统计公文处理范文10篇

统计公文处理范文篇1

1、局机关公文是传达贯彻统计法规政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具，具有特定效力和规范格式。要努力做到科学化、规范化和制度化。

2、公文处理应当坚持实事求是，按照行文要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全、保密、高效。

3、局办公室主管机关的公文工作，并对各科室、队、中心的公文处理工作进行业务指导。

（二）公文种类

4、局机关常用公文种类有：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。

（三）行文关系、方式和规则

5、向上级政府机关的行文，只主报上级业务部门。如需要报送其它相关的上级机关，可用“抄送”形式。

6、统计部门在自己的权限范围内，向上级统计部门行文；也可根据政府的授权和有关规定，答复下一级政府的请示，转发下一级政府的报告。政府未授权，统计部门不得对下一级政府发指示性文件。

7、统计部门与同级机关可以联合行文。与统计部门平行的不相隶属的机关之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。

8、向上一级统计部门的请示，不可同时向下级或同级统计部门发送。向上级统计部门呈报的工作总结，可同时向下级统计部门发送。向下级统计部门的重要行文，可以送抄上一级统计部门备案。

9、注意隶属关系。一般情况下，下级统计部门不得越级行文；因特殊情况必须越级行文时，应该同时抄送被越过的上级机关。

10、统计部门经过批准在报刊上公开的文件，应视为正式行文，具有执行效用。如果不另行文时，应加以注明，以便收文机关依照执行，并将其作为正式文件保存。

（四）公文起草、审核和签批

11、公文的起草，原则上由相关业务科室负责，承办人写出初稿后，科室长核稿；重要公文的起草，由局领导主持，组织有关人员进行。

12、文稿校核工作由拟文科室负责，文稿在送局领导签批前，应对文稿清样进行全面校核，消除错漏。文稿如需作较大修改，应在修改后，再逐级送领导审批。

13、公文须经局领导审批签发。局机关公文，经承办科室负责人、分管局长审核后，提请局长签发。联合发文，根据文件内容，由涉及业务的科室提请分管局长或局长审签，并提请联署机关的负责人签字。领导签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅，则视为同意。

14、公文正式印发前，办公室对公文的审批手续、文种、附件、密级、主题词等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数，并按发文要求进行登记。

（五）公文管理

15、机关公文由办公室统一管理，公文处理必须严格遵守保密法规、纪律，确保党和国家秘密的安全。涉密公文内容不准复制、摘抄。绝密级公文由办公室指定专人管理，并采取严格的保密措施。

16、科室因工作需要，需借阅文件，必须到收发人员处办理借阅登记手续，用后及时归还注销。

（六）公文传递

17、将文件的标题、密级、文号、时限、来文单位、发往单位、份数、收发时间及处理情况逐项登记清楚，贴上文件处理标签。由办公室负责人对需要办理的公文提出拟办意见后，将文件送请局领导批示或阅知。对于急件应提醒局领导及时批示，如局领导不在，可先转给有关科室阅办。批示的意见应明确，需由一个或几个科室共同承办的，应指定主办人或牵头人并规定承办期限。

18、根据局领导或办公室负责人批示，按照一定的范围将文件送有关领导或科室阅知或办理。传阅公文按领导人排序由前向后传递。办公室应当随时登记公文去向，避免漏传、误传和延误。阅文人员和科室应及时阅读文件，加速文件传阅，一般文件不超过2天，密级文件不过夜，传阅后科室负责人签署阅读记录，并将传阅件及时送回办公室，不得横传或抽留文件。

19、对领导批示需要办理的，承办科室接到交办文件后要及时办理，并向局领导及时反馈办理意见和结果。凡属承办科室职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门；凡涉及其他科室或部门的事项，主办科室要主动会同有关科室协商办理；凡须报请局领导、上级机关或其他部门审批的重要事项，承办科室应当提出处理意见，并代拟文稿，按规定程序送请审批。

