现代图书和档案管理研讨

摘要：随着社会的发展、现代技术的进步、职业环境的改变，用户对知识信息的需求不断深化，对图书、档案、情报等信息服务的需求正在向全方位与综合化、开放化与社会化、电子化与网络化、集成化与高效化方向发展。本文就新时期如何做好档案与图书工作进行了浅显的探讨。

关键词：图书档案一体化信息资源

0引言

图书、档案、情报都是记录人类知识的载体，是社会和经济发展的历史记录，都可以被存储、传递和利用，在一定的条件下还可以相互转化。三者都讲究科学性、技术性、社会性、服务性，都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递，都有现实的实用性。图书、情报、档案工作的性质都具有双重性，既是一项专业性的工作，又是一项服务性的工作。但它们的最终目的都是为了存储、开发、利用信息，实现信息的价值。在新的时期，它们被赋予新的内容。

1图书与档案的联系与区别

要了解图书与档案的联系与区别，首先我们要弄清档案资料与图书各自的含义。

1.1什么是档案资料？什么是图书？在档案的管理过程中，资料的收集也是必须的。那么什么是与档案有关的资料呢？所谓资料，就是在档案形成的过程中，对学习、工作、生产和科研等有参考价值而收集和编写的一切文字记录和非文字记录材料，包括有关的书籍、刊物、报纸、简报、公报、小册子、传单、广告、图片、图表和地图等。所谓图书，就是以文字或图像等手段，记录或描述信息知识，以达到一定目的的出版物，它是人们表达思想、总结经验、传播知识的工具。

1.2图书与档案的共同点从档案资料和图书的定义可以看出，档案是一种知识的载体，而图书也是知识载体，知识性和载体性是档案与图书的共同属性。两者的内容、载体材料、目的和作用、基本职能、管理方法以及现代化手段均相同。古往今来，人们积累的知识大多记载于文献中。而文献包括档案、图书、情资料，它是以文字、图形、符号、声频等为主要手段的一切知识载体。档案和图书都是人们在社会实践活动中形成的，记录着人们的实践活动，是人类的记录，它们都作为记录知识的一种载体，对人类知识的继续和发展，有着重要的作用，获得所需要的，有用的知识，帮助人们征服自然、改选社会关系，创造新的知识，是人们获得知识的重要途径，档案和图书都是一种信息源。

1.3图书与档案的区别两者的区别在于：第一，档案具有较可靠的参考性，是档案文献二次、三次加工的产品，因而具有重要的参考价值和情闹价值，而不像图书作艺术加工。第二，档案具有界定性，基本能真实反映历史面貌。而图书是一种精神产品和艺术作品，不能作为一种档案来反映某一人物或事件的历史真实面貌。第三，档案具有区域性，具有明显的地域限制。而图书流通广泛，不受地域的限制。第四，档案具有一定的保密性，只能在确定的范围内利用，而公共图书则可以公开出版发行。第五，档案具有特定的服务性，它的服务对象与内容的针对性相一致，不便于普遍利用。而图书内容的广泛性和其商品属性决定其服务的广泛性，是公众的精神食粮。

2新时期图书与档案工作的发展趋势

2.1纸质档案逐渐像电子档案过渡，档案系统由传统馆藏建设向数字化建设发展，是必然的发展趋势。纸质档案具有的原生信息特点，和其载体一起，构成了纸质档案特有的、电子档案无法比拟的原始凭证作用；而电子档案以其现代化手段，在信息存储、输出、处理方面有着高效、快捷优势，可以摆脱时空的约束，实现资源共享。但是，由于电子档案自身的缺陷及管理的局限，直接影响了档案的稳定性、可靠性、真实性和完整性。所以，在未来一个时期，电子档案还不能完全替代纸质档案，但随着信息化的实施进程，纸质档案逐渐向电子档案过渡，是必然的发展趋势。

