文档系统管理范文10篇

文档系统管理范文篇1

办于年5月和12月先后组织了两次相应的业务学习和培训，但由于人事变动，部分管理员与文档员已不在本岗位工作，单位内部新调换的工作人员因未参加过学习培训，对此项工作还不能完全胜任，造成本单位电子政务建设使用的滞后，也影响了全区信息化建设的进展。为加快政府信息化建设步伐，全面提高政府管理、社会管理和公共服务的信息化水平，建设一支合格高效的电子政务系统管理员队伍。现就对各单位确定电子政务系统管理员与文档员事宜通知如下：

1.各单位要指定2名工作人员（系统管理员和文档员），负责本单位电子政务系统的日常应用与管理，确保此项工作顺利运行。

2.各单位选定的电子政务系统管理员主要负责本单位的信息化建设工作，能够熟练掌握计算机应用；文档员一般由各单位机要人员兼任，须熟练掌握收发文、会议通知、信息等系统功能，保证单位内部信息的上传下达。

文档系统管理范文篇2

关键词：电子公文交换；电子公章；数字签名

1系统架构说明

计算机和网络技术的发发展使信息系统经历了从集中式计算模式到分布式计算模式的演变，分布式计算又可分为资源共享式、客户机/服务器（C/S）模式和浏览器/服务器（B/S）模式三种类型。

为迎接Internet的发展所带来的机遇和挑战，微软提出了WindowsDNA(WindowsDistributedinterNetApplicationArchitecture)。DNA架构下，应用被分割成三个相对独立的单元：表示层、业务逻辑层、数据服务层。表示层负责与用户交互并把相应的请求通过调用中间层的组件传递给业务逻辑层。业务逻辑层的组件执行具体的业务逻辑，并通过SQL等方式向第三层的组件提出数据或其他资源请求。

WindowsDNA的技术思想使应用开发有了明确的分工，从而有效地降低了开发的难度。

公文交换系统采用基于MicrosoftWindowsDNA技术的B/S三层结构的分布式计算模式，客户端使用IE浏览器，并借助公文浏览器Reader的IE插件及其它ActiveX控件向公文服务器提出Http协议请求，服务器端IIS接收客户请求，解释执行反映公文交换业务逻辑的脚本，必要时调用ActiveX组件实现复杂的功能，通过ADO对象访问数据层的SQLServer数据库，将操作结果组合到Html页面中返回给客户端浏览器。采用B/S结构简化了系统操作的难度，增强了系统的灵活性和可扩展性。

公文交换系统的表示层由三部分组成：系统管理界面、部门管理界面、公文管理界面。

电子公章服务器是一个独立的管理系统，B/S结构服务器，主要功能包括公章的制作、发放、作废、查询、备份，以及公章的日常维护。

CEB文件是方正电子公司自主版权的版式文件格式，可以方便地把包括S2、S72、PS2、PS、EPS、TIFF、DOC、PDF等文件，转换为可用于阅读的电子文件CEB。CEB文档可以使用免费的浏览器ApabiReader阅读。转换成的CEB文件完全保持原来的版式，包括原始文件中的图片、表格、色彩等复杂的版面内容，都正确地保留，阅读效果与原版式一样。加入了多种压缩加密方法，使文档保持最小。的文件不能被随意篡改，只能阅读、不能修改，保证文件的完整性、严肃性、准确性。

公文交换系统采用集中式管理模式。系统中所有公文集中存放于一个公文交换中心，用户可以通过Internet/Intranet，利用浏览器和公文阅读器来查看和浏览公文。发文方利用一个称为Maker的CEB生成工具将各类OA系统形成的不同格式的电子公文转换为CEB格式，通过网络加密上传到公文交换中心，存储于交换中心的公文库。经过盖章、发送后，公文状态发生变化，公文属性数据从发文单位传递到收文单位数据库，公文文档存储路径并不发生变化。公文的浏览和打印都由客户端通过http请求即时获得，电子公文文档并没有“物理的”存储于收文客户端。红头红章的电子公文不在任何客户端保存，只有授权用户方可即时从服务器获得公文的阅读权或受控的打印权，从可访问性层次上增强了公文的安全性。

2功能结构模型

公文交换系统用户包括系统管理员、部门管理员和部门用户等三种类型，各类用户通过系统完成不同的任务。因此分为系统管理、部门管理、公文管理三大模块。下面分别介绍各模块的组成结构。

2.1系统管理模块

公文交换以政府部门、单位为交换点，使用公文交换系统的各部门由系统管理员通过系统管理模块来统一管理。包括：

部门管理：部门管理主要用来进行部门和部门管理员信息的维护，包括部门管理员的增加、修改、删除与查询。创建、删除部门管理员的同时创建、删除部门数据库。

个人信息维护：主要为系统管理员提供修改自己的个人信息的功能。

打印机管理：为系统管理员提供维护可用与禁用打印机的功能。调整打印机的属性。如果收文员使用非法打印机打印公文，打印不出红章。

日志浏览：为系统管理员提供所有操作日志的记录查询。系统管理员可以通过组合条件查询日志记录，也可以选中一个或多个日志记录进行删除操作。

统计信息：为系统管理员提供各部门所有公文交换情况的统计。可以选择统计对象、时间段、部门进行信息统计，并可下载统计结果。

2.2部门管理模块

部门管理员可以进行本单位的用户管理，维护部门组别、发文表、催办电话和个人信息，还可进行本单位用户操作的日志查询和公文统计。

用户管理：主要为部门管理员提供本部门用户的新增、权限的划分、信息的修改与用户的删除功能。用户权限有上载、签发、盖章、发送、回执监控、发文监控、发文浏览、收文处理、发送回执。不同权限的部门用户，登录后界面会各不相同。

部门组别维护：提供部门组别维护的功能。包括新增、修改、删除。

发文表维护：提供发文表的新增、修改、删除等维护功能。

更改催办电话：提供修改催办电话的功能。

日志浏览：提供部门管理员和部门用户所有操作的日志记录查询。部门管理员可以通过组合条件查询日志记录，也可以选中一个或多个日志记录进行删除操作。

统计信息：提供该部门所有操作人员的所有公文交换活动情况的统计信息。可以选择统计对象、时间段、操作员进行信息统计，并可下载统计结果。统计对象包括：上载、签发、盖章、发送、接收、退回、转办的公文。

个人信息维护：提供修改自己的个人信息的功能。

2.3公文管理模块

部门用户通过此模块进行公文收发和监控。部门用户依权限的不同，将呈现不同的操作界面，每个部门用户只能进行授权的公文操作。公文管理模块包括：发文管理、收文管理、公文监控三个子模块。

发文管理子模块：完成普通发文、联合发文及文档速递发文流程的控制，普通发文是指由一个部门单独签发的盖章公文。联合发文是由一个部门主办、多个部门协办，需加盖多个公章的公文。文档速递是用来传送各类信息性、资料性的文档，不需盖章，其打印份数不做限制。

