文档范文10篇

文档范文篇1

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

文档范文篇2

二、凡上级机关、下属单位及不同隶属关系的其他机关发至本委的文件、传真、通知一律由委机要室统一收拆、登记、分送、归档。委领导本人或处室收到外单位直接发来的公务性文件和参加会议领发的公务性文件一律送机要室登记处理。

三、机要室收到的文件应及时送传处理，传阅的文件分为急件、速件、一般件三类。急件必须随到随传随处理，速件应在当日传阅后退还，一般件传阅不应超过三日。阅文人如需从传阅文件夹中抽出文件将文件转递有关处室或有关人员处理，应退还机要室按批示办理。

四、印发文件，必须经办公室主任审核，主管主任或主任签发，属国家秘密的要确定秘级后方可打印发送，签发后的原稿及打印件（两份）必须交机要室存档。

五、对市委、市政府下发的红号文件，要严格管理，不得丢失，委领导和各处室阅完后及时退回机要室，按要求于次年三月底前将全部来文退回市委、市政府。

六、机关工作人员借阅自己主管业务范围内的文件，必须在机要室办理借阅登记手续，处室阅毕后应及时清退。借出的文件，由借阅人妥善保管，不得转借，涂沫、撕页、修改。委党组会议记录、主任办公会议记录不外借，确因工作需要需查阅的，须经主任批准，要机要员的监督下，在机要室查阅。

文档范文篇3

关键字：穷举法、解密、EXCEL文档、WORD文档、密码

Excel和Word提供了多种方法限制访问用户文档，以免未经授权者的查看和更改。但在信息化的今天，用户需要记忆的密码太多，一旦密码丢失，用户将无法打开或访问该文档，给用户造成很大的损失。能否借助计算机的高速运行，解开密码呢？通过尝试，笔者认为：在无法弄清Excel和Word加密算法的情况下，利用穷举法尝试解密文档，是解密唯一的选择。

1.实现原理

本程序选用VB6.0编写，并充分利用了Office组件中的对象库，穷举尝试各种口令，达到解密文档的目的。

⑴巧用整数的取整及取余，产生密码字符串

Excel和Word文档密码可以是字母、数字、空格以及符号的任意组合，最长可达15个字符，且区分大小写。

本程序的破解过程利用一个两层循环，产生选定字符的排列组合（尝试密码），其中外层循环控制密码的位数，内层循环生成N位密码的所有排列组合。产生尝试密码的方法是：将一个N位字符串密码（password）作为一个“数值”，该“数值”每个位上的“数字”属于选定字符范围，且该“数值”与一个整数（X）一一对应，并满足以下条件：0≤X≤ArrayLenN-1（ArrayLen是选定密码字符范围的总字符数，如：仅选定数字时，ArrayLen=10；仅选定数字和小写字母时，ArrayLen=10+26=36）；对X整除、取余N-1次，对每次的余数Y做以下操作：password=password+CharArray(Y)（注：CharArray是存放选定字符的一维数组），最后做以下操作：password=CharArray(XMODArrayLen)+password，产生的password就是整数X对应的N位字符串。

⑵利用VB的错误处理功能，尝试口令破解

当运行程序尝试一个密码时（用该密码打开文档），若密码错误，则会产生运行错误。为此，必须在尝试口令前，使用OnError语句打开一个错误处理程序；由于本程序是尝试各种口令，当一个口令错误时，直接尝试下一个口令即可，因此，应使用“OnErrorResumeNext”语句。

那么，如何得知找到口令了呢？VB有一个内部错误对象Err，它的Number属性中的值是用来确定发生错误的原因。在尝试一个口令后，检查Err.Number中的值，以确定该口令是否正确。

⑶破解过程中的中断

利用穷举法解密对系统资源的占用是十分惊人的，在解密的过程中CPU的利用率几乎是100%，若不加入解密过程中的中断，计算机系统会处于一种假死机状态。为此，在破解过程的内循环中加入了DoEvents函数。DoEvents函数提供了一种取消任务的简便方法，它将控制切换到操作环境内核。只要此环境中的所有应用程序都有机会响应待处理事件，应用程序就又恢复控制。使用该函数的优点是：不会使应用程序放弃焦点，且后台事件能够得到有效处理。

2.具体实现过程

编程实现时，需要机器安装有VB应用程序及MicrosoftOffice组件。

⑴新建VB工程，并对其初始化

新建一个VB工程，取名Get_Password，将启动窗体命名为FrmMain。首先选择“工程”菜单中的“引用”，在“引用”对话框中选择“MicrosoftExcel10.0ObjectLibrary”和“MicrosoftWord10.0ObjectLibrary”（注意：如果安装的是Office2000或Office97，应该选择Excel对象库和Word对象库的9.0版或8.0版）。其次在“工程”菜单中“部件”对话框中，选择添加“MicrosoftWindowscommoncontrols-2.5(sp2)”和“MicrosoftCommonDialogcontrol6.0”，以便在窗体设计中使用微调控件和对话框控件。

