核设施退役项目档案管理研讨

一、项目档案管理工作制度化

健全的、科学的规章制度使档案管理工作规范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不仅要为工程资料的收集整理提供了理论上的依据，而且要对施工单位具有指导性、可操作性。应根据工程本身的特点和实际，对工程资料的归档范围、归档份数、归档时间、组卷顺序、卷内目录书写、页码编制、竣工图的制作要求，工程资料的准确性要求、工程资料整理的系统性要求，工程资料归档过程的质量控制、质量标准，都应做出规定。这样就使工程档案管理有了一个比较规范的准则,使所有施工单位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的随意性,达到熟悉工作程序，掌握工作标准，自觉作好每一个环节工作之目的。1.核设施退役整治工程资料的归档整理规定应执行的国家标准、规定。2.建设单位要建立项目档案管理领导小组、办公室，配备专职档案人员，对档案管理工作进行统一归口管理，将档案管理工作纳入工作效能考核；建立项目档案管理网络，该网络要覆盖建设单位、设计单位、施工单位、监理单位，以便把档案工作落在实处。3.档案人员要常参与项目档案培训不断提高自身素质，在退役治理过程中要全程参与项目管理工作（参加有关会议、项目合同招、投标和设备仪器的开箱验收、工程验收等工作），了解项目的内容与实施进度，这样才能对项目档案即时进行收集与归档，从而保证档案质量。

二、项目档案的收集与整理工作

项目档案的收集、整理、归档工作应与项目的立项准备、建设、和竣工验收同步进行，这样才能保证项目档案完整、准确、系统。

（一）明确各参建单位职责

1.建设（业主）单位主要职责。建立健全档案管理规章制度；对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导；做好本单位形成档案的收集、整理；接收和汇总各参建单位档案；提交工程档案预验收和专项验收；向档案主管部门移交档案。2.施工单位主要职责。收集、整理所承担工程施工过程中形成的档案；编制竣工图；向建设单位移交档案。3.监理单位主要职责。收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。4.勘察、设计单位主要职责。收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与编制竣工图；向建设单位移交档案。

（二）项目档案的收集与整理

1.项目档案的收集。要实现项目档案的完整、准确性，需要建设管理单位、设计单位、施工单位、监理单位共同配合，在收集过程中严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）和军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法（中核地档发[2009]142号）规定进行。收集在项目管理施工过程中所形成的一切有价值的记录（文字或其他载体：影像、光盘、磁介质等）。项目档案收集工作需要各个项目管理人员（建设单位、施工单位、监理单位等）具备较强的专业知识，要有面对历史负责的态度。收集资料分三个阶段时行：（1）前期（准备）阶段。一围绕立项形成的文件材料（立项申请、项目建议书及批复文件、可行性研究报告及批复文件、初步设计审批文件等）。二设计基础资料（地质水文勘查报告、重要岩样土样及说明等）、三设计文件材料（总体规划设计、初步设计图纸和说明、设计方案及审查意见等）、四项目管理文件（施工承包合同、勘察设计承包合同、监理委托合同、招投标文件、建设用地规划文件、土地使用证、拆迁安置方案及审查意见等）。（2）竣工验收阶段。这一阶段产生的文件资料主要有竣工验收申请、竣工会议文件、验收鉴定书、项目决算书、审计报告、项目设计工作总结、项目监理工作总结、施工总结、声像资料、交付使用财产总表和财产明细表，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件等。（3）施工阶段。（包括施工单位、监理单位施工过程中形成的资料）这一阶段产生的资料最多，收集最为困难，整理最为繁杂，归档最有价值，而且最容易出现问题，是最为关键的阶段。施工资料分为：管理资料、质量控制资料（质量保证资料及隐蔽工程验收资料）、质量验收资料、竣工图、工程照片及电子文件等2.特别注意收集隐蔽工程资料。隐蔽工程是在施工过程中上道工序被下道工序所掩盖的内容。施工单位按有关规定对隐蔽工程先进行自检，自检合格后，填写《隐蔽工程检查记录表》报送项目监理工程师。监理应对《隐蔽工程检查记录表》的内容到现场进行检测、核查，并签认。《隐蔽工程检查记录表》中的核查意见（审核意见）：核查意见要明确，隐检的内容是否符合要求要描述清楚。然后，给出核查结论。在隐检中一次验收未通过的要注明质量问题，并提出复查要求。隐检合格后，施工单位才可进入下一道工序施工。隐蔽记录是工程最为重要的记录，隐蔽工程不能抽检，要全数检查，对于大的、重点部位的隐蔽工程要有照片资料支撑，我们现在很少有隐蔽工程照片，隐蔽记录也填写不到位，在隐蔽工程表格中（需要设计勘察部门签字），我们现在工程很多未设计勘察部门签字；3.归档文件材料收集完成后应按照（GB/T11822-2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理组卷、编目，将凌乱的有价值的文件材料组合成一个系统，便于今后利用查找。4.收集、整理材料时，要尽可能收集资料的原件。施工单位在填报表、签合同等工作时，要多签一份。多报一份。保证归档的资料是原件。实在没有原件，如供货商提供的质量证明文件为复印件，如钢材合格证等。类似这种复印件，应该允许归档。但必须注意以下几点：第一复印件的内容、印鉴应清晰，且内容与原件一致。第二要注明原件的存放处。原件出处单位加盖公章确认。第三如果原件的字迹材料是不耐久的（如圆珠笔、复写纸），应加印复印件，与原件放在一起。

本文作者：何晓芳工作单位：湖北省核工业地质局