科研档案管理信息化研究

［摘要］本文以农业科研院所档案管理为研究视角，针对农业科研院所档案管理信息化建设展开分析讨论，从农科院所档案管理信息化建设现状出发，提出推进农科院所档案管理信息化建设的建议,以更好地发挥农业科研档案在技术研究和成果转化中的促进作用。

［关键词］农业科研院所；档案管理；信息化

0前言

农业科研院所是农业技术研究与成果转化的重要机构，在实践工作中会形成大量档案信息，这些数据资料的高效管理对农业技术水平的提升发挥关键作用。信息化时代的到来，为农科院所档案管理提供了全新的技术支持，所以如何加快农科院所档案管理信息化建设步伐，更好地为农业发展服务，已经成为做好档案管理工作的关键。

1档案信息化建设概念

现阶段，档案信息化建设是指在档案管理活动中，灵活应用现有的信息技术提升档案工作的现代化水平，如数据库技术、大数据、数据扫描以及数据压缩技术等，结合实际情况重新对档案管理的新原则、新情况以及新理论等进行思考，明确当前时代背景下的档案管理与档案服务的整体框架，促使档案信息实现社会化服务，满足时展的需求，实际上其实质是利用信息技术进行管理、开发利用以及生成档案的过程。

2农业科研院所档案管理信息化建设现状

在现代农业发展中，农科院所承担着为农业发展提供技术支撑的使命，而在农科院所日常工作实践中会生产大量文件资料，为了有效管理这些档案资料，各单位都会成立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员。在工作中，档案资料需要经过规范化整理与归类，编制案卷目录、卷内目录为检索工具。近年来，信息化技术快速发展，部分单位开始将信息技术应用到档案中，极大程度地提高了档案管理效率，通过数字化方式对档案实施管理，同时利用门户网站以及OA系统等实现了对一部分档案资料的共享。但是，也有一部分农科单位受到经费、人员等因素的限制，档案信息化管理水平不高，信息化建设受到一定的制约。就目前发展实际情况来看，农业科研单位的档案管理信息化建设存在以下几个方面的问题。

2．1重视程度不足一部分农科院所受到人员编制等问题的制约，档案管理人员往往身兼数职，除了少数专职档案管理人员以外，那些兼职档案管理人员不能将工作的重点与重心放在档案管理工作上，导致档案管理的重视程度不足，管理工作开展的不够规范。一部分农科院所虽然主观上具备档案管理信息化建设的意愿，但是在实施信息化建设的过程中目标不够明确，思路不够清晰，对信息化档案管理带来一定的制约。

2．2管理不够规范现阶段很多农科单位档案管理信息化建设依旧处于起步阶段。在工作实践中针对生成的电子文件虽然能够很好地保存，但是所产生的电子文件在格式上不统一、兼容性匮乏，转换的难度比较大，所以信息化档案管理的效率不高。另外，长时间保存、备份电子档案的载体缺位，导致实践中往往消耗大量人力、物力、财力资源。基于此，农科院所档案管理信息化建设的道路上，需要尽快制定信息化档案管理的规范与标准，从而推动档案管理信息化建设进程。

2．3系统研发遭遇瓶颈在农科院所档案信息化管理中，管理系统是基础，一个单位如果自主研发一个档案管理系统，需要消耗很大的精力与时间，而且现阶段在农科单位的档案管理人员队伍中既懂档案管理专业知识又懂网络、信息技术、软件技术的人才非常匮乏。如果选择在软件公司购买管理软件，在经费上又会捉襟见肘，而且采购而来的软件是不是符合单位档案管理的需求也有待商榷。所以，在农科院所档案管理信息化建设的过程中，基础设施建设方面也是亟待解决的关键问题，亟须经济适用、功能齐全、安全高效、操作方便的信息系统。

2．4信息化档案管理时效性有待提升第一，客观性有待提升。电子档案容易更改，在更改之后不会留有痕迹，也容易复印，复制之后不容易分辨原件与复印件。基于此，电子档案的客观性与法律效力往往遭受质疑，而且现阶段国家并没有针对电子文件可否作为证据做出明文规定。所以在需要电子档案作为凭证的时候，往往需要借助纸质档案，这在客观上要求信息化档案管理必须要与纸质档案管理同步，无形当中增加农科院所档案管理的工作强度，也使档案信息化管理的价值大打折扣。第二，可用性有待提升。现阶段电子档案需要通过光盘、硬盘等进行储存。间隔一段时间，就需要将保存载体进行更换，并且光盘等载体往往会受到外界因素的干扰，如果出现问题，就会导致文件的丢失，“万劫不复”，所以在农科院所档案管理信息化建设实践中如何合理选择保存电子文件的载体也是需要集中考虑的问题。第三，安全性有待提升。互联网具备极强的开放性，这对于档案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建设实践中，数字平台建设是重要工作，而现阶段农科单位并没有统一的数据库管理系统和计算机安全标准，这就使得农科单位的电子档案容易受到病毒、黑客的威胁。所以在未来的发展中，如何进一步提高信息化档案管理的安全性也是需要集中考虑的问题。