⑵在FrmMain窗体上添加控件

在FrmMain窗体上，按照下图的位置添加表1中的控件，然后根据表1修改每个对象的属性。

表1：

序号控件名称控件属性及其属性值

1FrameName=Frame1，Caption=选择加密文件（*.DOC、*.XLS）

2FrameName=Frame2，Caption=选定密码字符范围：

3FrameName=Frame3，Caption=选择密码的长度：

4ComboBowName=Combo1

5CommandButtonName=CmdBrowse，Caption=浏览

6CommandButtonName=CmdStartCrack，Caption=开始破解

7CommandButtonName=CmdQuit，Caption=退出系统

8CheckBoxName=ChkDigital，Caption=数字(10)

9CheckBoxName=ChkLowercase，Caption=小写字母(26)

10CheckBoxName=ChkUppercase，Caption=大写字母(26)

11CheckBoxName=ChkSpace，Caption=空格(1)

12CheckBoxName=ChkBracket，Caption=括号(6)

13CheckBoxName=ChkOthers，Caption=其他OEM字符(26)

14TextBoxName=txtPasswordStartLong，Text=2

15TextBoxName=txtPasswordEndLong，Text=2

16TextBoxName=Text1

17UpDownName=UpDown1，BuddyProperty=Text，Wrap=TRUE，Increment=1

BuddyControl=txtPasswordStartLong，Max=15，Min=118UpDownName=UpDown2，BuddyProperty=Text，Wrap=TRUE，Increment=1

BuddyControl=txtPasswordEndLong，Max=15，Min=1

19CommonDialogName=Dialog，DialogTitle=请选择加密的Excel或Word文档

Filter=Excel(*.xls)，Word(*.doc)|*.xls;*.doc

20LabelName=Label1，Caption=破解进度：

21LabelName=Label3，Caption=从：

22LabelName=Label5，Caption=到：

⑶为以上对象编写下列代码

为了便于理解，程序中增加了适当的注释。

OptionExplicit

PrivateSubCmdBrowse_Click()

Dialog.ShowOpen''''showthedialog

Combo1.Text=Dialog.FileName''''settheFilenametextboxtotheselectedfile

Combo1.Refresh

EndSub

PrivateSubCmdQuit_Click()

End

EndSub

PrivateSubCmdStartCrack_Click()

StaticblnProcessingAsBoolean

DimwdAsNewWord.Application,xlsAsNewExcel.Application

DimOpenReturn

Dimstrpath,pass,StrTemp,all_char(100)AsString

DimJ,K,Password_Start_Long,Password_End_Long,ArrayLenAsInteger

DimI,TempAsLong

ArrayLen=0''''数组初始化

IfChkDigital.Value=1Then

ForJ=ArrayLenToArrayLen+9

all_char(J)=Chr(Asc("0")+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+10

EndIf

IfChkLowercase.Value=1Then

ForJ=ArrayLenToArrayLen+25

all_char(J)=Chr(Asc("a")+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+26

EndIf

IfChkUppercase.Value=1Then

ForJ=ArrayLenToArrayLen+25

all_char(J)=Chr(Asc("A")+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+26

EndIf

IfChkSpace.Value=1Then

all_char(ArrayLen)=""

ArrayLen=ArrayLen+1

EndIf

IfChkBracket.Value=1Then

all_char(ArrayLen)="("

all_char(ArrayLen+1)=")"

all_char(ArrayLen+2)="{"

all_char(ArrayLen+3)="}"

all_char(ArrayLen+4)="["

all_char(ArrayLen+5)="]"

ArrayLen=ArrayLen+6

EndIf

IfChkOthers.Value=1Then

ForJ=ArrayLenToArrayLen+6''''33to39

all_char(J)=Chr(33+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+7

ForJ=ArrayLenToArrayLen+5''''42to47

all_char(J)=Chr(42+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+6

ForJ=ArrayLenToArrayLen+6''''58to64

all_char(J)=Chr(58+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+7

all_char(ArrayLen)=Chr(92)

ArrayLen=ArrayLen+1

ForJ=ArrayLenToArrayLen+2''''94to96

all_char(J)=Chr(94+J-ArrayLen)

NextJ

ArrayLen=ArrayLen+3

all_char(ArrayLen)=Chr(124)

all_char(ArrayLen+1)=Chr(126)

ArrayLen=ArrayLen+2

EndIf

IfArrayLen=0Then

MsgBox"错误：没有选择''''密码使用的字符''''",,"请选择密码使用的字符范围..."

