函授毕业生档案管理

【摘要】由于函授与普通高考的受重视程度不足，导致函授毕业生的档案管理效率低下，存在大量档案丢失，不全等现象。要确保函授毕业生档案管理效率低下，应从人才中心、学校和学生自身三个方面入手，使函授档案管理等同于普通大学毕业生档案管理，掌握函授学生的基本信息，为社会人才的开发提供基础支撑。

【关键词】函授毕业生；档案管理；管理现状

函授毕业生档案管理是指对接受函授大学教育的学生的个人信息管理。网络时代，包括纸质信息和网络信息两种。两种不同方式在内容上要保持一致，就目前管理现状而言，存在较大的问题，函授生档案的丢失问题存在，并且函授毕业生自身对档案的重要程度不足，文章就这一问题进行分析，阐述当下的管理现状，并且提出了具体的函授生档案管理方式。

一、函授毕业生档案管理现状

函授毕业生档案影响学生的定级、转正和升职过程，由于各个方面对于函授档案的错误认识使函授档案管理的效率不高。首先，函授毕业生自身忙于工作，对档案的重要性认识不全，学生不理会档案，导致真正应用时档案无法调出，未参与任何手续的办理，一些企业不接受员工档案，因此导致学生档案丢失无法找到现象时有发生。另一方面，学生的工作不稳定，档案自留，这种做法导致档案无法更新。企业方面，由于过多的精力用于经济发展，对人力资源函授档案管理这一方面的重视程度不足，毕业生自己弄丢档案同样存在。虽然目前政府人力资源部门提供免费存储的方式，但效果不理想，弃档过多。另外，有很多函授生在安家之前不需要使用个人档案，毕业生逐渐增多，这使得管理上存在一定的困难，需要使用档案时通常存在较多程序，并且不能确定个人档案在哪里。总之，档案管理效率低下，根据这一现状我们将函授档案管理方法分析如下。

二、函授毕业生档案管理方法

（一）加强个能够人及企业对函授毕业生档案的认识。从目前看，学生个人和企业单位以及档案管理单位均对档案的作用认识不清，为此应加强个人对档案的认识，首先个人档案不能留在身边，在进入企业和更换企业时，要及时询问档案情况，清楚档案的去向。随着网络档案的出现，档案管理更加容易。对企业而言，要为参加工作的学生提供完善的档案管理服务，接收个人档案，并及时更新档案。目前，函授毕业生的档案效率依然不高，从函授高校而言，还应增加函授档案查询和服务等功能，使学生入职后档案完整，企业能够第一时间了解毕业生的基本资料，保证学生的竞争力，发挥档案的作用。建立函授毕业生档案管理平台，提供学生个人和企业来查询学生的自然情况，但是不涉及到重要隐私。对于档案部门而言，要加强不同档案的管理，如建立学籍信息网、诚信档案网等。政府给予支持，完成信息的衔接等工作，实现资源的共享，使企业和函授毕业生个人均能够受益。（二）实现全方位的网络档案管理，完成档案转交。以往的档案为纸质档案，转交和保存均存在困难。随着计算机技术的发展，已经可以实现个人档案的网络存储，可以将两种方式结合起来，在网络录入过程中注重准确性，并且防止病毒的入侵，加强保护，纸质档案并不能完全废除。做好毕业生的的档案存储和转接工作。尤其是在转接过程中，要明确各个部门的作用，做好纸质档案以及网络档案的转接，使企业和个人都能够清晰个人档案，重视函授档案，保存函授档案。具体的程序为学校填写个人档案，学生主动积极的将档案转至单位，或者学生统一将以找到工作的学生档案进行转接。另一方面，企业要及时接收学生档案，对于尚未找到工作的学生，可以由政府人力资源管理部门进行保存，但是学生要随时关注自身档案情况，对就业学生而言，还应了解工作单位性质，要了解档案的管理方式和调度方式，对政府机构、事业单位以及国有企业单位，应由其人力资源管理部门全权负责，接收档案。而私立企业等其他企业均可以通过当地人才交流中心来进行统一管理，但是要注重管理质量，以免影响学生日后的成家定居等问题。值得一提的是，一些学生希望将档案留在学校，网络时期，这一方式可以接受，但是要求学生要具有先见性，要提前与学校打好招呼。总之，档案管理和档案转接过程均需要正确控制，尤其是在网络时代，要充分利用网络的作用，进行全方位的档案管理。（三）制定规章制度，并严格执行。由于以往对函授学生档案管理的不重视，导致其管理规章制度不健全。从这一角度看，企业应进行全面的档案管理规章制度制定，学校、学生和企业要及时沟通，完善管理流程，尤其是细节管理，要求函授管理点要严格按照规定进行操纵，函授管理是一项重要任务，具有系统性和复杂性，并且档案管理工作枯燥，因此应适当的提高档案管理人员的待遇，以提高其工作积极性，使其能够以积极的态度和严谨的风格来对待函授毕业生档案管理，使我国函授毕业生的档案管理能够上一个新的台阶，更加规范和高效化。对于函授学生的档案管理执行，还应建立一定的惩罚和奖励制度，使其能够真正的发挥作用。

函授学生档案管理具有复杂性，并且其作用明显。函授档案管理规范性，涉及到学生的工作和生活，因此应得到重视。随着网络时代的到来，档案管理工作已经更加容易。但是还需要企业，学校，学生个人重视档案的作用，加强档案管理。并从多角度，全方位的进行档案管理，使档案管理能够高效化，秩序化。建立完善的制度，同时明确管理责任，提高其管理效率，最终为为企业管理起到积极作用。

参考文献：

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[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功(教育),2013(9).

作者:林月丽 单位:广西金融职业技术学院