文档管理范文10篇

文档管理范文篇1

二、凡上级机关、下属单位及不同隶属关系的其他机关发至本委的文件、传真、通知一律由委机要室统一收拆、登记、分送、归档。委领导本人或处室收到外单位直接发来的公务性文件和参加会议领发的公务性文件一律送机要室登记处理。

三、机要室收到的文件应及时送传处理，传阅的文件分为急件、速件、一般件三类。急件必须随到随传随处理，速件应在当日传阅后退还，一般件传阅不应超过三日。阅文人如需从传阅文件夹中抽出文件将文件转递有关处室或有关人员处理，应退还机要室按批示办理。

四、印发文件，必须经办公室主任审核，主管主任或主任签发，属国家秘密的要确定秘级后方可打印发送，签发后的原稿及打印件（两份）必须交机要室存档。

五、对市委、市政府下发的红号文件，要严格管理，不得丢失，委领导和各处室阅完后及时退回机要室，按要求于次年三月底前将全部来文退回市委、市政府。

六、机关工作人员借阅自己主管业务范围内的文件，必须在机要室办理借阅登记手续，处室阅毕后应及时清退。借出的文件，由借阅人妥善保管，不得转借，涂沫、撕页、修改。委党组会议记录、主任办公会议记录不外借，确因工作需要需查阅的，须经主任批准，要机要员的监督下，在机要室查阅。

文档管理范文篇2

办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。在从事办公室工作的过程中，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的工作管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文档不知道哪里去找，不同的文档说法不统一等等，诸如此类的问题让人有点无从下手。

在管理文件、档案的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和数据文档。文档管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文档管理方面，目前还没有统一的标准。而在实践过程中，人们已经认识到了文档系统管理的重要意义，并且已开始体现在文档管理的工作中。

档案整理是档案管理工作的中心环节。科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。

1、对电子文件要进行分门别类地管理，要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。

2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障导致的文件丢失。

3、由于电子文件利用途径的多样化，尤其是在网络高度发达的今天，要做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。

建立良好的文档管理体系是我们能够流畅、有序工作的一个重要环节。

二、网点服务培训工作

良好的个人形象对客户传递一种信息，即优质的产品与卓越的服务，而这种信息传递的结果就是客户信任度的明显提升。在竞争日益激烈的今天，越来越多的企业和员工认识到职业形象和服务礼仪对企业形象和个人形象的重要性。

优质服务是银行创造价值永恒的源泉。一、服务是银行品牌的外衣，要体现管理层意志，做长远规划和系统性安排,在目前银行产品同质化现象严重，网点硬件条件相差无几的情况下，占领市场，赢得客户依靠的就是银行的服务。加强服务文化建设。培养良好的服务文化服务不是技巧，而是一种文化，不可能一蹴而就，文化的形成和发展要经过长期的沉淀和融合，需要一整套的制度安排。

银行服务培训是培养工作人员以客户为中心的现代银行服务理念，并且能够提升职业形象，树立服务意识，在银行服务工作中充分展示自己，以专业的方式与客户沟通，有利于提升营业网点的服务质量，吸引客户群体。

1、树立正确的职业化意识与积极的服务心态，增强爱岗敬业的精神。

2、通过训练掌握银行工作流程中的优质服务规范及行为举止，树立正面的银行形象。

3、掌握工作中必备的客户服务沟通技巧及服务知识，培养忠实客户。

4、通过投诉案例教学，提高应变能力和处理客户投诉的能力，把潜在的客户抱怨转变成赢得客户的机会。

5、打造良好的个人形象及企业形象，树立优质企业品牌形象。

文档管理范文篇3

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。

文档管理范文篇4

文字秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；同时，就一般情况而言，中小机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文字秘书和文档管理工作人员的自身素质。为此，本文就从文字秘书的自身修养谈起，进而就文字秘书的修养与文书档案管理的关系问题谈谈自己的认识。

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。公务员之家版权所有

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

文档管理范文篇5

1.上交文档不及时，文档质量不高。有的教师归档意识差，平时没有整理资料的习惯，到交文档的时候常常找不齐资料，甚至找不到该交的资料，总是一拖再拖，严重地影响了文档质量。

2.教学日历马虎，没有创新意识。教学日历是课程文档中的一项重要内容，主要考察教师一周的教学任务安排，要求教师把每周所教的内容和要达到的教学效果简明扼要地用英文表达清楚。有的教师对教学日历不重视，在表中只是罗列了教材上的一些章节，而没有具体的教学内容、教学目标及具体的实施计划，从中根本看不出学生这个学期要学到什么和能做什么。

3.试卷雷同，不利于学生的进步。有的教师每年教同一门课，结果每一年出的试卷都雷同，顶多把题的次序改变一下。其实试题完全可以出得灵活些，除考察一些重要知识外，更要综合测试一下学生分析问题、解决问题的能力。每一年的形势都有发展和变化，所以教学内容和试卷也必须相应地变化。

