行政秘书办公室精细化管理研究

【摘要】精细化管理是高校二级学院行政秘书工作开展中的重要手段，通过精细化管理能够有效的提升工作效率，因此在行政秘书办公室工作中的应用越来越广泛。该研究对高校二级学院行政秘书工作特点进行了分析，阐述了二级学院行政秘书办公室工作精细化管理的重要性，重点讨论了精细化管理中遇到的阻碍，并提出相应的解决措施，借此提升行政秘书的工作效率，保证工作的顺利完成。

【关键词】行政秘书；精细化管理；措施

一、高校二级行政秘书工作特点

1.复杂性。高校二级行政秘书办公室工作具有复杂性的特点，这是由于行政秘书需要负责管理很多的事情，包括学校领导指示的传达、资料的整理收集、活动的组织安排，这些工作开展中需要行政秘书接触不同的人员，这样就使得行政秘书的工作量比较大，因此行政秘书办公室工作比较复杂。2.重要性。高校二级学院行政秘书办公室工作还具有重要性的特点，重要性是由行政秘书的工作决定的，行政秘书主要负责处理高校二级学院的一些办公室事务，帮助领导更好的完成工作。如果行政秘书的工作无法顺利完成，势必对高校二级学院活动的开展产生一定的影响，因此说行政秘书的工作非常重要。3.综合性。高校二级学院行政秘书办公室工作具有综合性的特点，综合性体现在两个方面：首先行政秘书能力需要具有综合性，行政秘书需要具有丰富的专业知识，行政秘书需要具有丰富的专业知识，能够准确了解领导的需求。行政秘书同时还需要具有很好的沟通能力，能够根据不同的接触群体采用不同的沟通方式，保证工作的顺利进行。综合性还体现在高校二级学院行政秘书需要负责多项内容，包括任务传达、资料整理收集等。

二、二级学院行政秘书办公室工作精细化管理的重要性

1.有利于提升工作效率。精细化管理工作的开展可以提升行政秘书的工作效率，高校二级学院行政秘书通过精细化管理合理的安排自身的工作内容，按照事情的轻重缓急开展工作，保证各项工作的顺利进行。高校二级学院行政秘书工作中进行精细化管理能够避免遗漏工作，将工作落实到实处，做好领导与教师之间的对接工作，提升工作效率。2.有利于秘书自身的成长。行政秘书办公室工作开展中进行精细化管理还有利于秘书自身的成长。随着社会的进步，竞争日益激烈，这种情况下高校二级学院行政秘书需要不断提升自身能力。行政秘书在办公室工作中进行精细化管理能够养成一个良好的工作习惯，更好的履行自身的职责。精细化管理需要行政官秘书具有较高的素质，因而行政秘书需要进行自我能力提升，从而更好的完成自身的工作。3.有利于提升教职工的满意度。行政秘书工作的实质是服务，是协调关系更好的开展学校工作，高校二级学院行政秘书精细化管理工作开展有利于提升教职工的满意度。精细化管理可以将教职工以及学生的意见及时反馈给公司领导，从而使领导更好的了解教职工的需求，结合高校自身情况满足教职工以及学生的需求，增强满意度。

