文档一体化范文10篇

文档一体化范文篇1

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

文档一体化范文篇2

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

三、文档一体化管理系统

一般情况文档一体化管理系统是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性，信息可实现集成化共享，对电子文件到电子文档的自然归档和一体化管理的实现具有促进作用。收文管理：是对上级公文和平级来文通过电子文件的形式进行处理和记载，根据公文的登记日期、流转状态和急缓程度等过程信息，用户可通过相应的操作快速找到相应的文件，并进行有效的处理，该过程主要由登记、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成。发文管理：该环节主要是由发文起草、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成的，即起草电子文件之后，各级主办与会签部门的人员逐级进行审批和修改，最后交由上级签发，待正式公文形成后进行登记和归档，要对内部制定的外来文件进行处理和转发的。归档管理：对电子文档进行归档主要有以下两种形式：（1）利用机构内部局域网的电子公文传输系统通过电子签章、完整性验证等措施进行自动归档，同时保障了电子文件的有效性和完整性，该环节实现后，电子档案生成，电子文件的管理权也就为档案管理部门所有，相关业务人员尽可通过系统授予的权限对电子档案进行查询，但不能进行任何修改。（2）各立卷部分在将纸质档案移交给档案馆时，需将光盘和磁盘等存储电子信息的载体上交，该方式主要是对某些机密性电子文档或重要凭证进行移交的，且需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法对文档的厚度进行管理，比如，不能将涉密的档案存储在网络上，以防泄密。文档管理：对档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计和利用服务的提供等工作需严格按照国家颁布的电子档案归档和管理的相关规定和标准进行执行，同时，根据档案的来源或类别等信息，档案形成机构可建立通过年度、部门和实体分类进行快速检索的档案信息资源库，便于相关人员的查询和利用。

四、文档一体化在管理上的优势

实施文档一体化管理，有利于保障文件和档案的质量，提高文档管理工作水平；有利于二者相互协调、合作；有利于文件向档案的转化工作，其优势主要体现在：整体性。文档一体化将文件管理和档案管理的全过程作为整体统筹把控，打通文件归档壁垒，缩短归档时间。保障了档案四性。效率性。文档一体化实现了文件、档案管理的全方位自动化，在实际的运行过程中，降低了公文流转强度的同时提升了公文的办理速度，打破了传统的手工操作的旧模式，提高了工作效率。而文档一体化管理可全面、详细地记录电子文件的流转情况，有助于管理人员实时监督电子文件的办理过程，有效提升了公文提交和运转的效果，避免了文件积压情况的出现。经济性。以往档案整理工作需要大量的手工劳动力，且在文件归档的过程中容易出现重复著录等情况，且档案工作的质量较低。而文档一体化从文件形成阶段就采用系统管理，做到一次输入多次输出，相关人员只用对电子文件和纸质文件的准确性和完整性进行核对，避免了重复劳动，节约了大量的人力、物力和财力。前控性。文件是档案的基础，文件处理的质量直接影响到档案质量。运用系统对文件、档案进行一体化管理，可以对文件处理进行有效控制，实现从文件到档案的有效转换，为档案质量奠定基础。

五、当前文档管理系统的普遍状况

1.用途单一，功能点重复。文档管理软件产品的种类众多，但在功能上没有较大差异，多为数据库增加了一个交互界面。这类文档管理系统在一定程度上使文档人员摆脱了部分繁杂的手工操作，但普遍存在通用性差、安全性低、检索质量不高、共享程度低等问题，未充分创造使档案工作适应社会发展需要的新的工作模式，不能满足文档一体化管理的需要。2.标准化程度低。文档管理软件的标准化是文档管理工作标准化进程中重要的组成部分。但是目前文档管理软件多为短期行为，不考虑过去和今后，新旧软件无法接轨，数据无法共享，导致很大的资源浪费。