4.成绩单评分随意，不符合管理的严肃性。成绩单的考核标准一般由管理人员根据教学大纲上的考核要求制订，由于教学大纲由国外合作院校制订，考试（Test）的次数相对频繁，这对中国学生来说并不合适，于是和外方商量，减少正式考试的次数而改为课堂测试（Quiz）或作业（Assignment）的形式来弥补，给学生更多的发挥空间。但有的教师图省事，取消原有的期中考试（Mid-termTest），把其占有比例增加到平时考勤分中；还有的甚至把所有考试包括期末考试（FinalExam）都取消，而全部以作业的形式来打分，使学生的成绩来得太容易，增加了管理工作的难度。

5.非讲座型课程及机房上课课程的资料匮乏。非讲座型课程，如口语课程、研讨会、技术论文等，往往文档不齐全，有的甚至没有建立文档，这时也要用尽可能多的资料说明如何完成目标和进行测试的。有的课程比如电子商务、电算会计系统、财务管理计算机应用等课程是在机房上的，通过在电脑上安装相应的软件指导学生完成所有的作业和考试，所以相应的文档资料就比较欠缺。

二、加强文档管理工作的措施

1.做好宣传和普及工作，强化归档意识，提升文档质量。由于人们对文档管理的重要性认识不足，往往造成文档管理的边缘化，不被重视。文档管理人员要积极做好宣传和普及工作，让更多的人意识到档案工作的重要性，支持文档工作，形成良性循环。课程文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结，文档管理人员必须遵循“事前指导，事中监督鉴别、检查审核，事后整理、归档”的工作流程，以确保文档的质量，尤其对新任课的教师来说，做好事前指导工作十分重要，他们可以借阅以前的文档进行参考。针对平时疏忽整理而临时匆忙应付的情况，可以采取“预存档”的方法，工作落实在平时，把教学计划、个人简历以及平时的考试和作业等选取三份（好中差各一份）先行放入档案袋中，到了期末只要选取期终考试的好中差样卷三份并填写好成绩分析评价表，最后再仔细检查一遍交给文档管理人员，这样就可以起到事半功倍的效果。文档质量的好坏会给后人以示范效应，好的示范会带动后来者做的文档质量越来越高，而不好的示范则起到相反作用。

2.树立与时俱进的服务意识，加强创新意识，提升文档管理人员的素质。文档管理人员必须积极、主动、有意识地从多渠道收集有价值的档案资料，时刻关注学院发展的最新动态，牢固树立及时立卷归档的意识。文档管理人员同时还要不断提高自身的政治素质和业务素质，提供高效、便利、优质的档案信息服务，使教职工从利用档案信息的亲身经历中认识到档案工作的重要性，消除对档案工作的偏见和误解。

3.依靠领导支持，健全和完善文档管理制度。档案工作离不开领导的关心和支持，文档管理人员必须及时主动地向领导汇报工作，虚心听取领导的批评和建议，努力把工作做得更有序、更科学、更系统、更规范。同时健全文档管理制度，完善借阅制度。

4.建立内部审核制度，建立并完善激励机制。由教务部管理人员和部门领导组成内部审核小组，对课程文档进行一年一度的仔细审核，分别召开外教会议和中教会议，对优秀文档进行表彰，并给予一定的奖励，使每位教师更加重视文档工作，从而不断提高教学质量。

5.开展文档管理研讨会，开拓管理思路。文档管理工作需要管理人员和教师之间的相互配合才能完成得好。召开教师座谈会，大家献计献策，探讨课程文档管理方面的问题，由教学经验丰富的老师对教学大纲提出适当的修改意见，并与外方商讨如何进行改进，以便更有利于中国学生的学习。

6.学习先进管理手段，提高工作效率。现代信息化手段越来越发达，将文档管理的某些常规资料纳入教务信息管理系统的平台，可以减轻工作量、减少纸张浪费、方便教师自行下载，极大地提高了工作效率，使中外合作办学的文档管理工作更加适应信息化、现代化和科学化管理。

文档管理范文篇6

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。公务员之家版权所有

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员；第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求；第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。

文档管理范文篇7

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和某地场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

文档管理范文篇8

1生成期文件的管理

处于制作、接收、处置与发出的过程中，生成期的文件。需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程：文件→文件套→杂志匣→文件柜。

每个人准备若干个文件套；按类别或内容将使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上；责任人外出或离职时，按事由用文件夹对文件进行分类；依照一件事一个文件套的原则。务必将轻便杂志匣放到使用中文件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里；将办公室用的文件柜的局部空间划分进去，作为“使用中的文件柜”可使办公室每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料；使用开放式文件架，检索、管理都很方便，防止文件私有化。

2保管期文件的管理

这样的文件可分为保管型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保管中心”形式进行文件的永久保管和定期保存。保管型文件在性质上分为永久保管和定期保管两类，有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降。把需要定期保管的文件转移到保管型文件盒，保管型文件夹，保管型文件箱中，并标明“作废日期”文件保管到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保管型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保管型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立“保管中心”

3文件的废弃

其利用价值会降低，保管型文件随着时间的流逝。如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的方法进行：

1按文件进行废弃；

2按文件夹进行废弃；

3按项目进行废弃；

4按颜色进行废弃。

电子文件大量发生。对于电子文件的管理，随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展。需要注意以下几个方面。