ExitSub

EndIf

IfblnProcessingThen

IfMsgBox("真的要中断解密过程吗？",vbYesNo,"用户中断任务")=vbYesThenblnProcessing=False

Else

CmdStartCrack.Caption="中断破解"

blnProcessing=True

strpath=Combo1.Text

Ifstrpath=""Then

MsgBox"错误：没有选择''''需要解密的文件''''",,"请选择需要解密的文件..."

ExitSub

EndIf

strpath=Trim(strpath)

Password_Start_Long=Val(txtPasswordStartLong.Text)

Password_End_Long=Val(txtPasswordEndLong.Text)

IfPassword_Start_Long>Password_End_LongThen

Password_Start_Long=Val(txtPasswordEndLong.Text)

Password_End_Long=Val(txtPasswordStartLong.Text)

EndIf

Label1.Caption="破解进度："

Label1.Refresh

OnErrorResumeNext

IfUCase(Right(strpath,3))="XLS"Then

ForK=Password_Start_LongToPassword_End_Long''''破解excel开始

ForI=0ToArrayLen^K-1

pass=""

Temp=I

ForJ=1ToK-1

Temp=Temp\ArrayLenpass=all_char(TempModArrayLen)+pass

NextJ

pass=pass+all_char(IModArrayLen)

SetOpenReturn=xls.Workbooks.Open(FileName:=strpath,Password:=pass)

Text1.Text=pass''''显示破解进度

Text1.Refresh

IfErr.Number<>0Then''''如果解密成功,打开文档,显示密码,退出过程

Err.Clear

Else

Label1.Caption="文档密码："

Text1.Text=pass

Me.Refresh

xls.Visible=True

CmdStartCrack.MousePointer=0

CmdStartCrack.Caption="开始破解"

blnProcessing=False

Setxls=Nothing

ExitSub

EndIf

DoEvents

IfNotblnProcessingThenExitFor

NextI

IfNotblnProcessingThenExitFor

NextK

xls.Quit

Setxls=Nothing

Else

ForK=Password_Start_LongToPassword_End_Long''''破解word开始

ForI=0ToArrayLen^K-1

pass=""

Temp=I

ForJ=1ToK-1Temp=Temp\ArrayLen

pass=all_char(TempModArrayLen)+pass

NextJ

pass=pass+all_char(IModArrayLen)

OpenReturn=wd.Documents.Open(FileName:=strpath,passworddocument:=pass)

Text1.Text=pass''''显示破解进度

Text1.Refresh

IfErr.Number<>0Then''''如果解密成功,打开文档,显示密码,退出过程

Err.Clear

Else

''''MsgBox"wordpassword"

Label1.Caption="文档密码："

Text1.Text=pass

Me.Refresh

wd.Visible=True

CmdStartCrack.MousePointer=0

CmdStartCrack.Caption="开始破解"

blnProcessing=False

Setwd=Nothing

ExitSub

EndIf

DoEvents

IfNotblnProcessingThenExitFor

NextI

IfNotblnProcessingThenExitFor

NextK

wd.Quit

Setwd=Nothing

EndIf

CmdStartCrack.Caption="开始破解"

IfblnProcessingThenMsgBox"没有找到密码，可能是密码位数不对!",,"提示信息..."

blnProcessing=FalseEndSub

3.时间复杂度分析

一个算法的时间复杂度，是指该算法的时间耗费，是该算法所求解问题规模n的函数。根据前面讲的实现原理，我们知道，破解算法的时间耗费主要集中在尝试打开OFFICE文档上，因此，当我们假设破解一个N位字符串密码，且选定密码字符范围的总字符数为ArrayLen时，该算法的时间复杂度是O(ArrayLen^N)。即，当N确定后，该算法的时间复杂度是N次方阶；当ArrayLen确定后，该算法的时间复杂度是指数阶。都是高数量级的时间复杂度。

4.说明

穷举法解密对系统资源的占用是十分惊人的，在解密的过程中最好不要运行其他应用程序。如果安装有瑞星等杀毒软件，应将杀毒软件的“office安全助手”去掉，以便加快程序的运行速度。

该程序在WinXP+OfficeXP+VB6.0环境下测试通过，笔者随便测试了一个5位数字密码，在P4机器上，8分钟左右即可解开口令。

文档范文篇4

水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。

文档范文篇5

水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。

文档范文篇6

关键词：数字签名；加密技术；数字证书；电子文档；安全问题

Abstract:Today’sapprovalofnewdrugsintheinternationalcommunityneedstocarryouttherawdatatransmission.Thetraditionalwayofexaminationandapprovalredtapeandinefficiency,andtheuseoftheInternettotransmitelectronictextcankeepdatasafeandreliable,butalsogreatlysavemanpower,materialandfinancialresources,andsoon.Inthispaper,encryptionanddigitalsignaturealgorithmofthebasicprinciples,combinedwithhisownideas,givenmedicalapprovalintheelectronictransmissionofthetextofthesecuritysolution.

Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues

1引言

随着我国医药事业的发展，研制新药，抢占国内市场已越演越烈。以前一些医药都是靠进口，不仅成本高，而且容易形成壁垒。目前，我国的医药研究人员经过不懈的努力，开始研制出同类同效的药物，然而这些药物在走向市场前，必须经过国际权威医疗机构的审批，传统方式是药物分析的原始数据都是采用纸张方式，不仅数量多的吓人，而且一旦有一点差错就需从头做起，浪费大量的人力、物力、财力。随着INTERNET的发展和普及，人们开始考虑是否能用互联网来解决数据传输问题。他们希望自己的仪器所做的结果能通过网络安全传输、并得到接收方认证。目前国外针对这一情况已⒘四承┤砑欢捎诩鄹癜汗螅际醪皇呛艹墒欤勾τ谘橹そ锥危媸被嵘兜脑颍诤苌偈褂谩U饩透谝揭┭蟹⑹乱敌纬闪思际跗烤保绾慰⒊鍪视榈南嘤θ砑创俳夜揭┥笈ぷ鞯姆⒄咕统闪斯诘那把亓煊颍胰涨肮谠谡夥矫娴难芯坎皇呛芏唷?lt;/DIV>

本文阐述的思想：基本上是参考国际国内现有的算法和体制及一些相关的应用实例，并结合个人的思想提出了一套基于公钥密码体制和对称加密技术的解决方案，以确保医药审批中电子文本安全传输和防止窜改，不可否认等。

2算法设计

2.1AES算法的介绍[1]

高级加密标准（AdvancedEncryptionStandard）美国国家技术标准委员会(NIST)在2000年10月选定了比利时的研究成果"Rijndael"作为AES的基础。"Rijndael"是经过三年漫长的过程，最终从进入候选的五种方案中挑选出来的。

AES内部有更简洁精确的数学算法,而加密数据只需一次通过。AES被设计成高速，坚固的安全性能，而且能够支持各种小型设备。

AES和DES的性能比较：

（1）DES算法的56位密钥长度太短；

（2）S盒中可能有不安全的因素；

（3）AES算法设计简单，密钥安装快、需要的内存空间少，在所有平台上运行良好，支持并行处理，还可抵抗所有已知攻击；

（4）AES很可能取代DES成为新的国际加密标准。

总之，AES比DES支持更长的密钥，比DES具有更强的安全性和更高的效率，比较一下，AES的128bit密钥比DES的56bit密钥强1021倍。随着信息安全技术的发展，已经发现DES很多不足之处，对DES的破解方法也日趋有效。AES会代替DES成为21世纪流行的对称加密算法。

2.2椭圆曲线算法简介[2]

2.2.1椭圆曲线定义及加密原理[2]

所谓椭圆曲线指的是由韦尔斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所确定的平面曲线。若F是一个域，ai∈F,i=1,2,…,6。满足式1的数偶(x,y)称为F域上的椭圆曲线E的点。F域可以式有理数域，还可以式有限域GF(Pr)。椭圆曲线通常用E表示。除了曲线E的所有点外，尚需加上一个叫做无穷远点的特殊O。

在椭圆曲线加密（ECC）中，利用了某种特殊形式的椭圆曲线，即定义在有限域上的椭圆曲线。其方程如下：

y2=x3+ax+b(modp)(2)

这里p是素数，a和b为两个小于p的非负整数，它们满足：

4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,则满足式（2）的点（x,y）和一个无穷点O就组成了椭圆曲线E。

椭圆曲线离散对数问题ECDLP定义如下：给定素数p和椭圆曲线E，对Q=kP,在已知P,Q的情况下求出小于p的正整数k。可以证明，已知k和P计算Q比较容易，而由Q和P计算k则比较困难，至今没有有效的方法来解决这个问题，这就是椭圆曲线加密算法原理之所在。

