农业水利数字化档案管理分析

一、农业水利开发档案管理的新趋势——数字化

农业水利开发档案在发展新型农业的时代背景下，随着农业开发项目的增加而不断的增多，其形式多种多样；新时代对信息的要求也越来越高，强调时效性，这些都要求农业水利档案必须顺应新形势的要求，快速实现数字化，为发展新型农业提供便利。

（1）农业水利科技飞速发展，其档案越来越繁多。传统的发展模式已经随着科技的发展逐步被淘汰，新型的开发项目不再单一地采用纸质材料指导，农业水利的发展，各种软件系统引入到农业水利开发当中，比如水利控制模拟系统，最优渠道控制算法系统等等。在水利治理项目中，其实施过程会产生大量的工程图纸，技术文档，包括工程开发设计图、项目过程档案图片、领导的视察指示文件以及重要会议音像记录等，这些对农业水利开发活动的真实、适时记录具有极强的保存价值，显然，我们不能有纸张去保存，而建立数字化的农业水利开发档案管理已成为刻不容缓的事情。

（2）随着社会的快速发展，人们的时间观念越来越强。所以，现代水利的发展需要融入现代的文化理念与办事习惯。发展农业水利建设，保障其顺利实施，项目的指导与决策是建立在详细的资料分析以及实地考察之上。领导负责人，需要快速得到所需要的相关资料，并进行分析与决策；各个与该开发项目有关的职能部门也需要及时获得各种项目信息，并及时准确地给予工作指导；这些都想档案管理的快速与便捷性方面提出了较高的要求。同时不断增加的农业水利开发档案也要求档案的管理者加快转变传统的档案管理模式，运用现代化的方式进行档案的归档、保存、检索和提供利用服务等。提高农业水利开发档案管理能力和效率、提供便捷及时的利用方式都要求农业水利开发档案的管理必须尽快地实现数字化。

（3）发展新型农业的必然要求。农业科技的发展使得新型农业迅速崛起，农业可开发项目迅速增多，而传统的档案管理模式费时费力，给新型农业的发展带来很多的不便。利用数字化的方式进行农业开发档案的录入与管理，可以节省项目开发者的工作时间、减少工作量，由此，工程进度便能顺利完成，提高了农业水利开发项目的社会与经济效益。

二、农业水利开发档案数字化管理的优势

以数字化为依托的农业水利开发档案管理有着众多的优势，更便于农业水利开发信息的管理与使用，能够为农业水利的发展提供大量的有用信息，节约农业水利项目开发的人工成本、减少不必要的开支，提供农业水利开发项目的效益。

（1）信息容量最大化。对农业水利开发档案进行数字化的管理，是把各种信息以数字化的形式保存在水利信息的数据库当中，而这个数据库的容量巨大，容纳的信息量比以往的纸质档案要大出很多；而它所占空间小，往往几台计算机便可以实现冗杂的信息管理，完全不用像以往那样考虑各种档案的存放空间问题。在农业水利开发项目实施的过程中，可以适时地录入开发项目的详细资料，以备查阅。并且在开发工程实施之前以及之后，各种与工程相关的资料都可以搜集起来，以信息为特征量，分类存放到数据库中，方便用户信息检索，为所开发的项目提供更好地借鉴。在对档案进行管理时，需注意把档案资料清晰归档，避免文件的混乱不宜查找。在搜集与补充资料的过程中，也要确保资料的真实性。在进行档案数字化整理的时候由于信息容量很大，各种数据资料可以尽可能地详实，保证档案资料的完整性以及长期可读性，以便于对历史资料的查询。

（2）信息利用便捷化。以数字化形式对农业水利开发档案的管理，是以网络中心为依托，实现对开发项目相关资源的共享的现代化档案管理模式。在档案中心，建设档案数据资源系统，以网络为基础，用户通过网络连线，访问信息资源。节省了翻阅开发档案的时间，而且不受时间的限制，真正做到了随时随地可以获取自己所需要的信息，节省时间、劳力又方便快捷。同时，由于数字化的农业水利开发档案管理，能够实现信息容量的最大化，因此也使得信息使用者很少会受到信息检索困难，或者是难以找到自己所需要的信息而带来的麻烦。当然，要做到这一点就需要信息录入过程中就详细地进行分类，并尽可能地录入一切相关并有用的数据资料，更好地服务于农业开发项目的设计、实施与应用。

