乡镇档案管理信息化建设分析

摘要：在科学技术的不断发展下，信息技术成为了各行各业的“宠儿”，其中在档案管理工作中采取信息化建设符合时展的要求，其中乡镇政府档案管理中采取信息化建设作用明显，可提到档案管理质量与效率，故此，在本文中主要探究了乡镇政府档案管理采取信息化建设的意义以及发展对策，为档案管理工作的有效性奠定理论保障。

关键词：乡镇政府；档案管理；信息化建设

一、新时期乡镇政府档案管理采取信息化的意义

1.符合乡镇政府工作特性的要求。在当前社会经济的快速发展下以及科学技术的不断完善性，信息技术已经成为了最为主要的内容，并且在乡镇政府档案管理工作中得到广泛应用。从属性分析，乡镇政府的工作政治性强，且数量大、内容多，如采取传统档案管理工作容易出现失误现象，导致漏洞出现，严重制约了档案管理的基本性质。然而在乡镇政府档案管理工作中采取信息化建设，可以完善档案管理的有效性，促使乡镇政府各项工作能够更好、更快的完成。2.方便日后档案资料查找。将信息化技术应用在乡镇政府档案管理工作中，能够实现各个部门档案资料的分类管理，并且能够帮助工作人员及时且快速的查找。从传统模式分析，因为属于人工档案管理，所以在查找档案资料的时候不仅浪费大量的时间，并且还容易出现档案资料混淆的现象。然而积极采取信息化建设，则有效解决这一问题，通过计算机输入关键词进行检索，便快速找到档案资料的所在位置以及电子版本，避免出现档案管理资料出现失误现象。3.减轻档案管理人员的工作量。众所周知，传统档案管理是以手工整理为主，其档案管理人员的工作量重大，并且还无法保证档案的有效性。然而将其信息化融入其中，便真正减少档案管理人员的工作量，提高档案管理的效率。从另外一个角度分析，传统纸质档案资料容易出现遗失或者保存不当现象，导致资料损失，严重影响了档案资料的全面性，然而在信息化技术的应用，可以实现电子版档案资料整理，减少资料破损或者遗失现象，真正提高了档案管理的质量与效率。

二、现阶段乡镇政府档案管理信息化建设的现状

从整体角度分析，目前乡镇政府档案管理信息化建设呈现出诸多缺陷，现状不容乐观，其一是缺乏专业的档案管理人员，因为乡镇政府档案管理是比较复杂的工作，尤其在信息化建设中需要懂档案管理知识与计算机技术的工作人员，但是目前大多数乡镇政府欠缺这类人才，经常存在懂计算机技术的人员不懂档案管理知识，懂档案管理知识的人员不懂计算机知识，如此一来，则无法真正实现乡镇政府档案管理信息化的有效性。其二是未制定系统化的档案管理模式，虽然在相关政策的引导下大多数乡镇政府已经实施了档案管理的信息化，但是却没有形成一个系统，也没有针对性的构建一个完整的档案室，比如想要需要查户口以及保险，那么则需要先去户口部查户口，然后再去逼得部门查保险，这样不仅浪费时间与精力，并且效果不尽人意，因此，可以实现独立档案室的相互整合，保证其统筹性。

三、实现乡镇政府档案管理信息化建设的对策

1.构建完善的档案信息化管理制度。在新时期积极构建完善的档案信息化管理制度关系到乡镇政府档案管理信息化建设的效率，尤其在当前社会的快速发展下，要想保证其档案管理信息化建设的全面性离不开规章制度，其中可以根据乡镇政府档案管理的实际发展情况，针对性的制定有效的制度，可以将信息化工作纳入到档案管理人员的日常考核之中，并制定信息化档案管理的规定流程，制定奖惩措施，真正提升档案管理人员的工作热情。除此之外，还可以加强对计算机技术的应用，针对性的制定信息化管理措施与方案，与其它部门相互合作，实现档案的信息化传递与保存，真正满足时展的要求，真正推动档案信息化建设的有效性。2.引进先进的档案管理人员。档案管理人员的好坏关系到乡镇政府档案管理工作的质量，尤其是信息化建设中，要针对性的引进优秀的档案管理人员，因为档案管理信息化是建立在计算机基础之上的，所以需要引进拥有计算机技术与档案管理知识的综合性人才，这样才能保证在日常档案管理工作中有条不紊的工作。乡镇政府可以采取大学生招聘的方式，选择优秀的档案人员，并对其进行考核，保证档案管理人员具备专业的技能与知识，以及具备专业的职业素养与道德素养。除此之外，乡镇政府还需要根据档案人员的实际情况定期开展培训工作，可以聘请专业档案与计算机人员进行讲解，提升档案人员的能力，只有真正如此，才能保证档案管理不会出现失误，才能跟上时代的步伐，提升其质量与效率。3.构建乡镇政府档案部门。档案管理的网络化便是乡镇政府未来的发展方向，档案管理只有紧跟时展的要求，才能得到有效进步，笔者认为，为提高乡镇政府档案管理的质量，可以制定信息化档案管理部门，其一乡镇政府需要专门构建政府独立的网站，并且在该网站中定期相关的政策与文件信息；其二是在网站中制定档案馆；其三是需要及时将纸质档案采取电子扫描的方式形成电子存档，并进行分类管理；其四是要实现档案室的相互联系，在相互弥补中共同推动档案管理的重要性，比如保险部门可以专门制定有关保险的档案馆、户口部门可以专门制定一个户口档案馆，这样才能方便日后查找，才能保证档案信息管理的全面性。

四、结语

综上所述，在乡镇政府部门中档案管理所带来的作用至关重要，关系到乡镇政府工作的有效开展，其中在新时期积极做好乡镇政府部门档案管理的信息化成为了时代的要求，其中要想发挥其信息化作用，则需要从现实出发，对相关问题加以分析与解决，真正推动乡镇政府档案管理信息化的完善性，真正发挥其作用与价值。

作者:臧银谊 单位:山东省胶州市九龙街道办事处

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