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财政档案在信息化管理的创新

摘要:对于国家地方经济交易信息的管理而言,财政部门具有非常重要的作用,特别是在国家经济飞速发展的情况下,各地的经济活动不断增多,涉及到的财政档案也变得越来越多,这对财政部门的档案管理水平提出了更高的要求。而随着信息技术的快速发展,各地财政部门在财政档案管理方面纷纷开展了信息化建设工作,通过信息化管理,在提升相关财政档案管理效率的同时,也增强了财政档案的保密性,因此,本文针对财政档案在信息化管理方面的创新进行讨论,并从多方面入手,对其管理创新措施进行探讨和描述,希望能够使财政档案管理工作得到进一步的提升。

关键词:财政档案;信息化管理;创新

在近些年的发展当中,我国的信息技术得到了快速的发展,并在各个领域得到了广泛的应用,这在一定程度上推动了各行业的发展,特别是对传统形式的档案管理工作而言,信息技术的应用,在为档案管理工作的开展带来机遇的同时,也带来了相应的挑战,而为了进一步的提升财政档案的信息化管理水平,还需要对档案信息管理加强推广,对现代化的档案管理规律进行深入的了解和把握,结合相关政策以及社会发展需求,以此来推动财政档案管理工作的开展,使其能够更好的服务于社会经济的发展,这也是相关财政部门必须要进行重点研究的问题。

一、对档案信息设备加大投入力度

想要对财政档案管理力度进行不断的提升,需要将相关管理责任作为切入点,根据档案标准落实梳理工作,使财务档案管理工作的制度化和规范化能够得到进一步的提升。与此同时,还要针对财政档案管理加大专项资金的投入力度,通过专款的拨放,做好各项专用设备的配备工作,包括计算机、空调、扫描仪以及温度计等,并对管理系统当中的信息进行定期的输入和更新,以此来保证各项档案信息的完整性。此外,要对档案管理方面的相关专家加以聘请,针对财政档案管理人员加强培训,以此来提升档案整理的范围。而这种目标的实现,需要将以下工作做好:第一,要对工作责任进行强化。将财政档案管理工作的规范作为推动财政档案有效管理的主要内容,同时,要对专人管理方案加以明确,确保相关资料的及时收集和整理,使财政档案管理的有序开展能够得到相应的保证;第二,对业务培训工作进行强化。可以采取专业培训、外出学习以及技术探讨等方式,对管理人员的档案管理技能进行全面的提升,使其能够更好的落实档案管理工作。除此之外,要对后续教育工作进行强化,通过不断的学习,使档案管理人员的业务知识能够得到及时的更新,从而对财政档案管理的相关需求加以满足;第三,对类型划分工作进行强化,对财政档案管理手册,具体可以将档案划分为六类,包括会计、文书、业务、图书资料、声像电子以及荣誉实物等,并且要根据档案管理规定与实际工作相结合,从而明确不同的档案管理期限;第四,对日常归档工作进行强化,对财政档案管理人员的工作职责进行明确,要求在规定期限当中完成档案资料的立卷、分类和归档工作,并保证卷文的规范性、组卷的合理性以及外观的统一性[1]。

二、对档案信息化管理加强组织领导

在日常管理工作中,要安排专门的人员使用计算机对档案管理工作加以负责,在对计算机进行使用的过程中,需要根据要求设置使用密码,并且不得连接互联网,以此来保证计算机的安全性,使财政档案的信息化管理能够得到不断的深化。与此同时,要对档案的收集、分类、整理、排列、编目、编号、装订以及上架等制度加以落实。要将财务会计档案的相关管理工作列入到单位年度工作任务当中,使财政档案的管理能够具有较高的科学性,另外,要对财政档案管理工作的规范性进行不断提升,对电子档案加强开发和利用,所有完成整理的档案都需要在数据库当中进行录入,确保档案的存储管理,使档案错漏问题能够被及时的发现和校补,并推动相关信息的远距离共享。对于一些常用的财政档案信息,要在逐步进行电子扫描以后,对核心档案信息数据库进行有效的建设,使档案查询工作不再需要进入到库房当中对纸质材料进行翻阅,从而实现电脑查阅和打印[2]。

