住房公积金信息化管理对策

一、存在的问题

（一）各单位住房公积金托收时间的不一致易导致出现缴存年限中断现象

为避免员工因变动工作单位而出现重复缴存住房公积金现象，北京市目前采取的措施是，员工的离职单位先行减员后，新入职的单位才能将其增员。但是，在大部分单位通过委托银行收款缴存住房公积金并且每月只能上报一次增减人员变动的情况下，常常因各个单位委托银行收款时间的不一致，而容易出现新的工作单位因原工作单位还未减员而增员不成功的情况，这种情况将会导致员工的住房公积金缴存年限出现中断。按照北京住房公积金管理中心的贷款政策要求，缴存年限一旦中断将导致员工在未来12月内不能进行住房公积金贷款购房，如此一来，大大降低了缴存职工住房公积金的利用效率。

（二）住房公积金提取手续繁琐且容易出现丢失原件的情况

2014年6月18日，北京住房公积金管理中心了《关于进一步加强住房公积金提取管理的通知》（京房公积金发[2014]14号文），文中要求职工以购房（还贷）为由申请提取，所购住房使用了北京住房公积金管理中心住房公积金贷款，管理部应在管理中心系统核实购房信息。经核实情况属实，职工只需提供如下三项材料，本人及其配偶可提取住房公积金：住房公积金提取申请书；提取申请人身份证原件及复印件；提取申请人银行储蓄存款账户。这样做提取申请人虽然不用再提交《商品房买卖合同》、《房屋所有权证》等材料，进一步简化了部分以购房和租房名义办理提取的手续，但是在现实操作中，由于管理中心系统的不稳定性，有时会出现不能精确查询提取人购房信息的情况。这种情况下，特别是遇到未办理住房公积金贷款而以买房的名义提取住房公积金的情况，不但仍然要求提取申请人提供购房买卖合同，购房款发票，而且还要提供提取申请人本人的结婚证、身份证等原始证件，尤其外地购房的提取申请人还要所在单位另提供“职工异地购房证明”和在京单位为其缴纳基本养老保险的证明。这样一来大大增加了住房公积金缴存员工的待遇享受及其所在单位办理提取的工作成本。特别是单位经办人携带的原件一旦丢失或破损，将给单位及提取申请人带来巨大的财产损失。

（三）因住房公积金账户转移时信息不对称，造成转移失败几率增大

住房公积金账户虽然现在已经可以实现全国范围内转移接续，但是在转移过程中需要员工所在的新单位出具缴存账户转移证明。因目前全国各地的住房公积金管理系统及管理方式不统一，导致全国各地区出具的缴存账户证明的格式及内容各异，这样一来，员工住房公积金账户转移失败的几率大大增加，常常出现因为账户内容信息的不对应而导致账户不能及时转移到位。一旦账户资金无法流转衔接，造成的最终结果往往是员工在京的原工作单位为其缴存的账户因离职而无法使用，而异地新单位的账户缴存年限不足不能用于住房公积金贷款买房，从而导致出现住房公积金“沉睡”现象。古语说：“流水不腐，户枢不蠹，动也”。住房公积金账户一旦变为“死水”，一则易滋生腐败，二则也使得资金利用率降低，三则因为办理账户转移业务效果的大打折扣而导致账户缴存单位工作成本的大大增加。

二、对策及建议

如果我们要解决住房公积金利用率低、提取手续繁琐、待遇享受困难以及大量资金沉淀等问题，最有效的办法就是加强利用信息化的管理方式，从精算的信息化管理角度来保证住房公积金制度的高效运行。