3农业科研院所档案管理信息化建设对策

3．1理清思路，明确目标第一，构建科学的目标数据库。现阶段我国大部分农科单位档案信息化建设都处于起步阶段，在这一阶段中主要应该完成以下几方面工作：首先要确定本单位的档案隶属信息化管理的范围；其次，要制定电子档案机读的目录标准；再次，要研发或者购进检索软件；最后，要建立健全目录数据库。第二，循序渐进实现全文数字化。在这一阶段中，需要完成以下几个方面的工作：（1）将被纳入信息化管理范畴的档案资料实施高效的数字化转换；（2）建立起针对文档信息、图片信息、多媒体信息等各类型档案资料的归档标准；（3）建立健全综合性的档案数据库；（4）深入研究互联网环境中农科档案信息的使用方法，使用标准以及使用权限；（5）建立与完善档案信息的网络平台［1］。第三，逐步完善各类型电子档案资料。在这一阶段中，农科单位需要完成以下几方面工作：（1）逐步完善信息化档案体系；（2）对已经生成或者工作推进中刚刚生成的电子档案资料按照相关标准实施归档，进一步完善档案信息安全、档案利用与服务的规章制度；（3）结合本单位档案管理与档案服务的现实需要，针对电子文件的保存方法进行深入性研究，采取行之有效的措施提高电子档案的客观性与实用性。第四，要全面实现存量档案文件的数字化以及增量档案的电子化，进一步理顺档案信息化管理的工作流程，规范信息化档案管理的工作行为，逐步提高电子档案的服务效率与利用效率，全面推进档案信息资源共享［2］。

3．2转变方式，分工协作对于农业科研院所来讲，档案管理信息化建设的主要目标就是通过对现代信息技术的有效利用逐步提高档案管理工作的效率与水平，推动档案管理与服务的标准化、规范化、高效化展开。所以在未来的发展道路上，农科单位必须要积极转变传统工作方式，大力推进分工协作，加快档案信息化建设的步伐。第一，农科院所一定要研发或者购进适合本单位实际需求的OA系统，现阶段已经初步实现办公自动化的单位需要积极改进与完善信息系统，在档案信息管理平台建成之后，一定要构建起与OA系统相连的内部网络机制，进而为电子档案信息的共享以及电子文件的安全保管提供基础。第二，农业科研单位在日常工作中所生成的档案信息呈现出专业性强、复杂多样等特点，这就需要各部门之间的有效沟通与分工协作，科研与管理过程中所生成的各类型档案资料一定要严格按照规范化标准实施统一管理，进而保证档案资料在归档之后可以快速地搜索利用，从而提高农业科研院所档案服务的质量与效率。

3．3技术创新，确保安全在推进农科单位档案信息化建设的过程中，信息安全问题尤为重要。相关单位必须要进一步加大理论与技术研究力度，提高抵御信息安全风险的能力，从而打造高效、安全、实用的信息化档案管理平台，提高农科单位档案管理工作的整体水平。首先，农业科研院所要实现局域网与外网之间的有效隔离；其次，单位在推进信息化建设的过程中需要进一步完善信息安全管理制度，严格档案查询与利用的手续；再次，在系统建设与维护的过程中，一定要切实强化技术性安全防范措施，对于那些可以提供公开查询服务的档案资料需要设置防火墙，身份认证等安全措施，从根源上避免信息安全问题的出现，最大程度地确保农业科研院所的档案信息安全［3］。

3．4重视人才培养在信息化建设实践中，人才的培养是关键所在，所以相关单位一定要重视人员素质的提升与队伍建设。一方面，农业科研单位需要进一步优化档案管理工作人员的工作环境，建立健全激励机制与考核机制，从而吸引现代化档案管理人才加入队伍中，为档案管理信息化建设注入新鲜血液；另一方面，农业科研单位一定要重视对在职档案管理人员的培训教育，不仅需要提高档案管理工作人员的职业技能，同时需要提高相关人员的责任意识与服务意识，为信息化档案管理奠定坚实的队伍基础。

4结语

农科院所档案信息化管理实践中可以将档案管理与信息化技术整合到一起，进而提高档案管理工作的整体效率与水平，为科研活动以及科学技术成果转化做好服务，这是未来发展实践中档案管理工作的必由之路。基于此，农业科研院所一定要深刻认识到档案管理信息化建设的重要意义，提高该项工作的重视程度，明确信息化建设的整体目标、理清工作思路，将信息化建设提升到全局规划的高度，进而有步骤、有目标的开展档案管理信息化建设，加速信息化建设进程。同时，要结合档案信息化管理的需要，加大资金投入力度与人才培养力度，为信息化建设奠定坚实的物质基础与人力资源基础。

主要参考文献

［1］钱鸥，马超．探索大数据背景下科研院所档案管理信息化建设的趋势［J］．机电兵船档案，2017（5）：80－82．

［2］安娟，郑可锋，叶少挺．农业科研院所科研管理信息化建设刍议［J］．农业网络信息，2015（3）：26－29．

［3］闫美玲，张晓燕，严溦．基于SWOT分析的农业科研档案管理信息化建设［J］．农业科技管理，2009，28（6）：56－58，92

作者:温夏萍 单位:山西省农业科学院畜牧兽医研究所