收文管理子模块：发文方将盖好章的公文执行完发送操作后，在收文单位数据库中就会增加一条收文记录，收文方通过收文管理模块处理收文事务，完成向发文方发送回执、阅读公文、退回公文、转办公文、打印公文、脱密下载等功能。

公文监控子模块：公文监控主要为有监控权的用户提供收文、发文、回执、用章的查询，便于用户对公文在系统内的流转状况进行实时的监控，保障公文传输的顺利进行。

3数据结构模型

公文交换系统中的实体主要有：系统管理员、部门、部门管理员、部门用户、打印机、日志、发文表、部门组、普通发文、联合发文、文档速递、转办公文、收文、盖章记录、发文操作、收文操作、发送信息、协办信息。公文管理模块是公文交换系统的核心部分。

3.1数据库逻辑模型：

根据DFD图和相应数据字典，抽象出系统的概念模型，通过转换形成逻辑模型。发文流程中的公文实体存放于发文信息表，每一公文实体执行多个操作，发送给多个部门。收文流程中的每一公文实体具有唯一收文类别，执行多个收文操作。

3.2数据库物理模型：

考虑系统的扩展性，系统数据库的物理结构采取各部门分设数据库，另外建立系统管理数据库和联合发文数据库。系统管理数据库集中存放系统管理员管理的数据表及全局有效的数据。

文档系统管理范文篇3

策略是LotusNotes/Domino6以上新增加的功能，在IBM新推出的LotusNotes/Domino8中又增加了几种新的策略使得策略种类更多，应用更加灵活。在Notes系统管理中，策略是服务器管理控制的一种补充，可以灵活多样的对特定用户和组进行有效的控制、分配权限和管理。

二．策略的定义

在NOTES系统中，策略是标识各种策略设置文档的文档。每种策略设置文档都定义一组缺省值，这些缺省值将应用于分配到策略的用户和组。策略更改后，策略中的设置更改可以自动应用于分配到该策略的那些用户【1】。在系统设置中可以定制多种类型和种类的策略，并且将策略分配给不同的用户和不同的用户组，在同一服务器上不同的用户或者用户组可以拥有多个不同的策略。

策略类型分两种：组织策略和显示策略【2】。组织策略是自动应用于特定组织单元中的所有用户的策略。例如，要为国家气象信息中心/CMA中的所有用户应用同一设置，应创建一个名为*/国家气象信息中心/CMA的组织策略。这样，当使用/国家气象信息中心/CMA这个组织单元认证标识符注册用户时，该用户将自动接收相应的组织策略中的设置。显示策略是为各个用户或组分配的缺省设置。建立相应类项的显示策略后，可以通过修改编辑个人文档为个人或用户组添加适合的显示策略。不同服务器和不同组织单元下的用户都可以分配同一显示策略。

策略的种类分为：注册、设置、归档、桌面、安全性、邮件、活动、生产力工具等几大类。注册策略中包含注册时的固定设置文档，注册用户时的许多注册设置将自动填写；归档策略可集中控制用户邮件文件归档，可以按照制定位置、时间进行用户邮箱的本地归档以释放服务器空间并改善邮件数据库的性能；桌面策略设置可以对用户桌面工作空间进行统一的设置；安全性策略可以有效的允许用户管理客户端密码和因特网密码并为用户应用组织定制的密码策略；邮件策略设置提供一个设置和加强用户客户端对邮件、日历和调度的设置和首选项的机制，是设置邮件收件箱维护的首选；生产力工具策略是LotusNotes/Domino8新增加的，使用这种策略可以定义哪些用户能使用IBM生产力工具，可以指定用户可以使用的文件和模板。对于用户管理方面，主要应用邮件策略、桌面策略和归档策略；对于系统管理方面，主要应用注册、设置、安全性等策略。

用户可以同时拥有组织策略和分配给他们的显示策略。在这种情况下，确定决议的顺序就是首先决定所有组织策略设置，然后再决定所有显示策略设置。用户使用的有效策略是一个在执行时动态计算的派生策略设置集。有效策略中的字段值可能源于许多不同的策略设置文档。每个层次级别都可拥有一个相关的策略，每个用户的有效策略是沿组织层次结构向上而逐层累积的设置决议。

继承关系是用户所使用的策略设置的重要特点，在此方面继承关系起着非常重要的作用。策略中可以包含子策略。在组织策略中，将根据组织的层次结构自动确定策略层次。策略*/网络室/国家气象信息中心/CMA是*/国家气象信息中心/CMA的子策略。在显示策略中，由于显示策略不遵循组织结构，所以要根据命名结构在层次结构中创建子策略。

三．在NOTES系统管理中策略应用的几个方面

在Notes系统中，适合的策略可以有效的提高系统性能、简化用户操作并且在一定程度上规范用户行为。下面介绍NOTES系统管理中策略典型应用的几个方面。

1.用户客户端管理方面

在用户客户端管理方面，可以为不同种类的用户设置缺省主页、定制本单位欢迎页面、定制“我的工作”欢迎页面、升级邮件模板等多种桌面策略。在用户客户机故障时可以为用户分配启用自动诊断数据收集策略来收集客户端信息用于处理客户机故障。在LotusDomino8中，用户客户端升级可以采用NOTES客户机自动升级策略进行用户客户端的自动升级。此外，还可以为用户使用绑定目录服务器、更新桌面书签、升级修改文件夹设置等桌面策略。例如：在国家气象信息中心Notes系统中所有用户在安装客户端的时候没有选择即时消息项，不能在Notes客户端使用SAMETIME功能，SAMETIME服务器建立好后大部分用户有在Notes客户端形式下使用SAMETIME功能的需求。在这种情况下，设置一个独立的桌面策略用来绑定SAMETIME的信息，只要修改用户个人文档为其加上这个策略后用户就可以在Notes客户端使用SAMETIME功能。

2.用户邮箱管理方面

在用户邮箱管理方面，可以利用邮件策略设置用户邮件首选项、外发邮件、检查邮件视图和文件夹管理、日历项和代办事宜、邮件访问项策略等。在邮件策略中使用收件箱定时维护功能可减小服务器邮件文件大小，提高用户访问速度。在日常使用中，NOTES系统大部分用户没有养成定时清理邮箱工作，在服务器硬件资源紧张的情况下为部分用户启动收件箱定时维护功能的策略可以较好的规范用户行为，是节省服务器空间的一种办法。

