等级医院档案管理论文

1等级医院档案管理工作的现状

1．1等级医院档案管理工作各级管理人员重视不够

在医院建设中，各级管理人员大多关注医疗技术的提高，对档案工作的重要性没有足够的重视，也没有对档案管理提出具体的计划和要求。主要体现在:一是不注意保存，由于部门档案是各自保存，分散管理，没有及时整理归档，更谈不上利用;二是部分管理人员缺乏档案管理的基本常识;三是不善于合理利用，一些部门把档案资料作为科室甚至是个人的资料，据为己有，甚至发生人离开原岗位资料就带走了的现象，使得档案资料的利用没有得到最大化。

1．2等级医院档案管理人员专业素质不强

档案管理是一项面广量大的工作，工作枯燥但对责任心的要求还特别高。目前医院档案管理人员突出表现为专业知识老化、知识面狭窄、知识结构不合理等。部分医院领导将档案工作简单地理解为把文件材料收集起来，装订一下，认为什么人都能干得好，忽视档案管理工作者也需要一定的专业知识，需要建章立制，依法保管与利用，更需要借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。因而致使许多档案管理人员属于兼职且调动频繁，也影响了档案管理工作人员的积极性，最终影响了档案管理的工作质量。

1．3医院档案管理信息化程度不高

目前档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低，传统的档案利用方式已不适应档案用户和档案信息加工的需要，虽然许多医疗单位也已经开始尝试使用电子档案，但由于在软件设计与开发过程中档案管理者参与较少，导致软件开发者不能将档案管理的专业要求很好地实现，产生了信息输入困难、信息归类不严谨、搜索结果错误等问题。以我院为例，由于上级档案部门提供的档案管理软件与本单位信息中心数据库不兼容，经常发生操作困难的现象，为防止数据丢失，只能手工登记与电脑数据录入并用，确实增加了档案管理员的工作负担。

2等级医院档案管理上等达标的途径

2．1重在平时全力加强医院档案管理建设

一是建立健全医院档案管理制度。医院档案由于内容广泛，专业性强，保管要求及保密性高等原因，所以必须建立一套行之有效的管理制度，并不断地加以完善，特别是要重视建立和完善档案材料的收集、登记制度，实现动态管理和考核制度，一旦发现缺失遗漏，应及时查补，确保档案的完整性。二是开展医院档案管理技术培训。我院明确档案管理专职人员，安排参加档案行政主管部门举办的档案业务知识培训，满足实际工作需要，并组织了各个职能处室的档案管理人员到档案工作先进单位参观学习，学习他们先进的管理模式和操作流程。为了更好地做好档案工作，医院还专门请档案局的老师来院进行培训，按照评审新规定自查，发现了缺乏日常资料系统的收集和整理、计划和制度与实际工作脱节，以及发现问题后缺乏改进措施等，针对问题及时整改。并将先进的档案管理方法运用到医院的档案管理工作中去，取得了良好的效果。三是加强医院档案硬件和软件设施建设。在硬件方面，配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，改善档案室环境，阅档室、工作室、库房分开，是目前医院档案管理迫切需要解决的问题。医院领导加大档案工作的资金投入，规划了新的档案室，切实做到“三室分开”、达到“八防”要求，并按照星级标准要求，建立院史档案馆。在软件方面，医院信息处设立档案工作专用服务器，开展档案数据库建设，引进专业档案管理软件，进行在线归档与管理，在内部局域网和OA办公系统中建立管理模块，实现网上检索、查阅等功能。在医院网站开设档案管理网页，建立档案管理、档案时讯、档案常识、陈列馆史料和档案论坛等栏目。

