财务共享服务中信息沟通与管理研究

［提要］随着社会的进步，信息管理与沟通对于一个企业的发展来说也逐渐变得越来越重要。而财务共享服务模式也是近年来逐渐流行的一种新型财务管理模式。本文旨在通过信息沟通与管理为财务共享中心带来的影响，发现信息管理与沟通在财务共享服务中存在的一系列问题，并提出合理的优化建议，以提高共享服务中心的信息管理与沟通能力，从而为企业总部带来更高的价值利益。

关键词：信息管理；信息沟通；财务共享

高效的信息管理与沟通能力是财务共享服务中心成功实施过程中必不可少的一项条件，即通过有效的沟通、正确的管理，使财务共享服务中心能够及时地、准确地获取附属子公司的信息，并将信息汇总传递给公司总部，公司总部的高层再根据获取到的信息做出正确的决策，为公司的未来发展做出正确的规划。目前，财务共享服务中心已有的信息管理和沟通能力已经满足共享中心的基础要求，但由于财务共享服务中心的特殊性与复杂性，简单统一的信息管理并不能保证完全的信息沟通，而沟通能力较弱的服务中心就很有可能导致传递给总部的信息存在少许偏差，影响总部管理层的决策。因此，本文旨在通过信息沟通与管理对共享服务中心产生的影响，分析信息沟通与管理在财务共享服务中心存在的一些问题，并对这些问题进行优化研究。

一、信息沟通与管理与财务共享服务中心的关系

（一）信息沟通与管理相关概念。所谓信息沟通与管理，可以理解为一个公司的管理层为了实现公司的战略目标，在实施过程中所需要进行的有方式有方法的有效信息的准确传递。也就是说，一个公司为了取得最终盈利的目标，让公司的信息通过人与人之间、部门与部门之间传递的过程，不仅仅是情感的交流还有信息的交换，让主体与主体、主体与客体、客体与客体之间完成彼此交流和信任的过程。对于一个企业来说，身为公司的主管人员都可以体会到实施沟通控制的实际困难，所以单单只是描述沟通的方式和原则、方法也是无济于事的，更需要对沟通过程的信息进行管理和控制，以便沟通能够更加健康、更加有效地进行。因此，一个完善的企业内部信息体系包括：企业内信息的收集、企业内信息的处理及企业内信息的传递。（二）财务共享服务中心相关概念。财务共享服务模式是将各个子公司之间、公司的各部门之间重复的工作统一到财务共享服务中心整合操作，让企业与各个部门可以把更多的精力放在核心工作上，来达到降低时间成本、提高工作效率目的的一种新型的财务管理模式。这种模式一般都是在具有一定规模性的大企业进行应用，使企业的各个子公司、公司的各个部门之间进行服务，然后通过这样的财务管理模式实现规模经济，降低时间成本，提高工作效率，在运行方式和运行效果上都能体现出企业规模大的特点。同时，财务共享这种新型的财务管理模式的出现，让我国的企业进一步发挥了规模效应和协同效应的目的，使资源得到了有效合理的配置。企业运行财务管理模式以后，重复性的工作都交给共享服务中心处理，取消了各个公司不必要的部门，使公司将更多的精力放在核心业务上，不仅大大降低了成本，还提高了工作效率。（三）信息沟通与管理对财务共享服务中心产生的影响。信息沟通与管理对财务共享服务中心的影响可以分为以下两个方面：一是信息的沟通与管理会影响财务共享服务中心的工作效率。财务共享服务模式的诞生，根本的原因就在于这是一种提高工作效率、降低公司成本的模式。财务共享服务中心通过减少重复性的操作收集整合信息，提升工作效率，但是财务共享服务中心内部的信息沟通和管理不当反而会使财务共享服务中心失去该种优势，正确的信息沟通与管理会让工作效率翻倍提升；相反，无效的信息沟通与管理会让财务共享服务中心的工作变得更加繁琐，使得工作周期大大延长，不但工作效率没有提升，公司成本也会因此而大大增加。二是信息的沟通与管理会影响财务共享服务中心未来的发展。信息的沟通与管理之所以重要，就是因为它与公司未来发展的好坏息息相关。在现如今这个大数据时代，越来越离不开的就是信息的交流和交换。当财务共享服务中心内部出现了信息传递错漏或者不及时、不准确的情况，那么传递给公司总部的信息就会有所偏差，公司总部的领导层是根据财务共享服务中心的信息作出决策的，一旦因信息错误作出错误的决策，就会影响财务共享服务中心在我国市场中的应用。也就是说，信息充分的沟通和正确的管理会让财务共享服务中心的效率事半功倍，不恰当的沟通和疏忽的管理会让财务共享服务中心逐渐走向衰败。所以说，信息的沟通与管理对财务共享服务中心来说影响也是很大的。