六、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的业务策略

1.文档生成一体化。（1）通过文件体系结构设计实现文档生成一体化基于“文档一体化”的文档管理系统通过元数据和目录结构的二维分类概念来构造文件体系结构。文件元数据（type）即文件的实质，通常由系统后台设置，它的分类是横向的，可以打破各种文件的内容和用途界限；而目录结构（folder）又将打破界限的文件重新根据内容和用途进行组合，用于前台展示，使用户方便、直观的查找所需文件。在文件向档案转化的过程中，文件的分类目录发生改变，归档人员根据文件的内容和性质选择相应的档案目录，补充档案相关的元数据，如：档案号、归档人、归档日期、保存期限等。这样的文件体系结构设计突破以往文档系统仅以文件种类来划分的固有模式，解决文件向档案转化过程中元数据丢失或损坏的问题，在文件形成时就确保了文件和档案元数据的一致性和安全性。（2）通过加强文件前端控制实现文档生成一体化对文件的前端控制也是保证文档生成一体化的重要内容，是实现电子文件全程管理的重要保障。前端控制要通过系统设计和应用规范两方面来保证。一方面，系统设计时应依据国家标准从元数据的定义、分类、执行强度、缺省值等方面对文件元数据、档案元数据、系统基本元数据和文档扩展元数据等设置一定的规范。系统在文件生成时，可以依据元数据设置，实现元数据内容自动校验、自动捕获、错误纠正，从系统设计上保证元数据形成的规范性和准确性。另一方面，文档管理系统的开发商应提供相应的产品应用规范，明确各种文件生成时需要采集和捕获的元数据，以建立统一的文档数据著录、修改规范，保证文档数据形成的规范性、数据信息的准确性和信息的可检索性。2.文档管理一体化。系统设置文件库、移交库、预归档库和档案资料库，覆盖文件向档案转变的全过程。用户的文件可以在适当的时候批量进行整理，由文件库转移到移交库，档案人员进行预归档操作，再经过组卷、整理、添加相应档案元数据后，从文件状态转变为档案状态，最后正式进入档案资料库，成为真正的档案。此外，在文件全生命周期管理流程中，做好用户权限控制也至关重要。文件形成、使用、鉴定、归档、保管、利用和处置等不同阶段，要根据业务需要和分工授权设置包括浏览、只读、批注、关联、修改、删除、执行动作、更改位置、更改权限等不同的权限级别，并结合系统用户角色、系统模块、系统功能分别授权，以保证文档信息和元数据在系统中的安全性。3.文档利用一体化。（1）通过开发统一的利用模块实现文档利用一体化借阅利用模块是用户借阅文件和档案的统一入口，也是文档人员审批借阅申请、办理归还手续的统一平台。用户在此模块进行申请操作，完成对相关文档的借阅，实时获取所需资料和信息。在利用完成后，通过归还操作可快速归还文件档案，实现文档人员和用户操作平台的一体化。（2）通过建立多层次的检索工具实现文档利用一体化针对不同用户需求应设置不同的检索方式，如快速检索、普通检索、高级检索、全文检索。由于文档生成的一体化，部分档案元数据继承自文件元数据，因此，除非检索条件为档案专有元数据，正常情况下通过文件信息都能检索到相应结果，从而实现文档利用一体化。（3）通过设置多维度的展示方式实现文档利用一体化为满足不同用户对文件分类的不同需求，系统应根据元数据间组合顺序的变化，对文档目录树设置一种固定的展示方式，辅之以多种可选的展示方式，用户可根据工作习惯，选择符合自己偏好的文档分类展示方式，在同一页面实现文档展示利用一体化。

七、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的安全策略

1.文件生命周期全防护。（1）根据文件时效和价值，分级分类定密系统在对文件进行定密时，要全面分析文档的时效性和价值性，分类分级定密，分类可分为技术文件、商务文件、财会文件和专业报告等；密级可以定为核心商密、普通商密等。定密措施可以通过属性化来实施，即加入一个元数据，使其在产生时就具备特性。（2）嵌入元数据，加密属性不能篡改系统加密服务对需要保护的文档按不同的策略进行加密，向该文档嵌入相应的元数据，加密后的电子文档的密级标志作为文档属性的一部分与文档内容不可分离，且密级标志也不能被篡改。（3）自毁机制是主动防护的最后一道屏障除以上加密措施外，为规避少数人员保密意识欠缺导致的泄密风险，在系统开发时，设置文档仅在授权域和用户使用，如果在其他终端打开，文档会开启自毁机制，显示为密文乱码，实现主动保护，作为最后一道屏障。2.用户授权管理全覆盖。系统开发时，对不同用户要结合其岗位特征进行授权，并根据岗位的变化动态调整。授权级别一般分为：访问条目、阅读、录入、下载、迁出、修改和删除。授权不是单一地针对用户授权，而是用户和文档分级分类相结合的混合授权。当用户岗位变化时，其授权访问权限需要调整，管理员可随时根据用户属性，删减、收回或增加某用户或用户组对加密文档的操作权限。3.文档操作记录可追溯。系统开发时应考虑文档系统的记录功能，系统通过详细日志反映相关用户在某时间在某个地址对文档执行的编辑、复制、打印、删除等操作，使得电子文件生命周期的审计跟踪简单、准确、高效且可追溯。

八、结语

将文档一体化融入文档管理系统建设中，是推进文档一体化管理、实现文档管理系统优化升级的必然要求。通过文档生成一体化、管理一体化、利用一体化的业务策略和文件生命周期防护、用户授权管理、文档操作记录追溯的安全策略，可有力促进电子文档管理技术的发展和文档一体化规范的建设。相信随着信息技术的进一步发展，基于“文档一体化”的文档管理系统功能也将日趋完善。

参考文献：

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[2]严永官.“试论文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”[J].档案管理，2017

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[4]任沁.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台世界，2017

