档案信息化建设势在必行

一、正确认识档案信息化的内在含义

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

二、档案信息化建设的必要性

档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作，它既是档案工作的重要组成部分，又是社会信息化的重要基础性工作，积极开展档案信息化建设，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。（一）档案信息化建设是电子政务实施的要求。档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等。现在政府机构的信息都网上，政府与公众的互动处理也在网上实施电子政务，于是网上形成了大量电子党政管理类文件。 （二）档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求。档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化网络化的大潮中求生存求发展，保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用，这些问题使得开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。（三）档案信息化建设是开发利用档案价值的要求。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于科教兴国和精神文明建设服务意义深远。（四）档案信息化建设是档案馆自身发展的要求。随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强，建设数字化档案馆，实现信息化管理要求。档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与互操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。

三、加强档案信息化建设的对策

（一）转变传统观念，积极为现代社会服务。要破除“重管理设施购置、轻服务研究”的做法，树立开放意识和创新意识，使得档案管理有利于档案信息的利用，服务于经济建设，服务于社会发展。 （二）加强档案信息安全保障体系的建设。档案室是机关保密要害部门，档案人员严格遵守保密制度，逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强计算机网络硬件设备和软件系统的管理，加强数据库管理，可以将目录数据及电子原文数据进行压缩，以软盘、光盘备份等有效措施，确保数据的安全及档案信息系统安全。 （三）优化专业结构，抓好队伍建设。档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，还要学习和掌握现代化管理思想、现代化管理技术，计算机网络技术。因此必须特别重视人才的培养，建立一支适应信息时代的档案干部队伍，对在职人员进行各类培训，以适应新技术发展的需要，同时注意引进多方面的专业人才，充实档案干部队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息化时代的挑战。    

【参考文献】

[1]薛惠芳.加强档案信息化中的建设资源共享与整合[J].档案学研究,2013(S1).

[2]梁建.中小企业信息化模式的特点及选择[J].鸡西大学学报,2012(10).

[3]宋铁玲.我国企业管理的信息化模式建设探讨[J].行政事业资产与财务,2010(09).

[4]黄艳,张士玉.中小企业信息化模式与方案的选择[J].商场现代化,2007(31).

作者:张戈 单位:山东省济宁市兖州区人力资源和社会保障局