电子档案在博物馆档案管理的应用路径

【摘要】现代科学技术被频繁运用于博物馆档案管理中，大大提升了档案管理水平，工作人员借助现代技术构建电子档案，不断提升电子档案管理实效。本文立足于电子档案在博物馆档案管理中的应用背景，简要分析了电子档案的应用发展及其特点，对电子档案在博物馆档案管理中的应用路径进行深入探究。

【关键词】博物馆；档案管理；电子档案

现代社会生活中处处都能体现出信息化、网络化的特征，人们的生活方式与工作方式均发生了较大的改变。电子档案在博物馆档案管理中的运用，就是立足于博物馆的档案管理需求、工作模式与实际情况，借助计算机、互联网技术、物联网技术、数据技术，搭建出一个具有系统性、交互性、数据分析能力与智能管理能力的应用机制，有效提升博物馆的档案管理效率，强化档案管理质量。

一、电子档案在博物馆档案管理中的应用背景

关于博物馆档案管理中应用电子档案的背景，可以从如下两个角度阐述：（一）大数据时代来临，海量数据出现于生活中。大数据时代背景下，数据呈现爆发式增长，从国家发展、社会进步到地区建设、甚至到个人生活，无处不存在大数据，无处不与数据紧密相连。社会、地区、企业、个人的运转均会产生大量数据，这些数据需要处理与存储；博物馆同样面临这种数据爆发式增长的情况，这给博物馆档案管理工作带来压力，亟须依靠电子档案来解决数据处理问题。（二）大数据技术、网络技术的广泛应用，人们的生活方式发生改变。家长带领孩子参观博物馆，不再需要现场排队，而是通过网络平台或者软件，输入身份证号、学生学籍号，预约排队；博物馆对接各方单位，也是通过智能手机、网络进行交流；工作人员查询各种信息，仍然需要依靠计算机技术、数据技术与网络系统。可以看出，时代的更迭改变了博物馆的基础工作方式，传统的博物馆档案管理模式遭受挑战，单一的计算机档案管理方法无法满足博物馆的档案管理需求。此时需要一个更加多样化、个性化、高效化的电子档案，将档案管理从实体管理转换为虚拟管理，进入电子管理体系中，满足人们的高效管理需求、档案资源共享需求、档案完整保护需求等。

二、电子档案在博物馆档案管理中的应用发展最新动态

各地区博物馆纷纷对原本档案管理系统进行升级，针对文物档案原始数据的留存、恢复提供强力技术支持。2018年，故宫博物院引入大数据技术、人工智能技术、互联网等多项技术，制定“AI赋能博物馆”战略，提出具体的博物馆档案管理——电子档案建设思路，颠覆了历史文物传统呈现方式，提升博物馆的文物档案数据保留与恢复能力。在本次电子档案的建设与应用中，工作人员借助三维数据技术将文物的实物、场景留存下来，形成具有现代化特点的文物档案。由此可见，在电子档案的应用中，单纯依靠计算机技术是不够的，大数据与人工智能的完美结合，才能有效提升博物馆档案管理整体水平，加强对海量文物档案数据的管理力度，提升博物馆档案资源的开放级别，大大提高了博物馆档案资源的利用率，实现数字化精细档案管理、数字化档案服务。截至目前，故宫博物院电子档案系统的“AI赋能”功能已经是当前博物馆档案管理电子档案建设的最新动态，智能化、交互化、共享化也是当下博物馆档案管理电子档案应用的主要趋向。