要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，1对电子文件要进行分门别类地管理。使电子文件存储处于一种有序状态。

文档管理范文篇9

文件主要记录工程项目的进展，是工程项目的血液。一个团体之间的沟通，必须要通过文件进行展示，由于每个人对工程的理解、立场以及文化程度和在工程中的地位各不相同，在思想上也存在着严重的差异，再加上涉外工程存在语言差异性的问题，导致最终落实方案存在一定的差异性。因此，这就需要建立书面文档，对工程的进度、质量要求、合同等方面进行规定，从而减少不必要的沟通障碍。此外，建立明确的文档，还能为参与者提供广阔的思考空间。为了达到良好的沟通效果，各式各样的文档建立是非常有必要的，文档建立的过程中，它能够对项目进行记录管理，通过对文档进行储存，还能为其他项目的实施和标准制定提供合理的借鉴。项目文档管理并不会随着人员的改变、时间的推移而发生变化。如果只使用工作人员的记忆和思路进行工程项目的记录，这很容易由于记忆的偏差而导致项目管理出现漏洞，甚至会对工程项目信息造成严重的影响。此外，若未能对工程项目做好文档管理，在实施工程建设中，若要增加工作量则比较困难，人们在互相交流的过程中，主要习惯于使用口头交流，这样不可避免造成信息上的遗漏，对于工程项目的沟通更是如此，举个例子，一项工程在施工之前，其材料质量等方面都需要不同的工作人员进行审核，审核的标准和方法就需要通过建立文档来完成，倘若没有建立行之有效的文档管理体系，则严重影响到工程质量管理，从而导致工程质量下降。此外，文档的建立和管理要讲求一致性，过多的文档管理会让管理者和相关工作人员无从下手，影响工程项目的进度。

二、文档管理需要注意的相关事项

关于文档管理需要注意情况较多，下面进行详细分析。1.控制好文档的分数。在涉外工程项目的实施过程中，文件的数量和相关资料的数量管理是一个重要的问题。在工作过程中，会不可避免地出现大量文件资料以及工程资料，对于这一累积过程，文档管理人员要根据合同签订的内容，文件份数等，并考虑存档、实际运行等方面的实际要求，从而将文件的份数控制在合理的范围之内。此外，由于项目工程涉及的对象较多，其中包括：客户、监理、各级承包商、政府管理部门等，再加上政府相关管理部门等。因此，工程管理人员需要从多方面入手进行配合管理，根据不同的要求发放文件。举个例子，在工程施工的过程中，若出现旧有的建筑物、管线等，则必须要进行及时的处理，若将同一件事情分成多次文档输送的话，便会严重影响工程的进度，严重的还会导致进度缺失，企业蒙受损失等，这时候便必须采取同时发文的措施，将工程有关的对象均进行一同发送，从而加快处理速度。2.文档管理过程中要注意言辞。言辞的表达非常重要，无论是合同还是相关协议，如果文字表述不清楚的话，则容易产生误解，对工程产生巨大的影响。在工程召开例会的过程中，通常要进行一系列的汇报等。汇报的标题非常重要。单位需要解决的问题，这一个题目本身就存在严重的歧义，到底是单位要负责解决的问题，还是说遇到某方面的问题需要及时处理？如果不能及时进行调查的话，则很容易让人产生误解。在汇报的过程中必须要注意这方面的问题。特别是有语言差异的涉外项目，人们在语意的理解上存在着一定的差异性，这要求翻译人员具备相应的项目知识，从而更好地理解英文含义，避免在翻译的过程中出现失误而导致意思上的误解。3.建立负责制，配备专门的部门或工作人员进行文档管理工作。固定工作人员进行文档管理工作，专门负责接受或发送文件，并对文件进行及时的统计是非常必要的。在文件接收发的过程中，会出现多头发文的现象，若再加上每个人的理解不尽相同，则很容易对文档产生误解，文档的数量统计也比较困难。因此，建立相关的责任制度，有专门的工作人员对文档进行有效管理，才能对文档进行归纳统一，便于查询工作，促进项目管理的进行。4.注意保存好原件。原件非常重要，尤其是对于涉外工程项目来讲，如果出现了纠纷的话，则必须要按照国际相关法令进行解决，这就需要使用到原文件。根据国际商事务仲裁的相关规则表示，提交的证据，必须要是第一文件证据，即各种记录的纸张、录音、影像等。由此可见，对文件原件进行完整的保留，不仅有利于对纠纷进行处理，更有利于保障自身的利益。5.制定合理的文档编码体系，从而提高管理效率。对文档编码进行合理的制定和统一，能最大限度对文档的内容进行描述、分类甚至是命名。若编码的不一致的话，则很容易导致文件混乱现象。本文建议采用EXCEL软件进行文档的管理，该方法主要可以利用独特的排序功能，将文档的编码输入表中，并通过该功能对文档进行升降排序和总汇。其次，EXCEL表格中的超链接也非常实用，通过超链接，对库存网络中的文档进行查找，从而提高查找的准确性。

三、结束语

文档管理范文篇10

一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。