铁路企业档案管理如何优化库存

摘要：该文主要针对铁路企业档案管理过程中，如何有效优化库存展开深入研究。先阐述了铁路企业档案管理存在的问题，如对档案工作重视程度不够、管理意识有待提高、档案库存量大质量不高、档案载体单一等，进而又提出了几点切实可行的措施，如引入创新的思维和理念、逐步推行电子档案、严格把住档案进馆质量、提高档案管理人员的自身素质。通过以上措施，以期使得铁路企业档案管理的水平获得提高，促使铁路企业更好地发展。

关键词：铁路企业；存在问题；档案管理；优化库存

在新时代的背景下，中央经济工作会议精神对铁路建设的总基调进行了明确，铁路企业迎来了高质量发展时期。而且铁路企业着眼于未来，其正在努力构建铁路骨架网，全面推进一大批建设项目。但是，随着建设项目的不断推进，将会产生大量的企业档案，具有很大的价值。基于此，铁路企业可将其作为契机，对档案库存进一步优化，尽量将库存库容资源进行整合，进而为企业提供高效的档案服务。为了能更好地优化库存，对资源更好地整合，将档案对企业的重要作用充分发挥出来，可从铁路企业档案管理入手，寻找到其中管理普遍存在的问题，进而采取有针对性的措施。

1铁路企业档案管理存在的问题

1.1对档案工作重视程度不够

铁路企业在档案管理工作方面，从上到下还存在意识薄弱的问题。一些领导干部认为，档案管理就是保管档案。换言之，他们认为保管档案的工作在单位工作中不是特别重要，仅认为档案管理是防止档案丢失、信息外泄的重要保证，在日常工作中，面对档案查阅和外查档案能应付过来即可。其在思想上没有正确认识档案管理工作的重要性，在档案管理工作硬件方面，也没有及时更新，仅遵守节约的原则，以致企业档案管理信息化工作存在滞后的现象。

1.2管理意识有待提高

铁路企业中的档案人员在实际工作中，往往都是一岗多责，即指一个岗位承担多个责任。而且，部分单位档案管理人员岗位变动较为频繁。部分档案管理员还为兼职人员，在从事档案管理工作前期就通过工作交接入岗，没有经过一定的培训和学习，这使得部分兼职档案员没有意识到档案的重要性，对此工作的重视程度不够，在归档方面也缺少一定认识。甚至一些兼职档案员认为将档案在承办部门中进行存放即可，而且认为这样还能为档案查找和利用带来便利，这种错误认识使得他们不愿意向档案管理部门移交档案。以上存在的问题从某种程度上来看，直接关系到档案管理水平的低下。

1.3档案库存量大质量不高

《档案法》中明确规定了到期档案可以销毁掉，但是必须要经过组织鉴定后。然而实际上，这些规定没有得到好的执行。其中主要原因有以下几个方面，如考核制度、原则、方法不够明确；考核人员素质不高，存在参差不齐的现象等以上原因使得短期档案变成长期档案，长期档案也存在一定的状况，档案库房也明显出现了管理混乱“僵尸”档案增多等问题。

1.4档案载体单一

在部分铁路企业库管房中，只有摆放整齐的纸质档案，电子档案非常少。通过了解得知，在馆藏中，纸质档案和非纸质档案其数量上具有一定比例，此比例为900∶1至1000∶1之间，也就是在纸质档案的档案馆中，馆藏非纸质档案保管单位方面，仅有150~170个之间。档案载体单一化，这种情况很容易存在以下弊端：档案管理人员工作量比较大，效率不高，而且这种单一传统载体查阅手段的方式落后，还不便于查阅，同时也导致，档案服务水平难以提高，直接影响档案利用效果。这些弊端也使得，在企业管理过程中，很难充分发挥档案的作用，造成人力、物力、财力的浪费。

2铁路企业档案管理过程中优化库存措施

2.1引入创新的思维和理念

在当今社会，随着铁路企业不断发展，有着太多的历史需要进行记载和传承，其中最重要的一项内容就是档案管理。从铁路企业的角度上来看，应加大宣传和培训力度，在工作人员上岗的前期，需对其进行培训，提高他们的归档意识，并在每个工作岗位中，引入档案工作流程，将其化到其中，让每个工作人员将归档作为工作的一部分。与此同时，还应注重时代的发展，提高对档案的重视程度，引进先进的档案管理思想，对于电子公文归档的相关规定积极推进，使得档案信息现代化水平不断提高，充分运用新的管理模式，促使档案资源检索方式得到优化，进而提高档案服务企业的水平[1]。

