经济技术的档案服务探索

本文作者：李芳芳工作单位：河南新乡学院

随着现代社会信息资源高频率、快节奏的发展而丰富，信息化社会也逐步成熟。在此基础上，档案工作的开发和利用面临新的课题。为适应新形势变化，迫切需要推动档案服务创新，建立档案服务新模式。

一、创新服务观念与机制

为适应市场经济发展和信息传播技术的变革，档案工作者需要更新服务观念，增强责任感和紧迫感，积极学习档案法律新规，从依法治档出发，树立当代档案管理理念［1］，切实推进档案服务工作与时俱进，引导传统档案服务理念向现代档案服务理念的转变。新技术特别是信息技术的发展给档案工作带来业务流程和工作方式的变化，促进了档案管理体制和工作机制的革新。为了适应改革与发展的需要，应建立科学有效、形式灵活、依法治档的管理体制和流程合理、管理科学、上下协调的工作机制。制度创新是实现档案服务观念更新的基础。随着信息传输传播技术的进步，建立健全档案管理制度及工作标准，创新档案工作体制与管理制度，促使档案管理步入法制化新阶段迫在眉睫。理论创新是制度创新的前提，为此要大力加强理论创新，通过理论体系的创新推动档案管理工作的制度创新、技术创新、文化创新以及其他各方面的创新。

二、建立新型数字档案储备

计算机技术、网络信息传输技术和多媒体技术在档案工作中的应用，为档案信息及时、方便、快捷服务提供了最佳的技术手段和实现途径。因此，应建立档案信息网络，以丰富的信息储备为主体，针对不的同信息需求，提供不同的信息服务［2］。互联网作为新型档案信息载体，为实现档案网络化管理、数字化管理奠定了基础，网络化、数字化管理中的档案表现形式也日趋多样化。档案不再以单一的文字的形式展现，更多的是以信息交流过程中直接产生的数字档案形式呈现，如电子文本、声音、图片、影像等新载体形式，其管理工作也主要由计算机控制。收集是档案管理工作的基础，是档案管理工作的起点。电子档案与传统纸质档案不同，它可以施行前端控制，收集、归档实时进行［3］。信息安全加密系统的成型，使多数电子文件可以安全通过下载和上传完成。为此档案管理部门可以采用现代工作模式，在档案管理专门站点建立电子档案自动上传和下载的动态窗口，在第一时间将信息收集起来，并在档案管理站点服务器上进行归档、分类和筛选［4］［5］。网络传输技术为档案收集工作开辟了一条新路，利用先进的网络传输技术广泛采集档案数据信息极大地丰富了档案的内容，扩展了档案的范围。

三、推动信息资源整合标准化

档案是一种特殊的信息集合，档案信息常常分散在不同的档案部门，这样造成在对档案检索和访问时就要跨部门、跨地域、跨类别进行。因此，建立专门的档案信息网络搜索引擎，整合档案信息资源成为必然。建立专业的档案信息搜索引擎，可以把分散在不同网站的档案数字资源进行集成。搜索引擎是一种网络信息检索工具，这种工具一般由自动索引软件、海量数据库、委托软件三部分组成。其中自动索引软件的功能是在网上自动搜索相关信息，进行揭示与标引，最后将其结果存入数据库。委托软件负责帮助用户在其数据库中按照用户需求进行信息检索，并将检索结果通过相关界面提供给档案用户。电子档案的形成过程必须严格遵循相关标准(包括信息系统标准及档案管理规范、数据结构、数据值定义等标准)，以保证档案管理系统的兼容性及其数字资源的网上共享性和标准性。这些标准的制定，直接影响档案信息资源的数字化和网络化进程。没有统一的信息系统及技术标准，信息系统之间的信息传递就难以完成。没有统一的数据结构标准，即使实现信息数字化也难以共享，网络信息服务会呈现混乱局面。所以，档案管理的现代化、网络化的前提是标准化，信息资源集成的前提更是标准化。同时，档案信息资源在标准化、数字化的基础上还必须向协作化、集成化方向发展。各档案管理网站应建立具有联机检索功能的档案网站。集成化依靠各档案管理部门按行业或地域或时间等因素，通过定期交流目录的方式完成。为此，与相关档案管理服务器建立通畅的网络链接，可以实现用户通过目录中心直接浏览档案信息的数字内容。

四、变革服务手段

由于档案载体形式的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等因素的存在，传统的档案信息服务手段已不能满足新时期档案事业的发展，变革服务手段成为必然。互联网的出现为信息资源共享提供了平台，通过运用计算机技术、光盘存贮技术、现代通信网络技术及视听传播技术，档案服务对象可以采用不同的方式获取档案信息［3］［6］。首先，建立档案专门网站，开展在线查阅服务。网站要与各企、事业单位联合建立电子档案数据中心，集中管理多家单位的电子文件，并在网站上为用户提供有限制性或非保密电子文件查询服务。积极开展网上利民服务，突出网站方便、快捷、及时的优势。其次，开通现行政策性文件的阅览服务。随着政务信息公开制度的不断深入，查阅党政机关及有关部门制定的文件的用户逐年增多。广大群众为了维护自身合法权益，在有的情况下需要查阅原始资料，希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应这一新形势发展要求，档案部门需要进一步转变政府信息工作职能，提高工作效率，为加强党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益起到桥梁的作用。五、变化服务领域拓展服务对象范围，满足群众需求。由于档案部门既要为党政机关和企、事业单位服务，又要有针对性地为特殊利用者提供特定服务，档案服务部门要由过去主要为企、事业单位内的对象服务转化为为广大群众提供全方位服务。随着科学技术的快速发展和生产建设、行政管理活动日益拓展，人们对各类信息的需求也日益迫切。未来对档案信息的需求必然被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求代替［7］。提供特色档案服务，为社会发展服务。应根据本地区、本部门的特点，开发特色档案服务，为不同层次的人们提供服务。例如，可以建立名人档案、部门发展档案、国家相关历史档案、珍贵的原始照片档案等，达到为社会服务的目的。开展民生档案查询服务，为建设文明和谐社会服务。档案工作人员应转变观念［1］［8］，提高社会服务意识，增强为群众服务的主动性和自觉性。要在合法的条件下尽可能多地为群众提供服务，以服务党和群众联系作为档案工作出发点。要拓展工作领域，立足档案服务，贴近群众需求，切合社会热点，以档案信息为本，以社会需要为前提，简化繁琐的查阅手续，改进服务态度，提高服务质量，满足各方面的需求。在服务手段上采取手工检索与现代化检索两种手段，既能够运用传统的手工检索，又能够运用现代化的计算机检索，只有这样，才能向社会各方面提供合法便利服务，促进经济社会进步，才能真正赢得社会的认可，促进档案事业的蓬勃发展。