电力设计院档案管理及策略探讨

摘要：文章以电力设计院档案管理为切入点，在分析我国电力设计院档案管理现状的基础上，探讨了在新时期电力设计院的档案管理模式，并提出针对性的对策建议。

关键词：电力设计院档案管理信息化

近几年来，随着电力设计院的档案管理水平的提高，虽然一些企业的档案管理工作不断采用了信息化、数字化的手段。但是，从当前电力设计院档案管理现状来看，档案的开放和利用程度较低，管理水平处于低水平建设，信息化程度发挥有限，知识产权转变措施缺乏可操作性。个别企业未形成科学的档案管理体系。因此，本文以电力设计院的档案管理为切入点，探讨了电力设计院的档案管理模式，讨论了如何更好的运用现代化信息技术进行档案管理，发挥出知识管理的促进作用。

一、电力设计院的档案管理现状

1.档案的开放和利用程度较低

目前，为了保护知识产权，电力设计院档案实行严格的保密制度，仅对内部人员提供开放，并且对档案开放流程有严格的规章制度，大多数企业不提供公开信息的集中查阅服务。只是对一部分资料、文件、图纸等档案实行开架阅览的方式，需要办理手续或者持有效证件，才能查阅所需要的相关档案信息。虽然程序并不繁琐，但是所涵盖档案的范围十分有限，这使得档案的开放程度并不完全。

在开发利用方面，虽然档案门类齐全、结构合理、内容广泛，但是大多数员工对这些档案的重视程度不高，缺乏创新意识，不能更深层次的发掘档案资料的经济价值，也无法实现广泛利用。这种方式在很大程度上限制了档案资料的作用和价值受损，这也导致了档案的利用程度较低，无法使档案通过开发和利用产生更好的经济效益和社会效益。

2.管理水平处于低水平建设

电力设计院可以运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，绝大部分企业都将纸质档案转换为了电子文件，由于人力、物力和财力的限制，一些企业无法开展各种深层次的档案整合工作，没有建立档案的内部循环闭路系统，也没有通过调节手段达到资源的平衡传输。虽然在设计院内部的各部门都已经存放了相应的电子数据，但是没有实现档案资源的有效整合。也没有建立各级单位共享的档案信息数据库，不能够有效地开发和传递档案信息。也不能正常地发挥档案的整体功能，这也使得电力设计院档案的管理水平处于低水平重复建设状态。

3.信息化程度发挥有限

由于实施全面的信息化档案管理程序繁琐，需要耗费大量的人力物力，成本过高，再加上一些电力设计院的领导对档案的集中管理不重视，导致电子档案收集不齐全、不及时，极大影响档案的信息化。企业关于信息化的制度不健全，导致员工对电子档案的归档缺乏热情和责任，认为电子档案存档后复制、利用太方便了，自己的知识产权得不到保护。

4.知识产权转变措施缺乏可操作性

一些电力设计院在将档案转变为企业知识产权的过程中，虽然也出台了一些制度，但是，具体的操作措施缺乏实际可操作性。对于档案切入点和着力点和最终转变为知识产权的目标不匹配，不能够对取得的成果进行深入的开发和利用。

二、完善电力设计院档案管理的对策建议

1.以档案收集为基础，开展信息化、数字化知识管理

电力设计院需要明确档案收集的意义，宣传档案管理的重要性，确保档案可以齐全、完整、安全归档，以便为企业开展知识管理提供必要的保障。通过建立信息化、数字化的操作流程，促进档案工作和业务技术工作朝着知识管理目标健康发展。

2.提高档案现代化信息管理程度

建立和健全档案管理制度，从收集、整理到全程归档，运用现代化的信息手段，将原始资料和技术材料转变为多种方式保存备查，提高档案管理的自动化程度，加强集中统一领导原则，强化科学的档案管理意识，有效地开展档案的审查、验收工作，做好档案的集中管理，以保档案的安全、准确、及时利用，为利用者快速、准确地查阅所需档案提供必要的保障，以实现资源共享、确保档案安全。

3.开发利用数字化的档案信息资源

按照档案数字化的指导思想，进行档案数字化的开发研究，从档案需求的细化分析入手，通过科学合理的手段，降低档案数字化成本，通过创新更多的开发和利用档案信息资源，使纸质照片、影片等载体上的档案向电子文档、数据库转移，完成档案的数字化任务。

4.发挥档案信息系统建设的效益

通过构建电力设计院档案信息系统，整合档案信息资源，发挥出系统建设的效益。通过技术创新，建立数字档案馆系统，实现档案资料的跨库检索和集成服务，开展网络化与智能化服务，达到知识资源化管理目标，实现企业知识的一体化管理、集成管理。

5.使档案最大可能的享有知识产权

整合档案信息资源，关注知识的情报性价值、现实价值与利用价值，利用法律手段，使其最大可能的享有知识产权，通过构造全方位的知识产权管理系统，开发和实现档案资源的最大效益，加快档案专利化进程。

6.构建智能化、信息化的档案管理体系

努力开展档案管理模式改革，通过实施档案全面管理程序，实现档案管理体系标准化，采用现代技术手段，建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，尽可能多的将档案资料智能化、信息化，为综合开发打好基础，实现信息共享。

三、结束语

通过前文分析可以发现当前我国电力设计院的档案管理工作还存在着需要改进的地方，要通过实施有效措施，实现档案的信息化、数字化知识管理。笔者认为构建智能化的档案管理体系，能够充分整合和利用档案信息资源，实现档案管理模式的改革，有利于加快档案信息化进程，实现信息的多方位共享，以此实现开发和实现档案资源的最大效益的目的。