新时期社会救助档案管理分析

摘要：当前社会是信息社会，信息的爆炸式增长给生活带来便利的同时也给信息的归纳整理带来了更多的挑战，这尤其体现在新时期社会救护档案管理问题上。社会救助是社会保障的基础之一，是社会服务体系重要的组成部分，社会救助着眼于生活中面临困境需要帮助的人们，可以说社会救助是调节社会矛盾的平衡器，为社会的和谐稳定做出了很大贡献。本文简要分析当前社会救助档案管理工作中面临的诸多问题，阐述该如何在新时期下对社会救助档案管理进行更有效地管理，为社会救助档案管理工作的科学发展献计献策。

关键词：新时期；社会救助；档案管理

社会救助档案建设关乎社会民生问题，救助工作本就聚焦于社会中众多的穷苦人民，了解他们生活中的实际困难，针对他们的实际情况给予点对点的精准帮扶，而这些工作都建立在社会救助档案完善且精准的前提下。这就要求执行救助工作的相关部门工作人员加强对完善档案救助工作的正确认识，更加深入的了解社会救助档案管理工作的工作内容，这都有利于进一步激发社会救助档案的潜在价值，强化工作人员的责任监管意识，升级档案管理的方式，从而实现社会救助档案管理的高效性和即时性。与此同时，社会救助工作覆盖的工作面较为广泛，其工作内容也比较多元化，在工作过程中需要沟通协调的部门也较多，因此需要统筹兼顾的方面也较为复杂，其目的也是希望老有所养、幼有所教，为社会每一个人的正常生活提供更多的帮助，为每一位民众创造更好的生活环境。加强社会救助档案的管理工作就是在为社会的发展和祖国的建设添砖加瓦，有助于资源的整合以便于将利用率提升到最高。

一、社会救助档案的定义和重要性

（一）社会救助档案定义。救助档案顾名思义是政府或者社会中的专业救助机构在进行全方位、多角度的救助活动时所形成的纸质文件材料，这些内容涵盖了各个层级的内容，包括经济支出资料、专业救助过程记录、文书资料、被救助者的相关背景资料等，社会救助档案可以说是一级一级上传下达的重要通行证。社会救助档案的记录整理工作涉及县级及乡镇的政府组织、村委会、居委会和街道办事处等机构，在日常生活中，社会救助档案主要记录的内容包括所管辖区域低收入民众的最低生活保障、低收入家庭的医疗保障工作以及所管辖地区的老、弱、病、残等弱势群体的基本生活保障。在特殊时期，社会救助的内容还包含了在民众面临天灾人祸以后的安抚工作和临时救助工作等。社会救助档案要完整记录工作流程，包括日常的正常管理、内外各文件的审批审核，除此之外在工作中如果存在一些保存价值很高的资料也需要纳入救助档案管理的范畴中，这其中包括了纸质文件、图画表格、电子票据、声音录像和视频监控录像等内容丰富且存在形式多样的历史记录与档案资料。除了登记在册的人员救助档案信息，对于一些管理辖区新增的流浪汉和乞讨者也需要进行留意，尽量完善他们的信息补充工作以便在以后的工作过程中能够查询。（二）社会救助档案的重要性。在新时代下，将救助档案进行更加符合科学性和规范性的管理是实现救助档案管理工作转型的必经之路，尤其现在是信息时代，对于不同人员的信息录入又变得更加全面和完善，面对信息大爆炸最好的解决方法就是使救助档案管理工作的发展更加符合时代的发展潮流，建立一个数字化的档案资料室。随着时代的发展，不论是社会还是个人都对信息有了更加细致的要求，目前的救助档案条目也是越分越细，这也对相关的档案录入及管理人员有了更高的要求，并且救助档案整理工作的工作特点是工作量巨大，每天新录入的和需要更新的都层出不穷；工作方式单调，对于纸质文件就要进行手动录入、电脑登记、档案归类等工作，并且传统的档案室随着时间的推移储存的文件数量非常庞大，每次寻找也需要耗费一定的精力；工作要求十分细致，毕竟在面对一些情况时，调档案进行查阅是第一件要做的事，如果在这份档案中存在着录入信息出现偏差那么都会对后续的工作产生很大的影响，尤其是年份这种信息，一点点失误就会产生巨大的影响。因此，建立更加便捷高效的救助档案管理制度就显得尤为重要，当建立一个庞大的信息数据库后，所有的信息都能在短时间能进行录入、更新和删除，并且不会占据太大的现实空间，不仅如此，救助档案管理信息化还方便了所有的救助机构实现信息共享、信息共建等优质服务，能够将所需要的救助信息更加快速高效地反馈到需要信息的人手中。信息化管理工作还能够杜绝实际生活中的一些隐患，比如说纸质文件很容易丢失，并且很容易受到环境的影响，潮湿会加速文件的腐烂，鼠蚁也会对文件造成一定程度的破坏，并且纸质文件是火灾的重大隐患，一旦发生火灾，其损失是难以估计的。信息技术能够为救助档案管理工作提供一个更加良好的平台，它摆脱了空间的限制，使得管理者能够更方便地随时进行管理，也使得工作人员的工作压力能够减小，无论是在单位还是家中都可以随时进入档案数据库调取所需要的文件内容。