3．服务器管理方面

在注册管理方面，可以利用注册策略规范用户注册。在注册策略中可以为用户添加相同的因特网邮件名称格式、管理员、密码属性等信息。例如：中国气象局NOTES系统各级服务器由本地管理员所管理，所有用户都是由所在服务器管理员进行注册的，经常有管理员因为有些注册项目没有填写正确而造成用户信息错误或者无法管理。在整个NOTES系统中，同服务器的用户均为同一组织单元下用户，为新用户注册时使用同一组织策略中的注册策略可以有效的避免这种情况的发生并且节省管理员时间，提高管理效率。

在安全管理方面，可以利用管理Notes和因特网密码、配置因特网密码锁定等安全策略提高用户客户机的安全性。

在服务器硬件空间管理方面，可以利用归档策略来管理用户邮箱，强制用户邮箱进行本地归档来提高系统性能。

四．策略的设置和分配方法

创建策略包含两个步骤。第一步，创建一个或多个策略设置文档；第二步，创建可以识别特定的策略设置的策略文档；第三步，将策略文档分配给相应用户。策略设置文档包括：桌面设置、归档设置、注册设置等多类。在设置包含相应类别策略设置的策略文档后就可以为用户分配策略。在分配策略中，组织策略将在此组织下注册用户时自动应用；显示策略的分配应在Notes系统地址本（names.nsf）中相应用户个人文档中“管理”——“策略管理”项中手动分配该策略或使用“策略分配”工具分配。

文档系统管理范文篇4

关键词:基础数据；B/S模式；统计分析；信息档案

1引言

信息化浪潮席卷各行各业，使得公司信息化进程得到进一步发展，并具有朝着网络化、智能化方向发展的趋势。这极大地提高了工作效率与服务水平。然而，公司离退休基础数据管理信息化建设仍然相对薄弱。现使用的离退休干部管理系统建设已经接近十年，环境老旧，不能满足当前工作的需求。同时系统未与医保系统、人资系统进行交互，对于员工的健康信息等需重新手工录入，工作量大，造成人力物力的浪费。公司离退休人员信息档案管理停留在半智能化阶段，现需要进一步规范离退休人员信息档案管理。因此，本文通过对离退休基础数据统计分析系统的设计、研究与建设，完成离退休人员信息库管理、资产信息库管理和统计报表三大功能开发工作，从而规范离退休人员信息档案管理工作，提高离退休部门员工工作效率和工作质量，实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。

2总体设计

2.1总体架构

离退休基础数据统计分析系统基于浏览器/服务器（Browser/Server，B/S）模式进行开发与建设，具体细分为五个层，包括用户层、展现层、应用层、数据层和支撑层。该系统的总体架构如图1所示。离退休基础数据统计分析应用用户层展现层应用层数据层支撑层笔记本电脑资产信息管理库离退休人员信息管理库公司统计报表系统管理基础类库数据标准类库数据结构类数据实时类库数据分公司离退部总公司离退部系统维护人员服务器防火墙数据库负载均衡器图1系统架构图（1）用户层充分利用终端的展示特性和不同用户使用习惯、功能需求展示相应的应用功能，通过WEB端的方式进行集中展示。（2）展现层通过WEB端应用建设采用通用的界面集成组件与专业计算模型，把大前端看成一个整体，把终端展示看成一个功能，有节奏地推进WEB端上的各种信息和逻辑展示。（3）应用层通过离退休基础数据统计分析系统的建设，完成离退休人员信息管理库、资产信息管理库、公司统计报表、系统管理功能，使离退休人员信息档案更现代化、智能化、规范化管理。（4）数据层采用内存数据库，存储业务基础类库、标准类库、结构类数据、实时类库等数据，提供给应用层访问。（5）支撑层采用负载均衡模式部署服务器群。所有的网络设备配置为双份互备，包括路由器、防火墙、核心交换机等，以保证在异常情况下的容错能力。该措施保证系统具有较高的可靠性、稳定性等特性。

2.2数据架构

离退休基础数据统计分析系统的数据架构图如图2所示。（1）数据层系统根据工作业务需要产生的支持系统运行的数据信息。（2）数据管理层通过下达数据报表统计任务和对系统管理数据的设置产生的数据。（3）数据应用层基于系统现有保存数据，对离退休员工数据统计分析，为离退休人员信息数据提供依据。

2.3技术架构

离退休基础数据统计分析系统的总体技术模型分为数据存储层、数据访问层、业务应用服务层以及界面展示层四个层面[1]。（1）数据存储层为数据访问提供基础的业务等数据，便于快速响应业务应用服务层的调用以及界面层的展示。（2）数据访问层采用ETL、API、Webservice等方式进行数据存储的访问。（3）务应用服务层通过逻辑层产生数据，服务于应用层，体现在统计分析、历史查询等。（4）界面展现层采用通用的界面集成组件与专业计算模型，通过WEB的方式进行展示与交互系统的技术组件模型如图3所示。

3关键技术

3.1数据库监控

（1）Druid提供了一个数据库连接池，具有可靠性高、稳定性好、可维护性好的特点。（2）可以监控数据库访问性能，方便直观地分析数据库地访问性能[2]。（3）支持数据库密码加密。通过PasswordCallback对数据库密码进行加密，解决数据库密码的安全问题。（4）JDBC具有良好的扩展性，可以通过Filter机制快速编写JDBC层的扩展插件。

3.2企业级应用开发

（1）可以创建独立的Spring应用程序并快速通过插件生成可执行的JARs包和WARs包。（2）提供内嵌Servlet容器，如Tomcat。（3）简化Maven的配置，采用自动配置的项目对象模型（POMS）。（4）最大程度地自动配置Spring容器。（5）不需要XML进行配置[3]。

3.3Microsoft档案的读与写

ApachePOI是一个开放源码函式库。它提供的接口能够对MicrosoftOffice格式档案进行读和写。具体包括HSSF、XSSF、HWPF、HSLF、HDGF等接口，分别实现对Excel文档、ExcelOOXML文档、Word文档、PowerPoint文档和Visio文档的读和写的功能[4]。离退休基础数据统计分析系统使用ApachePOI技术实现系统离退休人员基本数据、离退休员补充数据、中共党员信息、在职人员通讯录等数据通过Excel方式导入系统，同时实现所有统计报表的导出Excel文件功能。

4实施部署

离退休基础数据统计分析系统的物理实施部署方案如图4所示。离退休基础数据统计分析系统在总公司网络中由应用服务器、数据库服务器组成。（1）应用服务器：在离退休基础数据统计分析系统平台实现对离退休人员信息档案的现代化、智能化、规范化管理。（2）数据库服务器：用于存储离退休人员信息档案的表单信息及最终的数据统计分析结果。

5系统功能建设

5.1离退休人员信息管理库

离退休人员信息管理库的建设包括离退休人员登记、离休人员登记、中共党员登记、在职人员通讯录库、党组织设置情况库。

5.2资产信息管理库

资产信息管理库的建设包括基本养老保险及档案统计、单位运行费用统计、退休人员统筹外费用统计、活动场所及老年大学录入。

5.3统计报表

统计报表的建设包括离休干部基本情况统计、离休干部地区统计、退休干部管理现状统计、离退休工作人员统计、离休干部管理现状统计、退休工人管理现状统计、退休人员基本情况表、退休人员个人信息明细表、离退休工作机构情况统计等。

