职业学校档案信息化建设探究

【摘要】随着科技的不断进步，新时期职业学校的档案管理需求越来越高，职业学校应当引入信息化技术，建立更为完善便捷的档案管理系统，使其信息化、网络化，提升学校师生服务工作效率。笔者将从重视基础设施建设、规范档案建设要求、结合数字信息技术3个方面简单介绍如何在新时期进行职业学校档案信息化建设。

【关键词】职业；档案；信息化；建设

学校中存留的档案是学校从建立到发展至今所有重要信息的载体，对于学校单位来说有着十分重要的意义。而随着时代的变化，档案资料数据越来越复杂，传统的人工档案管理模式已经不能满足需求，我们应当建设信息化的职业学校档案管理模式，提升档案管理的可靠性。

一、重视基础设施建设，实现档案信息化

在进行档案信息化建设的过程中，职业学校方面应当注重对基础信息化档案所需设备的建设，为档案信息化相关技术人员提供更为优越的工作环境，尽量满足技术人员在设备方面的需求，加强档案信息化管理硬件设施以及所需配置的软件设施的建设，从思想上高度重视档案信息化建设工作，以开发出高效的信息化档案管理系统为目标，在校园内部尝试着普及计算机管理技术，尽量将计算机技术和网络技术应用到职业学校中的各个角落，尝试着在校园内部进行校园网建设，将一些学校中的重要信息以及近期作出的决定都通过网络录入到电子档案库中，首先档案管理的电子化，从而大大方便了档案信息化与书面档案资料的对接。图书馆作为学校中的标志性建筑，众多的档案信息都储存在图书馆中，因此，在进行档案信息化基础设施建设的时候，职业学校还可以尝试着建设数字图书馆，在数字图书馆中添加院校图书馆的馆藏信息以及图书馆概况信息，并搭建图书检索系统，在校园内部配置更多高质量的计算机、打印机和扫描仪设备，依照具体的档案信息化需求，从软件开发公司购买正版的软件和用户权限，并为其配置具有较强实用性的安全防护系统，为师生们提供更多的使用基础设备的机会，鼓励师生利用数字化查询设备接触信息化档案，逐渐让师生们适应档案的信息化管理，实现职业学校档案信息化建设的思想渗透。

二、规范档案建设要求，实现档案信息化

新时期职业学校档案信息化建设不仅仅需要学校方面给予足够的资金支持，正所谓“无规矩不成方圆”，职业学校还应当规范档案管理制度，制定更为完善的管理体系，从而使得信息化档案在投入使用的时候，使用者们能够严格依照管理规则制度进行档案查询和调用，在《教育管理信息化标准》中对档案信息化建设有了十分明确的规定，相关信息化档案建设人员应当根据该标准进行制度设定，确保档案系统的安全性和规范性。管理人员应当对于档案的归档有严格的规定，划分出明确的部门对档案归档进行监督，确保档案资源不会泄露或者是出现未及时更新的情况。为了给予用户们更良好的档案信息使用体验，在进行档案信息化建设的时候，就可以为师生开放一定的档案查阅权限，使得使用者们能够依照需求进行档案目录建设，从而依照目录找到自己所需要的档案资料，技术人员甚至可以将档案数据与全文数据库和照片档案数据库以及声像档案数据库连接到一起，使用者们在进行档案查询的时候就能够得到更丰富的信息，提升使用信息化档案体验，顺应《教育管理信息化标准》的要求，满足学校内部师生以及教育行政部门新资源的交流与共享。另外，档案信息化建设人员要做好安全防范工作，建立更为完备的安全保障系统，确保档案库中所存放数据的安全。

三、结合数字信息技术，实现档案信息化

现如今的时代是数字化时代，越来越多的事物都能够以数据化的形式进行保留。所以，我们可以说档案资源数字化是学校档案资源信息化建设的重要部分。随着时代的不断发展，学校存放的档案信息越来越繁杂，电子文件也越来越普及，这就急需职业学校在进行档案管理的时候实现对档案资源的数字化建设，确保所建设的信息化档案库能够将与学校相关的电子文件进行完好的保存和处理。在进行档案信息化建设的时候，相关技术人员应当着眼于电子文件的保存与管理上面，将电子文件完好地保存于档案库中，并且实现与教师平时调用档案信息的完美接轨，学习先进的电子数据保存方式，将教师们工作中产生的有用信息及时以电子档案的形式保留下来。数字化技术最大优势就在于数字化信息能够被计算机高效处理，档案信息化设计人员应当设计更为稳定的计算机信息处理系统，实现对数字化档案数据的高效管理，保证职业学校教师们工作的过程中可以有条不紊地调用电子信息，提升平时教学工作效率。在实践中，我们可以通过档案管理系统对档案信息实现收集、整理、编纂、存储等处理。同时，我们应突出职业教育“专业人才教育”的特色，将校内重点课程、重点专业的数据进行强化，以实现针对性档案信息的有效利用。另外，档案信息化建设还应体现档案保密性要求。职业学校的档案信息关系到校内工作的正常开展，我们应注重落实对应的安全保障措施，从技术层面解决黑客窃取、攻击、篡改等问题。

总而言之，职业学校应当适应新时期发展需求，重视档案信息化建设工作，尝试着融合信息资源，借助计算机和网络优势实现对大量档案数据的高效管理，职业学校负责人在档案学信息化建设上加大资金投入，引入更为专业的建设团队，并制定规范的信息化档案管理制定，从而使得职业学校档案信息化历程更为顺利。

【参考文献】

[1]傅荣校.档案管理现代化:档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州:浙江大学出版社,2002.

[2]众行管理资讯研发中心.文书档案管理技巧[M].广州:广东经济出版社,2003.

[3]陈桂芬.职业学校档案信息化建设探究[J].科技与创新,2017(2):45.

作者:田华 单位:江苏省靖江中等专业学校田华