[5]靳月庆.文档一体化研究[D].山东大学，2009

[6]田晓辉.电子文件时代文档一体化管理措施探讨[J].卷宗，2019

[7]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务，2019

[8]徐丽敏.大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案[J].科技资讯，2018

[9]崔靓.对电子文档一体化管理标准规范应用的探讨[J].建筑工程技术与设计，2017

文档一体化范文篇3

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

文档一体化范文篇4

【关键词】信息化；文档一体化；云共享；档案管理系统

文档一体化主要是一种基于“文书档案前端控制”“文书档案信息化建设论”以及“文件生命周期理论”为核心的档案管理理论，其体现了信息技术与文书档案管理工作相融合的趋势，是文书档案规范化、科学化以及现代化管理的必然要求。近年来，虽有很多单位开始着手文档案一体化建设工作，但并没有取得理想的成效。鉴于此，文章重点对该领域展开阐述，希望能够帮助相关单位改革文书档案管理工作，实现收益最大化。

一、文档一体化概述

所谓文档一体化主要是指从资源统筹、资源整合以及高效管理的角度出发，借助信息技术对文书资料进行全方位管理，使文书档案能够实现“一站式管理”与“一站式服务”目标的管理机制。文书档案信息化管理背景下文档一体化具有以下特点：第一，数字化。文档一体化需要借助档案管理系统以及其他数字化技术。这就意味着文书档案必须以数字化的形式呈现。第二，注重分工协调与整体控制。文档一体化是一项系统工程，不能单靠档案管理部门发力，也需要其他业务部门给予一定的配合与支持。只有各个部门相互配合，才能最大限度地发挥文档一体化的优势，使文书档案的整个生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文档一体化强调文书工作与档案工作的有效衔接。各种文书资料形成不同的档案后，能够打造不同的文书档案数据库，便于后期查询。因此，确保文书工作与档案工作的有效衔接，才能真正提升管理效能。

二、文档一体化的必要性

（一）便于档案利用，是为单位决策提供重要依据的必然要求。在众多档案类型中，文书档案是为单位管理工作提供决策支撑的依据。做好文档一体化工作，进一步梳理文书的类型，可以更好地对政策文件、会议纪要、工作方案、公文文件、发言材料以及其他类别的文书资料进行整合，便于后期的检索和使用。除此之外，推动文档一体化工作，可以有效建立文书档案管理台账，减少台账中记录的内容，实现高效管理。（二）实现信息数据共享，是避免重复劳动的内在要求。过去一段时间里，部分单位虽然在文书档案管理领域投入了较多的人、财、物，但并没有取得应有的成效。归根到底，主要是文书档案在归档、整理、加工以及更新过程中存在重复劳动的现象。文档一体化则能够很好地解决这一问题。通过建设文档一体化管理体系，能够确保文书档案以及其他相关的数据实现“一次输入，多次使用”的目标。一方面，建立相应的文书档案数据库，可以供多个有权限的人员查询和录入资料，实现信息数据同步与共享，避免发生重复劳动的现象；另一方面，建立相应的文书档案数据库后，可以为后期档案外部共享、档案外部传输提供基础。

三、文档一体化存在的常见问题

（一）文书档案归档范围不明确。文书档案有众多的类别，不同类别具有不同的效用。文档一体化工作不能仅仅着眼于某一类别，应强调全面性、系统性和协调性。当前，部分单位文书档案归档范围不明确，许多应当归档的文件资料没有录入档案管理系统或者相应的数据库，影响了文档一体化进程。同时，归档范围不明确也导致有些文件资料长期没有归档，而是存放于相应的业务部门，进而导致文书档案丢失。（二）信息技术的应用程度低。文档一体化工作离不开数字信息技术的支撑。如果不能很好地将数字信息技术融入文档一体化工作中，将会阻碍该项工作的进程。当前，部分单位对于信息技术的应用度不高，典型表现如下：一是档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间仍然存在技术壁垒，难以实现数据共享。同时，相关的文件也无法在系统之间进行传输和共享，影响了工作效率。二是云共享技术应用度不高，上下级单位、同级业务关联单位之间利用文书档案的整体效率低下。部分单位尚未购置相应的云存储空间，导致文书档案共享建设步伐滞后。三是大数据技术应用度不高，档案管理人员挖掘、查找相关信息资源的效率低，难以适应新形势下档案管理要求。（三）文书档案数据库建设滞后。文书档案规范化是文书档案信息化建设的一大目标。要实现这一目标，必须要对文书档案进行合理分类，形成相应的数据库。然而，当前部分单位文书档案数据库建设滞后，典型表现在以下方面：一是没有及时对文书档案进行分类、编号以及著录，后期检索难度大。二是没有及时对档案进行编研，档案专题建设工作缓慢，无法形成系统化、科学化以及条理化的档案管理体系。三是文书档案数据库建设工作的分工不明确，档案管理人员压力较大。部分业务部门没有主动对文书资料进行初步处理，导致档案管理人员后期仍需要对档案进行加工和整理。在这种情况下，档案管理人员没有多余时间开展数据库建设工作。（四）文书档案安全问题凸显。实际上，文书档案一体化以后，文书档案对互联网、物联网技术的依赖度会加深。与此同时，文书档案管理系统、文书档案数据也容易遭受病毒攻击以及黑客攻击，进而导致文书档案被非法加密、篡改。例如，2017年WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒对许多企业、事业单位甚至行政机关的档案管理系统进行攻击后，将相应的涉密文件予以非法加密并进行勒索，导致相关单位损失巨大。