5.4系统管理

系统管理建设包括数据字典管理、系统菜单管理、组织机构管理、用户管理和角色管理。（1）数据字典管理：系统管理员具备数据字典管理权限。数据字典管理包含编码和编码名称信息，可以根据编码和编码名称进行搜索和添加编码，并且具备查看明细、编辑、删除等功能操作。（2）系统菜单管理：系统管理员具备系统菜单管理权限。系统菜单管理包含菜单项ID、上级菜单项ID、菜单名称、路径、菜单类型、菜单事件类型、属性、序号等信息，可以根据菜单项名称或路径进行搜索，并且具备添加菜单、展开下级、修改、删除等功能操作。（3）组织机构管理：系统管理员具备组织机构管理权限。组织机构管理包含组织编码、父级组织名称、组织名称等信息，可以进行搜索、添加组织、展开下级、修改、删除等功能操作。（4）用户管理：系统管理员具备用户管理权限。用户管理包含用户ID、用户名称、用户登录、用户部门、用户状态等信息，可以根据用户名称、部门、登录名称进行搜索，并且具备用户操作权限设置、重置密码、用户角色设置、启用、禁用等功能操作。（5）角色管理：系统管理员具备角色管理权限。角色管理包含角色ID、角色名称、角色类型信息，可以根据角色名称进行搜索和添加角色，并且具备配置角色菜单、删除等功能操作。

6系统展示

离退休基础数据统计分析系统的界面如图5所示。

7结束语

离退休基础数据统计分析系统的建设，规范了公司离退休人员信息管理工作，为公司管理离退休基础数据提供有效的工具。系统提高了公司离退休基础数据管理的工作效率，通过信息化手段将离退休人员信息管理工作从简单繁琐的数据收集、汇总、统计中解脱出来，为用户提供智能化的数据统计分析服务。系统为离退休用户提供便捷查询服务，可以使用户简单而又快速地取得可靠又准确的信息[5]，从而达到了建设预期的目标。

参考文献

[1]华媛媛,邓剑峰.基于WWF和VSS技术对规划监督测量三环节一体化的研究与实现.测绘与空间地理信息,2013,000(010):225-227

[2]罗其敏,陈小荣,梁家芳,等.基于JSP的医院信息管理系统.科技视界,2018,000(011):115-117

[3]陈青云.高职院校实训中心综合管理平台的设计与开发.电脑知识与技术,2020,16(9):59-60

[4]黄青云,裴冬菊.POI在Word文档不同颜色文本分离中的应用.南昌工程学院学报,2014,000(003):47-49

文档系统管理范文篇5

关键词：涉铁工程；施工审批；服务能力；研发；STSP系统

1引言

有关铁路安全管理法规规定涉铁工程建设必须取得铁路运输企业的同意，并办理施工审批相关手续。中国铁路南宁局集团有限公司(以下简称集团公司)为保证铁路运输安全，支持地方经济发展，认真制定并落实涉铁工程管理办法，针对以往涉铁工程施工审批效率不高问题，以“涉铁项目营业线施工审批管理系统”（以下简称STSP系统）研发、实施为载体，建立集团公司统一的涉铁工程信息化管理平台，让数据多跑路、让业主少跑路，从而有效提升涉铁工程施工审批效率和服务能力。

2研发背景

以下方面是制约既往涉铁工程施工审批效率提高的主要因素，共同构成研发STSP系统的背景。1）涉铁审批单位多且分布零散。截至2018年末，集团公司管内铁路营业里程5815km。涉铁工程遍布于集团公司管内铁路沿线，涉及铁路部门（11个）、单位（50个）较多，且部门、单位驻地零散分布于10个地级城市，客观上增大了提高审批效率的难度。2）传统审批模式效率不高。表现在施工单位沿用“跑方案”传统方式，即派人带纸质资料到配合站段和相关部室报审，在途耗时过多，加之站段内部审批层级多、签字盖章多，不仅影响审批效率，还使施工单位深受“来回跑路”的困扰。3）地方业主不熟悉办理流程和要求。由于铁路行业的特殊性和工程项目的一次性，地方业主及不具有铁路施工业绩的施工单位对涉铁工程施工审批的办理流程和安全要求较陌生，导致施工单位疲于奔波于各审批单位之间，进而影响审批效率。4）传统审批信息缺少共享平台。传统方式报审，前置资料需分阶段、分单位反复提供，审批进度需人工查询，审批管理信息需分阶段人工反馈。基础数据信息普遍采用台账式表格管理，施工审批资料分散，数据关联性差，可视化程度低，数据应用分析手段滞后。5）提升审批效率和服务能力紧迫而必要。为响应国家加强治理体系和治理能力现代化建设的号召，树立集团公司服务于区域市场发展的企业形象，提升施工审批效率和服务能力十分紧迫！

