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如何做好职校办公室工作

在职校管理系统中,办公室承担着左右协调、内外联系、上下沟通等重要的使命。职业教育的发展决定了职业院校办公室的特殊地位以及功能。伴随着我国职业教育改革的深入,职校内部的各项改革,对于职校办公室的工作提出了更高的要求。为此,必须要不断强化办公室工作,提升办公室工作的效率。

一、在遵守传统的同时积极创新

职校办公室工作经过长期的发展,已经逐步形成了一套较为完善的运行体系,无论哪一项工作都有据可查,只要能够照章办事那么就基本不会出错。但是这却导致了办公室工作千篇一律、激情活力都不足等情况的出现。面对这种情况,要提高办公室的工作效率,就必须要在遵守传统的同时,做到积极创新,要摆脱固定思维带来的定式影响,培养自己的创新能力。伴随着科学技术的快速发展以及管理体制的不断改革,信息化管理平台的建立已经是大势所趋。通过实践,可以发现,信息化管理平台对于改善办公室工作效率有着相当积极的作用,同时还有助于帮助办公室工作人员拓宽自己的视野,为办公室职能、办公程序以及办公方式的变化都奠定了技术基础,促进了办公室的功能与结构的改进,为给办公室工作向智能型发展提供了支持。在这种情况下,不仅需要照章办事,同时还需要创新利用计算机网络技术来开展办公室工作,例如利用各种先进的网络技术来发布各种重要的文件及通知信息等,通过网络技术来搭建起畅通的沟通渠道等。

二、强化办公室思想建设,实现“三个到位”

首先,要确保认识到位。对职校办公室工作有一个正确的认识,是提高办公室工作效率的重要前提。虽然办公室没有具体的业务工作,但是职校中很多的工作,无论大小都与办公室有着密切的关系。那么,办公室必须要树立正确的认识,也就是要为领导服务,为各个业务部门服务,为全校的师生服务。办公室的工作很多属于幕后的程序性工作,因此所创造出的很多成绩都是其他人看不见的,往往会因为一点小失误就受到领导的批评,有的时候甚至是可能受到误解。这些都需要有良好的心理准备,要认识到位,要有乐于奉献、甘当“铺路石”的觉悟。这样才有助于提高办公室工作的效果。其次,要确保责任到位。办公室工作事物非常多,并且很繁杂。办公室所需要处理的工作内容是非常多的,例如重大会议的组织、重要事项的调研、重大决策的落实等等。这些都与学校的发展息息相关。要想做好这些工作,就需要有良好的责任意识,要让责任到位。对于办公室工作来讲,无论巨细都没有小事,为此必须要制定出严格的追责制度,明晰责任。只要出了问题就必须要落实到人,同时还必须要层层有压力,人人有动力,这样才可以更好地开展工作。最后,要确保工作到位。职校办公室要有实事求的工作作风,很多工作是服务性质的,一举一动都会被师生与领导看在眼里,因此,必须要务实,必须要求实效、办实事、说实话。在新时期,必须要为领导与广大的师生办实事,服好务,坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”等各种现象在职校办公室中出现。同时还必须要讲求工作效率,能够分清楚事情的轻重缓急,要做到统筹兼顾。

三、不断强化队伍建设,打造高素质办公室工作队伍

对于职校办公室来讲,高素质的工作队伍,对于改善职校办公室的工作水平非常重要,同时也是确保学校稳定、做好各项工作的重要基础。因此,在开展办公室工作的过程中,不仅仅要抓各种工作,还需要注重对办公室工作队伍的建设,改进各种不良工作作风,树立起良好的队伍形象。首先,办公室工作人员必须要重新定义自己的工作作风。对自己曾经存在的不良工作习惯进行改进,积极投身于工作中。在开展工作的过程之中,要踏实地为学校、师生以及领导服务。同时,还需要努力提升自身的组织能力,改进办事、办会的质量,为学校管理成本的降低提供保障。其次,必须要严格地根据相关的规定来办事,积极思考完善制度。因为教育工作所面临的内容非常广,所以在开展各项工作的时候经常会遇到较为复杂的问题。那么作为办公室工作人员,就需要不断地提升自己的法制意识以及法制观念,要确保各项工作可以规范进行,保证办公室工作可以有序开展,能有条不紊地完成各项事务。

总之,对于职校办公室工作来讲,对于职校的正常运行与稳定非常重要。要做好职校办公室工作,不仅需要做好上述的内容。同时,还需要我们积极地去进行思考可以完善改进的地方,并不断提高自身的能力。只有这样,才可以更好地适应新形势的要求,为职校的可持续发展提供支持。

作者:郑鑫 单位:潍坊护理职业学院

【参考文献】

[1]王昌海.增强"五种意识"提升学校办公室工作水平[J].胜利油田党校学报,2014(06):99-100. 

[2]雷亮亮.通过创新提高学校办公室工作效率[J].职业,2014(23):196. 

[3]武洋.分析新形势下如何改进和加强学校办公室工作[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014(03):34-35.

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