试谈如何做好档案管理工作

【摘要】档案管理工作是企事业单位发展中重要组成部分，随着社会经济和科学技术的发展，档案管理工作的管理理念和管理技术也需要进行不断创新。档案管理记录了一个企业的发展历史，能够为企业未来的发展提供有利的决策依据。因此，新形势下，企事业单位必须提高对档案管理工作的重视程度，改变档案管理方法，不断融入科学管理设备，实现档案管理的科学化和现代化，保证档案信息的准确性和完整性。本文通过对当前档案管理工作现状进行分析，提出了加强档案管理的具体措施。

【关键词】新形势；档案管理；现状；措施

一、现阶段档案管理工作现状

（一）档案管理体制不完善。现阶段，我国企事业单位仍沿用计划经济时期的档案管理体制，虽然得到了一定的成效，但是随着经济体制的不断改革，无论在理念上，还是管理模式上都呈现落后的态势，已经与当前社会发展要求不相适应，使得企事业单位档案管理中出现了一些问题。第一，在此种管理体制下，很多资源都不能发挥其价值，导致了严重的资源浪费。特别在事业机关单位中，档案管理中配备的管理设施落后，资金投入有限，导致办公用地资源缺失。同时还存在办公设备重复购买的现象，不能对档案资料进行有效收集，导致档案资料缺乏完整性。第二，档案管理工作中缺乏专业管理人员。在很多单位中，没有配备专业的人员进行档案管理，一般都是由其他岗位工作者进行兼顾。这种情况下，很多工作者由于大部分精力用在本职工作中，不能全身心地进行档案管理，使得档案管理工作质量大大降低。（二）档案信息没有实现共享共用。档案管理信息化是其未来的发展趋势，这也是档案管理中的关键问题，必须受到各部门的重视。但是，在实际管理中，每个单位或者部门都有自己的档案管理体制和管理方法，在运作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能实现企业之间、部门之间的信息互通和共享，在很大程度上限制了档案信息作用的发挥和实现。正常来说，档案信息具有保密性，每个单位都存在自己单位内部，不对外提供信息资源借阅，使得档案信息的应用受到局限，使用效率低下。

二、加强新形势下的档案管理工作的具体措施

（一）建立健全的档案管理制度，完善档案管理机制，实现规范化管理。建立健全的档案管理制度，完善档案管理机制，是提高档案管理质量和水平的重要保障。企事业单位必须根据自身发展的特点和实际情况，制定出科学合理的、可行的档案管理制度，使档案管理工作有章可循、有法可依。对单位内部已存在的档案管理制度进行不断的完善，对档案信息的收集、整体、归档、查询、借阅等建立统一系统，规定工作人员的具体档案管理流程和行为规范准则，逐渐融入先进的科学技术，实现档案管理的规范化、信息化、标准化管理。同时，将档案管理工作纳入各个部门目标管理责任制范围，以计算机为基础，由专职人员进行统一立卷、整理、归档和保存，创立统抓统管的工作格局，做到工作严密，组织保证，责任落实，提高档案管理的整体质量和水平。（二）转变档案管理理念。在新形势背景下，管理理念的创新是社会经济发展的必然要求，更新档案管理工作理念势在必行。在资源理念方面，不仅重视档案信息的文化性，还要提高档案信息的经济性。在发挥档案凭证价值的同时，也要注重它的特殊情报价值。在开放理念方面，档案信息的开放和共享将是档案管理未来发展趋势，对于不可开放的文件采用现代加密技术进行安全保障，对于现行和半现行的文件，也要做到开放管理，实现其价值。要树立终身学习的理念。档案管理人员要跟上时展的需要，在信息化推进过程中，不断学习档案管理和与之相关的新知识和新技能，提高自己的业务能力和综合素质，从而满足现代化档案管理的需要。（三）加强档案信息的科学化管理。在科学技术的推动下，档案管理中也融入了先进的科学技术，实现了以计算机为基础的电子信息档案的建立，改变了传统纸质档案管理方式，建立了统一的档案管理系统，对档案进行了科学的分类、科目编排，使得档案信息更加完整和清晰，为档案的查询和阅览提供了良好的条件。

三、结束语

综上所述，在我国社会经济和科学技术快速发展的前提下，档案管理的数字化、信息化是其发展的必然趋势，也是企事业单位现代化发展的重要内容。所以，企事业单位领导者必须提高对档案管理工作的重视程度，不断完善档案管理制度，使用有针对性的、科学的管理方法和手段进行档案管理，提高档案管理人员的综合素质和业务能力，加强档案管理质量，提高档案管理水平，实现档案管理的现代化和信息化。

作者:徐艳军 单位:黑龙江省海员总医院

【参考文献】

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[2]王述寅,张良.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].中国管理信息化,2014(24):98-99.