3STSP系统研发与实施要点

3.1创新涉铁施工审批管理思路和方法。1）规范、再造施工审批流程。施工审批流程统一为一项主流程和两项独立支流程。主流程规范为：2个前置节点、5个审查阶段。施组（方案）预审查→施组（方案）审查→施工安全协议审查→开工报告办理→施工计划办理，按时序分5个阶段。支流程（一）为施工安全协议纸质版签章上传。支流程（二）为开工报告纸质版签章上传。2）规范、明确施工审批时限。主流程总时限15个工作日，支流程（一）时限4个工作日，支流程（二）时限1个工作日。为夯实前置节点工作基础、保证审查工作有序开展，前置节点不作时限要求。3）规范、明确系统使用模拟章的功能定位。在施工安全协议审批阶段，系统显示模拟方章“施工安全协议专用章”，功能等同于该部门（单位）对施工安全协议的审批通过。4）规范、确保施工审批全过程留痕。在主流程各阶段，客观记录各审查人的审查结果，审查会签文档（PDF格式）可保存2年，供相关部门查阅。5）规范、统一施工审批参与者的角色分配。审批参与者包括系统管理员、送审人及审查人。系统管理员：由项目公司委派专人负责管理STSP系统，指导、协调送审人及审查人开展施工审批。送审人：指铁建公司、建筑公司（委派专人自办）或项目公司项目主管工程师（集团公司外施工单位的代办人），具体接受系统管理员的协调管理。每项工程的送审人是唯一的。审查人：指集团公司机关相关业务部及其基层单位（指定专人办理）、项目建设管理机构（项目公司、监理单位），具体接受系统管理员的协调。每项工程的审查人有多个部门或单位。6）规范、统一施工安全协议的格式文本。集团公司运输、工务、电务、供电部统一拟定本系统的涉铁工程《施工安全协议书》格式版本，电子版统一发至项目公司保存、上传系统、转发铁建公司等单位使用。各基层单位须按统一版本执行。7）规范、统一现场勘察和技术交底签认单格式。规范使用《现场勘察和技术交底签认单》，上传表格应按集团公司普速铁路营业线施工安全管理实施细则的附件格式执行。8）规范、明确施工审批流程的写实工作。对具有代表性的工程开展流程“解剖麻雀”，揭示存在的环节审批超时等具体问题，逐阶段逐序次一问题一分析，归根溯源找症结。9）规范、建立施工审批考核标准。开展对审查进度滞后的审查人的考核，建立涉铁工程管理考核机制，集团公司科信部牵头研究制定了涉铁考核两项标准,已纳入集团公司企法部月度安全绩效考核。3.2建立“局办公网+涉铁施工审批”管理平台。STSP系统由集团公司科信部、信息所研发，2019年3月正式运行，该系统具有以下主要功能。1）实现施工审批流程规范化。针对涉铁工程特点，规范涉铁施工审批的办理流程、进度，统一系统角色分配、岗位要求、审批超时统计分析，将“规定时限内未参与审查、反馈意见”问题计入超时，控制各阶段审查截止时间，实现对每个工程施工审批主、支流程的进度管理。2）实现审批在线可视化。具备流程分阶段并联审批、互动反馈、对“未审批”审查人提醒和模拟印章“施工安全协议审查专用章”确认功能。并以可视化界面方式，形象展示工程在主、支流程各阶段的线上、线下审批进度；以柱状图直观显示各责任部门（单位）的审批超时次数、天数。3）实现痕迹管理、关联查询和信息共享。建立了施工审批数据库，集中存储、统一管理；单独设计了日志系统（系统日志与操作痕迹日志）与虚拟签章功能，防篡改、防抵赖、审批全过程留痕；实现审批流程全程记录、信息共享和科学管理，达到过程清晰、记录客观、问题明了、进度可控、考核有据，全方位、多角度掌握工程管理信息。3.3明确系统适用范围。STSP系统适用于集团公司管内涉铁工程营业线施工审批。1）涉铁工程范围。主要用于新增工程的施工审批，也可用于延续工程的施工安全监督计划跨月度滚动审批和施工安全协议跨年度续签审批。2）施工计划范围。目前限办邻近营业线施工月安全监督计划。若为临时安全监督计划，可参照办理，但须限制次数并接受施工办考核。若涉铁工程仅涉及广西沿海铁路公司管内，其施工计划办理从其规定。若涉及营业线施工，须纳入国铁集团“铁路运输调度管理系统-施工调度管理子系统”审批。3.4系统审批流程实施1）现场勘察和技术交底。前置节点之一。施工单位提前按设计方案要求初步编写施组（方案），送监理单位及项目公司初步复核后，由项目公司组织开展现场勘察和技术交底，于当日完成。并上传技术交底确认单（PDF彩色扫描版）。2）施工图及预算会审。前置节点之二。项目公司牵头召开专题会，针对施工图及其预算编制情况集中审查，并上传会审纪要（PDF彩色扫描版）。3）施组（方案）预审查。两项前置节点成果已确涉铁工程施工审批管理与服务能力提升认上传，送审人按反馈意见，对初步施组（方案）进行修改，将拟定的施组（方案）PDF电子文档上传,系统管理员选择审查人并开启阶段审查，限2个工作日内完成。4）施组（方案）审查。施组（方案）预审查结束，送审人将已修改、确认的施组（方案）PDF电子文档上传系统,系统管理员选择审查人并开启阶段审查，限3个工作日内完成。5）施工安全协议审查。⑴系统审查：根据已通过审查的施组（方案）和集团公司各业务部拟定的格式，送审人分专业编制施工安全协议书，并将其PDF电子文档上传系统,系统管理员选择审查人并开启阶段审查，限3个工作日内完成。⑵纸质版签章：支流程之（一），进度独立计算和考核。系统自动开启支流程（一）。送审人需及时派人将施工安全协议书（纸质版）先送各相关基层单位签字盖章，后送各相关业务部签字确认，最后把签章后PDF电子文档上传系统，由系统管理员确认支流程完成。限4个工作日内完成。6）开工报告办理。⑴系统审查：送审人应及时将项目开工报告及相关附件PDF电子文档上传系统,系统管理员选择审查人并开启阶段审查，限2个工作日内完成。⑵纸质版签章：支流程之（二），进度独立计算和考核。系统自动开启支流程（二）。送审人（施工单位）需及时派人将开工报告依次送达监理单位、项目公司项目主管工程师、集团公司建设部，履行签字盖章手续，并把签章后PDF电子文档上传系统，由系统管理员确认支流程完成。限1个工作日内完成。7）施工安全监督计划办理。送审人及时编制月施工计划表。在系统按格式要求填报（或导入）并提请审查。审查人在系统上签署意见并点选“不同意”或“同意”的审查结论。限3个工作日内完成。对任一审查人签署“不同意”审查结论的每一条施工计划，送审人须根据审查人的反馈意见及时修改，按新的一条施工计划排序、提报所有审查人重新审查。依次经集团公司建设部、防洪办（汛期要求）点选“同意”和集团公司施工办点选“同意接收”后即完成办理。3.5系统超时考核管理系统具备超时统计、导出功能，系统管理员须对具有代表性的项目进行写实，及时追溯分析责任部门（单位）超时原因，提出考核建议，跟进开展系统审批的月考核工作。

4实施效果

4.1实现涉铁施工审批效率有效提升。开展施工计划的线上、平行、滚动式审查，提高了办理效率。以铁建公司2019年9月办理安监计划为例，当月需提报13个项目共计15条计划。STSP系统只需耗时4个工作日，比传统方式缩短进度14个工作日，审批效率提高3.5倍以上。开展全程限时审查、超时考核，加快了审批进度。STSP系统进行五阶段审查，平均每个项目用时15个工作日，技术较复杂的项目总用时22个工作日（相当于30天），比传统方式缩短进度50天，审批效率提高1.6倍以上。4.2线上审批可节省大量人力和资金成本施工。计划审批每月至少1次，且有严格的时间节点要求。通过STSP系统线上办理，可节省大量人力和资金成本。以铁建公司2019年9月施工计划办理为例，STSP系统只消耗人力成本4人天，未发生差旅费支出；比传统方式减少人力成本14人天、差旅费支出1300元。类比计算，一年可节约人力成本168人天、差旅费15600元，节支降耗效果明显。4.3经济与社会效益显著。STSP系统解决了以往制约涉铁工程建设进度的瓶颈问题，缩短了项目公司提供涉铁工程管理的服务周期，经济效益可观；让数据多跑路、让业主少跑路，积极回应了地方政府、地方投资方等社会各方的关切，维护了集团公司服务于区域市场发展的企业声誉，社会效益明显；具有潜在的全路推广应用价值。