二、信息沟通与管理在财务共享中心服务中存在的问题

（一）员工缺乏沟通活力以及沟通反馈。由于财务共享服务模式的特殊性，许多在新应用该模式的公司会将原公司的一些部门取消，一些老员工会继续到共享服务中心为公司服务，但是这就会产生一些沟通方面的问题，比如新员工与老员工之间存在学历上的差距，还有经验上的差距以及年龄差距所产生的代沟都会成为新老员工在沟通交流时的阻碍，使新老员工相互产生不愿沟通的心理，也就缺乏了沟通的积极性。而部门与部门之间的沟通也存在相似的问题，各个部门的员工之间也并不是相互很了解，对彼此的认知和定位也存在着一定的偏差，而财务共享服务中心是对员工间、部门间的信息沟通效率要求非常高的，效率低下的沟通能力会给财务共享服务中心带来很大的风险。由于员工间存在这些差距，再加上员工本身也缺乏沟通认知，且还缺乏相应的沟通技能，使得员工之间的沟通问题严重地影响到了部门间的沟通，从而导致最后的沟通效率比较低，沟通活力也大大降低。（二）管理层忽略对信息沟通与管理的重要性。财务共享服务中心的信息是否进行了有效的沟通和正确的管理，与公司管理层对其的重视程度息息相关。也就是说，当一个公司的领导层忽略了信息沟通与管理的重要性，再加上员工间缺乏沟通活力以及沟通认知的情况下，那财务共享服务中心所提供给公司的信息更是不够准确的。公司总部的管理层身为领导者，身上肩负的是为了企业谋发展作决策，工作的重心也都是些公司的重大事项，往往会忽视了公司内部的信息沟通与管理。随着时代的发展，沟通的方式也应随之改变，那些过时的、陈旧的观念都不利于信息的沟通以及沟通效率的提升。但是，很多公司都会忽略沟通的重要性，尤其财务共享服务模式对信息沟通高标准的特殊性，这种忽略更是致命的存在。一旦管理层对其忽略，整个服务中心内部也会对信息的沟通产生较弱的心理认知。（三）财务共享模式多样化，信息系统管理不完善。企业的财务共享模式并不是单一统一的，它一共分为基本型、市场型和高度市场型三类。基本型是财务共享服务模式中最基础的一种模式，主要的工作是着手于一些最基础的业务，例如应付账款的处理、应付职工薪酬的处理等。这种最基础的服务模式一般是不存在第三方的，所有业务直接由公司内部员工完成即可；所谓的市场型是指客户与企业两者达成了某种契约的关系，使得财务共享服务中心需要为客户提供服务来满足客户的需求，相比基础型而言，市场型更加丰富也更加复杂，财务共享服务中心需要根据客户的需求，将所获得的信息进行汇总整合处理，然后再将信息分散给中心的各个部门，使服务中心能为客户提供每一方面的服务；高度市场型是相比市场型还要更加复杂的一种模式，除了与客户达成契约关系外，如果客户对其服务感到不满，客户有权选择购买其他更好的服务。但是，目前此种服务并没有普及，很多财务共享服务中心还无法满足这种多方面的服务，要想实现该种服务还有待进一步提高。因此，财务共享服务中心共享模式的多样化也就要求公司在做信息沟通与管理时要进行相应的调整。简单统一的信息沟通对于基础型的服务而言足以满足，但是随着公司发展成为市场型时，沟通方式和管理技巧还一成不变，包括财务共享服务中心的一些系统也没有及时更新。比如，有些企业的财务共享服务中心现有的信息系统接入端少、系统兼容性也比较差，且附属子公司较多，信息系统无法将信息及时、准确地传递给财务共享服务中心，就容易导致总部面临由于信息缺失带来的各种灾难性问题，不利于共享服务中心对公司未来业务发展的支持。