20、办公室对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应定期催办，并及时向领导人反馈办理情况。

21、文件收发过程中，如出现失密和"三密"文件丢失的问题，要及时向有关部门报告，并视具体情况和情节，按保密纪律追究当事人的责任。

（七）印签、介绍信管理

22、办公室确定专人负责本局印鉴、介绍信管理，未经局领导审批同意或办公室负责人审核同意的，一律不得动用。

23、妥善保管印章，防止丢失盗用。印章应放在有防范措施、安全可靠的地方，不准拿到其它地方，如果是他人盖章，管印人应在场监印，不得擅自离开。

（八）文书材料打印

24、办公室负责局内文件、县处领导材料的打印工作，科室、队、中心起草材料打印由本科室负责，校对无误后，由办公室负责印刷。

统计公文处理范文篇2

据调查，现在政府机关使用电脑进行文字处理已非常普遍，一些单位还不同程度地实现了公文运转电子化管理，对收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现了公文查询、统计、存储、流转的电子化及内部网络互联；部分单位对公文数据库中的公文由标题、来文单位等基本要素和运转过程管理，扩展为部分公文的全文入库管理;一些部门已经实现特定网络，如政府专网、专业部门网上的部分公文上报、下发的无纸化传输;少数单位实现全部公文的网络传输和电子化管理。

七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足

长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。

七大问题之二：系统功能单一，层次不高

电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。

总之，目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走出传统公文处理思维方式，在公文流程上一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，不重视软件的开发和办文业务流程的再造和整合。

七大问题之三：安全隐患不容忽视，保密观念还需加强

电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。过去的“锁好柜”、“关好门”、“看好人”的保密措施已难以适应时代的需要。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。另一方面，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果，对电子公文安全性的担忧，在很大程度上遏制了公文处理电子化的推广。

七大问题之四：资金投向失衡，开发与应用脱节

对电子公文的开发和利用还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件，重建设、轻应用，重网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府信息部门的大量建设资金投入到硬件设备上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。

公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规范化、数字化，这需要做大量基础性的工作，如规范办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化，制定系统代码、系统分类等。而目前，管理者、应用者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融合，以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被应用过的现象。

七大问题之五：规划滞后，标准不统一

目前与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《国家行政机关公文处理办法》，都是针对纸质公文制定的，虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。一些机关、单位在管理电子公文、设计公文处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成新的重复建设，资源不能共享，给今后电子公文传输和系统整合留下了难题。

七大问题之六：复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善

实施公文处理电子化，需要既熟悉公文处理业务，又掌握现代信息技术的复合型人才。电子公文处理系统将公文的制发、审签、运转、传输等各个环节电子化、网络化，这就要求各环节、各部位人员，包括审核、签发文稿的领导同志，都能够掌握电脑操作技能。现有机关工作人员大多限于知识储备的不足，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。

统计公文处理范文篇3

电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，越来越多的公文直接在电脑上产生和传输，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时间内，不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。

我们应正确认识公文的本质功能——传递信息，理解电子公文与纸质公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的公文新概念。对于电子公文，应根据其特点，制定适合的管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。

八大关系之二：电子印章与电子认证

对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机，才能印出红章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章。如果发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。

实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，如果电子身份认证做好了，电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色的电子印章不可，而应该有电子认证标志。

八大关系之三：网络媒体与传统媒体

网络媒体被称为报刊、广播、电视三大传统媒体之后的第四媒体，与传统媒体相比，网络媒体具有检索便利、时效性高、信息范围广泛、准确统计受众等优势。一方面，我们应该充分发挥网络媒体的特点，丰富电子公文的信息形态，如可以尝试“多媒体公文”，在电子公文中不仅采用字符，而且采用声音、图像、动画等多种形式，这将大大改善公文的传播效果。另一方面，应该使用网络媒体公文信息，甚至可以把网络媒体的公文作为标准文本，如在政府网站上，设立专门管理的电子公文中心，一旦公文在此，就作为正式文本，不可再被更改、删除，在现阶段，不妨尝试在一个单位内部网络上实现，告别“复印—传阅—复印”的传统工作方法，逐步实现无纸化办公。

八大关系之四：电子公文与电子档案

具有档案保存价值的电子公文，必须要归档保护。电子公文归档后即形成电子档案。对于电子公文的归档管理，不宜一刀切，最好分步走。第一步，先将纸质公文与电子公文拷贝双重归档。该方法是用可脱机保存的载体将电子公文备份下来，以纸质与磁盘（光盘、磁带）制成双重备份，分别归档管理，但要保持一定联系。这样，利用纸质公文将电子公文的内容固定，解决电子公文易于被修改的问题，确保其法律效用，还可对电子公文分类组盘，进行著录标引，保留电子公文在检索、存储方面的优点，从而既能高效、方便地利用电子公文，又对电子公文起到了较好的保护作用。第二步，逐步实现文档一体化，该方法是将档案管理工作提前介入电子公文的运作与管理，在电子公文的形成、处理过程中建立电子公文生命周期表，将电子公文与电子档案管理统一起来，有利于对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后的电子档案的保管与利用实行全过程管理，从而确保电子公文的真实性、完整性和有效性。