5结束语

文档系统管理范文篇6

（1）风险管理功能模块。其主要负责提供以下几项基本功能：企业危险源信息管理、危险源人工与实时监测考核以及危险源实时监测预警。具体包括对企业全部已经辨识出的危险源信息进行查询与维护的功能；人工危险源信息录入以及相关问题追踪与复查的功能；与安全监测系统联机进行危险源监测预警功能；对危险源进行实时记录和考核的功能。通过该子系统的设置，可以使企业风险预防和控制更加及时、准确，有助于确保生产安全。（2）评价管理功能模块。其主要负责提供如下功能：对安全管理评价指标体系和评价指标信息的维护管理以及进行内部与外部评价的功能。它的设置使企业对各个部门管理水平的审核与评价工作更加高效、快捷。（3）文档管理功能模块。其主要负责提供如下功能：对各项法律法规、规章制度、标准、日常管理文档以及相关学习资料的分类管理功能。它的设置为企业员工提供了方便、快捷的查阅及学习危险源管理标准和措施以及安全制度等资料的平台。（4）报表管理功能模块。其主要负责提供如下功能：自动汇总并生成报表、报表类表自定义等功能。它的设置能够按照管理人员的需求为其提供各项汇总信息。（5）系统管理功能模块。其主要负责提供如下功能：系统基本设定、用户管理、权限管理等等。它的设置使用户信息维护更加方便，同时权限管理功能的加入使系统的安全性大幅度提高，这对于企业而言尤为重要。

2安全管理中计算机信息化系统的具体应用

2.1危险源信息管理

安全管理员在识别各个系统单元危险源的基础上，将危险源录入系统，录入信息主要包括工序、危险源名称、事故类型、风险类型、风险后果、风险等级、风险值、可能性损失、管理标准、管理对象、主要负责人、主要监管部门、主要监管人员、管理措施等信息内容。管理员有权删除或修改危险源，以便为危险源监测考核和风险评估提供依据。同时，该系统具备关键字检索功能，可以通过输入风险等级、危险源名称等关键字查找相关危险源的全部信息。

2.2危险源监测预警

该系统通过接入安全监测系统，能够为危险源监测提供实时的监测数据，实现对作业环境、设备运行状态以及其它危险源的动态监测。若出现指标超标现象，系统会自动发出预警信息，为及时处理危险源提供可靠依据。在系统中，运用数据上传程序可设置监测数据的获取时间间隔，当执行暂停数据上传操作时，监测数据会自动储存在系统数据库中，以便日后查询、分析之用。此外，系统可将监测数据汇总并用excel格式输出，作为纸质档案资料。

2.3危险源考核

危险源考核建立在实时监控监测数据的基础上，能够自动记录超标或异常数据、预警信息、警情的相关责任人以及危险源考核等信息。管理员可在系统中输入监测点、风险等级、监测时间等关键字查询危险源考核信息，考核信息包括监测点位置、监测设备信息、防控措施、整改建议、监管措施等，同时也可将全部信息输出。

2.4危险源风险分析

危险源风险分析的过程为：先按照危险源事故类型从已录入系统的危险源中选取某个分析对象，再选取与事故相关的危险源作为事故危险因素，构建危险源分析评估模型，并从危险源监测数据中获取事故危险因素的累计次数，计算该事故发生的概率，做出危险源风险等级评定。

2.5评价体系管理

安全管理评价指标体系是确保安全管理评价正常运行的前提和基础，由于评价指标的种类相对较多。所以，体系采用的是分级分层结构，换言之，体系应当包含多重属性，如体系的名称、指标的数量、分级层数以及更新时间等等。企业管理人员在建立体系的同时，能够对其中的相关信息进行维护，具体包括对体系信息的修改以及关联信息的删除，当删除某个体系后，还应当将之相关的评价指标一并删除。此外，建立一个新的体系就必须为其增加相应的评价指标，这类指标一般包括如下内容：建立的具体时间、所属体系的名称、在该体系当中所属的层级、危险源类别等等。与评价指标相同，管理人员在建立评价指标的同时，能够对指标信息进行维护，具体包括删除和修改指标信息。

2.6内部与外部评价

安全管理评价是以评价指标体系的建立为前提，借助系统的自动考核评分数据进行相应的计算，然后对所得的评价结果进行输出，该结果以不同的颜色代表不同的评价等级。在对评价进行执行之前，需要选择最为合理的评价指标体系以及评价类别，系统可按照excel的格式对批量考核评分进行上传，并以此作为评价样本。系统执行评价的阶段主要是通过对评价方法计算模块的调用来实现的。当系统完成评价之后，会将新增的评价结果记录下来，以备查询和报表输出之用。

2.7文档管理

具体是指对企业日常安全文档进行统一管理，全部文档信息均有系统管理员负责维护，主要包括文档资料的上传与删除。系统能够对文档资料进行分类管理，文档资料的上传至系统的工作由管理人员负责完成，用户可根据时间或是文档的名称对安全文档资料进行查询，并可通过下载的方式进行浏览和打印，这为企业人员的安全培训工作提供了一个良好的平台。

2.8报表管理

具体是指将各个子系统中的业务数据以统计的方式进行处理后，根据预先设定好的业务规则输出，以供下载打印之用。当用户想要查询报表信息时，可通过选择报表具体类别、业务范围以及日期期限来予以实现。同时可根据报表的类别与日期来限定报表内容输出，如果报表信息存在，便可按照设定好文件格式，将报表下载之后进行浏览和打印。此外，用户还可以结合自己的需要对报表的输出格式、类别、日期期限和报表信息来源等进行自定义，而系统则会按照实际要求生成以下报表：安全管理周期性考核报表及部门考核报表、周期性安全预警报表、内部与外部评价报表以及数据统计报表等。

2.9系统管理

文档系统管理范文篇7

一、培训目的

通过培训，要使各单位全体人员掌握电子政务协同办公系统的操作方法，切实提高我区电子政务实际应用水平和操作能力，全面实现无纸化办公服务。

二、培训对象

各单位系统管理员和文档员。

三、培训时间

年7月31日上午9:00——11:30，下午2:30——5:30。

四、培训地点

交通大学铁道技术学院东教学楼4楼机房。

五、培训内容

电子政务协同办公系统的具体操作。

六、具体要求

1、此次电子政务协同办公系统培训是为今后无纸化、信息化办公打下的坚实基础,因此各单位参训人员必须高度重视，认真学习，同时做好本单位内部培训工作，使本单位全体工作人员熟练掌握电子政务协同办公系统的操作使用。

