建设工程档案管理重要性及规范化

摘要：我国市场经济伴随社会的进步和时代的发展而得以快速发展，各行业对其内部的档案管理工作也给予了更多关注，尤其是建设工程行业。建设工程档案主要是工程项目实施过程中形成的文档，是静态的，而对其进行管理则是动态的。这一过程旨在建立系统、真实地完整化档案。本文首先介绍建设工程档案管理的重要性及社会价值；其次对工程档案规范化管理加以分析，再阐述建设工程档案的实际应用；最后总结出目前存在的问题并提出相应的解决措施。

关键词：建设工程；工程档案管理；重要性

众所周知，对建设工程而言，工程档案管理工作是否落到实处，关系着建设工程的施工质量，并影响着相关企业的整体效益。此外，建设工程档案作为整个工程的见证与真实记录，相关文件的完整性、准确性都能对日后的工程竣工验收、审计部门核查、日常维护或改建等方面提供可靠的依据。因此，负责建设工程档案管理工作的人员要深刻理解自身职责，并严格审核档案的质量，确保档案的合法、有效性，进而推动建设工程档案管理工作的正常开展。

一、建设工程档案管理的重要性及其社会价值

建设工程档案资料形成主要发生在工程建设过程中，常以文字、图像、表格或声音等形式进行记录，极具存储价值。但随着建设项目的逐渐增加，有价值的工程资料也不断增多。工程施工前期的资料包含计划任务书、上级批准文件、实地勘察文件、招投标文件、设计文本及施工合同、施工图等；工程施工过程中所产生的资料主要有施工资料、质量监督材料与竣工验收资料；竣工后还会涉及项目验收材料、竣工图纸和工程结算材料等。这些工程档案中记载了项目建设整个过程的方方面面，是最具真实性的文献资料，其对确保工程质量与开展后期维护工作有着必不可少的作用[1]。目前我国各个行业所进行的档案管理工作都有其自身固有的社会属性，并且已形成国家相关部门重要的管理制度。无论是企业还是个人，对工作核心资料进行归档管理都是十分重要的，档案管理工作能将社会价值完美展现，而相关工作人员也需从根本上对档案管理工作的社会价值给予充分重视。

二、建设工程档案管理的规范化措施

建设工程档案自身的地位与其所产生的作用对建设单位与市场经济都有十分重要的作用。要如何完善建设工程档案管理的相关工作，并从档案材料收集初期便保证档案的质量，就显得尤为关键。1.建设工程档案管理工作的执行依据。我国针对建设工程档案的前期收集、形成、累积、整理归档等方面制定了严格的法律、法规与具体要求。比如《建设项目类档案管理办法》、《档案法》、《声像档案管理办法》及《档案保管工作规定》等规范文件都能让具体的档案管理工作有据可依、有章可循[2]。2.建设工程档案管理工作中的指导、协调、监督与检查。建设单位应有各自独立的档案管理部门，以便对各个建设工程项目的资料归档工作进行专业化指导，并给予相应协调，完成监督与后期的维护检查。建设工程档案管理部门内的兼职档案员需多多参与工程项目例会，以协调解决各类档案归整问题，同时对档案状态进行有效监督，组织部分人员分阶段对施工单位进行深入检查指导。除此以外，还要利用网上教学、举办实体培训班或档案管理人员亲自到各个单位进行现场讲解等办法，对知识技术、规范制度与法律法规等档案业务内容进行推广与传播，这给建设单位的各个部门及参与建设的其他单位对档案资料如何装订、整理并归档提供了更清晰的思路，大大提高了档案管理工作的效率。3.建筑工程档案管理体制和工作程序。在建设工程项目施工过程中，项目档案实行统一集中领导、分级管理以及分级负责的管理体制，主要体现在以下三点：（1）档案管理体系项目档案管理对现有的档案管理网络进行充分地利用，实行统一集中领导和扁平化、网络化分级管理的方法。前几年，部分单位就已调整了档案管理的组织机构，将档案管理网络分层划分，下设了档案管理组、档案督导组、档案检查小组、档案管理网络人员这几个小组，并分别明确了这几个小组的相关职责[3]。（2）监理单位档案管理体系总监理工程师主要负责整体监控，另外配有土建、设备与工艺安装、电气仪表等多类别专业工程监理，他们采用平行检验、巡视或旁站等方式来完成监督工作，并逐渐形成系统化监理资料。（3）施工单位的档案管理体系为保证收集到的档案资料的准确性与完整性，施工单位设置了“五部一室”，包括项目经理部以及其下设的技术质量部、工程部、计划部、物资部、财务部、档案室，它们全程收集和整理施工过程中形成的档案资料，并通过“五部一室”来对工程项目资料进行全方位质量控制，确保所收集的档案资料准确、齐全[4]。4.对建设工程项目的合同与最终结算的控制。相关单位在签订施工协议或其他有效合同时，必须对工程文档资料的收集与整理、移交与变更提出明确、具体地要求。在给建设工程办理最终的结算时，应该在档案管理部门确认签字后方能办理后期付款。5.确保规范措施的实施和贯彻落实建设单位应创建由单位内部档案管理部门、其他职能部门、参建单位所组成的资料考核小组，定时定期地对归档文件的收集、形成、累积等环节中所存在的归档责任制执行与落实情况及工程质量的管控，进行严格地考核与检查。最终根据核查结果，依据原有的“责任制”要求，给予相关人员一定的奖惩。