三、优化信息沟通与管理设计、完善财务共享中心建设

（一）优化信息沟通与管理的规范及流程。财务共享服务中心在进行信息沟通与管理的时候应该建立一套行之有效的规章制度，来对财务共享服务中心的一系列沟通活动进行指导，否则会一直存在一种现象就是沟通效率比较低下。也就是说，在财务共享服务中心的各个部门以及不同的层级之间，应该有一个很清楚地体现沟通时主体职责的一个说明，还需要将各个部门和层级的职责和各自的管理范围进行一个详细的说明，按照每个信息的传递方向，将主体和客体需要做的每一步所应该遵循的规章和制度都有一个明确的说明，做到分工明确，职责到位。除此之外，还要不断地将目前财务共享服务中心现存的制度进行进一步的规范，将平日工作中的一些不成文的规定等等都用文字表达出来。通过制度对财务共享服务中心沟通过程中存在的某些不规范行为进行一定的约束和制约，从而避免在不规范行为下产生无效沟通的结果，为服务中心带来不必要的信息错漏风险。在建立了有效的规章制度后，财务共享服务中心还要对其流程进行监督管理。一套有效的规章制度不严格按照执行也是一种无效机制，因此有效的信息沟通与管理还应该让管理者经常定期地对公司进行考察，查看财务共享服务中心内部是否对建立的规范得到了有效地实行并查看其规范的流程是否可行。对于沟通的流程我们不能单一地遵循规章上的文字，应该根据实际遇到的问题，灵活多面地应对并对流程进行优化和改进。（二）构建良好的沟通氛围。企业要想提高沟通的效率，必须要建立良好的沟通氛围。一般是公司内部的上级和下级之间的关系，以及部门之间关系的改善，以及公司员工愿意沟通等等。当上级和下级沟通时，可以在不同的情况下使用不同的沟通技巧来帮助克服和完成。公司可以帮助下属制定标准，在沟通过程中应用一些策略，提高他们的工作技能。在公司内部部门间的交流中，大多数冲突都是由相同的基本原因引起的，即部门间目标的不同。虽然同一家公司对不同的部门都有比较严格的标准和方法来评价，但是对公司来说，各部门的目标都是为了公司的发展，不管两个部门的想法有什么不同，但还是有相同的地方，并共同努力。因此，在跨部门交流中，以统一共性作为目标，将大大改善各部门之间的关系。要想确保沟通和管理的对象和主体的沟通过程是在一个愉快、放松的环境中进行，其中一个重要的方面是主体和主体愿意沟通。如果双方都倾听，结果就会不一样。倾听可以在表达自己意愿的方式之间产生巨大的相互激励，也可以通过探索来获取彼此的信息，相互了解对方，在即将结束的时候相互交流，通过重复来获得对方的反馈，看看这种信息的交流是否充分，确保交流的有效性。（三）提高公司员工沟通技能。一个公司是由每个员工组成的，每个成员都是公司的沟通者。为了提高员工的沟通能力，不仅仅是员工的努力，还需要公司的各个部门和管理层共同努力和共同提高。首先，公司员工需要对沟通的重要性有一定程度的理解，当公司经理提供信息时，可以选择沟通渠道关注最终沟通反馈的有效性，这样公司的员工就可以提高他们的沟通技巧。另外，上下级间也要学会倾听，这样才会对这种沟通的效果有利。以下四项可以改进提高部分员工的沟通技巧：首先，员工必须有一个清晰的自我意识，确定后选择一定的沟通策略进行沟通。其次，要学会换位思考，站在对方的角度上去理解和倾听，这样会让交流变得更有效；再次，对于反馈要引起重视。一次有效的沟通需要通过反馈来进行检查，主体和客体对于反馈是否足够的重视，在很大程度上对本次信息的传递以及理解有着直接的影响，一次沟通，倘若没有反馈的存在那么基本上这次沟通是一次无效的沟通。只有在反馈的帮助下才能及时地知道此次的沟通达到的结果和预期到底有多大的差距，这样对此次沟通有一定的促进作用。最后，要学会彼此倾听。在沟通的过程中，做一个积极的倾听者能够在很大程度上克服掉自己的失误，使沟通过程更加有效。

四、结语

本文通过根据信息沟通与管理对财务共享服务中心的影响，发现其中的一些不足影响了公司未来持续发展的需要。信息沟通与管理对财务共享中心的障碍主要体现在管理层忽略对信息沟通与管理的重要性、员工间缺乏沟通认知及活力以及信息管理不完善等几个方面。优化设计包括构建良好的沟通氛围、优化信息管理沟通规范及流程、提高员工沟通能力。这样有助于财务共享服务中心内部建立良好的信息沟通与管理模式，使得公司获取到准确完整的信息，以方便管理层能够站在更好的平台做出利于企业未来发展的决策和规划。

参考文献：

［1］陈亮.企业内部沟通中信息传递问题研究［D］.中南大学，2005.

［2］闫乾正.中兴公司财务共享服务的优化研究［D］.石河子大学，2016.

［3］施斌.NT公司内部管理沟通研究［D］.云南大学，2016.

［4］黄丽瑛.SD公司内部管理沟通研究［D］.云南大学，2018.

作者:陈香竹 张媛媛 单位:哈尔滨商业大学