电子档案管理应用案例分析

摘要：阐述电子档案管理的特点、管理的现状和应用，包括加强电子档案的安全性、完善电子档案规范、专业技能的培训，优化电子档案管理服务，实现档案管理的数字化和信息化。

关键词：信息技术，电子档案，数字化

为了高校档案管理能够实现信息化建设，就要将电子档案管理应用其中，这样才能让高校档案管理发挥真正的作用。本文就阐述了电子档案管理的特点和优势，分析了高校档案管理的现状，并提出具体的应用方法，希望在帮助高校纸质档案管理向电子档案管理转变的同时，提高档案管理效率。

1电子档案管理的特点

（1）电子档案是将信息与载体分离，并以数字信息的方式存在，它不像纸质档案一样呈实体状态，但它可以在不同载体间自由切换。（2）电子档案对计算机有着一定的依赖性，一般情况下，电子文件都是通过计算机来读取和识别数字代码，它需要依靠计算机来保证文件的可读与保管性。（3）电子档案具有快捷、共享性，它能利用计算机来实现信息的多方位组合，然后通过压缩技术来增大储存量，并根据不同需求进行信息分类，让一份档案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用价值。（4）电子档案的保管条件不高，它的信息内容和形式都较为独立，这一特点增加了电子档案的可操作性，使得所有数据可以实时进行修改和更新。同时，对于环境要求也比较低，但将纸质档案转为电子档案时，其真实性无法得到有效保障[1]。

2电子档案管理的优势

（1）电子档案管理可以提高整个档案管理工作的效率；传统的纸质档案管理其工作量非常大，且任务繁重，它需要大量的人力和物力，而电子档案就能简化部分流程，管理人员只需在计算机上直接进行操作就能代替传统纸质档案的烦琐，这不仅节约了时间和人力，还提高了档案管理的准确性，使得高校档案信息化建设能够快速完成。（2）电子档案管理可以实现信息的共享；传统的纸质档案管理不仅任务重，且在工作中会受到外界不同因素的影响使得档案管理工作停滞不前，既而无法实现档案共享。而电子档案管理就能利用信息化手段，让索引更加灵活，并根据不同要求对信息进行分类、排序、过滤等，使得档案能够充分交流和共享。

3档案管理的现状

档案管理工作量繁重。高校的档案整合了校内所有党、政、教学活动的数据，档案实体分类：党政、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、学生12个门类；单是每年招生、毕业生的档案对接、变动这方面的数据都数不胜数，而这些数据来自全国地区或省份，目前采用传统的纸质档案进行传递，需要花费大量的时间和人力来维护。加上档案的性质会随时变动，若不能利用电子档案，不仅会让高校档案管理工作难上加难，还会阻碍高校档案信息化管理。电子档案信息化程度滞后。在如今的网络时代，每天都发生着技术的变化，档案管理系统是个局域网禁止接入互联网，与办公网和业务网实行物理隔离，无法与办公自动化、业务网进行收发文传输对接，很难跟上时展脚步，既而阻碍整个行业的快速发展。对于高校档案管理工作来说，目前正处于信息化发展高峰期，但高校并没有合理应用互联网、办公网、业务网这是非常不利于高校自身发展的。此外，在高校当前的档案管理中，仍是以纸质档案管理为主，电子档案为辅，这样的方法是很难发挥电子档案的真正作用。档案管理方法不合理。目前，高校档案管理人员的年龄都比较大，他们的技术水平也不高，一些管理人员甚至不会使用电子档案管理，这就导致高校档案管理出现“非法操作”，促使网络系统崩溃。此外，每个高校都有属于自己的档案管理流程和规则，这就给后续档案管理带来了一定难度，以上都是影响电子档案发展的重要因素。电子档案应用中存在风险。电子档案也并非十拿九稳的，它在储存和使用中还是会存在一些风险：（1）一般情况下，设备都是采用统一的标识、字体，并以高速读写速度进行储存的，这就很难辨别它的真假，当文件受到侵害时也不易发现。加上网络本身就存在一定风险，在远距离调动这些信息时就会被盗用或修改，这对高校保存的师生、职工的关键信息是非常不利的。（2）电子档案会储存在不同介质上，若需要对这些信息进行读取和保存，需要依靠特定的设备，这就使得信息过于依赖计算机的软硬件。而当前计算机的软硬件更新速度极快，如果没有较好的兼容性，不仅会造成信息丢失等情况，还会缩短电子档案的使用寿命。

