搭建财务数据分析模型及应用

摘要：财务管理作为企业管理的核心，重要职责之一是为决策层提供有用信息。随着管理的不断细化与规范，财务工作逐渐呈现出工作量增大、分析项目增多、人员短缺问题突出、时效性与准确性不够理想等特点。为推动传统核算型向管理分析型转变，高效发挥财务决策支持作用，通过数据清洗加工，从海量数据中找出经济运行规律，但常规的做法很难满足分析要求的时效、准确性，必须借助信息技术，搭建财务数据分析模型(以下统称分析模型)，高效、快速进行数据加工分析。

关键词：数据信息化分析模型企业

财务人员根据本单位实际，搭建分析模型高效快速完成工作，实现数据多维度，快速、准确对比分析，数据加工分析工作“一键式”完成，提升工作效率，降低劳动强度，提高工作质量。以下就如何搭建分析模型进行阐述。

1分析模型搭建的基本要求

1.1模型搭建的前提条件。既然是通过搭建分析模型促进工作质量提升，那分析的工作必须是经常性开展的一项业务，且分析的对象、分析的维度、对比的口径等，在一定时期内是基本保持不变的。除此之外，分析所用的原数据，数据格式要相对固定，主键字段要具有唯一性。1.2模型搭建的平台选择。这里选择微软的Access数据库和Excel电子表格来搭建。Access作数据存储，Excel进行数据分析。两个软件的普及率高，兼容性好，易上手，且Excel与很多应用软件系统都能很好的兼容，实现数据共享。1.3模型构建思路。使用Access做数据存储库，通过Excel“调用”Access存储的数据进行数据的“基本”对比分析，并利用Access中的SQL语句和Excel中的函数及VBA实现模型操作的自动化及高效化。模型操作中只要能用变量操控的，必须全部设置操作变量，方便模型的操控和后期维护。按照扬长避短的原则，Access是关系型数据库，主用数据管理，Excel是平面型数据库，主用数据分析。

2分析模型搭建背景

为便于理解，此处分析模型搭建，基于某企业是一家石油企业，下设十几个分公司，这家企业每月均要召开经济运行分析会，分析通报公司整体及各分公司经济运行情况，研究成本费用执行状况。每月公司上下分析人员在数据收集、加工、处理等环节重复劳作，花费大量时间，且人员短缺、工作量大、要求高、分析的时效性及质量难以保障。为此，公司财务人员借助信息化，搭建了成本费用数据分析模型。

