日益建设和发展，电子发票作为新形势下应运而生的产物，S大学应以此为契机，将其归入高校信息化建设的重要组成部分，逐步推进电子发票的规范化报销。应在网上预约报销系统中嵌入电子发票的认证及重复度检测功能模块，对于报销后的电子发票及时储存归档。

3.1电子发票报销模块的构建

3.1.1电子发票的获取光学字符识别OCR（OpticalCharacterRecognition）技术利用扫描等光学输入方式，将票据、书籍、报刊等纸质文本中的文字转化为图像，再利用文字识别技术将读取的图像信息转化为计算机可接收识别的数字信号的输入技术[3]。电子发票在发生购买行为后可从网站或应用程序端直接获取，报销人员可通过上传发票照片、发票附件等形式利用OCR技术，自动读取发票的发票号码、开票日期、服务内容、校验码等关键信息并同步到预约系统中，之后报销人员对识别信息的准确性进行核对，若有数据错误可人工修改。这样不仅减少报销人员手动录入发票各项信息的时间提高预约效率，还能降低录入中填错发票信息的概率。相较于扫描二维码功能，OCR技术可采集除电子发票外的纸质发票，如火车票、定额发票、飞机票、出租车票等，并且现有技术可实现多张不同发票同时拍摄上传，系统对混拍后的票据进行自动分割、子图自动分类和子图的结构化识别，准确率超过99%，高于人眼的识别率[4]。发票的关键信息转化为电子数据，为数字化审核创造了数据基础，有助于实现未来报销发票在网上认证、项目负责人审批、财务处审核入账、电子会计档案保管等无纸化的流程。3.1.2电子发票的认证与查重WebService是一种跨编程语言和跨操作系统平台的远程调用技术，建立了可互相操作的分布式应用程序的新平台，运行在不同机器上的不同应用无需通过额外的、专门的第三方软件或硬件，就可相互交换数据或集成。通过WebService标准对服务进行查询和访问，可实现不同系统间的对接，数据的传送和共享。系统获取电子发票，报销人对其信息确认无误后，每张报销的发票还需进行认证以确定其真伪性和唯一性。财务报销认证系统与国税总局查验平台进行对接，借助WebService进行数据传递，对电子发票的真伪进行自动核对，并反馈结果。认证完成后，点击上传发票信息到个人发票库。该电子发票也同时自动储存在财务处预约系统的发票认证记录中，报销人员可点击查看并将该笔预约单需要报销的电子发票进行勾选，预约成功后报销单上会显示本次报销的电子发票的代码、号码、内容、金额等信息，并显示“已认证”状态。在电子发票真伪性成功认证后，系统还需自动与数据库进行对比校验来确定发票的唯一性，使得一张电子发票只能对应一个报销单号，一笔报销单上添加的已预约并认证后的电子发票将无法再次添加到其它报销单中，如果发票已被其它报销单使用，则无法通过查重进入下个报销步骤，从而解决无法检验电子发票报销的重复性问题；另外，为了方便后续操作，如该笔报销单已添加的电子发票后因部分原因无法在该笔报销单中报销，经办人可在系统中删除该电子发票，以便在日后预约其它报销单时再次添加该张发票进行报销。通过与预约系统的对接，财务人员也可在账务系统里审核报销单中已认证过的电子发票，并对无法报销的电子发票进行删减管理，提高了审核的工作效率和质量。3.1.3报销单的线上审批根据S高校报销规则，报销单需要项目负责人审批，如遇大额资金的情况，还需校领导、财务处领导审批。为进一步加强防范内部控制风险，杜绝线下代签审批、冒签审批等问题，同时为了减少报销人在部门间奔波找领导签字审核，提高报销效率，改善报销体验，应优化报销审批流程，开通报销单线上审批功能。师生只要将发票上传至报销系统，报销系统自动读取原始数据形成电子报销单，通过WebService调用系统接口，在线提交报销单至OA系统，项目负责人、校领导等便可在线审批。如今，OA办公自动化系统从原来的电脑已扩展到移动端设备及移动操作系统，审批人可用碎片化时间移动办公，极大提高了办公效率。通过审批的报销单自动传送到财务核算系统生成记账凭证。

