互联网+工程项目档案管理探析

摘要：工程项目档案是项目建设的产物，也是其验收、运营管理与改扩建的重要依据，具有较强的凭证作用和参考价值。“互联网+”背景下，档案管理向智能化和数字化方向发展。本研究以此为出发点，采用政策分析、文献调查、跨学科研究等方法，将档案学视角与工程管理相结合，探究“互联网+”工程项目档案管理的建设特色，分析其面临的政策完善化、资源共享化、技术智能化和人才多元化机遇以及政策落地不完善、资源共建不充分、技术发展不健全和责任落实不完备的挑战，以期为我国“互联网+”工程项目档案管理发展带来思考。

关键词：“互联网+”;工程项目档案;特征;机遇与挑战

工程项目是多种技术与阶段性建设成果相结合的综合性工作，具有建设周期长[1]、参与单位多、文件种类繁杂和档案成套性强等特点[2]。工程项目档案管理即面向工程项目所进行的涵盖建设、勘察、设计、施工和监理等各个环节的档案管理活动。具有原始记录性的档案作为工程项目建设的重要凭证材料和各阶段建设状况的真实反映，对于项目后期的管控、改建、维护和验收意义重大。“互联网+”是时代与技术发展的产物。2015年3月5日，总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。2015年7月，国务院了《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，提出应将“互联网+”与各领域相结合，推动技术进步、效率提升和组织变革。本研究认为“互联网+”档案是指运用云计算、大数据、移动互联网等技术，将“互联网+”的跨界思维[3]、人本理念与档案管理相融合，促进档案领域的变革创新[4]，推动档案管理及服务的立体化、多元化与共享化。“互联网+”催生了技术运用，实现了档案系统的实时管控，改变传统的单向生成和流转模式，采用跨业务、跨阶段管理，其涉及的“前端控制”“全过程控制”理念对传统管理背景下的“事后控制”“自行管理”等模式带来了极大的冲击。因此，本研究从“互联网+”工程项目档案管理相关的政策理念与策略研究入手，分析“互联网+”时代背景下档案创新变革发展中产生的机遇和挑战，以期为我国“互联网+”工程项目档案管理建设带来思考与启发。

一、“互联网+”工程项目档案管理的国内外研究现状

“互联网+”的概念最早由易观国际董事长于扬在2012年第五届移动互联网博览会提出。通过文献调研，可发现“互联网+”一词在我国使用较为普遍，而国外则没有对应概念。国外研究聚焦于“InternetArchive”（互联网档案），即互联网背景下的档案馆建设和运用互联网技术手段进行档案管理两大方面。McNicol研究互联网背景下档案馆应如何有效利用Web2.0技术进行归档服务，改善传统归档方式的局限。[5]Panos探讨互联网技术运用对社会工作人员、教育工作者和学生实时查找政府信息资源与档案资源的便利性。[6]Smith着眼于法律和历史互联网档案系统的设计和开发如何支持BBC网页归档中异构数字资料的保存。[7]本研究则侧重于如何运用互联网环境下的新型技术以推动工程项目档案管理。国内研究集中于“互联网+”档案管理概述，即路径研究、系统建设与创新服务变革和“互联网+”档案管理的具体应用两部分。夏明辉[8]研究“互联网+”档案管理模式并提出其具有思维创新化、服务多元化、管理开放化及协作互动化的特征。吴琼[9]探讨“互联网+”档案管理体制与数字化技术，提出应“创新档案数据管理”，树立“人性化、个性化、智能化和知识化”的服务理念，加强网络安全管控，规避档案管理风险。“互联网+”档案管理应用主要集中于医院和高校两大组织。韩雪[10]以临沂市中心医院为研究对象，提出其具有便捷化、丰富化、服务高效率和载体多样化的特征，强调应加强电子信息档案整合，完善系统建设，提高利用系统创新管理方式的能力和水平。李娟[11]研究高校基建档案数字化并提出应建立统一的归档与存储系统，制定完善的数字化操作方案。综上所述，运用互联网技术推动档案管理变革仍是国内外研究较为关注且亟须探索的重点领域，思考“互联网+”对我国工程项目档案管理带来的机遇、变革与挑战，对于创新档案管理和推动大型工程项目档案建设具有重要的指导意义。