2.2.2椭圆曲线算法与RSA算法的比较

椭圆曲线公钥系统是代替RSA的强有力的竞争者。椭圆曲线加密方法与RSA方法相比，有以下的优点：

（1）安全性能更高如160位ECC与1024位RSA、DSA有相同的安全强度。

（2）计算量小，处理速度快在私钥的处理速度上（解密和签名），ECC远比RSA、DSA快得多。

（3）存储空间占用小ECC的密钥尺寸和系统参数与RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存储空间小得多。

（4）带宽要求低使得ECC具有广泛得应用前景。

ECC的这些特点使它必将取代RSA，成为通用的公钥加密算法。比如SET协议的制定者已把它作为下一代SET协议中缺省的公钥密码算法。

2.3安全散列函数（SHA）介绍

安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美国国家标准和技术局的国家标准FIPSPUB180-1，一般称为SHA-1。其对长度不超过264二进制位的消息产生160位的消息摘要输出。

SHA是一种数据加密算法，该算法经过加密专家多年来的发展和改进已日益完善，现在已成为公认的最安全的散列算法之一，并被广泛使用。该算法的思想是接收一段明文，然后以一种不可逆的方式将它转换成一段（通常更小）密文，也可以简单的理解为取一串输入码（称为预映射或信息），并把它们转化为长度较短、位数固定的输出序列即散列值（也称为信息摘要或信息认证代码）的过程。散列函数值可以说时对明文的一种“指纹”或是“摘要”所以对散列值的数字签名就可以视为对此明文的数字签名。

3数字签名

“数字签名”用来保证信息传输过程中信息的完整和提供信息发送者的身份认证和不可抵赖性。数字签名技术的实现基础是公开密钥加密技术，是用某人的私钥加密的消息摘要用于确认消息的来源和内容。公钥算法的执行速度一般比较慢，把Hash函数和公钥算法结合起来，所以在数字签名时，首先用hash函数（消息摘要函数）将消息转变为消息摘要，然后对这个摘

要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。

4解决方案：

下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：

要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。

4解决方案：

下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：

图示：电子文本传输加密、签名过程

下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：

具体过程如下：

（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。

（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。

（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。

（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。

（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。

（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。

（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。

（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。

这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。

5方案评价与结论

为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。

本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。

参考文献：

1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.

2．康丽军。数字签名技术及应用，太原重型机械学院学报。第24卷第1期2003年3月P31~34.

3．胡炎，董名垂。用数字签名解决电力系统敏感文档签名问题。电力系统自动化。第26卷第1期2002年1月P58～61。

4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.

5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.

6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。

7.贾晶，陈元，王丽娜，信息系统的安全与保密[M]，北京：清华大学出版社，1999

8．陈彦学.信息安全理论与实务【M】。北京：中国铁道出版社，2000p167~178.

9．顾婷婷，《AES和椭圆曲线密码算法的研究》。四川大学硕士学位论文，【馆藏号】Y4625892002。

下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：

具体过程如下：

（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。

（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。

（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。

（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。

（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。

（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。

（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。

（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。

这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。

5方案评价与结论

为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。

本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。

参考文献：

1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.

2．康丽军。数字签名技术及应用，太原重型机械学院学报。第24卷第1期2003年3月P31~34.

3．胡炎，董名垂。用数字签名解决电力系统敏感文档签名问题。电力系统自动化。第26卷第1期2002年1月P58～61。

4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.

5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.

6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。

7.贾晶，陈元，王丽娜，信息系统的安全与保密[M]，北京：清华大学出版社，1999

文档范文篇7

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

三、文档一体化管理系统

一般情况文档一体化管理系统是由收文管理、发文管理、归档管理和文档管理4个模板组成，各模块之间具有一定的关联性，信息可实现集成化共享，对电子文件到电子文档的自然归档和一体化管理的实现具有促进作用。收文管理：是对上级公文和平级来文通过电子文件的形式进行处理和记载，根据公文的登记日期、流转状态和急缓程度等过程信息，用户可通过相应的操作快速找到相应的文件，并进行有效的处理，该过程主要由登记、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成。发文管理：该环节主要是由发文起草、流转、文件催办、流程监控和文件等步骤组成的，即起草电子文件之后，各级主办与会签部门的人员逐级进行审批和修改，最后交由上级签发，待正式公文形成后进行登记和归档，要对内部制定的外来文件进行处理和转发的。归档管理：对电子文档进行归档主要有以下两种形式：（1）利用机构内部局域网的电子公文传输系统通过电子签章、完整性验证等措施进行自动归档，同时保障了电子文件的有效性和完整性，该环节实现后，电子档案生成，电子文件的管理权也就为档案管理部门所有，相关业务人员尽可通过系统授予的权限对电子档案进行查询，但不能进行任何修改。（2）各立卷部分在将纸质档案移交给档案馆时，需将光盘和磁盘等存储电子信息的载体上交，该方式主要是对某些机密性电子文档或重要凭证进行移交的，且需要采取相应的物理隔离措施和安全防护方法对文档的厚度进行管理，比如，不能将涉密的档案存储在网络上，以防泄密。文档管理：对档案的移交、接收、审核、保存、管理、查询、统计和利用服务的提供等工作需严格按照国家颁布的电子档案归档和管理的相关规定和标准进行执行，同时，根据档案的来源或类别等信息，档案形成机构可建立通过年度、部门和实体分类进行快速检索的档案信息资源库，便于相关人员的查询和利用。