（一）利用信息化系统改变传统管理方式，允许各单位每月在银行托收日期之前多次上报增减人员

为了避免员工因为变更单位而出现缴存中断的情况，建议允许各缴存单位充分利用住房公积金网上业务系统，在设定的银行托收日期以前，不限定每月增减人员的上报次数。例如：员工小李的原单位是每月25日以前上报数据，而新单位是每月5日以前上报增减人员数据。如果依据原来业务要求，为了保证小李在新单位增员成功，那么原单位则必须在当月5日之前将小李做减员，但是在每月只能上报一次增减员的条件下，如果原单位在5日前将员工小李减员，将导致当月原单位无法再进行其他入职或离职的员工增减人员的处理。但是，我们只要改变每月增减人员只能上报一次的管理方式，原单位在网上业务系统中将员工小李做减员提交的下一分钟，新单位就可以同样在网上业务系统中将小李增员成功，同时将员工小李原单位的住房公积金账户信息及缴存金额自动划转到本单位，并且在提交了小李的减员处理后，允许原单位在当月25日以前继续处理其他人员的增减变动上报。这样，利用网上信息系统就可以做到既免去纸质材料的打印、盖章、现场提交的环节，又保证了员工的住房公积金账户缴存年限的衔接，同时保障了当月入职或离职的员工能够及时进行住房公积金账户缴存或封存处理。

（二）开通网上提取申请业务办理功能，降低员工住房公积金提取成本

为避免员工身份证、购房合同及购房发票发生丢失、破损的情况，建议建立住房公积金网上提取申请业务的办理功能，提取申请人可以在网上进行以下业务的办理：提取业务的预约、材料的审核、约定支取周期的制定以及《住房公积金支取记录单》的打印等。这样，单位的住房公积金经办人就不需要携带大量的购房、租房等相关材料前往管理中心进行审核，管理中心的工作人员亦不需进行房屋信息的大量录入，更重要的是员工的身份证等原件不会因办理提取业务上交给单位经办人而同时无法办理其他事情，也不会出现丢失、破损等一系列问题。目前，广东省深圳市已经成功实现了二次支取住房公积金网上办理提取业务的功能。只要管理部门将相关业务信息进行进一步的整合、归集，便有可能达到全社会范围内进行信息资源共享，将有效降低单位经办人的办公成本并更加高效地维护员工的待遇享受权益。

（三）建立健全住房公积金账户网上转移业务功能，统一全国范围内的账户转移格式

由于目前全国各个地区的个别单位依旧存在不为员工缴存住房公积金的情况，或虽然为员工缴存住房公积金，但在开具的账户转移证明上存在着明显的信息缺失、书写模糊、格式不规范、内容不详尽等情形，造成了因员工离职而导致住房公积金账户缴存年限中断，账户金额停滞不能有效利用等弊端。在电子技术日益发达的今天，各地区住房公积金账户异地转移接续，并不存在技术上难题。建议：第一，各地区的相关管理部门在建立网上信息系统平台的基础上，进行相关数据的整理、分析、加工、解构、重构；第二，将全国住房公积金转移账户格式一体化，最终实现在网上信息系统平台做到账户转移实时化，提高公积金的使用效率，实现公积金本身的价值。

三、结语

一是建议国家成立大数据管理机构，制定全国住房公积金的大数据研究与开发计划，着力提升各管理部门住房公积金资金征缴、待遇发放、资金运营、权益跟踪和处理分析能力；二是加大高端信息人才培养力度。信息化建设首先是复合型人才队伍的建设。要多培养通晓相关专业知识和信息技术的复合型的人才。因为计算机网络是住房公积金信息化的基础，而网络涉及到的计算机硬件软件和通信设备，管理制度和业务操作规程的完善等都必须依靠既懂得住房公积金业务，又精通信息技术和管理知识的复合型人才；三是一个管理信息系统的运行，数据是至关重要的，没有数据，这个系统只是一个空架子。因此，必须重视数据的录入工作。管理中心的工作人员树立全局意识，应及时、准确地把每一笔核算、归集、支取、贷款等重要业务录入数据库保存，这项工作可以有效地积累档案资料，为以后的工作提供重要依据，也为统计分析住房公积金管理工作的规律提供了数据资料。只有做到以上几点，我们全社会才能逐步构建其既安全又高效的住房公积金管理体制，提升住房公积金的利用效率。

作者:梁子亮 单位:北京卫人人力资源开发有限公司