（3）信息保存安全化。数字化的农业水利开发档案，是用数据库、光盘、U盘等形式进行保存，一般不会出现损坏或者其他保存载体出现意外等情况，减少了农业水利开发档案丢失或者损毁的风险。并且数字化的档案在归档、转移、管理以及利用等方面都是通过局域网站、专用网站、互联网等进行的，确保档案在传送的过程中不会出现错误或者丢失等。档案数据的安全性一直是档案管理的重要内容，为了确保农业水利开发档案的安全性，首先应该保证机房的安全，同时也应该做好日常维护工作，例如电子文件怕潮、怕火需要保存在防潮防火的地方，并做好防磁与防尘的工作；也要进行数据库的维护，防止网络病毒的入侵；做好重要文件的备份工作。

三、数字化的农业开发档案管理具体措施

农业水利开发档案进行数字化管理，要以需求为指导，并以方便信息的使用为管理宗旨，充分利用现代的计算机成果、发挥软件与硬件的功能，最大限度的保存，管理好开发档案的同时，也更好地发挥水利开发资源信息的利用价值。而做好以数字化为依托的农业水利开发档案管理工作也要做好一些基础性的工作。

（1）提高思想认识，关注档案的安全性与数字化管理的长效机制。农业水利开发档案的管理是实施开发项目、引进开发项目、尽心开发项目调整等工作的重要依据，对开发档案的管理，应该提上农业水利发展工作的议事日程。首先要加大农业水利开发档案重要性的宣传力度，使所有相关人员认识到档案有效管理工作的重要性。其次对数字化档案的管理工作要明确具体的负责人，严格把关农业开发档案管理工作的各个环节。再次是要对农业开发档案的数字化管理工作有着长远的统筹规划，不能流于形式或者搞面子工程，将所有的开发档案进行数字化的管理是一个繁琐庞大的工程，需要投入巨大的人力物力，并且要对原有的档案进行一一整理归类并录入。并且在数字化的过程中，要确保数据资料的真实性与完整性，在完整收入数据库之后也要保存原有档案的完整性。

（2）建设健全的农业水利档案管理体系。开发档案进行数字化管理对档案管理人员自身的知识素养也提出了更高的要求。首先应该创建起一支高素质的数字化档案管理队伍，这就需要培养起一批既熟悉水利开发项目，又具备档案管理知识以及计算机技能和网络技术的综合型人才，可以采用内部培训与外部培训等方式培养这样的人才，也可以请专家指导提高档案管理水平；此外也可以积极向外部招聘农业开发档案数字化管理的人才参与到数字化的农业水利开发档案管理工作当中来。其次要建立起完整的信息网络。关于农业水利开发项目的档案资料在搜集的过程中就要尽可能地全面并确保其真实性，档案资料的形式要丰富多样，涵盖图片、音频、视频等多种形式，全方位记录农业开发项目的内容。信息网络的覆盖面要大，设置专门的用户门户系统，网络的阅读、使用与下载等都能方便快捷。

（3）以严谨的态度开展农业水利开发档案的数字化管理工作。开发档案管理的工作像所有的档案管理工作一样冗杂，甚至更为繁琐，在对众多的档案进行数字化的扫描时要优化扫描仪的参数设置，把握数字档案的资料。其次在数字化的过程中也要各种材料进行有目的的选择，按照一定的原则确定需要进行数字化并收入数据库的资料。此外还要对所有档案数字化管理的各个环节进行控制，注重全面的质量检测。同时在数字化档案管理工作当中，也不可避免会遇到各种技术难题，这样的情况下一定不可以马虎过关，导致以后使用上的各种不便，一定要以严谨的科学态度进行解决。针对档案数字化管理工作也会出现各种前所未有的问题，需要参与档案管理工作的人员有着严谨的态度对待农业水利开发档案的管理。

四、结语

综上所述，以数字化为依托的农业水利开发档案管理可以为新时代农业水利开发项目的开展提供众多的便利，有利于提高农业水利开发的社会效益与经济效益，是开发档案管理的必然选择。

作者：王萍工作单位：新疆一师十二团开发办