四、文档一体化在管理上的优势

实施文档一体化管理，有利于保障文件和档案的质量，提高文档管理工作水平；有利于二者相互协调、合作；有利于文件向档案的转化工作，其优势主要体现在：整体性。文档一体化将文件管理和档案管理的全过程作为整体统筹把控，打通文件归档壁垒，缩短归档时间。保障了档案四性。效率性。文档一体化实现了文件、档案管理的全方位自动化，在实际的运行过程中，降低了公文流转强度的同时提升了公文的办理速度，打破了传统的手工操作的旧模式，提高了工作效率。而文档一体化管理可全面、详细地记录电子文件的流转情况，有助于管理人员实时监督电子文件的办理过程，有效提升了公文提交和运转的效果，避免了文件积压情况的出现。经济性。以往档案整理工作需要大量的手工劳动力，且在文件归档的过程中容易出现重复著录等情况，且档案工作的质量较低。而文档一体化从文件形成阶段就采用系统管理，做到一次输入多次输出，相关人员只用对电子文件和纸质文件的准确性和完整性进行核对，避免了重复劳动，节约了大量的人力、物力和财力。前控性。文件是档案的基础，文件处理的质量直接影响到档案质量。运用系统对文件、档案进行一体化管理，可以对文件处理进行有效控制，实现从文件到档案的有效转换，为档案质量奠定基础。

五、当前文档管理系统的普遍状况

1.用途单一，功能点重复。文档管理软件产品的种类众多，但在功能上没有较大差异，多为数据库增加了一个交互界面。这类文档管理系统在一定程度上使文档人员摆脱了部分繁杂的手工操作，但普遍存在通用性差、安全性低、检索质量不高、共享程度低等问题，未充分创造使档案工作适应社会发展需要的新的工作模式，不能满足文档一体化管理的需要。2.标准化程度低。文档管理软件的标准化是文档管理工作标准化进程中重要的组成部分。但是目前文档管理软件多为短期行为，不考虑过去和今后，新旧软件无法接轨，数据无法共享，导致很大的资源浪费。

六、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的业务策略

1.文档生成一体化。（1）通过文件体系结构设计实现文档生成一体化基于“文档一体化”的文档管理系统通过元数据和目录结构的二维分类概念来构造文件体系结构。文件元数据（type）即文件的实质，通常由系统后台设置，它的分类是横向的，可以打破各种文件的内容和用途界限；而目录结构（folder）又将打破界限的文件重新根据内容和用途进行组合，用于前台展示，使用户方便、直观的查找所需文件。在文件向档案转化的过程中，文件的分类目录发生改变，归档人员根据文件的内容和性质选择相应的档案目录，补充档案相关的元数据，如：档案号、归档人、归档日期、保存期限等。这样的文件体系结构设计突破以往文档系统仅以文件种类来划分的固有模式，解决文件向档案转化过程中元数据丢失或损坏的问题，在文件形成时就确保了文件和档案元数据的一致性和安全性。（2）通过加强文件前端控制实现文档生成一体化对文件的前端控制也是保证文档生成一体化的重要内容，是实现电子文件全程管理的重要保障。前端控制要通过系统设计和应用规范两方面来保证。一方面，系统设计时应依据国家标准从元数据的定义、分类、执行强度、缺省值等方面对文件元数据、档案元数据、系统基本元数据和文档扩展元数据等设置一定的规范。系统在文件生成时，可以依据元数据设置，实现元数据内容自动校验、自动捕获、错误纠正，从系统设计上保证元数据形成的规范性和准确性。另一方面，文档管理系统的开发商应提供相应的产品应用规范，明确各种文件生成时需要采集和捕获的元数据，以建立统一的文档数据著录、修改规范，保证文档数据形成的规范性、数据信息的准确性和信息的可检索性。2.文档管理一体化。系统设置文件库、移交库、预归档库和档案资料库，覆盖文件向档案转变的全过程。用户的文件可以在适当的时候批量进行整理，由文件库转移到移交库，档案人员进行预归档操作，再经过组卷、整理、添加相应档案元数据后，从文件状态转变为档案状态，最后正式进入档案资料库，成为真正的档案。此外，在文件全生命周期管理流程中，做好用户权限控制也至关重要。文件形成、使用、鉴定、归档、保管、利用和处置等不同阶段，要根据业务需要和分工授权设置包括浏览、只读、批注、关联、修改、删除、执行动作、更改位置、更改权限等不同的权限级别，并结合系统用户角色、系统模块、系统功能分别授权，以保证文档信息和元数据在系统中的安全性。3.文档利用一体化。（1）通过开发统一的利用模块实现文档利用一体化借阅利用模块是用户借阅文件和档案的统一入口，也是文档人员审批借阅申请、办理归还手续的统一平台。用户在此模块进行申请操作，完成对相关文档的借阅，实时获取所需资料和信息。在利用完成后，通过归还操作可快速归还文件档案，实现文档人员和用户操作平台的一体化。（2）通过建立多层次的检索工具实现文档利用一体化针对不同用户需求应设置不同的检索方式，如快速检索、普通检索、高级检索、全文检索。由于文档生成的一体化，部分档案元数据继承自文件元数据，因此，除非检索条件为档案专有元数据，正常情况下通过文件信息都能检索到相应结果，从而实现文档利用一体化。（3）通过设置多维度的展示方式实现文档利用一体化为满足不同用户对文件分类的不同需求，系统应根据元数据间组合顺序的变化，对文档目录树设置一种固定的展示方式，辅之以多种可选的展示方式，用户可根据工作习惯，选择符合自己偏好的文档分类展示方式，在同一页面实现文档展示利用一体化。

