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新冠疫情建立统一电子函证中心思考

一、前言

目前,正值防控新冠病毒蔓延和传播的关键时期,每一个人都要严格执行国家防控新冠病毒的各项措施,特殊时期如何及时做好年报审计,也是整个审计行业需要应对的问题。审计行业近几年加大了行业信息化建设和审计软件的应用,极大提高了审计行业的工作效率,本次受疫情影响最大的是函证、盘点等重要程序的执行问题。下面笔者对特殊时期如何解决函证的实施,以及如何应用新的技术和思路解决函证固有的审计风险方面,提出一些设想。

二、函证工作的重要性

笔者查阅了近年来上市公司信息披露违规案例,其中虚构资产虚增业绩在违规案例中比较普遍,甚至出现了上百亿银行资金虚构的情况,给投资人和资本市场造成了重大的损失的风险。对银行存款、应收账款等重要资产实施函证,是注册会计师执行审计必须执行的审计方法,函证工作的质量和有效性直接关乎审计的成败。2018年证监会下发了《关于开展基础审计程序(函证)专项检查工作的通知》,针对单一的审计程序发起全面的检查,这在行业监管上还是第一次,足见函证程序对审计工作、财报信息披露质量的重要性;本次函证专项检查工作揭示的函证工作各个环节存在的问题,引发了审计行业的思考,如何通过新兴的技术从根本上克服函证程序固有的风险,从而极大提高函证的质量和效率。作为一名从事20年审计工作的注册会计师,自从2018年接受函证专项检查时,就一直在思考如何彻底解决函证过程中存在的问题,真正把函证做成及时有效的独立外部证据,减少甚至杜绝审计人员、被审计公司及外部人员在函证过程中的遗漏和错误。函证是审计人员投入工作时间和精力较多的审计程序,而函证的效率也受外部因素很大影响,比如被函证单位的核对授权盖章过程、春节假期的影响、快递公司配送效率等。

三、建立统一的电子函证中心的设想

工欲善其事必先利其器,审计人员更应具备工匠精神,那么做好函证这项工作,需要什么样的“先进精良的器具”?笔者认为,将函证工作和人工智能以及互联网技术结合,研发建立全国统一的电子函证中心,通过智能技术、生物识别技术赋能函证中心,该中心将具备用户防伪认证授权、实时上传、实时核对、电子盖章签收、智能采集分析、云存储等功能,通过使用电子函证中心,能够提高获取函证证据的效率和质量,节省函证工作时间,也能节省客户财务人员的时间并降低沟通费用。同时这个电子函证中心的运行机制需要获得行业主管部门的验收认可,对该函证中心完成的函证的有效性予以认定。具体设想如下:1.电子函证中心由监管部门或行业协会主导设立,为非盈利机构,函证中心负责制定函证工作细则,明确函证工作中相关各方的职责权利,制定函证工作流程。2.启用企业电子函证专用章,结合电子章技术,每个公司注册后生成电子函证专用章,加盖电子章后即视为确认函证回复内容,具备法律效力。3.用户注册认证,企业用户填写名称、地址、联系方式等注册信息,企业、事务所的自然人用户注册需要所在公司的法人授权,自然人用户采用实名认证和人脸识别方式予以认证注册。4.函证中心的使用客户及工作流程:(1)被审计单位:被审计单位的法人或总经理授权财务总监、往来会计经办电子函证工作,往来会计核对审计人员选取的函证样本信息,交财务总监审批后加盖被审计单位函证专用章自动生成电子函证,从系统中提交给审计人员。(2)会计师事务所:事务所与被审计单位签署审计业务约定书后,授权审计项目经理经办函证工作,项目经理取得被审计单位确认后的函证后,加盖会计师事务所的电子函证专用章,向被函证单位独立发出电子函证请求。(3)被函证单位:被函证单位收到电子函证请求后,将函证信息与账簿记录进行核对,在系统中填写函证回复信息,使用电子函证专用章确认回复信息,并在系统中直接回复给事务所审计人员。上述函证过程,对每个用户采用实名认证,每次函证操作采用人脸识别予以验证使用人的身份,系统对函证的过程予以记录,这样将极的提高函证的效率,关键的是对执行函证的每个人予以识别记录,很大程度上杜绝了传统函证程序过程中的固有风险(无法篡改和伪造函证),即使出现个别企业刻意隐瞒函证数据与账面记录的差异,行业主管部门和司法也很容易采集违法证据。5.对函证过程和函证数据的智能分析,更快的统计发函情况、回函情况,函证差异、回函率及时得到统计分析,极大地提高审计的工作效率,让审计人员节省出宝贵的时间投入到其他审计工作中。6.函证数据在云端保存后,可以供函证的双方、监管机关、司法机关予以查询,对确认、保护应收账款等资产的权利也有很大帮助。近年来,原证券资质的事务所基本建立起了一体化的办公流程,从承接业务、签署合同、审计项目管理、质控审核、报告出具、财务结算以及档案管理全面实现了网络办公,在事务所内部管理方面,相比笔者刚从事这个行业的时候,可以说是发生了质的飞越。如何将人工智能、5G技术以及区块链技术应用到到审计工作中,提高审计效率和质量,让审计人员更加高效地处理审计数据,让审计人员有更多的时间去分析数据把握实质风险,同时也减轻审计人员的工作强度,让更多的年轻人喜欢审计工作,应该是未来的审计行业与科技融合发展的方向和目标。

作者:赵海宾 单位:中兴财光华会计师事务所北京总部

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