三、针对档案业务以及信息保密制度加强培训教育工作

要对财政档案管理人员的业务水平以及责任意识进行不断的提升,使档案建设及相关管理工作能够得到有效的落实,同时要对档案管理方面的保密工作和细则要求保持重视,不仅要对库房管理工作进行强化,还要将档案移交工作以及销毁工作认真做好,将科学化、现代化、制度化以及规范化作为档案管理的主要目标,通过对管理工作的强化,提升相关操作的规范性,以此来保证档案管理工作的水平和质量。此外,相关领导应该对会议活动以及业务学习活动进行积极的组织,带领工作人员对《档案法》的相关内容进行深入的学习。并且要对各项硬件设施进行改造和添置,使财务档案管理方面的硬件设施能够得到不断的完善,从而达到改善财务档案管理条件的目的,使档案室能够与办公室分离,确保档案保存质量。而财政部门还要对专职人员进行组织,针对实物档案、会计档案以及文书档案进行归档、整理和分类,并保证信息的真实性、内容的详细性以及查阅的便利性。并且要对一系列的管理制度进行建设,包括档案保密制度以及档案管理制度等,利用规章制度为档案管理工作的有序开展提供支撑,并确保各岗位职责的明确性。而为了对财政档案加强组织领导,推动综合档案室的有效建设,还需要全体工作人员在落实自身工作的基础上,主动完成各项财务资料的收集、整理和移交工作,另外,为了强化工作责任,还要在工作总体规划当中纳入档案管理内容,确定相关管理目标和工作责任,将其与其他工作共同进行部署、考核、检查和奖惩,并且要对档案管理会议进行定期的开展,对各项工作的落实情况进行全面的了解,为档案管理工作提供必要的资源保障,确保档案管理工作的顺利开展[3]。

四、对财政档案信息服务方面的相关工作加强创新

(一)建立多样化的有偿服务。负责财政档案管理的部门,应该通过多种方式对自身的价值进行凸显。例如,在为经济建设以及企业管理提供相关参考和有效凭证时,可以对这些服务进行公开量化处理,通过经常化的建设,使财政档案的价值能够得到有效的关注。此外,财政档案部门具有较高的科技水平,包括图文绘制、复制修表以及整理装订等,管理部门可以对此进行市场化建设,从而为档案部门的建设提供经济来源渠道,使财政档案管理能够获得相应的支撑[4]。(二)对工作方法加强创新。财政档案部门应该对自身的管理理念和工作方法进行积极的转变,对以往只出不进的管理理念进行改进,通过对财政档案信息价值以及凭证价值的充分利用,为所在区域的经济发展谋取福利[5]。(三)对档案资源进行全面的构建。对于各种文件及档案资源,应落实网上采集、查询及管理服务,推动财政档案规划及管理工作的信息化,实现各项资源的有效整合,利用统一的平台及标准,对资源查询中心以及交换中心进行建设,使档案资源数据能够实现无缝集成。对于管理业务流程而言,需要根据国家相关标准,建立在线工作机制,确保档案信息处理的便利性[6]。(四)在部门之间加强联动,实现主动服务。在财政档案管理中,需要对一些与群众密切相关,且具有较强政策性、服务性、公益性和法规性的文件及档案进行复制,将其纳入到宣传资料当中,在各乡村集市以及社区街道进行大力的宣传,为群众宣传相关政策法规,使档案自身的信息功能能够得到充分的发挥,并让群众从中真切感受档案对于自身的实惠,使档案部门和群众之间的距离能够不断缩短[7]。

五、结语

综上所述,对财政档案的信息化管理加强创新,不仅可以提升财政档案的管理水平,还能将财政档案的价值充分的发挥出来,因此,相关部门一定要对财政档案方面的信息化管理保持重视,并结合社会发展情况以及财政档案管理需求对相关工作进行不断的创新,确保财政档案管理工作能够紧跟时代发展的步伐,为社会经济的发展提供有力支撑。

【参考文献】

[1]任艳萍.财政档案在信息化管理方面的创新[J].环球市场,2019,17(4):249.

[2]顾爱霞.财政档案在信息化管理方面的创新[J].决策与信息(中旬刊),2016,28(11):204.

[3]毕晓.财政档案在信息化管理方面的创新[J].黑龙江史志,2015,35(11):163.

[4]徐小琴.信息化视角的乡镇财政档案管理创新研究[J].中国经贸,2016,29(19):259-260.

[5]黄佳玮.关于事业单位档案管理的创新[J].卷宗,2018,12(24):5.

[6]杨丽萍.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新分析[J].卷宗,2016,36(6):134.

[7]张喜贵.国库支付档案在信息化管理方面的创新探究[J].山西青年,2017,28(14):221.

作者:似红莲 单位:吉林省洮南市财政投资评审中心

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