文档系统管理范文篇8

司法行政系统软件评测服务平台，通过对软件评测进行细化研究，设计符合司法行政系统的软件评测标准和规范;为司法行政系统应用软件提供项目验收测试的解决方案，判定软件是否满足司法行政系统管理的需求，评定软件的性能和安全性要求是否能满足实际运行要求。司法行政系统软件评测的内容包括两个方面:一是验收测试;二是定制测试。验收测试，可为司法行政系统单位在所开发的软件产品验收前，提供测试服务，对软件质量进行评估，协助司法行政单位做好验收测试，保障软件质量。定制测试，可按照司法行政单位所提出的测试要求进行测试工作，包括单项功能确认测试、安全测试、兼容性测试等。司法行政服务平台受理申请后，组建软件评测小组。对业务模型和系统架构进行调研，收集测试需求，生成测试计划。测试团队提前了解被测试项目的业务功能和系统架构。期间需要甲公司协助提供被测系统相关的文档和说明，如系统总体介绍、系统规格书、用户使用手册和系统配置说明等文档。通过与业务部门协商明确细化测试的关注点和指标要求。通过以上内容制定详细的测试方案、详细测试计划和各阶段目标。具体评测流程如图1所示。〔1〕

司法行政系统软件评测管理系统

本系统包括测试业务管理子系统、测试用例管理子系统、软件产品评价子系统、办公管理子系统、基础数据管理子系统、系统管理子系统、软件评测服务平台门户网站。司法行政系统软件评测管理系统通过集成办公管理和测试业务管理，整合成相互衔接的、数据共享的整体，从而实现了办公自动化、软件评价体系自动化、软件测试流程规范化、文档管理简单化、资源管理信息化，为评测服务的发展提供有力的保证。在本系统中，将不同类型测试的工作流程，分为需求、准备、实施、总结、归档5个阶段，每个阶段根据评测流程需要接收或编写相应的文档。需求阶段的文档包括测试咨询记录、软件测试登记表、文档样品接收单、样品材料初审、文档样品入库记录、测试设备查询。准备阶段的文档包括测试任务分派、派工单变更、测试设备使用申请、测试计划编制审批。实施阶段的文档主要有测试记录编制审批，对于确认、验收测试还需要的文档有测试问题记录、测试问题记录审核、测试问题报告审核、测试结果记录。总结阶段的文档有测试报告编制审批。归档阶段的文档有客户反馈登记表、文档样品入库记录。测试过程中的所有测试计划、测试记录、测试用例、测试报告等各种文档都可以按照预先设定好的模板打印出纸质文件。统计与查询主要是可以为管理层提供管理数据，提供决策信息。包括送测单位查询、咨询项目实测率统计、测试项目通过率统计、测试过程工作状态跟踪单、测试人员测试项目查询、测试设备及使用申请查询、派工单查询、测试计划查询、测试记录查询等定制查询，还设置了综合查询，可以自行设置查询条件来进行查询。测试项目中的测试用例经过审核，可作为一个类型的测试用例记录放到测试套件库中。以便在设计测试用例时，可以随时调用测试用例管理子系统中的用例进行参考、复制，复用测试用例库中的用例。测试用例管理子系统中的测试用例与测试项目中的测试用例略有不同，测试用例管理子系统中的用例是与项目脱离的。软件产品评价是在软件测试基础上进行的，在分析了传统软件质量评价过程模型的同时，提出了可操作性更强的软件质量评价过程模型。在此基础上，明确提出了以软件度量为基础、软件质量模型为依托、基于用户评测历史信息库的模型调整技术为优化手段的完整软件质量评价体系。本系统按照软件测试结果以及设定的权重进行相应的计算后得出结果，作为参考，再加上技术人员的分析调整后得出最后结论。〔2〕办公自动化管理主要包括设备管理、人事管理、供应商管理、知识管理、行政办公、个人办公等功能，办公管理模块基本上和其他的一些办公自动化软件大致相同。基础数据管理提炼了系统所需的全部基础数据，目的是可以进行灵活的数据维护，基础数据管理的设计直接影响软件的灵活性、实用性等。基础数据主要有评测单位基本信息、评测中心联系人信息、送测单位信息、公司性质信息、测试类型信息、测试环境基础信息、测试依据基础数据、测试内容信息、文档样品基础数据、软件分类信息等。系统管理包括用户管理、日志管理、数据备份、部门管理、角色管理等。另外，根据用户在项目中角色的不同分配不同的权限，当用户在系统中的角色发生改变时，其权限也发生相应的变化。

文档系统管理范文篇9

在新管理系统中建立了一套完整的单位信息数据，包括单位性质、单位名称、联系部门、联系人、联系方式、地址等信息，以便基金管理机构对全省110多家各类单位，包括高校、科研机构、医院、企业等进行分类管理。同时建立了依托单位管理员和项目负责人信息库.依托单位管理员账号由系统管理员分配，并由各依托单位自行完善单位信息。项目负责人账号由项目申请者自行使用身份证号进行注册，保证了每个项目负责人账号的唯一性。依托单位管理员和系统管理员可以对项目申报人员所有的项目信息进行管理，避免同一项目重复申报。

2.建立专家信息库。

建立了一套专家信息库，包括专家所在省市、所在单位，出生年月等，并按照国家基金代码的标准，为每个专家设置三个学科代码，并增加了一项专家当前主要研究领域的信息。并且每年在邀请专家进行项目评审的时候，会要求专家对自己的信息，包括最近的研究方向和擅长的领域进行完善和更新。在专家评审过程中，尽量使评审项目的学科与专家擅长的研究领域一致，做到评审的公平。当前的专家信息库已经收集了全国20多个省市的1000多名专家信息。

3.实现项目全程在线管理。

系统将一个项目从申请到结题的阶段分为项目申报填写、项目申报依托单位审核通过（未通过）、项目申报管理机构审核通过（未通过）、项目评审、项目评审通过（未通过）、项目结题等20多个状态，项目在不同状态下都只能进行相对应的操作。3.1项目申报。项目负责人在进行项目申报时按照国家基金的代码进行分学科申报，这样在进行评审分组按照研究领域进行科学分组。申请人在项目申请时，基本信息由注册信息自动生成，申请人只需要填写项目书的正文部分，并上传证明材料，之后由系统合成完整的申报材料文档。3.2项目评审。评审专家根据分配的用户名进入系统，查看申报材料文档，根据不同类型项目的评审标准，按照评审要求对项目进行网上评审。3.3项目立项。项目在经过相应轮次的评审之后，系统会将项目根据评审结果排序。确定立项项目后，申报人可以进行项目计划任务书的在线填写。系统管理人员可以设置项目计划任务书中的约束内容，比如项目执行起止时间，项目经费等内容。申报人填写完成后，经过依托单位的审核推荐后，再由系统管理员审核。3.4项目实施。项目在执行过程中在线填写中期检查报告，以便管理机构了解其实施情况，根据项目实施情况，系统管理员可以对项目进行终止等操作。3.5项目结题。项目到期后,项目负责人在线填写结题报告，管理机构组织专家在线对项目结题情况进行评审,最后根据评审结果实现对项目执行情况进行等级评定，实现了项目从申报、立项、实施到结题的全程在线管理。