二、“互联网+”工程项目档案管理的特点

工程项目档案管理围绕工程项目的全过程建设展开，内容涉及准备、设计、组织与实施、工程决算、竣工验收和竣工决算等各个环节，建设单位较多且管理自成体系，加之传统档案管理以竣工后档案部门单向接收为主，档案人员并未直接参与到工程建设的各个环节，对各参建单位建设状况缺乏深入了解，直接影响了档案管理的效果。“互联网+”具有“思维创新”“结构重塑”“用户至上”“开放共享”“跨界融合”五大特征理念[12]，“互联网+”工程项目档案管理结合相关理念，充分运用新兴技术，在传统档案管理的基础上进一步发展，具有鲜明的建设特色。（一）运用全程管理思维，实行档案实时管理。传统工程项目档案管理以前期工程建设与后期档案收集管理模式为主，档案收集与归档通常为单向流转，如图1所示。各建设单位在工期的各阶段生成档案记录，并阶段性向档案管理部门移交审核。随着工期的发展，项目建设与工程档案管理产生不同步问题，档案管理存在滞后性。“重项目、轻档案”的思维，导致档案建设中出现档案漏失、管理不善及脏乱差等情况，极大程度地影响到后期的利用与整理。建设单位较多、各单位档案管理要求和规范不完全一致，导致后期收集与整理出现档案重复与档案无法匹配等问题，对档案建设存在不利的影响。“互联网+”工程项目档案管理采用全程控制思想，在项目开始前，档案管理人员根据工程建设情况了解各阶段所生成的档案类型，编制档案管理计划并制定流程图，把握档案管理建设中的关键环节与薄弱环节。采用前端控制思想与电子签章技术，由档案管理人员对各阶段实时审核并进行电子签名，实现档案管理的实时监控与鉴定管理，一定程度上避免与减少了传统档案管理模式下的不同步问题。参建单位与档案管理人员在各个阶段可实时利用档案管理系统进行档案上传及整理，如图2所示，实现档案从生成、收集到鉴定、整理与归档的全流程管理。（二）推动单轨制发展，完善文档一体化管理。“互联网+”工程项目档案管理所蕴含的实时管理与融合发展理念对传统工程项目档案管理背景下纸质档案建设的滞后性和单向流转模式提出了挑战。传统工程项目档案建设中，由于工程项目与档案管理建设不同步且档案数字化建设发展具有一定的滞后性，导致档案数字化与电子文件建设发展不完善。“互联网+”工程项目档案管理以前端控制为发展理念，将工程建设准备筹划期的文件纳入档案建设全过程管理之中，进一步继承与发展了文档一体化管理模式，推动了信息收集的完整、系统和准确。“互联网+”工程项目档案管理以技术驱动单轨制发展，一定程度上解决纸质档案和电子文件审核、归档不同步的问题，降低传统工程档案建设下繁重且大量的纸质档案管理所带来的效率、人力和物力的耗费压力与成本。（三）遵循标准化指导，实现档案规范建设。ISO系列标准关注各种环境下的业务架构与协同合作建设，[13]为“互联网+”工程项目档案管理跨层级、跨组织背景下数据驱动发展建设提供规范性保障。ISO9000质量管理体系标准围绕“质量管理”“责任分工”“持续改进”等提出了详细的方案，[14]强调责任分工制，避免传统建设模式下单位牵涉较多所引起的职权交叉等情况。其中ISO9001：2000标准提出“科学管理、以质取胜、创新进取、顾客满意”的质量方针，[15]对推动工程质量体系建设，提高建设成效具有推动意义。ISO/TC46/SC11为档案文件管理提供了创建、捕获和管理记录的核心概念和原则，是工程项目档案管理电子办公环境下的重要指南。“互联网+”工程项目档案管理应贯彻“持续改进”理念，将标准规范与信息化技术相结合，做到档案收集、鉴定、整理与归档等各环节的实时把控，推动档案的标准化、规范化管理。将“互联网+”工程项目档案建设的理念与技术运用进行梳理，形成如图3所示的生态圈模式图。“互联网+”工程项目档案管理充分利用移动互联网、大数据与人工智能等技术，转变传统的流线式管理，以全过程管理为策略理念指引，以单轨制发展为管理建设方向，以ISO系列标准为制度保障，推动实现各参建单位之间的技术融合、业务融合与数据融合，促进全流程周期项目建设中档案的实时生成、收集、管理和归档，大大降低传统档案收集不及时、管理制度不清晰和档案系统不完善等问题，实现工程项目档案管理整体效益的提升。

