档案管理信息化建设对策研究

摘要：近些年来，在信息化科学技术大力发展的背景下，经济水平的提升不仅为科学技术的更新与发展提供了新的机遇，同时也为各行各业的未来持续发展注入了新的动力。但在新时代背景下虽然社会人员的流动性有所提升，对于事业单位来说其岗位的增多为更多人的就业提供了机遇，但是同时也使得档案管理工作面临着巨大挑战。工作的繁杂使得档案资料也在不断扩充，无论是员工档案资料还是所涉及到的一些基础事物，想要对其进行全面管控难度在逐渐提升，因此对档案信息化建设进行深入研究与分析就显得尤为的重要。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；不足与策略

一、引言

科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。同时由于分门别类的信息归档也使得档案管理人员想要对文档进行查询时也保证这一过程的及时性。部分具有较高价值的纸质档案也可以利用电子档案对其进行备份，从而将原始记录数据丢失所带来的影响降到最低。但从当下的实际情况来看，事业单位档案管理人员、管理手段落后以及机制不完善等情况却严重影响了信息化建设进程，因此，对整个数据信息化建设与应用流程进行深入分析极为关键。

二、事业单位档案管理信息化建设的重要作用

对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的发展全面性。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本反复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。

三、当前事业单位信息化档案管理中存在的几点不足之处

（一）当下沿用的档案管理机制仍然存在着较多问题。从当前的实际情况来看，依然存在着事业单位长期沿用传统档案管理方式的情况，这也是其工作效率与实际需求迟迟无法匹配的主要原因。因此，对其管理系统进行革新成为了当前的首要任务，需要从多方渠道对事业单位的档案管理部门进行有效调整，为找出一套与当前档案管理需求相符的管理模式提供基础支持。以档案管理机制的角度来看，当下的档案管理机制依然存在着诸多不足之处，即使已经逐步将新的改革制度逐渐融入到了管理体制中，但由于无法保证落实效果使得改革表现并不明显。信息化时代，事业单位信息资源受到了来自多方的关注，这就要求档案管理部门逐渐将电子信息作为主要的管理对象，在此过程中管理互动凸显出了较为明显的便携性。但由于多数事业单位在机制改革的过程中滞后问题较为严重，致使大部分的档案管理人员即使在推行一段时间的电子信息管理制度后，也没有接收到专业的工作培训知识，使得整体的工作效率受到了严重影响。（二）实用型人才仍处于严重缺乏状态。作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。除了熟练应用信息化技术的方式，更要确保其能够独立且熟练的完成设备操作。但现实情况却是往往档案管理人员无法及时获得有效的信息化管理培训，在工作重视程度不高的情况下，档案管理人员仍然在延续着纸质档案管理模式，即使存在先进的信息化技术想要将其融入至实际的档案管理流程中也较为困难。另外，还有部分档案管理人员缺乏工作积极性，且服务态度较为恶劣，专业水平与职业责任感的严重缺失使得档案管理的整体水平的持续化提升受到了极大限制。（三）信息化技术应用仍然存在着诸多不足之处。信息化技术手段的应用合理性决定了事业单位档案管理工作质量，也是优化管理流程、提高管理效率的重要前提。但从目前的情况来看，当前的信息化技术应用过程中仍然存在着诸多的不足之处。由于信息化水平有限使得部分技术想要真正推广与落实仍然需要一定的时间，尤其是一些较为关键的档案资料，信息化技术未能合理应用使得部分部门仍然保留着纸质档案的查询与应用习惯。在这种情况下，这些关键性资料将极容易损坏，增大了后续的查询难度。（四）档案管理信息化建设环节仍然处于不够完善的阶段。当前的事业单位档案管理工作滞后性较为明显，在规范统一性严重缺失的情况下，使得事业单位的档案管理工作的展开极不顺利。再加上大多数的事业单位档案管理信息化建设环节中所应用的管理软件暂时未实现工作的协调统一，无论是连接性还是系统性均较差，想要进行信息资源共享较为困难。一般情况下，想要利用同一个档案管理软件实现对文件的检索与庞杂信息管理较为困难，这也是现阶段档案管理信息化建设面临的主要困难。

四、提高事业单位档案管理信息化建设质量的几点建议

（一）对事业单位档案管理信息化建设规划进行持续优化。保证档案管理信息化规划的有效性是制定有效信息管理方案的前提条件，在明确最终管理方向的基础上档案的管理效果也在同时凸显，长远的发展打算与可持续发展态势为服务质量的提升奠定了基础。因此，在对事业单位发展目标与特征进行深入且全面的分析后，事业单位才能获得各个阶段对于档案管理的实际需求，从而达到完善档案管理体系的目的。（二）构建完善的事业单位管理信息化网站系统。档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为事业单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。（三）在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段。作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。（四）强化档案管理人员培训。作为专业的事业单位档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分事业单位中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。

五、结语

综上所述，在当下的信息时代下，对于事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为了决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进事业单位的良好发展。

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作者:何丹 单位:宁德市文化传媒集团（闽东日报社）