四、文档一体化的有效对策

（一）明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。无论是传统的文书档案管理模式，还是现阶段信息化的管理模式，立卷归档都是文书档案管理的基础。单位只有明确并细化文书档案的归档范围，才能避免信息资料在收集与归档中出现差错，进而搭建系统化的管理体系，夯实文档一体化的基础。总体而言，实践中可以立足于单位实际状况，按照下列三种类别对文书资料予以归档。一是政策公文类。政策公文类的文件资料是单位开展工作的依据，其会影响单位日常管理工作。因此，必须要做好政策公文类文件资料的文档一体化工作。二是会议类。单位在发展过程中会召集并组织多种类别的会议，进而形成会议纪要、照片录音、影像资料、工作方案以及工作报告。对该类文件资料进行一体化处理，能够更好地落实相关会议精神，为后期的考核提供参考。（二）综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。文档一体化建设需要依托相应的信息技术，才能做到应收尽收，科学管控。一是要从技术层面打通档案管理系统、公文系统、办公系统以及其他系统之间的信息传输壁垒、数据同步壁垒以及信息共享壁垒，确保简单的数据能够自动生成以及复杂的文件能够一站式传输。二是要充分应用好云共享技术，探索与百度云、阿里云、360云以及其他云终端供应商的合作，实现上下级单位、同级业务关联单位之间在非涉密档案范围内的共享。三是要进一步发挥大数据在挖掘、查找信息资源领域的优势，加快文书资料收集、归档效率和质量，减轻档案管理人员工作压力。（三）建设文书档案数据库，发挥文书档案决策咨询作用。文书档案具有重要价值，能够为单位日后行政管理以及其他工作提供依据。从利用文书档案的角度来看，单位要建设文书档案数据库：一是要及时对文书档案进行分类、编号以及著录，制定相应的规则，实现规范化管理的目标。二是要做好文书档案编研工作，结合单位的需求建设相应的文书档案专题。例如，可以围绕政策法规建设文书档案专题，对相关的政策法规进行集中整合，形成系统化、科学化以及条理化的档案管理体系。三是要理清权责，进一步探索分工协作、相互协同的文书档案管理机制。一方面，由各个业务部门根据规章制度的要求对文书资料进行初步处理。单位各个业务部门的相关责任人要增强自身归档意识，重视前期控制工作，避免后期重复加工；另一方面，文书档案管理人员按照数据库建设的要求对文书档案进行精细化加工，并将档案录入数据库。（四）重视文书档案安全管理，确保文书档案价值。各个单位在文档一体化建设工作中既要侧重于文书档案数字化处理与信息化管理，更要从安全端对文书档案进行管理。一方面，要建立文书档案安全管理体系，形成相应的安全管理制度，提升档案管理人员安全防范意识；另一方面，单位可以利用新型加密技术以及其他安全保密技术对文书档案进行管理。单位也可以通过内外网隔离的方式对文书档案进行管理，减少安全风险。

五、结语

现阶段，信息化技术发展速度较快，文书档案管理工作有必要作出相应的变革，提升管理质量，才能真正确保文书档案管理工作的正常开展。文档一体化工作能够缩减工作流程，减轻档案管理人员工作压力，为档案管理工作注入新活力，值得在实践中推广并应用。一方面，从档案管理人员这方面来看，档案管理人员要辩证、客观、多角度地看待该项工作，摸清文档一体化工作的规律，不断改进管理方式，确保文书档案管理工作的实效性；另一方面，从单位这方面来看，一要明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标。二要综合应用多种信息技术，推动文档一体化建设步伐。三要建设文书档案数据库，发挥文书档案决策咨询作用。四要重视文书档案安全管理，确保文书档案价值。相信在各方人员的不断努力下，文档一体化工作的效率和价值会进一步凸显。

【参考文献】

[1]张瑾.基于文档一体化的数字档案室建设方法[J].兰台内外,2020(06):29-30.

[2]朱婷.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].办公室业务,2020(02):95+112.

[3]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务,2019(07):183.

[4]王芳.文档一体化文书档案信息化管理措施解析[J].办公室业务,2018(17):44.