三、“互联网+”工程项目档案管理发展的机遇

（一）政策出台，提供规范指引。政策是建设发展的基础和重要指引，曾指出要“利用互联网扁平化、交互式、快捷性优势，推进政府决策科学化、社会治理精准化、公共服务高效化”。《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》中强调应把握“互联网+”发展机遇，培育新兴业态，并对智慧能源建设提出了重要指示。电网工程项目建设与新能源项目建设是工程项目档案建设中的重要方面，“智能化电力运行监测、管理技术平台”，发展电网设施共建共享，建设多能源协调互补的能源互联网是“互联网+”工程项目档案建设的发展目标和重要政策基础。[16]国内各单位组织与专家围绕“互联网+”档案管理也开展了一系列的交流。2016年1月13日，全国首届“互联网+时代档案服务业发展高峰论坛”以“互联网+档案”为主题，强调了档案数据的核心价值作用与深度融合所产生的海量信息处理、即时互动等发展前景。在政策的发展引导下，应积极响应号召，挖掘工程档案的数据价值，加大“互联网+”与项目档案建设的深度融合，促进工程项目档案的创新化、智能化与技术化建设。[17]（二）资源融合，推进互联共享。跨界融合和开放共享是“互联网+”时展的重要特征，“业务融合”“技术融合”和“数据融合”的三融理念与“跨层级”“跨地域”“跨系统”“跨业务”和“跨部门”的五跨思维为工程项目档案管理的创新发展变革提供了重要的启发。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出应“加快档案信息资源共享服务平台建设”，加快信息资源共享服务。“互联网+”档案管理背景下运用技术突破了传统的单一机构和类型的档案资源管理困境，缓解了资源分散、重复和利用效率低下等问题。通过搭建统一的档案资源管理平台，运用全程管理与前端控制的思想理念，各单位可实时将档案文件进行上传及共享，进而实现资源层、业务层和技术层的互联互通。将不同类型的档案资源进行聚集与整合，推动了档案资源的集成化与共享化，对促进档案管理全程控制、档案资源优化配置和后期的资源挖掘与开发具有重要意义。（三）技术创新，推动智能发展。技术运用是“互联网+”背景下的重要体现。运用大数据、移动互联网等技术，完善系统建设，实现电子文件实时上传，推动档案管理的实时收集、鉴定与归档，使工程建设与档案管理进度相一致，促进档案成套性、内容完整性建设。其中，电子签章的应用为电子文件的数据安全性与实时审核提供保障。“开放共享”与“结构重塑”是“互联网+”的突出特征，通过技术搭建，可以实现各参建单位之间档案资源数据的共享共建以及档案部门与各部门之间的实时交流，推动扁平化组织结构建设，极大程度解决了层级管理中信息传递的时差性与档案人员收集与管理的来回奔波的不便性。利用全过程管理思想，采取跟踪管理的策略，实现档案管理人员与各单位的合作管理，也对档案收集与管理过程的规范性起到实时监督与指导的作用。（四）人才多元，促进知识驱动。“互联网+”的发展背景下，智能化人才发展趋势日益高涨，“大档案、大服务、大安全”[18]已成为档案职业主体的观念指引。档案学科建设中更加强调科技创新型人才培育，如举办“全国高校档案学专业大学生课外科技作品竞赛”，鼓励学生激发创新思维与成果转化意识，提高了人才素质与综合能力。“互联网+”工程项目档案管理强调“思维创新”“跨界融合”理念的培养，建设单位对于专业人才的要求正向多元化与知识化发展。2019年5月，科学技术部人才管理中心出版了《中国科技人才发展报告2018》，围绕创新驱动发展战略与人才机制体制改革做出分析，为新时代思维创新、技术创新与融合发展提供了重要的支撑力量。因此，应把握机遇，加强专业化人才与跨学科人才培育，提高技术人才建设和档案管理人员意识，推动知识驱动发展，转变服务理念，发挥工程档案对工程建设的重要凭证与参考价值，加强后期开发利用中的资源建设与数据挖掘。