3分析模型搭建步骤

3.1梳理分析所需数据源。厘清分析所需的数据源来咱哪里，数据结构是什么样的。此处成本费用分析模型数据来源于三个方面：一是财务核算系统导出的账面数据；二是基于财务报表系统制作的财务管理报表；三是来源年度预算的预算分解。3.2在Access中建立基本数据存储表。在Access中建立相关基础档案和基本分析数据表。基础档案如“组织机构”“变量控制”“会计科目”等；基本分析数据表包括“产量数据”“销量数据”“成本数据”“管理费数据”及对应年度计划数据……等。数据表均要设置主键字段(确保信息的唯一性)，且均为纵向扩展数据条数的标准化二维数据表。组织机构档案，至少要包含单位编码、单位名称、部门编码、部门名称等关键信息，用于按组织机构分析时的变更控制。变量控制档案，用于数据之间的加工、整合，数据互通控制，如机构整合控制表是为了整合单位整合前后数据的自动合并，所以需建机构整合前后的机构关系映射表，即整合后的单位对应整合前哪几个单位。会计科目档案，用于成本要素分析时的数据合并，口径统一等变量控制，表结构至少要包括科目编码、科目名称、科目全称等字段。基本分析数据表，主要用于存放分析所需相关原始数据信息，如成本信息存放表，至少应包括科目编码、科目名称、年份、月份、单位编码及已发生的成本信息。3.3利用Excel建数据格式(布局)转换工具，并将转换后的数据存放到Access库中利用Excel函数及其VBA建立各类原始数据格式，快速转换成Access数据表所需格式的数据转换工具，实现数据转换一键式完成。例如财务核算系统导出的账面成本信息，数据格式为多账套数量金额式的明细数据，通过数据转换工具，“一键式”完成数据转换。通过建立的各类对应数据转换工具，将分析所需原始数据全部转换格式后存放到Access库中对应的数据表内，年初一次性转换存放的数据有“年度成本”“年度管理费预算”“年度产量预计”“年度销量”“年度利润预算”等；需每月追加转换存放的数据有“月度成本”“月度管理费”“月度产、销量预算”“月度利润预算”“上级分摊费用”等。3.4Access中利用SQL查询语句建立基本分析所需的数据。利用SQL语句，重新整理、合并相关数据，建立分析所需各类结构的数据信息。如按单位、年、月、科目等整理合并生成的可变现金操作交叉查询表，横向为科目分组，纵向为单位信息、年份、月份等，中间为数据区域的。查询使用的SQL语句如下。TRANSFORMSum(a.金额)AS金额SELECTb.合并_单位编码AS单位编码，b.合并_单位名称AS单位名称，a.年份，a.月份FROM成本Dn转ZHASa，单位合并B01ASbWHEREa.科目级别=3Anda.单位编码=b.单位编码anda.科目代码notin……略利用此方法将分析所需的数据全部建立对应的数据查询成果表。3.5利用Excel建立基本分析模型。Access中完成分析所需数据查询表的建立后，在Excel中关联引入Access数据查询表数据，做数据的基本分析模型。基本分析模型功能分为三大类：一是Access数据源引入区；二是基本分析模型变量管理区；三是各类数据指标标准化分析区。(1)引入的标准化Access数据源，通过Excel中的获取外部数据功能，将分析所需的全部数据引入Excel，实现Access数据源更新后，Excel中引用的数据自动更新。(2)Excel基本分析模型变量管理区，用于各类数据指标标准化分析的操控，只要改变变量参数，分析结果自动生成。如时期变量切换分析时间区间，单位换算变量切换数据计量单位等。(3)各类数据指标标准化分析区，利用Excel函数及VBA建立各类基本分析指标模型，实现分析计算自动完成或根据关联分析参数自动完成数据运算。如当年累计吨油完全成本分析模型，可自动运算出公司整体及所属单位年度计划、当年累计及近两年累计发生的总额指标和单位吨油指标。根据需要共建立各类基本分析指标模型表84个，所有分析模型均由Excel函数及VBA自动操控，满足了公司经济运行分析会中关于成本费用不同维度、不同口径的数据指标标准化分析要求。3.6借助基本数据指标标准。化分析结果的基础上，使用Excel建立不同维度、不同口径的对比分析模型如果将前面的数据分析看成是各类指标的标准化计算，那本条所说的对比分析，则是对前面指标计算结果的不同组合对比分析。部分对比分析成果展示如下。(3)利用自动生成的对比分析结果，应用函数及VBA自动输出对比分析结果的文字表述，提高分析对比结果报告的撰写速度、撰写质量，为分析人员查找造成指标差异的原因提供时间保障。

4分析模型的数据维护

数据维护包括年度数据维护和月度数据维护两方面，年度数据维护就是每年年初将当年分析所需预算数据，通过数据转换工具转换格式后存放到Access表中，一般情况下一年仅做一次，如果遇预算指标调整时，按相同做法增加预算调整数；月度数据维护则是每月月初，将上月成本、管理费、产量等相关数据，通过数据转换工具转换格式后存放到Access对应表中。

5结语

利用分析模型，不仅能将日常繁琐的数据加工简单化，数据分析智能化，实现数据分析不同维度的自动运算，而且实现了数据分析一人建立，多人使用的格局，提高了信息共享程度，节约了人力资源。通过上述成本费用分析模型的搭建及使用介绍，希望对处于不同岗位、从事不同业务的工作人员，在处理周而复始的工作时，有所参考，从而提升工作效率，改善工作环境，提高工作质量。

参考文献

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作者:赵秀飞 单位:陕西延长石油(集团)油气勘探公司