文档一体化范文篇5

1企业行政机关文档一体化管理概述

文件和档案的管理一直是一体化管理的重点，如果不提前进行文档有序管理，则易造成异常影响。此外，档案文书管理也比较复杂，档案来源于文书，文书工作的质量决定档案工作质量，根据文件管理和档案的物质需求和要求等，结合行政机关文件以及管理系统的要求等，实现一体化操作。为了满足实施文件的需求，以系统化理论作为基础，从系统化的角度入手，借助计算机和网络技术进行操作，以符合理论指导要求。此外，机关文书的种类比较多，统筹规划和指导很重要。统筹规划、科学管理等符合要求，在系统化分析的阶段进行处理，一般情况下，采用计算机技术和网络技术等能凸显出优势[1]。企业行政机关在文书管理阶段如何最大限度开发文件是关键，在一体化的管理和实施后，符合自动化系统要求。根据现状和实施要求，需要了解现有的文件信息类型，结合档案信息的相关指标和共享程度等，最大限度进行文件和档案信息的管理。企业行政机关的一体化文档管理在现有基础上实施，必须提升工作效率，文档一体化管理体现了行政机关网络信息程度，整体优势明显[2]。

2企业行政机关文档一体化管理现状

根据当前行政机关文案管理的具体要求，在整个工程中必须凸显出管理的优势。企业行政管理有重要的意义，在实际文件落实的过程中，影响文档一体化管理的因素较多，具体如下。2.1电子文件内容变动大。电子文件是可以修改的，内容变动大。文件修改后识别难度大，因此，把握原有的状态难度比较大，根据文件类型和电子文件传递信息的类型等可知，需要做好元件的界定工作。电子文件在众多的电子计算机上显示后，便于进行保存。在操作过程中需要提前进行系统识别，此外，元件和复印件的种类多，在文件保存的过程中需要适应新的环境。文件的长期保存需要掌握固定类型，结构和格式等可能出现变动，电子文件不再是固定的形式，结合存储载体和文件类型模式等，提前进行分辨。2.2电子档案管理人才匮乏。对电子文件、电子文档以及归档后的文案进行管理，需要工作人员掌握系统的实际类型。电子档案管理需要人才支持，在信息收集、积累和整理的过程中，对企事业机关的具体管理有严格的要求，但是部分工作人员相关知识缺乏，导致整体管理现状不容乐观。2.3管理软件有局限性。当前在系统软件管理的过程中，可能存在手工文件，增加了难度。结合一体化管理系统和其他要求等，可能存在重复性或者档案不统一的现象。在智能性分析的基础上，如何进行安全评估很重要，软件本身有局限性，导致检索质量差。2.4缺少统一的标准。长期以来，文件工作和档案工作等采用的是分开管理模式，文件的类型比较多，在一体化实施中，需要掌握实际类型，如果存在管理难度大的情况，则发挥现有标准模式的标准作用，提升档案服务能力。但是在实施过程中存在缺少统一标准的现象，管理难度大。

3做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施

针对当前企业机关文档管理过程中存在的各种问题，在后续实施过程中需要明确一体化管理的内容和要求，只有按照系统要求进行落实，才能提升稳定性。以下对做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施进行分析。3.1进行分项目组织管理。结合组织形式和现有的管理案例要求，原有的项目管理存在很多问题，如果不提前进行管理，则易出现异常现象。分立管理符合要求，行政部门在实施过程中需要做好所属关系对比工作，结合对应的部门管理概况和文件以及档案形式要求等，一体化管理后整体吻合率高。档案的落实很重要，结合支持力度和配合情况等，文件和档案工作可能存在失去平衡的现象，在一体化管理的阶段，要掌握办公自动化系统，政府网上管理的过程中，对涉及的办公人员、机构和制度以及办公环境等需要进行改革处理，机关档案工作相对来说是适应的，如果不及时进行管理，整体上显得比较滞后。3.2创新组织体系。结合现有的文件和档案类型，在现有基础上确定行政关系和业务指导的隶属关系。计算机系统的优势明显，网络通信作为当前重要的手段，在现有管理基础上需要适应自动化新技术条件要求，以文件类型和生成等作为基础，在知识经济时代，确定合适的事业管理制度。在各项管理体系创新管理的基础上，了解范围和趋势，执行现有的文档管理流程是关键，以自动化系统为基础，提前确定工作标准，约束各项行为，保证文档管理的稳定性[3]。3.3完善现有的业务规范。文档一体化管理发展到一定阶段后，需要进行理论建设，政策指导建设符合要求，需要积极发挥理论形式的优势，导向作用明显，在实施阶段必须了解政策指导的具体作用，在标准化实施的阶段，科学化、规范化和标准化的方式等符合业务形式要求，在各项业务指导的阶段，明确文档类型、协同作用评估很重要，根据文件生命周期和职责要求等进行协调分析，保证业务内容形式符合要求。尤其是工作人员，对企业行政机关的文案类型进行归纳和整理、周期建设也是关键，在协调统一处理过程中确定自动化措施，满足要求[4]。3.4树立整体管理理念。根据办公自动化的系统应用要求，在当前管理过程中，先进的数字、网络技术和传输工具等作为基础，在机关行政管理的过程中，以计算机作为基础，系统化的处理后能发挥信息共享的优势。文件、档案一体化管理不只是在传统的文书档案管理领域，而是覆盖各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件、档案，通过综合管理，充分发挥各个部门文件、档案的整体效果。单位的文件和划分等很重要，结合现有的标准形式和规范要求等，形成一个有机整体，各类文件系统管理能实现紧密衔接，数据共享也是关键，在当前系统化管理的过程中明确文件类型，只有按照系统要求落实，才能符合要求。