八大关系之五：公文传输无纸化与文档一体化

公文无纸化远程传输（电子公文传输）实际上就是在专用的通信平台上安全收发加密的电子邮件，电子公文传输可以实现一“点”对多“点”的收发功能，简化了繁杂的工作环节和程序，推动了政令的有效快速传达，这不仅是传统发文方式的变革，而且会带来机关办公方式的转变。

目前电子公文传输管理通常要求接收单位接收电子公文后，通过彩色打印机，打印成纸质公文，再进入办文过程。实际上，传输的电子公文应直接进入本机关的电子公文运转管理系统，实现公文要素的转换，同时应实现文档一体化，电子公文办理完毕后，直接将公文的基本信息转换到档案管理系统，这样，可大大减少手工操作和重复劳动，避免人为失误。

公文处理电子化要真正达到提高办公效率、降低办公成本的目的，必须在电脑网络上实现公文处理全程电子化和无纸化，并实现对上（中央、国家机关）、对下（市、县区）、对左右（党委、政府、人大、政协的部门、直属单位）互联互通。要实现公文处理全程无纸化，必须认可电子公文传输、电子批阅、痕迹修改、电子签名的法律效力。目前，在尚未解决电子公文的法律效力问题之前，比较可行的办法是，将电子公文运作过程中的草稿、定稿打印出来，转成纸质公文，供拟稿人、核稿人、签发人等签署，以暂时解决其法律效力的问题。

八大关系之六：公文处理规范化与个性化

公文处理包括公文的进出、办理、形成、传递、存贮、归档等流程，电子公文处理系统可以帮助办公人员及时掌握公文的有关信息，并提供查询、统计、打印、催办、领导批阅、归档等功能，起到提高办公效率与质量的作用。在手工方式向电子化方式转变的过程中，流程是要变化的，组织机构、管理方式的变化也会影响公文流程。在公文软件设计中，更应该重视软件开发和办文业务流程的再造和整合，应该用信息技术来规范公文处理。如为了防止公文多头办理，应该取消纸质公文阅办单，改由电脑处理，只有经过电脑登记的公文才能办理，杜绝公文在运行体外循环。在加强公文审核把关的同时，应尽可能简化办文流程，精简操作环节，提高公文运转效率。

八大关系之七：公文处理自动化与标准化

电子公文处理的自动化、智能化离不开公文处理的标准化，如公文格式标准、电子公文处理标准、电子公文交换格式标准、电子公文处理系统软件设计技术标准等。按照《国家行政机关公文格式》标准，在电子公文处理系统中可自动生成行政机关各个文种的格式，可自动生成公文格式要素的位置、字体、字号，可自动标引主题词，还可自动按规范化的顺序排列主送、抄送单位等。

根据公文处理标准，在电子公文处理系统中可设置办理时限、到时催办、来文提示、急件提醒、退文警示等，在办文中可调阅相关的信息资料，辅助公文写作，可实现自动校对、自动编写公文摘要等。

统计公文处理范文篇4

一、深入调查研究，努力当好领导的参谋和助手

办公室人员紧紧围绕局党组中心工作，想领导之所想，急领导之所急，针对全局工作中的“急、难、重”等问题，积极调查研究，深入进行思考，做到有分析、有建议，主动地把参政方式体现在领导文字材料的起草上，把思想、观点融入到文稿中，努力体现领导意图，为领导开展工作提供准确信息。特别是去年，办公室人员围绕两费停收职能转型、强化监管执法、非行政性收费和基层规范化建设等局领导关心、关注的热点问题，深入基层调查研究，准确把握基层情况，撰写了有问题、有分析、有建议的调研报告，为局领导科学决策提供了参考依据。

二、规范公文处理，切实提高公文办理的质量和效率

办公室严格按照《国家行政机关公文处理办法》的规定和“创新、规范、主动、高效”的要求，切实加强和改进公文处理工作。严格规范公文处理，把好制发公文的文种关、格式关、法律法规和政策关，在每个文件印发之前必须经过办公室主任签字，**年以县局名义出台文件17件，制发公文做到了规范、合法、统一，具有较强的针对性、操作性和指导性。同时积极推广应用新版oa办公系统，公文处理、通知传达和工作汇报一律在网上进行，提高了工作效率，节约了办公成本。