二、救助档案管理工作改进的有效途径

（一）通过类别进行管理。所有的档案管理几乎都离不开分类管理原则，救助工作管理也是相同的，分类管理无论是在录入保存还是在读取寻找时都能使工作更加地有条理也更加方便，档案分类的方式也是很多，在文件录入时既可以按照时间进行分类也可以按照文件记录类型进行分类，如果只是单纯采用按照时间进行分类的方法就比较适合文件记录内容全部相同的情况，而像救助管理工作这种类别非常庞杂的工作来说就比较适合时间、类别结合运用的分类工作，比如将二〇一二年城镇医疗救助档案分为一类、低收入群众最低生活保障发放分为一类、临时生活救助工作分为一类、流浪人员及乞讨人员这种不需要申请就可以领取救助的分为一类。如果在已经录入了信息库中还想要保留文件原稿的话，原稿的管理工作也需要进行如上的分类，并且除此之外还需要进行单独的编号，如A0000001，将编号写在文件档案袋上后竖放在文件柜中，然后在每个文件柜上都注明该文件柜存放在几号至几号的文件档案，这样方便以后进行文件的调取工作。（二）依法管理。对于民政社会救助档案的管理工作法律是有明确规定的，法律是任何工作中最基本的依据，因此社会救助档案管理工作要依法开展。如果现有的法律条款内容尚不细致，那么则需要在与国家档案管理部门进行有效沟通以后完善针对特殊问题制定的具体措施，并且在管理工作中也要符合规定，使得社会救助档案管理工作能够做到有法可依。有法必依。（三）分层管理。分层管理顾名思义就是要根据层次的不同进行责任的划分从而使得档案管理工作能够更加高效地进行，这其中的分层既是执行部门的分层也是被救助对象的分层。社会救助档案属于专业性较高的档案，因此在查阅档案实行救助工作的过程中，各级政府部门都要相互配合，上级领导部门要统筹协调，合理地划分责任分配和任务内容，使得资源整理并且实现最大化利用率。由于地域问题，省市级政府不可能面面俱到地进行工作分配，而是要把握整体的大方向和对各级政府进行监督管理，而街道办事处或者居委会则是要根据民众的实际情况制定具体实施的策略，并且要将实时的信息反馈给上级部门，在这整个工作过程中使得救助档案管理工作更加立体化也更加贴近实际生活情况，不会只是空中楼阁。

三、社会救助档案的管理体制

社会救助档案管理制度可以说是环环相扣的，社会救助档案作为民政部门工作的重要组成部分之一，其制度的完善与否也直接能够反映出民政部门的发展程度和管理力度，而民政部门的各项管理工作的落实情况又都受到国家档案部门的监管，整体的管理体制相对完善。目前的社会救助档案管理体制主要体现在以下几个方面：（1）负责救助工作具体落实的街道办事处和城市社区居委会要积极地完成上级布置的工作，在此基础上也要努力地搜集更多的数据信息，协调上级机关开展社会救助档案管理工作，为上级工作减轻负担。（2）要明白用专业的人做专业的事，救助档案的专业性较强，县级、乡镇等救助部门需要及时地补充新鲜的血液，聘请专业的档案管理人员协助原本的工作人员进行档案的分类、归纳和整理工作，以实现救助档案管理工作能够紧跟时代的步伐，不被时代所抛弃，最终形同摆设。（3）各省、各市甚至是各地区的实际情况也是不一样的，在充分考虑实际情况的基础上要对档案管理部门和民政管理部门之间的合作方式进行升级，保证信息能够做到共用、共建和共享，协同各个部门一起制定符合当地实际情况的救助档案管理制度，既要做到上传下达，又要对下级的单位部门进行科学有效的指导。

四、救助档案的合理利用

信息的扩展也意味着救助内容的扩展和救助范围的扩展，对于底层的穷困人民而言这是天大的好事，而在此基础上也不能过多地增加工作人员的负担，因此就要求对救助档案进行充分合理地利用，这也就要求数字化信息平台的加速完善和各级救助部门的通力合作，从而做到扩大救助范围、升级救助手段、提高救助水平，在接济街头流浪乞讨和无家可归的，以及生活无依无靠等困难对象方面的服务更加有力使救助中心的作用发挥得淋漓尽致。

五、结语

不论是顺应时代的要求还是现代民众的要求，社会救助档案管理工作的完善升级都是不可或缺的，随着国家经济水平和综合国力的提升，未来社会中人们对于救助工作的关注也会越来越多，并且社会救助的开展对于整个社会的繁荣稳定和人民的安居乐业都是能够起到积极的促进作用的。当前社会救助档案管理工作的重点就是要尽快建立健全数字化信息平台，强化社会救助档案的管理体制，明确社会救助档案管理的规章制度，在保证被救助人隐私的前提下要继续努力发展社会救助档案管理。

参考文献：

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作者:刘路 单位:菏泽市救助管理站