三、建设工程档案的实际应用

需要注意的是，建设工程档案中所记录的文件资料的真实性、准确性与完整性都能对实际监督工作的判断造成影响。当然，开始进行竣工验收的前提便是参建单位（包括勘察、设计、施工、监理及第三方检测单位）能提供准确有效且完整的资料。建设工程档案是对工程项目建设全过程的真实反映与文字记录，能作为后期使用、考核、维护或改建、扩建的重要依据，同时也可作为优质工程评判的主要参考[5]。值得一提的是，档案已成为链接过往、当下与未来的信息纽带，其对建设工程的创新、发展与传承有着重要的意义。1.施工管理中的作用。在建设工程中，工程档案是工程施工全过程的重要反映，在评定工程质量等级中是重要的根据，也是查验工程质量等级的重要凭证，还是改扩建工程中必不可少的资料之一。在工程建设过程中往往会发生一些不可避免的问题，一旦未知隐患累积到一定程度而引发工程事故，负责事故调查的人员都会依据工程档案资料来分析事故产生的原因，进而形成合理的事故处理措施。由此可见，相关单位所记录文件的真实性、准确性与完整性都能对监督判断带来直接性影响。2.工程竣工后的作用。当通过竣工验收后，建设单位依然要严格履行后期对工程的维修管理与改扩建等服务项目，其中，设计图纸或设计变更图纸、竣工图纸都将作为后期维护的有效依据。与此同时，工程项目档案不仅是评定优质工程的依据，也将成为审计稽查、责任追究及后期评价的依据。因此，建设工程档案的规范存档是工程项目得以享受后期管理服务的重要证据。

四、建设工程档案管理工作所存在的问题及相应措施

1.目前存在的问题。工程施工周期长，在此期间实施的作业文件不断修订，专、兼职档案员无法在最适当的时机深入施工现场进行准确及时地指导，因此，容易造成施工资料与现场施工不能同步，比如一些项目不能在工程结束后及时整理与收集优选资料，而是通过“回忆录”的形式进行收集整理，进而使得施工资料与现场施工进度脱节。此外，建设项目资料要求全部进行网上录入，实行电子提交程序，全部档案都要重新录入移交。因此，在以后的项目管理中，我们要深入现场加强沟通，并不断提高档案管理水平。2.解决策略。相关部门需尽力完善建设工程档案的管理体系，实现工程项目与档案管理工作协调发展的终极目标。另外，对档案的验收应采取逐级检查验收的方式，竣工文件的归档要通过四级验收，施工单位要对竣工文档进行整理、组卷，并自行检测，再交由监理方进一步检查，若发现问题将返还退至施工方，进行信息整改，直到档案合格方能交给建设单位进行验收，在验收合格后才能够移交档案室存档。后期档案室会对文档进行抽查，确认合格后才会编号入库。在层层验收环节下，保证建设工程档案的准确和齐全、案卷质量合乎要求。

五、结束语

综上所述，建设工程档案不仅是工程施工、投产、运行、管理、监测、维护、改建或扩建等工作的主要依据，同时也是整个工程项目的重要记录，其中含有丰富的数据资源及建设工程行业中的核心资料。可见档案质量的好坏对资源能否物尽其用是至关重要的。作为档案管理的工作人员应树立全面化质量管理思想，不断提高档案质量，同时加强与各部门的沟通、交流，确保工程资料的真实性与完整性，促进建设工程档案管理工作的有序进行。

参考文献

[1]陈振环.浅谈档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J].卷宗，2018，（15）：74.

[2]肖华.浅谈建设工程档案管理的重要性[J].城市建设理论研究（电子版），2015，（5）：1184-1185

.[3]张婷婷.建设工程档案资料管理的重要性[J].卷宗，2018，（9）：11.

[4]张彦辉.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].工程技术研究，2018，（6）：194-195.

[5]李永风.谈建设工程档案管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2017，（17）：2834.。

作者:姜敏 单位:云南驰宏锌锗股份有限公司