4结语

文档一体化管理以自动化系统为基础，在实施过程中，如何凸显出系统化的优势是关键。结合用户需要和软件系统的升级要求等，在软件开发和应用中，提前进行维护和处理。结合成本评估和文案管理的内容要求，对档案进行编辑处理。当前文档一体化管理的应用范围逐渐扩大，在运行和实施中需要了解一体化管理的具体作用，只有做好一体化管理工作，才能符合要求，促进整体进步。

参考文献

[1]安娜.企业行政机关文档一体化管理系统[J].电子技术与软件工程,2015(10):59.

[2]黄晓薇.政府机关文档一体与电子文件管理分析[J].科技创新导报,2011(29):221.

[3]王彩荣.行政机关的文档一体化管理[J].黑龙江史志,2011(12):44,48.

文档一体化范文篇6

论文摘要：本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。公务员之家

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

文档一体化范文篇7

本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

文档一体化范文篇8

1文档一体化是机关实现行政管理信息网络化的内在要求文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件与档案同源一体。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量关系着档案工作的质量，没有文书工作就没有档案管理工作。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，它们是档案的前身和源泉。档案是文书的变体、精华和归宿。所以，文件管理和档案管理的物质对象是一致和统一的，二者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。

文档一体化历来是档案界改革的热门话题，特别是八十年代以来，档案工作者立足于系统理论的应用，借鉴西方文件与档案一体管理的模式，从理论上明确提出了文档一体化的可行性发展思路，并且断言:文档一体化是机关行政管理信息网络化的发展趋势。这种预言正随着二十世纪九十年代中期以来迅猛发展的机关行政管理信息网络化逐步成为现实，不断为人们所接受。这是因为以往的文件管理与档案管理的分流，已不能适应机关信息共享和管理信息网络化的要求。比较而言，文档一体化的管理方法更具有科学性和可操作性，同时，机构改革后机关在减员增效的要求下，人们只能去寻求科学的管理方法，以提高工作效率。今天，人们正从机关网络信息共享和效能建设的视角，再次关注文档一体化和机关行政管理信息网络化的发展趋势。

2文档一体化与机关行政管理信息网络化互为条件互为补充

所谓“文档一体化”就是将文件管理与档案管理纳入一个网络化办公系统，特别是计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每个环节上，尤其是在公文向档案转化的关键环节上，都能体现档案工作的要求，使文档实体一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作与档案工作规范化衔接和信息共亡当毛矜。

2.1文秘工作与档案工作规范街接是提高档案质量的基础

文秘工作是办公室的主要工作之一，机关行政管理信息网络化对文秘工作的规范化提出了更高要求，文秘工作和档案工作衔接的主体是公文，公文是文秘工作的主要产品，档案来源于公文，高水平的档案管理工作是建立在规范处理公文的基础上的，文秘工作是档案工作的前提性、基础性工作，它们是既紧密联系又相对独立的两个基本方面。

《国家行政机关公文格式》规定，公文用纸一般用60克每平方米至80克每平方米的胶板印刷纸或复印纸，型号为国际通用的A4型。装订要求左侧汀，不掉页、漏页、压字等，钉脚整齐，否则就会影响公文的严肃性、美观性和档案的完整性。版记是文书部门和档案部门相互衔接、川页利实现“文档一体化”的一个重要标识，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，更会给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加“文档一体化”的操作难度。《国家行政机关公文处理办法》规定公文有13种，但实际应用时“决定”和“意见”不分，“请示”和“报告”不分，“通知”和“通告”混用现象等时有出现，这不但削弱了公文的作用，而且也为档案管理留下了后患。此外，底稿不齐，编号不规范，归档原件是传真纸不经过复印就归档，撰写文件材料及领导签字不用碳素或蓝黑墨水笔等，都使档案的真实性受到威胁。

2.2保护电子文件安全是档案馆(室)的新课题

随着机关行政管理信息网络化的逐渐完善，电子文件将成为档案的主体，保护其安全自然成为摆在我们面前的新课题。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分必要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档到电子档案的保管、利用的全过程。