2．2以评促优全面提高医院档案管理水平

一是知晓等级医院评审查阅的档案内容。根据评审要求，评审专家以查看近3年的医院管理和医疗质量的档案资料为主线，结合现场检查、操作考试等途径进行全方位评审。内容涉及医院管理的各个方面，每1类又细化为几十项专项指标，比如医疗安全、核定床位、人员配比、人才建设、院务公开、满意度调查、信息管理等等，从制度、法规的制定到执行落实情况，从最原始记录到汇编，无一不纳入评审内容。评审中，各个资料组成员根据要求提供原始档案，如:行政组要提供组织机构图、医疗执业许可证、科室架构图、医院办公会记录、医院规章制度、总值班流程、行政查房记录、各类委员会记录等;医疗组要提供病案管理、输血、院感、药事、护理、医疗安全等相关委员会工作记录、质量控制的有关业务报表、病床使用情况、病床周转情况、手术分级、药品收入比例以及新技术新项目技术档案、重点专科建设、科研课题及成果、病历书写、病历管理、三基培训、急会诊及抢救记录等资料。医院档案管理人员必须做到心中有数。二是完善等级医院评审所需的档案资料。一是严格按照《三级综合医院评审标准实施细则》的要求，做好各类原始资料的收集整理工作，以往的档案更加侧重于医院大事记、人员档案、年度报表等。通过等级评审工作，将医疗质量管理、专科医师培训等专题也作为档案工作的重要内容。二是科学有效地收集整理，分门别类地利用好各类档案资料，做好各类台账资料备查。等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作，但却并不在原有的归档范围之列，如门诊预约诊疗、与基层医疗机构合作开展预约转诊服务、医院有法律法规培训计划、课程安排、职能部门对临床科室的监管资料、医疗救治的制度流程、各类委员会的记录、纪要、后勤部门消防演练记录等等都是以往归档中没有的项目，应该及时纳入归档范围，使医院的档案不仅完整而且丰富。三是建立等级医院评审专用的档案系列。在迎检中，我院按照原卫生部、原省卫生厅等级医院评审的新标准，重新梳理医院质量管理组织架构，建立了医疗、护理质量管理和持续改进实施方案及配套制度、考核标准、考核办法、质量指标等，同时对标准中提及的重点科室、重点部门、关键环节，如医疗技术、临床路径、单病种管理、手术管理、急诊、麻醉、重症医学科、输血、感染管理等方面，均给予重点关注，按照标准重新建章立制，再造流程，并按照PDCA循环，反复督查新建制度的可操作性及规范性。2013年，我院在三甲复核评审中共准备了629卷档案资料，其中医务处182卷，护理部60卷，院感处34卷，院办25卷，等等，这些完整齐备的档案资料，全面细致地反映了医院医疗、管理等部门的真实情况，得到了评审专家的一致好评。

3进一步加强档案管理的几点思考

等级医院评审是对医院整体实力的一次综合评定，要真正做到“以评促改，以评促建，以评促优”的目的，必须进一步提高档案管理的认识，完善医院的档案管理制度，使医院档案工作更趋制度化、规范化和科学化。

3．1理念先行提高档案管理全员化认识

等级医院评审对医院档案工作提出了一个区别于传统档案管理的新要求，档案工作不再仅仅局限于办公室、人事处、病案室、财务处等几个部门，它对各个职能处室都提出了要求，通过这次等级医院评审，虽然彰显了档案工作在医院管理中的重要性，但也暴露了各部门档案收集意识的薄弱，很多部门在评审资料准备阶段才发现许多原始资料如会议记录、演练记录等不完全，工作都做了但是什么记录都没有，既没有留计划、签到、讲课内容，也没有留影像记录等，许多第一手资料就这么缺失了。所以，在今后的工作中，医院除了要加强组织领导，还要强化档案工作重要性的宣传，努力营造档案工作人人重视和参与的氛围。

3．2建章立制确保档案管理机制化运行

在医院评审中将PDCA模式应用于医院自我评价工作中，其流程是:

(1)P(P1an)———计划。医院要组建以院长为一把手、科室主任为成员的医院评审委员会，精读标准，掌握标准，制定各个科室的迎评方案，即做什么，什么时间做，怎么做，谁来做，做到什么程度等都要计划明确，并形成制度。

(2)D(D0)———执行，确定目标后，落实到位，责任到人。科室和个人按规定实施计划，包括个人自主执行与科室主任督促执行。

(3)C(Check)———检查，医院评审委员会定期派工作人员检查计划的执行情况，要以《评审标准》为出发点，将已经完成的计划同目标值进行比较，看是否达到了预定目标，并找出未完成的原因。

(4)A(Action)———处理，对实施的效果进行总结和归纳，对不能完成的，总结原因，重新修订计划，进入下一轮PDCA循环。

3．3信息支撑构建档案管理现代化平台

为了满足档案数量急剧增加和现代化医院对档案利用频繁的需求，医院必须大力改变和更新档案利用的方法，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心。同时，树立档案信息资源共享意识，全面提高档案现代化管理水平。要建立区别于传统档案管理的模式，使传统档案馆向数字档案馆发展。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍运用基础上，利用数字化手段，对数字档案信息进行收集、管理，实现档案信息资源共享的超大规模、分布式的数字信息系统。要想实现档案现代化管理，就必须积极推进档案全文数据库建设，逐步实现全文信息查询、资源共享，充分利用现代科技，加快档案信息数字化处理步伐。

作者:岂艾芜单位:无锡市人民医院