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铁路客运专线施工档案管理探析

一、铁路客运专线施工企业项目档案管理存在的问题

1.档案管理不及时。铁路客运专线施工项目档案管理不及时是当前档案管理中的主要问题。由于铁路客运专线施工项目的工期相对较长,施工地点较为散乱,客观环境决定了施工过程中的档案信息收集管理难度较大。由于每个工段施工时间长短不一,期间涉及到开工申请、测量预算、工程验收等档案数据相对较多,再加上施工过程中缺少专门人员进行档案管理,致使档案数据收集不及时、归档不到位问题普遍存在,还有的施工企业在档案管理中对具体要求落实的不细致,往往在施工结束前才进行专门的档案管理工作,这使得档案管理工作没能得到应有的重视,而且档案管理人员经常变更,导致档案管理前后脱节。由于档案没能在工程竣工后及时移交,因此导致铁路客运专线施工项目的档案不完备等情况的存在。2.档案管理不规范。规范化是对档案管理的基本要求,但是铁路客运专线施工企业的档案管理规范化水平较低,目前基层施工企业的档案管理规范化水平还有待提高。不少铁路客运专线施工企业没能认识到档案管理规范化的重要性,没能把档案管理放在较为重要的地位上,导致铁路客运专线施工企业未能建立起严格规范的档案管理制度。还有些企业的档案管理制度过于陈旧,与现实操作需求有着较大的差距,现有的规章制度与企业施工环境不符。加上当前档案管理制度的绩效考核不严格,档案管理制度的规范性与操作标准性不强,档案管理人员在日常管理操作中缺乏明确的标准,导致档案管理工作的随意性较大,严重地影响了档案管理质量。3.缺乏必要的培训。随着档案事业的快速发展,铁路客运专线施工的档案管理要求也不断地提高,只有加强对各施工企业档案管理人员的培训,才能全面提高铁路客运专线档案管理的质量,保证规范化、标准化的档案数据信息资料得以流畅运行。由于缺乏必要的培训机制,基层铁路客运专线施工企业档案管理的随意性较大,档案管理规范制度在基层落实不足,严重地影响了铁路客运专线档案管理质量。当前铁路客运专线施工企业项目档案管理还没能形成完备的档案管理人员的培训计划和培训制度,没能针对档案管理工作实际需求进行专门培训。导致在档案管理过程中发现的问题没能统一澄清,先进的档案管理方法不能有效地推广,现有档案管理人员队伍的素质参差不齐,因此严重地影响了档案管理事业的发展,这也成为铁路客运专线施工企业档案管理的重要问题。

二、铁路客运专线施工企业项目档案管理亟待加强的方面

1.制定档案管理制度。制定铁路客运专线施工企业项目档案管理的制度及办法,以正式文件的方式下发档案管理的规范标准,从而明确基层档案管理人员收集项目相关技术资料的范围与操作程序,这样可以极大地提高档案管理的规范性。该项目工作应当由档案管理部门与项目技术部门共同承担,围绕着铁路客运专线施工项目的具体要求,注重科学把握档案资料数据的内容,并且对资料填写要求,管理人员职责,竣工资料的具体内容进行明确规定。2.对档案资料收集工作进行验收。为了提高铁路客运专线施工企业项目档案管理质量,必须对基层施工企业进行档案验收,注重采用阶段性验收与总结性验收方式,积极由专门的档案管理领导小组进行相关的验收工作,对照档案管理制度规范的各项要求,围绕基层呈报和制度的档案数据信息,逐项进行检查核对,重点检查数据遗漏、份数不足、盖章、存档数据不清晰等实际问题。3.确定档案整理样板。在基层铁路客运专线施工企业项目检查的基础上,确定铁路施工企业资料整理的样板,注重以台账的形式对铁路客运专线施工档案中的桩基、承台、隧道、混凝土、钢筋网等相关数据收集情况形成档案样板,然后在各铁路客运专线施工项目标段进行推广,从而进一步保证基层档案管理的规范性。4.加强案卷管理。为了保证档案管理的质量,还要由专门人员督促各档案管理人员对归档文件以及案卷进行补充完善。要求整个工程文件内容必须要符合国家相关档案文件的要求,注重做到对项目工程从勘查到施工全程档案的准确详细记录,同时保证工程施工准备、监理、施工、竣工、验收等部分档案的全面细化,要求对不符合要求的格式、数据等立卷、组卷中的问题进行集中清理完善。

三、铁路客运专线施工企业项目档案管理策略

1.形成统一的领导机制。为了提高铁路客运专线施工企业项目档案管理的效率,必须形成统一的档案领导机制,注重对铁路客运专线施工企业项目档案管理施行归口管理和统一领导,由上级主管部门建立起统一的档案管理制度,并且对项目各部门进行统一要求,使各种形成的档案信息得到有效地记录。同时对企业档案管理制度进行不断完善,注重档案保密制度、档案保管制度、档案管理制度的建设,同时明确基层档案管理人员的职责,加强档案数据信息统计,档案文件的及时归档和存储等要求,并且对档案管理工作人员设置时限要求,保证档案数据信息管理工作有效完成。2.理顺档案管理关系。为了提高铁路客运专线企业项目档案管理质量,必须理顺各部门之间的关系,实现数据信息的有效流动,从而保证档案部门可以准确地收集记录信息。首先,要把档案管理摆在重要位置,注重提高档案工作的交接力度,注重形成完善的档案交接手续,切实把档案管理作为项目的重要工作,委派专人进行档案管理,尽量减少档案管理人员的流动。其次,要认真做好档案的交接工作,注重在交接前对档案数据资料进行全面的清理,对零散的档案要分类存放,并且理清整理顺序,对未能及时归还的档案要催还,并且做好相关的记录工作。档案管理人员在移交档案时,还要有负责人进行监督交接,这样才能保证档案职责的履行,使档案管理工作按照原则办理。3.全面提高档案人员素质。为了做好铁路客运专线施工企业项目档案管理工作,必须全面提高档案管理人员的素质,注重加强对档案管理人员的培训,使档案管理人员不断学习业务知识,提高档案管理人员的业务水平,解决档案管理人员的实际问题。为此,必须明确档案管理人员培训计划,列出阶段性档案管理人员培训重点,使档案管理人员有计划地系统掌握档案管理的知识。同时加强档案管理人员的绩效审核,注重提高档案管理人员的素质,使档案管理人员有良好的档案管理理念,全面提高档案管理人员能力。4.加强档案管理电子化进程。为了提高档案管理人员的工作效率,使铁路客运专线施工项目与当前的信息化管理方式对接,还必须提高档案管理的信息化水平,着力使用信息化的手段进行档案管理。首先,加强档案管理信息系统的建设工作,注重相关软件的开发。其次,全面提高档案管理人员操作信息设备的能力,运用信息化的方法进行日常的档案管理。再次,围绕自动化办公程序自动收集相关信息,使档案管理电子化成为标准化的运行方式。铁路客运专线施工企业项目管理必须注重发挥现有档案管理人员的积极作用,围绕档案管理工作的实际问题,制定有效的管理制度,采用信息化的管理手段,在全面培养现有人员基础上,提高档案管理质量。

作者:王秋红 单位:中铁一局物贸公司

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