三、积极开展宣传，努力营造内和外顺的工作环境

继续把宣传报道作为重点工作来抓。报道员紧紧围绕县局中心工作，积极捕捉服务发展和监管执法中的新措施、新经验，通过《**州报》、《**日报》和《**工商》等各级媒体积极宣传工商工作，让领导知晓，使社会了解，树立了良好形象，优化了执法环境。截至12月28日，通讯报道组共工商信息稿件584篇，部级媒体刊登稿件10篇（其中《中国工商报》8篇、其它媒体2篇），省级媒体刊登稿件47篇（其中《**工商》9篇、《每周快讯》6篇、《经济导报》6篇、其它媒体26篇），市级媒体刊登稿件278篇（其中市局系统147篇、《**日报》37篇、其它媒体94篇），县级媒体刊登稿件249篇（其中《**州报》85篇、**政务网155篇、政务信息9篇）。

四、按照上级要求，扎实开展“三创建”工作

一是努力做好“平安系统”创建工作。加强机关内部的安全管理，不断加强人防、物防和技防建设，在机关区和生活区的重要部位安装了电子监控系统，对系统治安情况实行24小时监控，有效地维护了系统内部安全，一年来县局没有发生一起安全责任事故和重大刑事案件；认真落实了值班制度、重大事项报告制度、突发事件应急管理制度等安全管理制度，大力加强抗震救灾、奥运期间值班工作，办公室和监察室每天轮流进行一次督查，使值班人员能够按时到岗，不迟到、早退、空岗，维护了系统和谐稳定，保证了机关工作正常运转；认真做好信访工作，把**政务网“市民心声”栏目、县长热线作为重点工作来抓，安排专人负责，随时关注需要县局回复的问题，共回复市民所提问题12件，内容涉及违法案件举报、消费投诉咨询、公司信息查询和工商“两费”停收等方面，做到了回复及时、有针对性。

二是努力做好部门统计规范化系统创建工作。在巩固好去年统计规范化建设成果的基础上，全面加强体制、制度和队伍建设，形成了以办公室综合统计为核心、科室业务统计为骨干、工商所统计为基础的统计工作体制，认真落实了《统计报表制度》、《统计工作管理试行办法》和《统计工作考评办法》等统计工作制度，统计工作人员做到了持证上岗；努力做好统计资料管理和统计分析工作，统计资料管理实现档案化、电子化和规范化，统计流程更加科学合理，统计分析服务进一步到位。

三是努力做好档案管理规范化工作。在巩固去年档案管理成果的基础上，按照市局要求继续做好档案管理规范化达标升级工作，认真整理相关资料，继续完善规章制度，全面加强硬件建设，档案管理的规范化程度进一步提高。

另外，办公室以开展“基层规范化建设”活动为契机，认真做好工商所“三创建”指导工作。按照工商所规范化达标标准对“三创建”工作的要求，多次进行指导和检查，及时协调解决其在开展“三创建”工作中遇到的困难和问题，有力地推动了“三创建”在各工商所的落实。

五、明确责任分工，扎实开展好办公室口岗位练兵活动

**年县局开展的“岗位大练兵”活动，练兵岗位明显增多，参加人员更加广泛，练兵要求更加严格，涉及到办公室口的岗位练兵有4个，即：统计管理、档案管理、信息宣传和公文写作。针对办公室练兵岗位多、工作人员少、工商所同志占大多数的实际情况，实行牵头负责制，4名同志分别参加4个岗位的练兵，并带好本岗位工商所同志的练兵，具体负责传达有关信息、收集学习材料、组织相关培训等等。通过开展岗位练兵，办公室口工作人员业务素质明显提高，工作能力明显增强，为更好地做好本职工作奠定了业务基础。许洪近同志参加市局组织的公文写作模拟演练，取得了全市第二名的好成绩。公务员之家:

六、提供优质服务，扎实做好其它日常工作

一是抓好办文办会，对一些重要会议和重大活动，提前介入，做好预案，周密安排，狠抓落实，确保其顺利进行。二是做好接待工作，做到既热情周到、精心安排，又简易节约、大方得体，通过热情、优质、高效的接待服务，达到了交流工作、加深友谊、树立形象的目的。同时办公室在大事记、工作报表、计划生育、拥军优属和应急管理等其它工作方面也取得了新的进展。