四、“互联网+”工程项目档案管理发展的挑战

（一）政策建设与贯彻不完善。早在1980年，我国相关部门围绕工程项目档案已开展了一系列探索建设，2000年初以国务院第279号令的《建设工程质量管理条例》，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系。之后了一系列文件与管理办法，对重大项目档案管理建设加以规范。各工程项目建设单位也结合本单位现状制定了管理办法，如中国南方电网有限责任公司修订了《中国南方电网有限责任公司档案管理办法（Q/CSG221005-2018）》，围绕工程项目档案基础设施建设、管理要求和信息化建设等方面做出具体规定，并制定业务指导书，明确业务管理活动中的相关术语与鉴定、编研和验收等要点，促进工程项目档案的规范化与系统化建设。传统工程项目档案建设过程中仍然有档案建设不规范、参建单位纸质档案建设与档案数字化建设不健全等问题，尤其是在“互联网+”发展背景下，如何突破传统档案工程项目档案管理模式，遵从政策引导，根据ISO国际标准与国内标准制定符合企业单位新阶段发展的政策与规范，实现新技术与理念应用下各单位档案管理的规范性与制度化落实，加强过程与效果的监督与管理，促进档案管理效益的提升是需要不断探索的问题。（二）体系建设与对接不充分。工程项目档案管理涉及单位众多，组织管理体系与责任分工与工程项目的质量和建设效率紧密相关，也影响着数据资源融合建设中的数据层与管理层建设。在“互联网+”档案融合发展背景下，工程项目档案管理突破了传统的档案生成、移交、归档和验收等单向流程，实现了跨部门、跨业务合作，建设方式转向实时共享与融合共建，资源融合背景下业务管理与档案体系的有效对接成为亟待突破的方向。数据共享需要完备且体系化、规范化的系列规范，故工程项目档案互联共享中的元数据标准以及数据共享标准化建设也是面临的一项挑战。“互联网+”工程项目档案管理需要完善管理制度与标准规范建设，明确数据在生成、流转中的系列标准，解决数据不配套以及数据共享标准不一致等问题，打破信息孤岛，[19]推动档案资源的深度融合与共享建设。（三）技术发展与应用不健全。在系统应用效果方面，工程项目档案管理多为依次扫描后再进行上传归档，且多为内网管理，致使参建单位使用不便，需要再通过内网管理人员进行收集与上传，极大地降低了使用效率。技术的发展与智能化建设催生了系统的建设变革，而电子文件的流转与审核也会导致数据缺失、数据修改等，项目建设过程中存在安全隐患，对系统发展的完备性与防护性提出了挑战。在技术发展与应用的结合性上，工程项目档案管理的系统设施与客户端设备仍较为落后，技术变革与实际运用之间存在落差。在系统化与技术化建设过程中，档案系统建设仍以全流程建设为主，即面向档案收集、整理、鉴定和归档等所有环节进行开发设计，缺乏针对具体环节的专项系统开发。工程项目建设单位在信息系统使用中，易出现数字化建设管理混乱、成本高昂和整体利用效果不佳等，因而技术与系统建设结合背景下如何做好针对性、有效性开发仍是具有挑战性的问题。（四）责任落实与人员不完备。人才多元化发展机遇并未有效改善工程项目档案管理中的人力资源困境。工程项目档案建设方面仍缺乏专业的档案管理者，人员兼职化、人员流动性大和工程档案外包等情况均导致实际建设中管理内容混杂、管理效果不佳等情况出现。工程档案涉及多领域，且具有较强的专业性，档案管理人员对不同学科知识的掌握度与跨学科学习能力对档案管理的质量以及档案开发利用带来一定的影响。人才建设的大力发展并不能直接导致人员管理意识的增强，由于档案人员对档案工作的重视程度不够，容易引起档案管理效率低下、档案收集内容不全和档案保管脏乱差等状况。因此，档案人员的规范化建设和责任意识的强化仍是不容忽视的问题。此外，由于工程项目建设过程中建设单位较多，责任关联方涉及较广，因此如何在较长的项目周期建设中，明确责任的分工落实，做到定岗定责，避免责任不明及职责混乱等现象发生仍需不断考量。五、结语工程管理是国家战略研究的重要组成部分，对于国家建设、企业发展具有重要的推动作用，具有原始记录性的工程项目档案在项目建设中更是具有不容忽视的地位和作用。伴随着移动互联网与大数据技术的发展，“互联网+”与工程项目档案的深度融合势必将带来工程档案管理领域的变革，推动档案管理朝着信息化、技术化与智能化的方向前进。“互联网+”背景下，工程项目档案管理应抓住机遇，突破思维桎梏，加大创新建设，弥补传统档案管理模式下的局限性与缺失，运用全程管理、标准化管理和一体化管理三大策略手段解决发展中遇到的障碍，积极迎接挑战，推动工程项目档案管理的创新发展。

作者:陈慧 南梦洁 王晓晓 陈晖 单位:1.华中师范大学信息管理学院 2.中国南方电网有限责任公司超高压输电公司