工程项目管理的文档管理研究

一、文档管理的重要性分析

文件主要记录工程项目的进展，是工程项目的血液。一个团体之间的沟通，必须要通过文件进行展示，由于每个人对工程的理解、立场以及文化程度和在工程中的地位各不相同，在思想上也存在着严重的差异，再加上涉外工程存在语言差异性的问题，导致最终落实方案存在一定的差异性。因此，这就需要建立书面文档，对工程的进度、质量要求、合同等方面进行规定，从而减少不必要的沟通障碍。此外，建立明确的文档，还能为参与者提供广阔的思考空间。为了达到良好的沟通效果，各式各样的文档建立是非常有必要的，文档建立的过程中，它能够对项目进行记录管理，通过对文档进行储存，还能为其他项目的实施和标准制定提供合理的借鉴。项目文档管理并不会随着人员的改变、时间的推移而发生变化。如果只使用工作人员的记忆和思路进行工程项目的记录，这很容易由于记忆的偏差而导致项目管理出现漏洞，甚至会对工程项目信息造成严重的影响。此外，若未能对工程项目做好文档管理，在实施工程建设中，若要增加工作量则比较困难，人们在互相交流的过程中，主要习惯于使用口头交流，这样不可避免造成信息上的遗漏，对于工程项目的沟通更是如此，举个例子，一项工程在施工之前，其材料质量等方面都需要不同的工作人员进行审核，审核的标准和方法就需要通过建立文档来完成，倘若没有建立行之有效的文档管理体系，则严重影响到工程质量管理，从而导致工程质量下降。此外，文档的建立和管理要讲求一致性，过多的文档管理会让管理者和相关工作人员无从下手，影响工程项目的进度。

二、文档管理需要注意的相关事项

关于文档管理需要注意情况较多，下面进行详细分析。1.控制好文档的分数。在涉外工程项目的实施过程中，文件的数量和相关资料的数量管理是一个重要的问题。在工作过程中，会不可避免地出现大量文件资料以及工程资料，对于这一累积过程，文档管理人员要根据合同签订的内容，文件份数等，并考虑存档、实际运行等方面的实际要求，从而将文件的份数控制在合理的范围之内。此外，由于项目工程涉及的对象较多，其中包括：客户、监理、各级承包商、政府管理部门等，再加上政府相关管理部门等。因此，工程管理人员需要从多方面入手进行配合管理，根据不同的要求发放文件。举个例子，在工程施工的过程中，若出现旧有的建筑物、管线等，则必须要进行及时的处理，若将同一件事情分成多次文档输送的话，便会严重影响工程的进度，严重的还会导致进度缺失，企业蒙受损失等，这时候便必须采取同时发文的措施，将工程有关的对象均进行一同发送，从而加快处理速度。2.文档管理过程中要注意言辞。言辞的表达非常重要，无论是合同还是相关协议，如果文字表述不清楚的话，则容易产生误解，对工程产生巨大的影响。在工程召开例会的过程中，通常要进行一系列的汇报等。汇报的标题非常重要。单位需要解决的问题，这一个题目本身就存在严重的歧义，到底是单位要负责解决的问题，还是说遇到某方面的问题需要及时处理？如果不能及时进行调查的话，则很容易让人产生误解。在汇报的过程中必须要注意这方面的问题。特别是有语言差异的涉外项目，人们在语意的理解上存在着一定的差异性，这要求翻译人员具备相应的项目知识，从而更好地理解英文含义，避免在翻译的过程中出现失误而导致意思上的误解。3.建立负责制，配备专门的部门或工作人员进行文档管理工作。固定工作人员进行文档管理工作，专门负责接受或发送文件，并对文件进行及时的统计是非常必要的。在文件接收发的过程中，会出现多头发文的现象，若再加上每个人的理解不尽相同，则很容易对文档产生误解，文档的数量统计也比较困难。因此，建立相关的责任制度，有专门的工作人员对文档进行有效管理，才能对文档进行归纳统一，便于查询工作，促进项目管理的进行。4.注意保存好原件。原件非常重要，尤其是对于涉外工程项目来讲，如果出现了纠纷的话，则必须要按照国际相关法令进行解决，这就需要使用到原文件。根据国际商事务仲裁的相关规则表示，提交的证据，必须要是第一文件证据，即各种记录的纸张、录音、影像等。由此可见，对文件原件进行完整的保留，不仅有利于对纠纷进行处理，更有利于保障自身的利益。5.制定合理的文档编码体系，从而提高管理效率。对文档编码进行合理的制定和统一，能最大限度对文档的内容进行描述、分类甚至是命名。若编码的不一致的话，则很容易导致文件混乱现象。本文建议采用EXCEL软件进行文档的管理，该方法主要可以利用独特的排序功能，将文档的编码输入表中，并通过该功能对文档进行升降排序和总汇。其次，EXCEL表格中的超链接也非常实用，通过超链接，对库存网络中的文档进行查找，从而提高查找的准确性。

三、结束语

随着经济全球化的不断发展，涉外项目的比例逐步提升，加强对文档进行有效管理是非常重要的。在管理的实际过程中，难免会出现各种问题，这就需要工作人员使用灵活的管理手段，在工程开展之前做好准备工作，从而提高管理质量，实现高效管理，提高工程项目的质量。只有这样，才能在激烈的商务竞争中发展。

本文作者:刘坤工作单位:大庆井下作业分公司