电子文件形成后即成为电子文件档案，应及时进行积累，以防止在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件，一经定稿就不得进行任何修改，CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份，归档时要进行全面、认真的检查:查看内容是否齐全完整、真实可靠;相应的机读目录、伺服软件、其他说明是否一同归档;归档的电子文件是否为最终稿本;电子文件与相应的纸制或其他载体文件的内容及相关说明是否一致等。在技术方面，应查有无病毒，读出信息的准确性等。

归档的电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应做写保护处理，使之处于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。电子文件存档后不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损历信息。科学有效地保护电子文件是文档一体化管理的主要内容之一，能否科学有效地进行管理，将直接影响在机关行政管理信息网络化条件下的文档一体化进程。

2.3机关行政管理信息网络化推动文档一体化进程

在美国等发达国家，政府机关中没有“文件”与“档案”的界限，按照文件生命周期理论，所有机关现行保存的是文件而非档案，从某种意义上讲，机关行政信息系统中文件与档案本来就是一体化管理的信息，也无一体化的说法。在我国机关，文件管理与档案管理同属国家行政信息管理系统范畴，是行政信息管理系统中互相衔接的工作阶段和环节，是两个密切联系的管理子系统。

文档一体化无疑将促进机关文件和档案管理水平的提高，这是因为它采用的是科学的系统理论和先进的技术手段，是以机关行政管理的网络化为依托。机关行政管理信息网络化将从根本上消除各自为政、工作脱节和重复劳动对管理水平带来的负面影响，建立相互协调、相互合作的新关系。对于档案部门来说，不仅能缓解档案库房的拥挤状况，而且能使档案工作者摆脱大量的重复劳动，{足进档案管理水平的提高。文档一体化要求采用计算机等现代化的技术手段，为文件和档案实现由手工管理向现代化管理提供保证，进一步促进机关文件与档案管理水平的提高。

3文档一体化是机关行政管理信息网络化改革的重要方向

目前，机关文件和档案管理工作存在的主要问题是，文件和档案管理低水平、工作低效率和信息低利用，解决这些问题的根本出路在于机关文件和档案工作的彻底改革。文档一体化管理正是这些改革的一剂“良药”，是今后机关文件与档案改革的重要内容，是办公自动化改革的重要体现。

3.1文档一体化有利于提高机关文件和档案孺索与戴践工作效率

文档一体化离不开办公自动化这一强大体系的支撑，因为它需要利用计算机强大的信息存储、检索、数据处理、网络传输等功能，实现行政管理信息的有效共享。在文件、档案的各个管理环节，其效率都将比传统的手工管理有显著提高。同时，文档一体化也要求从系统管理理论出发，组织和协调文件管理与档案管理的各个环节的运行，充分运用系统的整体效能，发挥系统最佳的管理效益，以提高机关文件和档案管理的能力与效率。因此，无论是从技术手段还是管理方法上，文档一体化都将提高机关文件和档案管理的工作效率。

3.2文档一体化有利于最大限度地开发文件和档案信息资源

文档一体化范文篇9

关键词：文书档案；文档一体化；信息化管理

1概述

随着计算机信息技术的推广和应用，以及办公自动化（OA）系统的广泛应用，文书档案立卷模式发生了深刻变化，文书档案工作一体化日益受到青睐。文档一体化，就是将文书处理与档案管理这两项既联系又区别、既独立又相互关联的工作纳入统一信息化管理应用系统中，实现文书处理与档案管理无缝衔接、彼此配合，提高文档工作效率。在实践中，文书处理需要交拟、撰稿、核稿、签发、缮校、用印等多道环节，文书处理应遵循其形成过程，把好每一个环节，把好质量关，并将办结的文书及时输入计算机，实现规范、统一管理，为文书立卷归档奠定扎实基础。文档一体化管理模式下，档案正是从文书转化而来，将应归档文书通过计算机信息技术进行筛选、立卷、整理、编目、检索，实现了真正意义上的文档一体化管理。

1文档一体化理论基础

文档一体化伴随着计算机信息技术的诞生发展，以及档案理论研究的深入而逐渐兴起，有着科学的理论基础。1.1文件生命周期论。1940年，美国档案学家布鲁斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英国档案学者在布鲁斯的基础上，将“文件生命周期”划分为“现行文件—暂时保存—永久保存”“三阶段”；1983年，前美国档案局长罗兹将“文件生命周期”划分为“文件形成—利用和保护—鉴定选择—档案管理”四阶段。文档一体化成为“四阶段”理论的生动实践探索。1.2前端控制论。所谓前端控制，是指计算机技术应用于形成的电子文件中，从电子文件形成之始或之前便进行有效管理，直至文件进入归档环节，全过程进行规划管理。前端控制理论是在电子文件产生后给档案管理工作流程及内容变化提出的新论断，体现了在文件处理与档案管理全面、系统、优化思想。1.3后保管论。1981年，美国档案学家汉姆首次提出“后保管”理论。信息革命的到来，决定档案工作的社会记录、利用、存储信息方式发生了深刻变化，促进了档案管理步入了“后保管时代”。1996年，加拿大档案学者库克系统阐述了“后保管模式”，提出档案管理从关注实体文件逐步向文件、文件形成及过程的目的、意义、联系、关系、智能的关注，透视出新时期文件处理与档案管理的有机联系。

