学生档案建设与管理探究

摘要：本文主要针对当下成人院校档案室在学生档案建设与管理工作中，存在着忽视原始资料的收集和积累、整理不规范，无专人管理档案等问题，阐明了成人院校在学生档案工作中历史资料存留、文献资料参考的作用，以及在学生档案的收集、整理和开发利用。

关键词：成人院校档案室；在学生档案；管理

《中华人民共和国档案法》第一章总则第二条将档案表述为：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就成人院校档案室档案而言，可分为：文书档案、人事档案、财务档案、在学生档案等。它是成人院校档案室工作活动的历史记录，特别是在学生档案，如：读者档案、藏书档案、参考咨询档案、地方文献档案、在学生辅导档案等，真实地记录了在学生的活动过程和成果，对今后与工作具有重要的指导和查考作用。伴随成人高等教育的不断发展，进一步贯彻落实“办好继续教育事业”，成人院校档案室在各项日常教育教学活动中，会产生一系列具有参考、利用价值的文献资料，通过收集、整理、保存，最终形成了办公文件处理中所说的档案。成人院校档案室工作系统化完整化，是档案工作规范化的重要组成部分，同时必将促进成人院校档案室各项在学生档案管理工作的发展。

1在学生档案在成人院校档案室工作中的作用

成人院校档案室在学生档案的作用主要有两个方面：1.1历史资料存留。档案是具有价值的历史文献文件的集合体，是国家和成人院校在学生档案建设的历史记忆，是传承成人高等教育的重要裁体，是成人院校档案室在学生学习经历全面的、准确的、真实的反映。成人院校在学生档案是在学生成人院校全部活动中的文献文件记载，它为成人院校档案室存史编志提供了原始依据。1.2文献资料参考。档案是第一手的原始资料，记录了历史活动的真实实践经过，记录了社会各个方面各项实践活动中思想政治的发展，社会经济实践活动中的经验和科学研究以及艺术文化创新成果。所以，成人院校档案室在学生档案是成人院校档案工作实践中，成人院校档案室制定贯彻执行相关法律法规、政策计划拟定、文献文件启始、教训经验总结以及进行成人院校档案室在学生档案工作的依据，是表明成人院校档案室在学生档案管理工作具有文献资料参考利用价值，是在学生档案存储活动工作原始数据记录载体。

2加强成人院校档案室在学生档案管理

做好在学生档案管理工作有利于成人院校档案室工作的交流，提升、促进成人院校档案室在学生档案管理工作更好开展。成人院校在学生学习经历的全过程，是由成人院校档案室在学生档案完整记录的。但是，为了更好适应当下并贯彻落实关于“办好继续教育事业”的指示精神，成人院校档案室在学生档案管理工作中，必须认真处理好以下方面的问题：2.1需对成人院校在学生档案原始文献文件资料进行收集与积累。原始文献文件资料是组成成人院校在学生档案最小最基本的单元，在学生档案是成人院校档案室在学生在院校学习以及其他活动中最原始的文献文件资料，是成人院校在学生学习全过程的真实的全面的记录。有的原始文献文件资料会稍纵即逝，所以成人院校在学生档案必须及时收集原始文献文件资料，采取多次、多层次、多方面地开展收集相关活动的原始文献文件资料，避免事后补救和做假材料，影响在学生档案的真实性。2.2成人院校在学生档案整理不规范。在以往档案管理评估检查过程中，发现成人院校在学生档案原始文献文件资料尚未归档，只是按同类性质存放在一起，所以还需要检查立项，应该抽出此项原始文献文件资料。应按类依项将原始文献文件资料存放在同类立项设卷档案库内，以便于保存，便于查找。2.3成人院校在学生档案需要专人管理。成人院校在学生档案原始文献文件资料必须设立配备专人管理。忽视成人院校在学生档案的建设管理，或成人院校档案室因管理人员异动，就会对成人院校在学生档案建设和管理带来共享与利用的困难。所以，为了促进成人院校档案室在学生档案建设工作标准化、规范化，在做好其他辅助工作的同时，必须加强档案馆室建设成人院校档案室在学生档案的管理。