2.2逐步推行电子档案

在铁路建设迅速发展下，大量的铁路建设项目也齐头并进，这也使得大量铁路建设项目档案逐渐进入档案馆。因为此档案具有一定的参考价值，这给档案管理部门也带来一定的挑战，与此同时，这也是发展机遇。基于此，档案管理部门可从以下几个方面入手；首先，从馆藏档案入手，开展鉴定工作。在随着历史发展推移和实践检验下，部分档案已经失去保存的价值，这时需要将其剔除掉，进而将有效的库容腾出来，还可以为库存档案的质量提供重要保障[2]。其次，在存放和保管纸质档案的过程中，管理条件相对较高，而且此工作的难度比较大，很容易发生纸张老化受损的现象。所以，在以后的档案管理工作中，电子档案是必然发展趋势，针对电子归档系统和电子公文系统，使其实现两者无缝衔接，促使档案管理工作的效果获得提高，进而建立电子公文档案，使得档案的存贮介质丰富化，档案的利用率获得提高，为实现电子档案管理做铺垫。

2.3建立电子文件的档案管理标准体系

在档案管理工作中，标准化管理能为档案管理质量提供重要保障。为此，铁路企业可建立电子文件的标准化管理体系，将电子文件的登记标准、命名标准、收集标准、鉴定标准以及安全标准等为此体系内容，其中所谓鉴定标准主要是鉴定文档的真实性和完整性等。电子文件的记录格式和载体以及形式上，与纸质文件相比存在一定的差异性，其中在外型、处理方法以及管理内容上就能体现出来。基于此，在建设此体系时需要考虑以下几个因素：首先，在实际开展时，可以从电子文档的收集、保存以及利用入手，突破以往传统的管理模式，确保能有效控制文件到归档管理这一过程，使得文档与档案实体一体化能更好地实现[3]。其次，要具有安全适用性，也就是将铁路跨越式发展充分考虑到位，在铁路企业技术发展中，其安全保障要求相对较高。通过不断研究电子档案管理方式，使其能对企业信息化和市场变化要求予以更好的满足。

2.4严格把控档案进馆质量

在接收和征集档案时，为防止失去具有价值的档案，可以从档案价值和历史意识入手，展开相应的判断，并对档案进馆的质量严格进行把关，不符合接收条件的以及质量不高的档案，不能进馆。因为在历史资料中，档案馆作为重要的集中地，不是文件材料存放地，在注重数量的同时，还要注重质量，做到进馆卷不漏，确保进馆的价值[4]。

2.5提高档案管理人员的自身素质

在档案管理工作中，档案管理人员自身素质直接关系到档案工作的水平，而且对进馆档案的质量会产生直接的影响。基于此，提高档案管理人员管理水平和工作效果，有利于促进档案工作的发展。首先，铁路企业可为档案管理人员提供学习机会，并加大培训力度，开展各种各样的培训活动，采取定期或者是不定期的方式对其进行培训，并将档案管理经验和专业知识作为培训内容，提升他们自身的素质，促使他们自身档案工作的水平能不断提高[5]。与此同时，档案管理人员在实际工作中还要善于总结，结合单位的实际情况积极思考和创新，将自身工作主观能动性充分发挥出来，进而使得档案工作水平获得提高[6]。

2.6做好铁路档案安全保障问题

铁路企业还需要进一步建立多重安全屏障，进而为档案的安全提供重要保障。首先，建立软件安全屏障。其中主要必备两个软件，分别为杀毒软件和防火墙软件，而且在铁路档案管理软件中，还应具备日志功能、强制归档功能、防复制功能、自动加密功能和系统访问控制功能[7]。其次，建立硬件安全屏障。除了运用常规的安全措施，如还需要将以下问题充分考虑。一是对于文件档案而言，需要对其依赖的硬件设施状态提供重要保障，并设置硬件备份系统，至少要两套，通过脱机保存来解决。二是保证密钥的安全。系统的关键操作人员，除了对密玥身份确认外，还可通过相关硬件对密玥安全提供重要保障，如身份证验证卡片硬件。三是避免档案信息非法传播现象发生。主要就是将数据转移设备关闭掉，进而避免企业知识外泄的现象发生。四是建立流程安全屏障。针对一些管理系统在流程设计的过程中，必须要充分考虑到信息安全一体化问题，如设计管理系统和合同管理系统[8]。

3结语

总而言之，铁路企业对国家有着非常重要的影响，其发展水平在一定程度上关系着国家的进步，基于此，必须要意识到铁路企业各项工作的重要性，并给予高度重视，尤其是档案管理工作。铁路企业要结合自身的实际情况，针对档案管理工作采取有效的措施，提出切实可行的优化库存的方式，确保档案库存的质量。

参考文献

[1]曹鹏.关于铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存的思考[J].经济管理文摘,2020(5):62-63.

[2]李家智.铁路企业优化库存管理策略探析[J].铁路采购与物流,2019,14(2):67-68.

[3]王居华.铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].办公室业务,2017(20):156.

[4]杨励钦.铁路物资库存管理优化思路[J].中国设备工程,2019(21):30-32.

[5]王霞.浅析铁路建设档案管理中存在的问题及解决方法[J].办公室业务,2017(7):129.

[6]马坛凤.试论铁路档案工作的全程管理[J].档案学研究,2018(5):48-49.

[7]何亚楠.电力企业档案信息化项目管理研究[D].西安建筑科技大学,2019.

[8]刘修军.平台型企业诚信档案体系优化研究[D].湘潭大学,2019.

作者：张晓 单位：中铁十八局第四工程有限公司