电力企业建设的档案管理

时间:2022-04-10 03:32:05

电力企业建设的档案管理

1.电力企业建设项目工程档案管理的重要性

电力企业建设项目工程档案的管理,反映了整个工程建设过程全貌及细节,其质量的好坏,直接影响到企业的经济效益和社会效益,高效电力工程档案管理不仅是工程的需要,而且是电力企业可持续发展的重要支撑[2]。档案所记载的整个工程周期各个环节的真实图片和记录,为工程各项工作的有效进行提供依据,主要体现在:(1)为项目的合法性的依据,工程前期档案如项目核准文件、项目投资方招投标文件、项目评估文件、配套设施评估文件等等。(2)为项目设计提供依据,如工程地质勘测报告及图纸、水文地质勘测报告、重要土岩样及说明等。(3)为项目施工提供依据,主要包括与参建单位的往来文件、施工图及设备相关文件、施工记录、试验报告等。(4)为竣工结算提供依据,主要有与设计变更有关的工程联系单、相关会议纪要、工程量签证单、进度款报表等。(5)为解决可能出现的法律纠纷提供依据,如会议纪要、来往文件、招投标文件、合同协议、现场签证等。(6)为工程竣工验收,达标投产提供依据,主要包括规划许可证、土地使用证、概算批复文件、质量监督注册证书及规定阶段的监督报告、竣工决算、竣工验收签证书等等。

2.电力企业工程建设项目档案管理中存在的问题

2.1忽视文件材料的建立和归档

电力工程具有工期长、工程量大、施工时间长、跨度大等特点,工程施工难度大。为了赶工期及保证工程质量,相关管理人员往往忽视了文件材料的建立和收集,造成材料不齐全,准确性不高等问题。

2.2档案资料不完整,缺乏系统性

电力工程参建的单位较多,对档案管理的重视程度不一,缺乏相关管理体制机制。此外,相关工作人员的业务素质也存在较大差别,造成材料收集、整理、移交等工作欠规范,使得档案的完整性、系统性受到严重影响。

2.3相关管理人员专业水平不高

材料收集整理归档难电力企业建设项目工程中,缺乏专业档案管理人员,大多没有参加岗前培训,以致于具体资料收集和整理过程中,专业度不够,常出现漏登、漏收等现象,为文件材料的收集、整理、归档增加了难度。

2.4档案安全得不到保障

在资料收集、整理、归档后,由于档案安全意识的缺乏,致使一些重要信息泄露,被不法分子利用,不仅有官司的风险,还给电力企业带来严重的损失。

3.电力企业建设项目工程档案管理的具体对策

3.1加强宣传,统一认识

在工程建设项目施工过程中,档案管理容易被忽视,没有与工程进度并进,致使在工程竣工验收及交付使用时,出现许多资料不全,数据错漏严重等现象,给工程后期工作带来了严重影响。究其原因,主要是由于相关管理人员重视不足,认识不够造成的。因此,要加强宣传,统一认识,杜绝一些资料与工程进度无直接影响、无直接经济效益、无正面的考核制度约束因而没有必要管理等错误思想观念。电力企业管理层要统一认识,重视建设项目工程的档案管理,建立档案管理的专项专人负责制,从而提高相关资料的完整性和准确性。

3.2建立档案管理制度,确保档案管理的系统性

由于电力工程参建的单位较多,为档案管理工作增加了难度,因而,要重视建立档案管理制度,确保档案管理的系统性。从立项开始,就建立相关档案管理机制,制定一套完整的管理制度,使项目工程档案资料工作纳入统一化管理轨道,增强管理的依据性、权威性、规范性[3]。同时,要设立专项质量管理小组,实行分级管理,并落实责问考核制度,档案管理必须明确参加单位的职责,针对不同材料进行归档,各个环节都不能遗漏。除此之外,还要建立审查、鉴别制,对已经归档的资料进行审核,勘察纠错,避免因个人的失误影响档案的准确性。只有将各项制度贯彻落实到整个工程进程中,做到有章可循、标准一致、职责分明,完成科学、高效管理,才能有效地控制档案的归档质量,才能在需要时有依有据,有迹可循,档案管理的重大作用才能切实得到发挥。

3.3定期培训,加强相关管理人员的专业水平和技能

电力企业建设项目工程的档案管理,离不开拥有专业水平、高档案管理技能的工作人员。因此,要重视引进和培养相关人才,定期培训,全面提高其专业水平和技能,为相关档案管理工作提高保障。此外,还要制定档案管理人员的工作职责内容和范围,并设立本企业档案室管理、库房管理标准规范等,从制度上保障档案管理工作的有效性和可行性。

3.4加强档案安全管理工作

工程档案安全管理工作与工程项目建设的进程同步,是工程档案管理工作的重要组成部分[4]。电力企业建设项目工程的档案管理中,须重视档案安全管理工作,积极落实国家关于档案保管的相关规定,确保档案管理的各项工作依法进行。要设立专门的档案室,对工程档案进行统一管理,并健全相关借阅制度,避免资料的丢失、损坏和被恶意篡改等破坏行为。此外,对电子资料档案的管理,要及时更新相关信息和数据,并设立相关防范措施,同时设置资料查阅权限,保障资料的完整性及安全性,从而保障企业的经济利益和维护企业的法律权益。

电力企业建设项目工程档案是非常宝贵的资源,是工程建设全过程的综合反映,关系着管理水平的提高及企业效益的实现。同时,还为企业维修、改建、扩建等工作提供强有力依据,具有十分重要意义。电力企业相关档案管理部门应对施工前后各种资料、图片、数据等进行科学管理、妥善保存。此外,还要注重档案管理模式的创新,争取与时俱进,在传统管理模式上寻求突破,积极引进先进技术,并借鉴国内外先进管理经验和成功,为电力企业建设项目工程档案管理提供技术保障。只有不断改进措施,努力实现档案管理现代化,才能为电力企业建设项目工程提供强有力支撑,从而确保电力企业经济效益及社会效益的实现。

本文作者:王畅工作单位:安顺供电局