2.2档案、图书、情报一体化建设趋势。档案学、图书馆学、情报学在社会科学研究领域里有着共同的历史渊源和相似的发展历程。作为不同的二级学科，虽然也彼此有一定联系，但相对较弱。在网络环境下，计算机技术及网络技术的应用拉近了图书、档案、情报三个学科之间的距离，文献信息资源的网络化、数字化使得各类档案、文献信息的组织趋向统一，向一体化方向整合。

3图书与档案的联系为共建共享奠定基础

3.1图书与档案的共性图书与档案两者的工作性质都具有管理性、科学性、服务性；工作目的都是面向社会提供信息服务，为当代社会政治、经济及科研传递和提供科学信息，促进社会发展；两者都是以文献信息为工作对象；在工作内容上都是实现信息的收集、加工、存储和利用的过程，工作中都强调管理和利用；工作方法上也都有分类、编目、检索。还有两者同属于文献性知识资源，都是知识的载体，具有同源性，它们都是通过一定的记录方式将知识信息存储于各种形式的载体上，而这些载体正是图书与档案的共同载体。而且两者之间还可以互相转化，图书的书稿有长远查考价值的，可以作为档案长期保存，而档案可以通过档案编纂人员的劳动转化为图书，为利用者提供服务。由于图书与档案两者之间有诸多的相同点，这就为在信息资源共建共享的过程中统一标准与统一技术奠定了良好的基础。

3.2图书与档案的优势互补由于涉及安全性、保密性以及政治的、历史的传统观念上的各种因素的影响，多年以来档案工作一直处于一种封闭半封闭的管理模式之下，信息网络化建设方面与图书馆相比略显缓慢。但档案部门具有独特的本源性档案信息，需要开发利用，为社会提供服务。就笔者所在的地名档案部门来讲，地名信息是公共信息之一，与人们的日常生活息息相关，而且是国家行政管理、经济建设、国内外交往不可或缺的基础信息资源。档案部门应走出封闭的状态，大力开发地名信息为社会各界服务，但受技术与社会经验的限制，此项工作推广迟缓。虽然图书馆具有成熟的技术与社会化服务的经验，但现代化的数字图书馆需要门类齐全、来源广泛的信息作支持，需要挖掘更多的信息。

4图书与档案未来发展的基础保障

4.1建立有效、完善的管理体制，加强相关的法制建设。有效地管理和协调图书馆、档案馆的信息资源，首先要建立全国性的信息资源管理机构，并制定合理、全面、长期的共建共享发展规划，对自动化、网络化的建设与发展进行统一规划和指导。同时，国家要制定有关信息资源共建共享的法律法规，规范信息资源共建共享过程中各方面的行为，确保各方面的利益不受侵害。

4.2提供先进的技术保障，培养和引进专业人才。在图书与档案信息资源的共建共享过程中，采用先进的技术，特别是有效整合现有的各自相对独立的传输网络体系，加快现代化设备的更新和技术手段的日新月异。同时，要培养和引进专业人才。这批专业人才首先要对档案学和图书馆学的相关知识进行过学习，其次要加强其对于现代化资源建设的了解，要不断地学习先进的计算机和通信技术理论。

面对社会经济全球化、国际化及全新的网络化数字化、信息化环境，信息资源已成为社会经济发展的战略性资源。档案学、图书馆学、情报学为信息资源的开发、利用和管理提供了理论方法和技术，对于推进社会信息化建设起着重要的作用。

图书与档案应联合起来，实现优势互补，档案馆的信息联合图书馆的技术，借助图书馆和其他信息服务机构已有的经验、成果和商业化推广，将档案信息融入其中，将会取得双赢的结果。

参考文献:

[1]潘连根.《数字档案馆与数字图书馆的比较研究》.《浙江档案》2006年第3期.

[2]蔡德民.《图书与档案信息资源共建共享探析》.《河南图书馆学刊》2006年第10期.

[3]颜海.《档案信息资源开发利用》，武汉大学出版社.2004年3月.

[4]吴建中.《战略思考:图书馆发展十大热门话题》.上海科技文献出版社.2002年2月.