信息时代高职档案管理论文

摘要:信息时代信息技术的发展十分迅猛，再运用传统的方法去管理海量的档案是极其不科学的，也是不符合时展需要的，高职档案管理工作至关重要，提出目前档案管理上存在的一些问题，提出信息时代档案管理工作的策略，虽然但是在随之而来的是大量的文件和档案。

关键词:高职;档案;管理

1信息时代高职档案管理存在问题

1．1档案管理制度的不完善

因为我们国家实行社会保障制度的时间较短，因此，当前的社会保障体系还不完善，由于制度的不完善，就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略，就会使一部分档案管理工作人员得不到重视，使档案管理者没有信心，没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大，尽管管理人员的工作环节得到改变，但是，虽然在计算机的调节下得到变化，但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥，乏味，而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上，国家没有给出一定的评判标准和绩效，档案管理机构又过于细化，因此，尽管档案管理工作者会对工作要求严格，但由于行政部门的不重视，使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。

1．2利用现代的计算机技术

现在，我们已经进入网络时代，计算机的使用，使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是，即使计算机，互联网已经达到普及的阶段，但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单，依然是机构的分散性。因为各个机构都有自己的组织和行为准则，行为规范，彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任，这就使彼此间的系统筑起堡垒，难以使得资源智能交换或共享利用。

1．3对档案管理统一管理

由于没有对档案管理进行统一的管理，对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些档案管理的标准，这就使档案的管理工作更加混乱，增加了档案管理工作的难度。

2加强高职院校档案管理的措施

2．1发挥现代化档案管理的优势

计算机和网络等现代化产品已经成为二十一世纪不可缺少的产物，所以现代化信息技术也就随之不断发展。各行各业都会在高职的运行过程中产生大量的文件，而这些文件往往对高职来说都具有重要的价值，只有对这些文件进行信息化管理才能使档案管理人员轻松完成档案管理工作。这时不得不说的就是传统的档案管理办法已经无法，满足现代化的需求，而且传统档案管理方法也满足不了在信息技术方面的需求，所以我国高职将在信息化档案管理工作中面临更多挑战。档案管理体制的改革也对档案管理的相关人员提出了更高的要求，认识上要有所提升的同时，在信息技术和专业素质上也要有所提升，从而以最大限度发挥信息化档案管理的优势。

2．2解决传统档案管理的不足

之所以高职在档案管理过程中还存在许多缺点，是因为大多数高职还意识不到高职对档案管理工作的缺失。首先，现代化进程不断推进，档案内容和数据都在不断改变，这种情况下档案管理工作所接触到的数据也就不断增多，所以更多的现代化技术就应该被营运到档案管理工作中，而做到二者的有机结合正是我们面临的一大难题。其次，随着信息化的逐渐推广，很多数据和文件都出现过被盗、更改和销毁等现象，为了更好地保存这些材料和数据，就必须要对档案管理工作人员进行强化。

2．3顺应时展

档案在我国的发展过程中起着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容和任务的作用，这是一项重要的任务，因为他起到保护文化财富的作用，同时更是能够造福子孙后代的伟大事业。另一方面，档案管理工作的任务还有为其他行业提供有效的信息资料，这是为现代化建设提供信息资源的最主要的方式。要想让各项工作都能顺利进行，档案就必不可少，这是时展的必然要求，只有充分发挥档案的价值才有可能科学有效地对社会的发展风险力量。

2．4增强档案意识，健全管理制度

增强档案意识，健全管理制度，首先要得到学校领导的支持重视，把档案工作纳入学院工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使工作者增强档案意识，形成良好的人事档案工作氛围;健全制度，规范人事档案管理。建立完善档案制度，是档案管理工作逐步规范化管理的有力措施和可靠保证;建立健全档案管理网络系统，保证档案工作顺利开展。为了提高教职工的档案意识，从二方面着手:一是通过利用，促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用，使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训，通过档案培训班普及档案知识，使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其它培训班机会，讲解档案知识，如:利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设，提升现代管理手段，形成网络管理。随着高职院校科研档案工作认识程度的加强，科研档案队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高，为高职院校科研档案工作正常开展提供了可靠的组织保障;围绕学校科研中心工作和重点科研项目，根据科研档案需求信息，编制适合当前科研研究发展的档案编研资料，着眼于现代管理，提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务，深化科研档案编研的层次;管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用，人员和科研管理技术得以显著提升。

2．5建立有效的激励机制

稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。

2．6档案管理工作的必然趋势

在近些年的档案管理工作中，现代化的技术水平和现代化的管理理念为档案管理工作取得突破性的进展提供了支持。在发展的过程中，一方面，伴随着现代科学技术、生产工艺和管理理念形成了各种不同结构、不同内容和不同形式的档案信息资源。另一方面，在工作中随着信息技术的引进和科学技术的发展，档案管理制度也日趋完善，并且对于各种新技术的实现都起到了重要作用。

作者:柴艳艳 单位:黄冈职业技术学院

参考文献:

［1］高职院校科研档案管理存在的问题与对策，2011－7．