电厂物资管理库存子系统的作用小议

一、《物流管理系统V6.0》的功能

组成《物流管理系统V6.0》由初始化管理、库存管理、计划管理、合同管理、报表系统等多个子系统组成，每个子系统各自处理特定部分的物资流程，同时各个子系统之间又通过信息传递相互作用，涵盖了企业物资管理的各主要环节，形成一个较为完整的物流系统。其中库存管理子系统是通过计算机完成以下操作过程实现其功能：系统通过采购员填写日常所有物资入库单据，各领料单位根据使用项目填写物资的领料单，系统自动完成对应物资的库存管理功能，并提供多种口径进行物资统计、查询，能自动生成企业物资管理所需的报表和统计分析表。

二、《物流管理系统V6.0》的运行环境

为了能在所有部门实现物资数据共享，电厂使用了《物流管理系统V6.0》软件的网络版，运行于Windows9x/NT平台上，整个系统采用B/S、C/S相结合的开发方式，支持在Internet上的应用，前台采用Delphi语言和Java语言相结合的开发方式，后台支持MSSQLServer或Oracle等大型数据库。

三、组织和实施先决条件

1．完成初始化设置工作。

初始化设置工作包括：用户人员及权限、单据类型、物资仓库、物资分类、物资编码、物资标准代码、使用方向、领用部门、物资耗用预算等的设置及物资期初余额的录入工作。上述工作中难度及工作量最大的是物资编码的设置工作，因为物资编码又是运行此软件首要、必不可少的前提条件，所有具有操作权限的人员在操作自己的业务时，都需要使用物资编码进行工作。物资编码的使用贯穿整个软件，至今，在电力物资管理中，尚未形成统一的物资编码标准。众所周知，物资种类繁多、型号多样、规格复杂，所编出的编码要简便易行、容易记忆、使用方便，同时考虑编码要有扩充性、可延性和继承性。所以物资编码工作是一项艰巨而细致的任务，完成这项工作，相当于完成了整个物资管理软件初始化工作量的99%。根据上述编码原则，制定了符合电厂需求的编码规则，物资编码最大长度不超过20位，格式是：2，2，20形式，即第一、二位编码表示物资仓库的代码分类，第三、四位编码表示物资账本的代号即代表不同物资大类属性，第五、六位编码代表规格型号或图号或自然排序号，按照这种编码规则，把现有的物资及今后涉及到的物资全部增加物资编码、物资名称、规格型号、计量单位、图号、计划单价逐一录入到软件的物资编码系统中，终于完成了重中之重的物资编码初始化设置工作。之后，又二次修改和扩充编码，所编物资编码达到6000多个，为顺利运行物资软件打下坚固基础。

2．做好协调组织工作。

企业工作中，一项工作成功与否，取决于组织工作是否成功，我们推行《物流V6.0》工作也不例外。本软件的运行在全厂范围使用，涉及各大车间和科室，协调工作量非常大，需要每个部门的配合。为了保证物流管理系统的顺利进行，特制定下发：《计算机物资软件试运行的若干说明》《关于正式启用计算机物资管理系统的通知》《关于全厂费用的说明》《微机管理物资凭证的规定》和《物资编码系统说明》等文件，同时多次召集会议，征求大家在使用软件过程中的意见和建议；再则是根据费用的控制流程，管理权限下放到各对应科室，相应的科室输入物资计划定额，简化了审批程序。

3．根据电厂物资管理工作需要，提出改进措施。

《物流V6.0》软件的开发应用是面向全国各行业物资管理的通用软件，不是根据本电厂实际物资管理流程开发的，为了适应电厂的具体情况，多次对库存管理中的出入库、查询业务操作、报表管理取数等流程设计问题向开发商提出改进建议，如：发料红字的冲回、超计划定额发料、打印收发料单据时单页或连续打印不能同时设置，物资报表取数个别数字不准确、新增供应商的定位这些存在问题，通过电话、邮件通知开发商，无论什么时间，他们都及时帮助解决，对电厂推广物资软件起到了重要作用。

4．加强软件操作培训工作，快速提高应用水平。

软件未正式推广前，电厂派业务骨干参加珠海物资软件举办的培训班，之后，在电厂内部，专门邀请老师到现场讲解各种操作技巧，加上大家积极学习、实际操作练习，为正式推广应用软件打下扎实的工作基础。

四、应用软件带来的成效

《物流V6.0》软件的正式投入运行，是电厂物资管理上的一次跨越，其中物资出入库模块、定额管理模块、报表模块的运行实现了以下物资管理功能。

1．超前控制物资成本，提高经济效益。本软件开发物资耗用预算功能，即在计算机中开出某项费用的领料单时，软件把这张单据上的费用累加到对应的项目费用中，当累计耗用超出预算定额，填写领料单的界面就会给出提示，拒绝开票，真正实现了即时的定额管理，起到了预先控制物资成本的作用，解决了历年物资成本的大量超支问题。在当年使用本软件，就节约物资成本600多万元，很大程度上提高了电厂的经济效益。

2．数据共享，实现网上领料，减轻了劳动强度。以前领料模式是：核算员手工开具领料单，领料人再找主任审批盖章后，领料人拿着此单才能到仓库领取。保管员根据手工开具的领料单录入到旧程序中。实现网上领料后，核算员打开身旁的计算机，根据领料人的要求，直接在计算机上填制领料单提交后，网上经各自主任审批，领料人即可直接到仓库领料。通过网络数据共享，保管员就能看到这张已开具并审批的领料单，保管员不用重新录入领料单，避免了重复劳动。

3．简化对账程序，缩短对账时间，提高了工作效率。由于计算机统计的准确性，在完善了工作流程后，消除了人为疏漏，保证了物资统计数据与财务数据的一致性，每月对账时间由原来的一周缩短为现在的一到两天，并能准确无误地核对清楚。

4．查询各种物资数据，提供决策依据。本软件的应用，可给领导及相关人员提供查询物资数据。首先，软件随时可查询每一物资收、发料数量，实际采购单价、所有仓库库存金额。其次，查询各种物资统计月、季、年报表在很短的时间内自动生成，同时能及时、准确地查询某领用部门在某项费用或在某段时间内消耗的物资费用总额，为统一制订、规划、协调电厂各部门的物资费用的使用带来便利，为今后决策的正确实施提供依据。

5．实现了收、发单据的计算机管理。现在收、发料单据全部使用打印机打出，代替了手工开票，单据表面整洁、规范、清晰、没有改动，完全符合物资管理现代化、标准化要求。通过推广应用本软件，证明计算机在电力企业物资管理系统的应用是可行的，物资成本的超前控制，为今后提高电厂的经济效益提供了充分保障；数据共享将减轻业务人员的工作负担，可以提高工作效率，提高了电厂物资管理整体水平，使物资管理工作进入一个崭新的局面，达到了物资规范化、标准化、整体化、合理化的标准。

作者：赵小花单位：河北华电石家庄热电有限公司