三、行政秘书办公室工作精细化管理中遇到的阻碍

1.行政秘书的素质有待提升。行政秘书是办公室工作精细化管理工作的实施主体，秘书的素质直接关系到精细化管理的效率。高校二级学院行政秘书素质有待提升，降低了精细化管理的效率。高校二级学院行政秘书素质有待提升表现在以下几个方面：第一，沟通能力有待提升，很多行政秘书在沟通时方法具有单一性，不能根据沟通对象的不同采用多种不同的沟通方式，这样就影响到沟通的效果，不利于工作的进行。第二，行政秘书工作开展中工作情绪不高，行政秘书的工作量比较大，并且琐碎，很多行政秘书工作开展中存在消极怠工的行为。导致行政秘书素质有待提升的原因是多方面的，既有秘书自身原因，也有外部原因。在自身原因方面，行政秘书在业余时间不重视知识的积累。在外部原因方面，高校不重视行政秘书培训工作，针对行政秘书的培训工作比较少。2.不重视工作计划制定。行政秘书办公室工作精细化管理工作开展中不善于制定相应的工作计划，容易导致工作遗漏问题的出现。行政秘书需要负责的事务比较多，很多行政秘书并没有做好事情记录工作，只是凭借自己的想象力记忆工作内容，这种工作方式具有很多的弊端。不重视工作计划制定会导致工作方向出现偏差，行政秘书工作开展中需要按照轻重缓急的顺序进行，没有详细的工作计划，行政秘书工作开展中只是按照时间顺序进行，这样就导致很多不紧急但是重要的事情放到最后进行处理，影响到学校工作的进行。3.监督工作不到位。高校二级学院行政秘书精细化管理工作中还存在监督工作不到位的问题，不能对行政秘书的工作进行有效的监督，不能约束行政秘书的行为。在进行监督的过程中主要的衡量指标是行政秘书的出勤情况，没有将工作效率、教职工的满意度等情况纳入到考核工作中，这样就影响到了考核结果的真实性。监督工作不到位导致行政秘书在工作中存在投机取巧的行为，对于一些简单的事情采用置之不理的处理方式。监督工作开展中缺乏对行政秘书的激励与处罚，激励与处罚方式具有单一性，常用的处罚方式批评教育，这种处罚方式具有一定的效果，但是警示作用不明显。在激励时也只是进行口头表扬，这样就影响行政秘书的工作积极性。

四、提升行政秘书办公室工作精细化管理效率的策略

1.提升行政秘书素质。在进行办公室精细化管理时需要提升秘书的素质，提升秘书素质可以从以下几个方面入手：第一，发挥行政秘书的主观能动性，对行政秘书进行激励，促使行政秘书在业余时间积累相关的知识，完善知识结构，更好的进行指示传达。提升行政秘书素质还可以通过培训活动的开展，定期对高校二级学院行政秘书进行培训，在培训中普及工作技巧以及沟通手段，增强行政秘书的专业能力。提升行政秘书的素质还可以开展进修工作，对行政秘书的能力进行综合评估，及时对行政秘书能力欠缺进行弥补。进修时行政秘书之家可以进行相互交流，学习其他秘书的工作方法，取长补短。同时也应该做好经验总结工作，避免自身在工作中出现类似的错误。提升行政秘书素质还需要增强其职业认同感，认识到自身肩负的责任，这样才能在工作中更好的履行自身的职责。2.合理制定工作计划。高校二级学院行政秘书办公室精细化管理工作开展中需要制定合理的工作计划，做到细致认真。行政秘书可以将自己需要完成的工作在电脑上进行记录备份，对工作的重点以及完成日期进行记录，对于已经完成的工作进行相应的标记，避免重复工作情况的出现。在制定工作时应先完成紧急重要的工作，其次完成紧急不重要的。按照紧急以及重要情况完成工作，保证工作的顺利进行。工作计划制定时可以利用电子设备，如手机、计算机等，通过这些电子设备的使用更加详细的了解工作情况。3.加强对工作的监督。最后在行政秘书办公室工作精细化管理工作开展中需要做好监督工作，通过监督了解精细化管理中存在的不足，并进行针对性的调整。监督工作开展时需要采用多种指标，了解教职工对于行政秘书工作的满意情况，满意度越高说明行政秘书精细化管理取得了一定的成绩；反之则说明行政秘书精细化管理中存在一些失职，需要进行相应的调整。监督工作结束后需要对工作优异的行政秘书进行奖励，可以采用奖金发放的形式，也可以进行表彰，从行政秘书的需求出发，保证激励工作的针对性。对于存在失职行为的行政秘书需要进行相应的处罚，约束行政秘书的行为。

五、总结

高校二级学院行政秘书办公室工作具有复杂性、重要性以及综合性的特点，因此需要进行精细化管理。行政秘书办公室工作精细化管理具有重要的作用，有利于提升工作效率，保证各项工作的顺利进行，促进秘书的成长。然而办公室工作精细化管理中存在的问题包括行政秘书素质有待提升、不重视工作计划制定以及监督工作不到位，这些问题制约着精细化管理工作的开展。因此行政秘书办公室工作精细化管理工作开展中需要提升行政秘书素质、合理制定工作计划以及加强对工作的监督，通过这些措施能够有效的办公室工作中进行精细化管理，保证高校二级学院工作的顺利进行。

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作者:徐燕娟 单位:江苏城乡建设职业学院