三、电子档案在博物馆档案管理中的应用路径 

（一）扩大档案资源收集范围，优化博物馆档案业务流程。建议工作人员积极迎合时展趋势，在博物馆档案管理中应用电子档案，主动借鉴“故宫博物院”对档案管理系统提出的改造策略，扩大档案资源收集范围，提出符合趋势的档案管理流程，形成全新的电子档案管理基础构架，为博物馆档案管理的电子化奠定基础。一方面，建议工作人员意识到档案资源的重要性，借助大数据技术、全数据理念，积极主动搜集博物馆的多项文物档案，将多种文物档案信息搜集起来，包括：历史、来源、经历、民间故事、传说、文化价值等，以此丰富博物馆的文物档案内容，凸显数据管理优势；另一方面，建议调整档案业务管理流程，改变以往档案管理方法，灵活运用数据采集、数据分析、数据挖掘、云计算、微服务等多项技术，搭建以博物馆为依托的档案管理与智能服务平台，实现档案数据的自动采集、储存控制与全智能服务，提升博物馆电子档案管理水平，提高档案管理效率。（二）深入发掘档案增值服务价值，满足地区文化建设需求。在博物馆档案管理中应用电子档案，工作人员要积极主动转变档案管理思维，将管理观念随着管理工具的变化而变化，避免形式上更换管理工具而本质上仍然延续传统管理思想。立足现代社会环境，档案增值服务能够进一步提升档案利用率，提高博物馆档案管理的价值。因此，工作人员要关注电子档案应用中，博物馆档案资源的利用情况，将部分档案资源作为博物馆文化资源，利用系统软件发现档案的文化价值、民生价值与社会价值，提供多种档案资源服务、档案查询等服务工作，满足人们的文化研究需求、学术研究需求与社会发展需求，提高博物馆电子档案的社会效益。（三）加强博物馆档案文化宣传，提高电子档案资源利用率。在博物馆档案管理中应用电子档案，建议工作人员加强对档案文化的宣传，开通电子档案文化宣传渠道，进一步丰富电子档案系统功能，提高博物馆的档案资料信息利用率。在传统的博物馆档案管理中，对档案管理工作进行评价，唯一标准是“档案是否具备价值性”，缺乏对博物馆档案资料整合、分析、收集处理等不同工作的评价，不具备相应的评价标准。在电子档案应用之后，原本的评价机制已经不适用，必须提出新的档案评价机制，且全面关注档案管理工作的各个环节，比如：若人们需要查询资料，档案管理人员则需要快速、精准地提供资料。电子档案使用之后，档案调取速度与质量大大提升，有效推动了档案管理工作的开展。因此，建议通过微信公众号、微博等平台，宣传电子档案系统，传播博物馆的档案文化，让更多的人认识到博物馆档案资料的价值性，进一步完善档案信息的利用，强化电子档案系统的实际效用。（四）加强博物馆档案技术引入，推动电子档案新赋能深化。在博物馆档案管理中应用电子档案，建议工作人员灵活应用多种先进技术，加强对博物馆电子档案系统的建设力度。根据“故宫博物院”的“AI赋能”计划实施情况可以发现，在电子档案中引入互联网技术、人工智能技术与大数据技术，能够有效丰富电子档案系统功能，促使博物馆档案形成新赋能，凸显博物馆档案管理的服务性能。因此，工作人员可以根据不同的档案管理工作需求，在电子档案中引入相应技术，比如：在多个博物馆的档案信息共享环节，可以利用大数据技术，构建内网系统，搭建传输共享机制，促使各个博物馆的档案资料实时同步更新，实现信息共享，避免出现信息孤岛，提高博物馆的档案管理社会效益。在档案储存与信息管理环节，需要借助人工智能算法，编制具体程序，让收到的数据在程序指令下自行分类、储存、投入使用、形成安全保护机制，实现电子档案的智能化、自动化发展。（五）形成科学档案意识，打造高素养档案管理队伍。在博物馆档案管理中应用电子档案，建议博物馆档案工作人员积极主动学习电子档案的应用及发展有关知识，提升自身专业水平，丰富自身专业知识储备。在实际过程中，建议定期组织关于“科学技术走进博物馆档案管理”方面的培训，促使工作人员熟练掌握多种技术操作，理解不同技术在博物馆档案管理中的运用价值与流程，为博物馆档案管理中电子档案的建设与发展提供保障。

四、结语

综上所述，随着现代科技应用的逐渐深化，各地区博物馆纷纷引入电子档案管理系统，搭乘社会科技发展动力，实现数据处理与档案管理之间的有机融合，进一步扩大博物馆档案管理范围，优化博物馆档案管理流程。在电子档案的实施过程中，工作人员要在基础信息化管理上深入发掘档案的增值服务价值，凸显博物馆的文化服务特征，实现博物馆档案管理新赋能；还要加强博物馆档案管理人才队伍的建设，为进一步深化电子档案的应用，提高博物馆档案管理综合效益提供有力保障，以此推动我国博物馆档案管理机制的完善与发展。

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作者：丁尔力 单位：湖北省石首市博物馆