七、构建基于“文档一体化”的文档管理系统的安全策略

1.文件生命周期全防护。（1）根据文件时效和价值，分级分类定密系统在对文件进行定密时，要全面分析文档的时效性和价值性，分类分级定密，分类可分为技术文件、商务文件、财会文件和专业报告等；密级可以定为核心商密、普通商密等。定密措施可以通过属性化来实施，即加入一个元数据，使其在产生时就具备特性。（2）嵌入元数据，加密属性不能篡改系统加密服务对需要保护的文档按不同的策略进行加密，向该文档嵌入相应的元数据，加密后的电子文档的密级标志作为文档属性的一部分与文档内容不可分离，且密级标志也不能被篡改。（3）自毁机制是主动防护的最后一道屏障除以上加密措施外，为规避少数人员保密意识欠缺导致的泄密风险，在系统开发时，设置文档仅在授权域和用户使用，如果在其他终端打开，文档会开启自毁机制，显示为密文乱码，实现主动保护，作为最后一道屏障。2.用户授权管理全覆盖。系统开发时，对不同用户要结合其岗位特征进行授权，并根据岗位的变化动态调整。授权级别一般分为：访问条目、阅读、录入、下载、迁出、修改和删除。授权不是单一地针对用户授权，而是用户和文档分级分类相结合的混合授权。当用户岗位变化时，其授权访问权限需要调整，管理员可随时根据用户属性，删减、收回或增加某用户或用户组对加密文档的操作权限。3.文档操作记录可追溯。系统开发时应考虑文档系统的记录功能，系统通过详细日志反映相关用户在某时间在某个地址对文档执行的编辑、复制、打印、删除等操作，使得电子文件生命周期的审计跟踪简单、准确、高效且可追溯。

八、结语

将文档一体化融入文档管理系统建设中，是推进文档一体化管理、实现文档管理系统优化升级的必然要求。通过文档生成一体化、管理一体化、利用一体化的业务策略和文件生命周期防护、用户授权管理、文档操作记录追溯的安全策略，可有力促进电子文档管理技术的发展和文档一体化规范的建设。相信随着信息技术的进一步发展，基于“文档一体化”的文档管理系统功能也将日趋完善。