3.2电子发票的归档管理

电子发票归档是财务报销实现“无纸质化”的关键，电子发票作为电子文件，缺少电子化归档来储存信息的话，有可能造成日后信息丢失，无法识读。如果归档功能没有健全，影响到证据留存，后期将无法维护财务部门的自身权益，也会对上级部门巡视、检查工作的顺利开展产生阻碍，因此实现电子发票电子化归档是电子发票管理的重要环节。根据国家档案局的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，电子文件归档和电子档案管理工作主要有三种设计方式，第一种是由独立的电子档案管理系统执行；第二种是由业务系统和独立的电子档案管理系统执行；第三种是集中于业务系统并由业务系统执行。S高校可参考上述指南，结合电子发票功能模块，将经过认证后的电子发票，利用数据库从预约报销系统同步到财务核算系统中，由财务审核人员在系统中对该发票进行审核。审核通过后，报销单据中的电子发票自动上传并储存在专用数据库中，实现财务系统中电子文件归档和电子档案管理功能，并与档案馆的电子归档系统对接，完成电子文档转移储存。

4相关建议

在注重电子发票应用模块的构建及归档管理工作的同时，高校财务部门应在多方面积极采取行动，为院校全面地推进电子发票的报销业务、为更好地应对未来的挑战而做充分的准备。

4.1制订电子发票管理规章制度

S大学应以国家关于电子发票管理的现有政策文件作为参考依据，并及时学习了解政策的新动态。在基于院校会计规章制度的基础上，结合国家出台的制度、准则及学校的实际情况编制适合自身发展需求的电子发票管理制度。规章制度应具体到电子发票的审批、报销、入账、存储等各种细节，让财务人员和报销师生有章可循、有标准可依，使电子发票的报销得以规范化，提升电子发票的综合管理质量，确保其能更加科学、合理、高效地应用。

4.2组织财务人员教育培训

针对电子发票报销事项，财务处应积极组织相关的业务培训，让财务人员熟悉电子发票从最初的开具、接收发票到报销、入账、归档等。电子发票功能模块上线后，可自行在系统中对上传发票、认证、添加等各个环节进行操练，熟练掌握电子发票的具体报销及入账流程和操作细节，锻炼财务人员的应用处理能力，增强他们对电子发票的知识储备，提升工作技能和职业素质，为以后新报销工作的顺利推行奠定良好基础。

4.3开展对外宣工作，耐心解答师生疑惑

可在财务处微信交流群、校财务处网站、举办培训讲座等方式对全校师生进行宣传。电子发票报销新流程与以往的传统报销相比，会让师生在网上进行更多操作，部分师生尤其对于上年纪的老师，很有可能会出现由于不适应线上操作而排斥的情况。财务处应在推行前电子发票报销流程说明，其内包含详细的操作步骤及流程图，财务人员还需耐心地回答师生在这方面的疑惑，及时听取他们提出的问题和难点，让师生理解新业务的重要性及必然性，协助他们逐渐熟悉电子发票报销的新流程。

4.4加强电子发票信息安全管理

电子发票上传、报销、储存等通过网络平台实现，首先报销人必须确保移动设备在安全的状态下进入报销系统，做到上传发票的过程中不会存在信息丢失、篡改等问题；之后，对电子发票在预约系统、财务系统中的一系列操作及储存等更要注意安全问题，应构建信息安全体系，投入权限设置、加密系统等安全措施进行加密保护，注意防范恶意代码、移动代码和网络病毒等；此外，对发票的储存，需要大量的容量，因此硬件设施要过关，防止出现数据被破坏的现象。

5结束语

电子发票日益广泛的普及，财务管理的电子化发展，政策大环境的新变化等都使得高校对电子发票报销及归档必然有更进一步的科学管理。而如今S高校的电子发票应用及管理相较于其他高校还停留在非常基础的层面。为顺应时展，S高校应紧跟步伐，将电子发票的应用及管理作为部门信息化建设的重点内容，依托现代网络信息技术，在网上预约系统中建立健全的电子发票报销管理模块，加快电子发票的发展步伐，有效发挥电子发票对高校财务管理改革的作用，使学校财务管理再上新台阶。

参考文献

[1]钱镜伊.“互联网+”背景下电子发票对高校财务工作的影响研究[J].中国管理信息化，2020，23（06）：64-65.

[2]李代萍，赵瑜.高校电子发票认证报销方式探讨[J].会计之友，2018，（12）：139-142.

[3]何文琦.基于OCR技术的高校财务报销新探索[J].商业会计，2020，（10）：79-81.

[4]师振威.电子发票报销的无纸化探讨———数字化转型助力解决高校科研经费“报销繁”[J].财会通讯，2021，（7）：148-151.

作者：马欣如 单位：上海理工大学