4.依托单位管理的完善。

新系统完善了依托单位的管理功能，依托单位可以对本单位人员和历史项目进行统一管理，从项目申报、立项、实施到结题全程管理。比如对本单位的申报项目进行审查，并可以对项目进行推荐或退回等操作，对项目的实施情况进行检查，对项目结题进行审核。

5.系统管理的完善。

文档系统管理范文篇10

1.1应用需求分析

（1）系统目标：基于海委电子政务综合应用平台现有软硬件环境，依托物理隔离的海委政务内网和政务外网，实现海委机关内网综合办公系统与委属四局外网综合办公系统的公文交换，为电子文档在上下级之间、内外网之间的传输和共享提供服务。（2）主要功能需求：在内外网物理隔离的环境下实现委机关与下属四局之间的非涉密电子公文文档批量交换，支持下属各局批量快速地向委机关报送电子文档，还能实现相关信息在可控用户群间的共享。

1.2总体需求模型

海委电子政务公文流转主要由内网综合办公系统、内外网电子公文交换系统和外网政务信息交换系统三部分实现。系统总体结构，如图1所示。（1）内网综合办公系统：在政务内网实现了海委机关公文无纸化流转审批。（2）内外网电子公文交换系统：以符合国家电子政务安全标准的中间介质为基础，建设政务内外网公文交换平台，通过数据传输加密等技术手段，进行信息传输，实现海委机关政务内网与外网之间电子公文安全交换。（3）外网政务信息交换系统：针对海委机关及下属四局之间的信息交换问题，基于海委现有网络资源和服务手段，建立起一套适用于海委机关与下属四局之间的公文交换、文档交换的实时、安全交换系统，满足海委机关及下属单位的日常办公需求。为了使用的方便，将海委内外网电子公文交换系统的外网部分与海委政务信息交换系统进行了功能整合，用户只需一次登录即可在外网实现文档的收发。

1.3总体架构

遵循系统设计思想，根据业务实现原型，从构成系统的业务逻辑单元入手，海委政务信息交换系统按照结构分层的原则进行建设。系统实现框架，如图2所示。从图2可以看出，总体业务逻辑架构从上至下由接入层、应用层、应用支撑层、资源层、基础设施层构成。整个架构的设计思想为：以基础设施层、资源层为依托，以应用层和应用支撑层为核心，通过接入层对海委原有系统以及信息进行整合，全面为用户提供高品质的服务。

1.4软件开发关键技术

技术框架从系统构成的业务逻辑元素入手，描述了门户、业务应用、公用平台、平台资源各层采用的关键技术，如图3所示。本系统采用具有跨平台、分布式、安全、可移植、性能优异等特性的JAVA语言进行开发，信息交换系统主要采用了以下几种主流技术：（1）以Web应用为基础，强调界面友好，提高人性化的操作。（2）采用J2EE架构，提供统一的通信接口，内置公文交换、文档交换等多种交换方式。（3）采用构件化设计，构件化之间具有非常弱的偶合性，在功能、性能和安全等方面均具有良好的灵活性和扩展性，能够不断适应信息化发展过程中新的业务及其安全需求。（4）使用数据库JOB、DBLINK等技术直接对公文数据进行交互，提高了公文数据交换的可靠性、完整性、及时性、安全性和保密性。（5）底层采用Java/SOA技术，可以跨平台使用。（6）提供强大的2次开发功能，方便用户根据自己的需求进行开发。

2系统功能实现

海委机关与委属四局的综合办公系统分别负责本单位内部的文件流转，单位间的文件传递交由内外网电子公文交换系统和外网政务信息交换系统共同完成，其中涉及到两步流程：内网文件导出到外网、外网文件导入到内网。为了提高效率，将内外网交换系统的外网部分与海委政务信息交换系统进行了功能整合，发送人只需要在内网转发文件时选择4个局的文件接收人，不需在外网重新将文件上传到政务信息交换系统中，4个局的用户只需登录内外网交换系统的外网部分在收件夹中直接可以看到从内网发送来的文件，下载文件后将文件导入到OA系统中进行流转办理。

2.1内网文件导出到外网

整体流程如下：委机关用户从综合办公系统（OA）导出下发给4个局的文件（.ceb或者.doc），在内外网隔离的情况下用户需将内网所导出的公文（.ceb或者.doc）通过内外网交换系统由系统管理员刻盘导出到外网，用户登录到海委政务信息交换系统将从内网导出的文件上传，然后选择4个局的接收人发送文件。内网文件导出外网流程，如图4所示。第一步：用户从内网综合办公系统导出需要传输的文件（.ceb或.doc）上传到内外网交换系统中，选择接收人并勾选导出外网选项，点击上传，文件发送到审核列表中。第二步：审核管理员登录系统，根据国家保密规定，选择“审核通过”或者“审核未通过”按钮，完成文件审核操作。对审核未通过的文件可以填写审核意见反馈给用户，审核管理员还可以按上传时间、用户名、文件名、机构等关键字搜索显示文件。第三步：审核通过的文件会在导出文件列表中自动生成加密Zip包；系统管理员每天两次登录内外网系统，在内网将导出文件列表下的Zip包统一打包下载，并采用光盘刻录方式导出到内外网交换系统外网部分，在导入文件夹中将文件包上传，系统会自动将文件发送到接收人的收件夹中。第四步：接收人（4个局公文管理员）登录内外网交换系统的外网部分在收件夹中将文档下载。

2.2外网文件导入到内网

由外网到内网文档传输过程与由内网到外网传输方式相同，不同之处在于外网文件导入内网无需内网审核员审核。第一步：下属四局公文管理员有文件需要发送到内网时，同样是登录海委内外网交换系统外网部分，在文件夹中选择文件，点击转发按钮，同时选择收件人，点击发送。第二步：委机关接收人在外网登录系统，在外网收件夹中可以看到接收到的文档，可以选择自己下载通过三合一的方式导入到内网；也可以由系统管理员通过刻盘的方式将文件导入内网。第三步：接收人登录内外网交换系统内网部分，在收件夹中可以看到接收到的文件。外网导入内网流程，如图5所示。3.3系统其他功能信息交换系统还提供快捷、准确的文档搜索功能，提供系统空间、文件、使用情况、下载情况、审核情况的统计功能，自动生成趋势分析图，便于对系统的使用情况及文档的交换情况进行详细的分析，方便用户对信息资料的掌握。

3结论及建议