3成人院校档案室在学生档案的收集与整理

3.1成人院校在学生档案的收集。成人院校在学生档案收集工作是做好成人高等教育院校档案工作的起点，是整个成人高等教育院校档案工作中极为重要的环节。为了做好收集工作，首先应制定归档制度，其内容包括归档的范围、归档时间和归档要求。归档范围是指处理完毕的成人院校在学生档案原始文献文件资料，规定了需要归档和不需要归档范围。归档时间是指根据具体相关规定和档案整理立卷同类立项设卷等特点，确定何时归档较为合适。归档要求是对需要归档的在学生档案原始文献文件资料提出完整性、系统性等质量上的要求。建立了正规的档案制度，归档前的立卷和整理等工作由成人院校在学生档案室来进行，只有成人院校在学生档案室熟悉在学生档案原始文献文件资料的内容、用途和形成过程，才能更好地保证成人院校在学生档案原始文献文件资料收集的完整性、准确反映在学生档案原始文献文件资料之间的内在必然联系。3.2做好成人院校在学生档案的整理。依据档案管理保存的相关要求，要对归档的成人院校在学生档案原始文献文件资料进行整理。一是归档检查。在按照归卷的原则基础上，详细检查每款中积累的成人院校在学生档案原始文献文件资料是否完整，认真检查与案卷类目是否一致，是否排列合理，如发现成人院校在学生档案原始文献文件资料有问题需及时补充、纠正。二是填写卷内目录和案卷封面。卷首为卷内目录，含顺序号、作者、内容摘要、文件日期、所在位置（页码号），备考等。案卷封面有在学生档案名称、相关系别或类别、案卷标题、起止日期文件张、案卷号、保管期限等项。“在学生档案名称、相关系别”项：由于是成人高等教育院校成人院校在学生档案室在学生档案，应由成人院校在学生档案室为单位填写。“案卷标题”项。在拟写案卷标题时，要求简练、准确地把卷内成人院校在学生档案原始文献文件资料内容表达出来。三是成人院校在学生档案案卷装订。装订的目的是固定与保护卷内在学生档案原始文献文件资料，避免丢失与损坏。四是在学生档案原始文献文件资料的保管。对成人院校在学生档案室应设专职人员保管，档案管理工作人员应定期对在学生档案进行检查、验收，做好案卷的整理、立卷、归档工作，对已归档的案卷，为了便于利用查考，要编制案卷目录。同时要做到“五防”：防尘、防火、防光、防潮、防虫鼠。3.3成人院校在学生档案需用现代化管理方法管理。计算机是档案工作现代化管理手段中的重要工具，运用计算机管理可极大地节省人力、物力和财力，对减少成人院校在学生档案贮存空间，方便快捷地存取档案和检索档案信息，为开发利用在学生档案原始文献文件资料提供快捷服务。

4开发利用成人院校在学生档案

成人院校档案室在学生档案是成人院校档案室工作历史真实全面的反映，对成人院校在学生以后在社会机关企事业单位聘用中具有重要的参考价值。成人院校在学生档案的收集整理只是过程，目的是积累在学生档案原始文献文件资料，为成人院校档案室事业发展提供参考。开发利用在学生档案原始文献文件资料信息源，使之为成人院校档案室在学生档案事业建设服务。成人院校档案室制作在学生档案年报，它是汇集成人院校档案室年终的重要时事及统计资料的汇总，具有累积、总结、统计作用的一种编研资料，是高容积、高质量成人院校在学生档案原始文献文件资料的情报信息载体。编制工作年报：成人院校在学生档案年度工作要点和总结；人员设置及调动情况；各类数据；档案室人员培训学习；成人院校毕业就业事项及政策法规制定情况；相关大事记；等等。成人院校档案室要充分利用在学生档案原始文献文件资料资源，共享成人院校在学生档案原始文献文件资料，提升成人院校档案室在学生档案建设管理、拓展成人院校在学生档案原始文献文件资料的社会影响。总之，成人院校档案室在学生档案管理工作应与成人高等教育院校其他文献文件档案工作一样受到关注和重视。“今世可以知古，后世可以知今。”档案是历史的真实的全过程记录，任何的匆匆足迹都会通过档案留下记载，所以要促进成人院校在学生档案的管理和开发利用。

参考文献：

［1］黄存勋.档案文献学［D］.成都：四川大学出版社，1988.

［2］和宝荣.档案工作基本知识［M］.北京：档案出版社，1982.

［3］陈兆.档案管理学［D］.北京：中国人民大学出版社，1980.

作者:李昕阳 李晓白