参考文献：

[1]杨要科，高艳霞.文档一体化在档案应用中的研究[J].兰台世界，2015

[2]严永官.“试论文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”[J].档案管理，2017

[3]刘鋆.“证据”与“记忆”的逻辑错配——基于文件连续体理论模型的批判性思考[J].档案与建设，2019

[4]任沁.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台世界，2017

[5]靳月庆.文档一体化研究[D].山东大学，2009

[6]田晓辉.电子文件时代文档一体化管理措施探讨[J].卷宗，2019

[7]米静.大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析[J].办公室业务，2019

[8]徐丽敏.大数据时代下文档一体化管理的构建与实施方案[J].科技资讯，2018

[9]崔靓.对电子文档一体化管理标准规范应用的探讨[J].建筑工程技术与设计，2017

文档范文篇8

（一）水文档案信息化对档案储存维护的重要性。在水文档案的记录填报完成后，面临的工作重点就转移到了档案的储存，维护档案安全，对水文要素记录的更新和修改以及怎么样能在水文档案突然损坏后及时进行补救上面了。传统的水文档案管理要进行上述工作是非常麻烦，人力耗损非常严重的一项工作。尤其对突发的文件损毁问题上，想要100％的对损坏的水文档案进行修补几乎是不可能的。但是，建立水文档案信息化管理后，使水文档案的贮存，修改、更新尤其是灾后修复方面变得简单、快捷，既节省了大量的时间以及人力、物力，还能够准确的对受损档案进行修复。水文档案信息化在档案备份方面也显示了相当大的优越性，现代化的存储技术是数据备份变得简单，高效，安全。无论是相同地域的文件备份还使不同地域的文件备份都能够轻松简单的进行操作，完全不再需要大量的人力物力。即使面对火灾、水灾等不可抗拒的自然因素对水文档案的损坏，在灾后也能够对这些损坏的文件进行恢复。

（二）水文档案信息化对档案共享的重要性。水文档案是大量水文要素观察统计的结果，主要用于相关水文模型的构建，规律的预测等，很多情况下，都需要对大量的水文数据进行计算与分析，要求能够在短时间内完成数万次的计算，主要包括对大量数据进行接收，分析，对比，进行结果展示等操作。往往这些计算已经超过了计算机的运算能力。但是信息化竖纹档案数据只需要少量接口就能够轻松的完成计算机程序的输入。如何能够在大量的数据中精确的找到需要的那部分数据是一个难题，而实行水文档案信息化管理后的现代信息检索技术就能够有效地解决来这个难题。另外，水文档案的建立也离不开水文资料的共享，水文档案建立需要各个观察站之间数据的重组，档案信息化之后就能够快速准确地将这些数据进行传输共享，轻松实现了一个地域多个监测站建立完善水文档案的愿望。在一些水利工程建设的情况下，需要调动多地的水文档案进行数据分析、规划，从而设计出准确的工程计划。如果只依靠传统的水文档案管理手段，要想调动多地的水文档案，则需要大量的人力资源进行借阅摘录，既浪费时间还浪费人力资源。但是，水文档案的信息化，就能够轻松的解决这个问题。只要相关人员申请资源共享，将相应地域的水文档案调出来，然后由相关人员进行分析就可以了。

二、结语

文档范文篇9

办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。在从事办公室工作的过程中，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的工作管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文档不知道哪里去找，不同的文档说法不统一等等，诸如此类的问题让人有点无从下手。

在管理文件、档案的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和数据文档。文档管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文档管理方面，目前还没有统一的标准。而在实践过程中，人们已经认识到了文档系统管理的重要意义，并且已开始体现在文档管理的工作中。

档案整理是档案管理工作的中心环节。科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。

建立良好的文档管理体系是我们能够流畅、有序工作的一个重要环节。

二、网点服务培训工作

良好的个人形象对客户传递一种信息，即优质的产品与卓越的服务，而这种信息传递的结果就是客户信任度的明显提升。在竞争日益激烈的今天，越来越多的企业和员工认识到职业形象和服务礼仪对企业形象和个人形象的重要性。

优质服务是银行创造价值永恒的源泉。一、服务是银行品牌的外衣，要体现管理层意志，做长远规划和系统性安排,在目前银行产品同质化现象严重，网点硬件条件相差无几的情况下，占领市场，赢得客户依靠的就是银行的服务。加强服务文化建设。培养良好的服务文化服务不是技巧，而是一种文化，不可能一蹴而就，文化的形成和发展要经过长期的沉淀和融合，需要一整套的制度安排。

银行服务培训是培养工作人员以客户为中心的现代银行服务理念，并且能够提升职业形象，树立服务意识，在银行服务工作中充分展示自己，以专业的方式与客户沟通，有利于提升营业网点的服务质量，吸引客户群体。

1、树立正确的职业化意识与积极的服务心态，增强爱岗敬业的精神。

2、通过训练掌握银行工作流程中的优质服务规范及行为举止，树立正面的银行形象。

3、掌握工作中必备的客户服务沟通技巧及服务知识，培养忠实客户。

4、通过投诉案例教学，提高应变能力和处理客户投诉的能力，把潜在的客户抱怨转变成赢得客户的机会。

5、打造良好的个人形象及企业形象，树立优质企业品牌形象。

文档范文篇10

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。