网络档案管理的注意要点探讨

一、从业人员的素质

在信息化的社会里，合理有效地利用信息资源给档案的从业者提了一个很高的要求，需要相关从业人员具有一定的信息处理技能，并具有一定的信息管理能力。没有一定水平和素质的现代化信息管理人才，是没法在这个行业立足的。而在我国，我们的档案部门保管型人才过多，创新性人才较少；传统型人才较多，具有与时俱进思想的人才较少；管理人员多，而具有一定的信息处理能力的人才少。因此，必须改变档案行业从业人员结构单一、素质较低的状况，建立一支人才结构合理、具有较高素质的档案人才队伍。

二、硬件和软件的升级要跟上时代的步伐

在科技进步的同时，信息技术的更新升级的速度很快。在电脑的硬件方面，集成电路的集成度不断提高，硬盘的储存量不断加大。在这种情况下，档案管理的硬件也面临着升级换代的形势。在软件方面，不同的编码方案不断涌现，新的编码方案不断地在取代着旧的编码方案。在这种情况下，文件格式加速老化，旧的文件很难在新的编码方案下读取。因为一定的数字技术取决于技术平台的硬件和软件，这就需要我们适时更新硬件系统和软件系统，并将已存在的信息不断地升级,来应对信息技术更新升级的问题。

三、信息的准确性、时效性和网络的容量问题

时代在发展，电脑走进了千家万户，人们可以通过网络了解这个大千世界。随着人们素质的逐渐提高，人们对档案信息的质量、数量等要求也越来越高。同时，网络的点击量也开始加大。这些都给网络档案管理工作提出了新的要求。为此，网络档案管理人员必须具有较高的素质，注重档案信息的时效性；同时，掌握好网络的容量，以满足相关人员的需求。

四、信息的采集重视度不够

在我国，国内互联网有关信息采集工作具有很大不足。对于大多数网络档案管理者而言，网络硬件建设是摆在他们面前最重要的工作，想不到开发信息资源，并把能公开的档案信息发到网上。档案部门要想做好服务工作，就要开发出大量的档案信息资源，然后再通过互联网，服务于社会。互联网为档案的公开创造了良好的条件，因此，我们必须利用好互联网这个工具。

五、转变档案工作重心

随着互联网的发展，使得档案工作的性质有了变化。以前，档案部门管理纸质档案，信息很难流通。而现在，可在网上档案信息，档案部门成了一个信息采集与供应部门。所以，作为档案管理人员要做好工作重心的转变，将原来的实体档案管理向信息采集、开发，为大众服务转变，为了提高档案的质量，要努力提高自身素质，提高信息采集、开发、维护等方面的能力。

六、保密问题

在网络档案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。档案信息不是公开的，不是人人都可以看到的。档案的安全管理与档案的开放利用是一个矛盾的有机整体，因此，可以制定相关的政策和法律规程，把档案的秘密程度划分为几个等级，以确认档案是否能够进行严格保密以及有限的共享。例如：与国家安全和利益有关的档案，要受到相关法律法规的制约，有的可以在一定的年限后公开，有的属于永久保密。再如，可以设定一个这样的规章：严格保密的档案不能上网，一般保密的档案上局域网，不需要保密的档案可以上互联网。从业人员在日常的工作中，要对现存的档案进行鉴别、归类。根据相关的规定，灵活处理好档案的公开问题。该公开的一定公开，不能公开的要严格保密。总之，在开放工作中既要积极开发提供档案信息为社会服务,又要坚持保密原则。

七、防止网络攻击——病毒、黑客

随着计算机网络的普及,人们电脑技术的提高，产生了电脑病毒和黑客等不安定因素。不管黑客出于何种目的，都会严重威胁着信息系统。因此，网络档案管理工作需要先进的防护系统和更多的技术水平高超的维护人员。综上所述，随着信息技术在档案管理中的广泛应用，网络档案管理也存在一些容易忽视的问题，需要档案管理人员注意其要点。新时期的网络档案管理工作，要努力提高档案工作人员的素质，提高硬软件水平，提高信息的真实性和实效性，发挥档案信息为社会服务的宗旨，并加强信息安全建设极为迫切。因此，档案工作人员要从这几个方面入手，努力适应时代要求，更好地为社会服务。

本文作者：孔晓红工作单位：集安市财政局