住房公积金档案规范化管理研究

一、住房公积金业务档案的特点分析

住房公积金业务档案有着较强的特点，这些展现出来的特点也正是影响其规范化管理的重要原因。首先，住房公积金业务档案的来源十分的广泛，其中涉及到许多的公司和企业，每一个参与到其中的缴存单位都属于住房公积金业务档案管理的范畴；其次，在住房公积金业务档案之中种类和内容都较为繁杂，这也为相关的管理工作开展带来较大的难度。如：在住房公积金业务档案中主要包括归集、提取和贷款三个大项，但是在这些大的项目下面又包含较多的子项目，这些都属于住房公积金业务档案管理的范畴；第三，住房公积金业务档案需要保存的时间较长，而且在此保存期间可能会出现一些变化，通常情况下住房公积金业务档案都需要保存到15年以上，一些特殊的需要保存30年以上；第四，住房公积金业务档案具有较强的时效性特点，在管理工作中必须当天办理当天整理，避免材料出现堆积，影响到后续工作的开展。

二、加强住房公积金业务档案规范化管理的策略研究

在当前的住房公积金业务档案管理工作中应当充分认识到其重要性，根据住房公积金业务档案展现出来的特点，采取有效的管理策略。（一）加强档案信息收集工作。由于住房公积金业务档案涉及到的范围较广，其中包含的内容信息较多，这就为档案信息收集工作造成非常大的难度，因此在这方面需要不断加强，在具体的管理工作中主要可以从以下四个方面展开：第一，加强对住房公积金的缴存、提取档案信息管理，其中主要包括职工开户的相关资料信息、账户缴存信息、职工账户提取资料以及变更资料；第二，加强对住房公积金贷款信息的收集，其中主要包括住房公积金贷款的申请资料、发放资料以及还款资料等；第三，加强财务会计资料信息的收集，加强这部分资料的收集与管理能够有效控制住房公积金资金的风险；第四，加强公文类信息资料的管理，其中包括政府部门有关住房公积金调整的公告。这些方面的信息都属于当前住房公积金业务档案中十分重要的信息，需要进一步加强这些数据信息的管理。（二）加强住房公积金业务档案管理制度的完善。为有效促进住房公积金业务档案规范化管理，在管理制度上必须进一步完善。首先，建立和施行岗位责任制。解决干什么工作负什么责任及谁对谁负责的问题，提高工作人员的责任心；其次，建立和施行目标管理制度。解决什么岗位完成什么任务、达到什么标准的问题，提高管理中心的整体管理水平。第三，建立和施行档案管理制度。解决档案如何收集、整理、保管、利用的问题。借鉴知名企业档案管理办法，明确归档范围、分类标准、编码格式、保管期限、归档要求及保管、利用方面的规范要求等，提升档案管理规范化程度；第四，建立完善的奖惩制度。将工作结果与绩效工资、年终评比、职级晋升挂钩，激发工作人员的主观能动性。（三）加强住房公积金业务档案管理风险防范机制的完善。建立管理人员提前预防、全程防范的观念，从接收到第一份档案资料开始，明确每个环节的风险防范重点、控制底线，防范责任与要求，落实到具体人员名下。在此基础上，制定相关的处置措施，包括档案管理同步机制、监督跟踪机制、预警机制、违约或逾期处理机制、责任追究机制等，根据档案管理数据，实现风险管理的自动生成与全面落实。（四）提高工作人员素质水平。从住房公积金业务档案人员录取选拔开始，把住房公积金业务档案管理人员的素质及提升放在重要位置，实施全员全程培训工程，具体内容包括档案管理知识的培训、计算机技术知识的培训、先进管理经验管理模式的培训等等，利用岗前培训、在岗学习、在职进修等多种方式，夯实业务基础；通过外出学习观摩与请专家学者来讲课相结合的方式，提高层次，开阔视野等。通过这一系列的方式来提高住房公积金业务档案管理人员的专业化水平和综合素质。（五）加强档案信息的复核。在住房公积金业务档案管理之中还应当加强档案信息的复核工作，将收集到的所有信息进行严格的核查，确保所收集信息的真实性，避免因为收集信息存在不准确造成最终住房公积金业务档案信息失真的情况出现。如：在针对前台操作员展开的业务操作和生成出来的业务流水，后台的财务管理需要对其进行逐笔核实，以防止因为人员操作失误或者凭证出现问题，造成账证不合的情况，影响到住房公积金业务档案管理的有效性。

三、结语

综上所述，住房公积金业务档案管理工作是一个十分复杂的工作过程，其中涉及到的内容信息较多，在管理工作上十分的困难，住房公积金业务档案管理的规范性直接影响到其管理的质量。因此应当加强住房公积金业务档案管理工作，使其越来越规范化，从而降低管理工作中存在的风险，提升其管理的质量和效果。

参考文献：

[1]姜国华.强化住房公积金业务档案利用工作的“四个意识”[J].兰台内外,2014,(02):57.

[2]胡嬿.强化贷款档案管理,有效规避住房公积金风险[J].经营管理者,2013,(26):276.

作者:邓书礼 单位:四平市住房公积金管理中心