档案数字化质量及安全保障探析

【摘要】随着社会和科技的不断进步以及发展，新技术和新方法的出现，势必将会改变人们原有的生产和办公方式。随着数字化进程的不断推进，电力企业在档案管理工作中也迎来了不小的变化。档案管理的安全和质量是管理工作的核心内容，本文也是对电力企业中档案数字化质量以及安全保障做简要分析。

【关键词】电力企业；档案数字化；质量和安全保障

1引言

档案是一个企业记录原始信息的重要载体，它对企业来说有着至关重要的作用。档案也分为不同的种类，例如，人员档案、项目信息、过程文档等等，不同的企业所拥有的档案种类也不尽相同。对于电力企业来说，企业的档案包括人员信息、数据信息等，用于记录电力数据，同时便于后期查找。以往的档案都是纸质文件，但是随着技术的不断先进，数字化管理开始普及。数字化档案管理相比较于传统的纸质档案来说，更加方便储存、也更加利于查找。数字化管理虽然优点很多，但是也要保证它的质量和安全性。只有这样才能够发挥它的优势，使档案管理变得更加便捷简单，更好的服务于电力企业。

2数字化档案的含义

档案的数字化进程是指，在档案管理部门的规划之下，将企业涉及到的所有档案资料，运用计算机技术、扫描技术、多媒体技术、储存技术等一系类的高新技术手段，对档案的数据信息进行数字化的管理和利用。数字化的档案管理是高科技技术下的产物，相比较于传统的档案管理而言，数字化档案有着非常显著的优势，即：第一，数字化档案有效的降低了管理成本。对于电力企业来说，电力数据繁多，档案数量也随之增加。为了能够高质量的做好档案管理工作，档案管理部门需要多配备相关的人才，才能够满足日常的工作需要。对于不同的档案类型，设置专人管理和查找，这样便会大大的增加人力成本。而档案的数量庞大，还需要专用的场地存放，不论是存放场地还是存放设备都需要一定的资金购置。档案进行数字化管理之后，便可减少相关的管理人员，这样大大的降低了人力成本。数字化档案不需要占据太多的空间，只需在电脑中进行存放即可，这种方式也减少了存放的相关费用，有效的降低了企业在档案管理方面的支出。第二，数字化档案提高了办公效率。传统的档案管理，从档案数据到档案登记都是在纸质上进行，查找起来既浪费时间，查找过程又异常的繁琐。数字化档案的运用，大大的降低了查找的时间，提高了办公效率。管理人员只需要在计算机中进行档案的搜索，便可快速的找到相关档案，既方便又快捷。第三，数字化档案提高了档案管理的安全性。对于传统的纸质档案来说，字迹和纸张随着时间的推移便会受到严重的影响。纸张的残破遗缺、字迹的退化不清，这些对于档案的管理来说，都是不小的难题。为了保障档案在存放过程中的安全性，还要时刻注意防火、防盗、防潮工作，不仅不利于档案的安全性，而且在保存中还会浪费大量的人力和物力。档案的数字化管理便可以有效的保证档案在存放中的安全问题，利用扫描等方式进行的存档，便不用再担心档案字迹的退化问题和纸张的易潮易破等问题。

3电力企业档案数字化质量及安全保障措施

3.1完善数字化档案管理方案，正确使用数字化软件。数字化档案的管理方案是保证数字化档案质量的前提。电力企业的档案数字化流程和工作内容都是依据数字化管理方案进行，所以，想要保证档案的质量，就需要在进行数字化档案管理之前，制定出完善的管理方案。企业需要先梳理目前档案管理的所有流程，将现有档案进行分类划分，区分出不同种类档案的管理方法，然后根据实际情况进行档案的数字化管理。纸质档案转化成数字化档案，需要有明确的标准。管理部门需要制定出合格与不合格之间的分界线，使管理人员明确数字化标准，保证数字化档案的质量。如果没有相关标准的制定，便不能保证质量，在扫描或者储存的过程中，什么样的档案便都能够进入档案库中，会直接影响以后的使用效果。在进行数字化的档案转化时，一定要正确使用数字化软件。数字化软件的种类繁多，在进行数字化工作之前，要对相关的软件进行试验和考察。因为档案数量繁多，软件的正确选择和使用能够有效的提高工作效率，还能够保证数字化档案的质量。前期先对软件的读取情况、呈现情况、故障情况等都做出一定的调查和分析，选用错误率低，分辨率高并且读取速度快的软件。选择好软件之后，还需要正确的操作，在软件的使用中尽量避免问题的出现，保障工作进度和档案质量。3.2建立安全的网络环境。数字化档案虽然相对于传统纸质档案来说，拥有一定的安全性，但是网络瘫痪、病毒等问题也会影响着数字化档案的使用安全，所以，在数字化档案管理和使用中，一定要建立安全的网络环境。首先，在数字化档案的存储方面，一定要多备份多地方存储。计算机的安全会受到外界的因素影响，如果只在一台设备上进行档案的储存，那么便会增加档案的安全风险，一旦出现断电、死机等情况，档案便不能读取，影响办公。其次，档案的所有操作都需要在一个封闭的网络中进行，要与其他的外网相隔绝，安装杀毒软件和防火墙并且定期的对软件进行升级，避免计算机病毒的侵入的和传播。计算机以及服务器要放置在安全的环境中，做到防火、防电、防破坏以及防偷盗，保证计算机的存放安全。最后，还要对一些预知到的风险做出应急方案。风险预知能够有效的预防风险发生，并且能够减低风险所带来的损失。对于数字化档案管理中发生的设备故障等问题，储备相关的专业人才，对所能出现的故障进行预测，然后制定出相应的应对措施。一旦问题发生时，相关人员能够迅速响应，快速解决问题，减少损失[1]。

4结语

总而言之，随着时代的进步，电力资源已经成为了人类不可或缺的资源之一，电力企业也因此不断的壮大。传统的档案管理模式早已不能够适应当今的社会需要，数字化的出现，有效的提高了工作效率，满足当前的快节奏工作方式。档案管理改革势在必行，但是也一定要注重质量和安全，这样才能够发挥它的绝对优势。

【参考文献】

[1]陈燕莹.浅析电力企业档案数字化质量及安全保障[J].中国管理信息化，2017（20）.

作者:刘宇 单位:国网湖北省电力有限公司利川市供电公司