2文档一体化的主要特点

与传统文档分离管理相比，文档一体化档案管理具有显著特点：2.1整体性。文档一体化将文书处理与档案管理两个相对独立的管理过程成为一个有机整体，借助计算机及相关办公软件实现一体化管理。文档一体化加强了文书部门与档案部门之间的常态化联系，集合了文件收集、整理、归档等业务流程，提高了案卷质量。2.2效率性。文档一体化离不开计算机技术的应用，办公自动化系统实现文件撰稿、核稿、签发、缮校，以及档案立卷、归档、编目、检索的全方位自动化，打破了传统手工操作模式，无论是文书形成还是档案管理的效率都显著提升。2.3经济性。文档一体化管理模式下，文件起草、录入、存储，以及档案收集、归档均可借助计算机操作系统进行操作管理，实现一次输入无限次输出，避免重复手工操作，节约大量人力、物力、财力，经济效益显著。2.4规范性。文档一体化是借助计算机系统中预先设定好的操作单元，依据统一格式、统一要求、统一标准、统一流程，进行文书起草和档案管理，实现文件处理和档案立卷管理的规范化、标准化。

3文档一体化的现实意义

新时代，信息技术的应用，实现了文书处理与档案管理的无缝衔接，文档一体化管理对落实信息技术条件下档案管理新要求、提升办公和档案管理效率具有积极的现实意义。3.1落实档案管理新理念。2020年是落实档案事业“十三五”规划的收官之年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确提出，各级档案管理部门应全程监督指导电子文件形成、积累及归档。因此，“文档一体化”理念的贯彻落实是执行新时代档案管理方针政策的现实需要、推动档案事业发展的重要举措。3.2适应信息时代新需要。随着计算机信息技术、网络技术的应用和发展，机关OA系统深入普及，实现了无纸化办公新模式。大量电子文件利用OA系统实现了从起草、转发、办理、归档等全过程自动化、信息化。在此背景下，将文书档案管理关口前移，秉持全生命周期理论，重视电子文件后保管，也是适应信息时代文档管理的新需要。3.3提升管理水平新途径。文档一体化管理，借助计算机信息技术，建立起电子文件撰稿、核稿、办理、归档等一整套完整链条，不仅提升了文书处理的效率，而且简化了从文书处理到文书档案收集、归档流程，这是促进机关管理能力和水平的重要组成部分。

4文档一体化档案信息化对策

文档一体化档案信息化管理是一项复杂、系统性工程，需要将各业务系统与档案管理有机衔接，实行文件形成至归档全过程管理。4.1完善顶层规划设计。根据《档案法》《保密法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相关规定和要求，加强文档一体化系统设计，将档案管理业务与办公（OA）自动化系统相融合，建立公文办理、移交、接收、归档、借阅、查询等一体化电子数据管理模式。使通系统顶层设计中既涵盖文书处理的所有环节，又包括档案管理的所有内容，畅通文档一体化管理渠道。4.2统筹推进系统融合顶层设计是前提和基础，而统筹推进文档系统的深度融合则是关键。结合单位工作职能及部门实际，将已有办公系统与档案系统实现兼容，增加各个业务系统中文件的档案属性，严格按照档案管理系统中的数据格式、标准和要求，将电子文件转化成为档案系统中可接收、识别和导入的格式，实现电子文件自动“导入”“导出”，满足电子文件从形成、接收、归档、保管、打印、查询和利用全过程管理。4.3严格全程监督管理。严格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，将档案管理的“关口迁移”，按照档案管理的标准和要求，将电子文件管理提前至文件形成之初，如根据纸质文件归档范围及保管期限，将与之相对应的电子文件上添加相应的档号、页数、保管期限、责任者、密级等相关的档案管理要素。从文件形成之始，便严格按照档案管理流程进行运转，待文件办理流转结束，点击系统中的“提交归档”按钮，即可实现实时在线归档。然后，再经档案部门人员进行审核，正式归入档案管理系统，实现文件的全生命周期管理。4.4加强人员教育培训。文档一体化的最终实现离不开一支高素质的档案队伍。一方面，要切实加大档案从业人员的业务技能培训，尤其是在大数据、云计算条件下，要加大办公自动化、网络化，以及计算机信息网络技术的业务知识培训，不断提升档案工作者信息化业务素能，打造一支复合型人才队伍。另一方面，根据机关单位档案工作业务数量，以及人员编制情况，实时加大人才引进力度。重视拥有档案学专业知识、掌握一定的计算机信息技术的复合型人才的引进。此外，改善档案人员工作环境，加大激励措施，为档案管理工作营造良好氛围。

参考文献：

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文档一体化范文篇10

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。