4应对措施

加强电子档案的安全性：（1）保证所使用的储存设备足够安全，做到专机专用，定时对软硬件进行更新和升级，并做好相应的维护工作，让储存设备保持良好的运行状态。（2）定期对所有的文件进行备份，避免文件出现任何的丢失情况，例如用防火墙、病毒预防、身份验证等方式来严格规定文件的读写权限，这不但能提高电子文件的安全性，还能防止文件被用户非法访问[2]。完善电子档案规章制度。高校应当完善档案管理规章制度和流程，然后让管理人员按照相应的流程进行电子档案管理，电子档案的效用能够真正得到发挥。（1）要细化电子档案规章制度和流程，从根本上提高电子档案的安全性，然后设置相应的使用章程。（2）明确指派电子文档管理工作的分管领导，让他们协调面临的实际问题。（3）对电子文档所形成的处理、鉴定、归档等过程进行全程监控。（4）对接收的电子文档实施统一管理，并设置维护机构，既而提高电子档案的安全性。管理人员的专业技能培训。档案人员素质有待提高。电子档案开设档案编目、全文扫描、在线计算机检索利用，数据报表打印，权限管理，日志记录、系统空闲处理，登录设置、备份数据等功能，就要提高管理人员的专业技能和业务水平，让他们在满足电子档案收集和归纳需要的基础上，对专职人员进行档案管理培训。因此，在掌握电子档案管理业务知识的同时，掌握计算机应用技能。此外，电子档案的收集、整理工作有别于纸质档案，不管是从材料范围、整体归类还是建档、上传等方面都需要管理人员具备专业的技能，特别是一些图像、声音等文件的修复，对管理人员的要求就更高。（1）高校就要加大对各职能部门收集人员的培训力度，尽可能多给他们提供接受教育的机会，既而从根本上提高高校电子档案的管理水平。（2）定期对电子档案管理人员的职业道德和操作规范进行培训，让他们在具备较高的职业操守的同时，规范操作行为，严禁管理人员在操作中出现任何的漏洞。（3）学校要统一电子档案储存格式，防止文件在格式转换过程中或因为软件兼容性的问题而损坏到文件。优化电子档案管理服务：（1）高校档案管理人员要将多媒体、信息、光盘制作等技术相结合，并坚持快捷、个性的服务宗旨，使得电子资源能够在安全的基础上实现共享。（2）高校要建立在线档案服务平台，为用户提供优质的在线咨询服务，严格规范网络平台，积极处理管理纠纷，加强对电子档案的质量检查工作。（3）档案管理人员要拓宽自己的知识面，互相交流和学习新技术，既而为用户提供高品质的服务，有效提升高校档案管理的社会与经济效益。

5结语

根据以上相关阐述和分析，高校作为人才培养的重要基地，它肩负着很大的社会责任，而在现目前的档案管理中，有很多高校仍然采用传统的纸质档案管理方法，这种方法很难准确且及时提供档案信息，既而给日常档案管理工作带来诸多不便。电子档案管理作为信息时代的产物，把它应用在高校档案管理中已成为社会重要趋势，它不仅能对高校的所有信息材料进行详细记录，还能满足及时、准确的查询需求。为此，高校应当加强电子档案的安全性、完善电子档案规章制度、强化管理人员专业技能、优化电子档案管理服务等，只有这样才能推动高校档案信息化建设。

参考文献

[1]陈一文,陈慧.高校档案管理工作中存在的问题与对策[J].科技信息,2009(15):346+289.

[2]李娟,吕慧.高校档案管理工作中存在的问题与对策[J].山东档案,2009(01):31-32.

作者：杜小平 单位：四川大学锦城学院