另外，办公室在日常工作中强化大局意识，凡有利于县局的事，不分内外，不怕劳累，积极参与。如在开展的3.15活动中，办公室参与了活动策划及有关宣传报道；在全县开展的“机关作风整顿暨责任落实年”活动中，认真准备各阶段检查资料；在全县召开的名牌商标座谈会上，认真做好领导讲话材料的起草工作等等。

**年，办公室工作取得了一些成绩，但是仍然存在一些不足：工作人员的责任心和事业心有待于进一步强化，业务素质有待于进一步提高；管理制度仍需要进一步完善和落实；信息宣传稿件被部级媒体刊登的不是很多，质量需要再提高；“三创建”工作有待于进一步规范和完善。对于这些问题和不足，我们将在以后的工作中不断强化措施，加以改进。

在**年，办公室将以全面推进职能转型为契机，紧紧围绕县局中心工作做好各项服务，具体如下：

一是当好参谋助手。积极开展调查研究，总结好的经验、做法，及时进行反馈，为领导决策提供服务。

二是做好公文处理。严格按照《国家行政机关公文处理办法》的规定和“创新、规范、主动、高效”的要求，切实加强和改进公文处理工作，做到上情下达、下情上达、上下贯通。

三是搞好信息宣传。充分利用各级新闻媒体宣传工商工作，及时、真实、全面地报道县局在工作中的新措施、新经验和新方法，不断扩大工商部门在社会上的影响。

四是开展岗位练兵。继续把开展岗位大练兵活动作为提高工作人员各项素质的手段，创新练兵方式，加强学习培训，积极开展交流，建立岗位练兵的长效机制。

五是做好“三创建”工作。按照上级要求，完善相关材料、健全各项制度，加强硬件建设，努力完成“三创建”工作任务。

统计公文处理范文篇5

一、OA软件推广使用过程中存在的问题

OA软件在推广使用过程中遇到的问题分为两个方面，一方面是OA软件本身存在的问题；另一方面是使用OA软件的外部环境存在的问题。

(一)OA软件本身存在的问题

1.OA软件兼容性较差。随着OA软件的推广使用，目前OA软件已成为地税系统内部纵向发送、接收电子公文，横向分送、阅处电子公文的主要工具，从而大大地减少了纸质公文的使用量，提高了办理公文的效率和质量。但是，由于OA软件开发时间比较早，目前在用的OA软件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，这个版本的OA软件能够正确识别并处理的电子文档只有扩展名为doc的Word文档、扩展名为txt的文本文档和扩展名为bmp的位图文档，而对外来的其他格式的电子文档的兼容性较差，表现为以下几种情况。一是不能兼容、不能正确识别外来电子文档。例如，目前政府OA(即办公自动化)系统开始启用的电子公文的格式为不可修改的PDF文档，OA软件不能直接接收、识别这种格式的公文，需要通过人工操作，利用第三方软件经过多个步骤的转换后才能逐页拷入OA软件进行处理，工作量大，速度缓慢，与手工处理纸质公文无异，甚至比手工处理纸质公文还慢，而且转换的效果并不理想，主要是文件版面和字体缩小，清晰度下降，阅读比较困难。就连国人使用比较多的有名的国产文字处理软件－－金山软件编辑的WPS文档，OA软件也不能直接拷入并正确识别。二是接收外来电子公文后改变原公文的面貌。根据《广西壮族自治区国家行政机关电子公文处理暂行办法》(以下简称《电子公文处理办法》，*年12月9日印发)第十一条规定：“电子公文的显现格式和还原成纸质公文的格式，应当符合《国家行政机关公文处理办法》、……的要求。”《国家行政机关公文公格式》明确规定，国家行政机关的公文从发文标识到版记要区分不同的部位使用不同型号的黑体、小标宋体、仿宋体、楷体等字体，但是，OA软件在接收自治区政府、市政府的电子公文时，有些公文在电脑上显示的文字虽然颜色、型号不变，但是大部分甚至是全部的字体都变成了不符合规定的其它字体。

根据国家信息化发展战略和我国电子政务建设的总体目标，以后地税部门与其他政府部门甚至是社会公众之间的工作联系应该最大限度地利用信息技术通过网络来完成。随着信息技术的发展和办公自动化技术在各行各业的普及推广，用于编辑制作电子公文的新软件、新技术将不断增多，各级各部门根据自身的工作特点和要求可以选择不同的软件、技术制作电子公文，因此，地税部门与外部之间工作联系涉及到的电子公文的格式和种类将进一步增加，例如企业办理申请享受税收优惠待遇手续时附送的财务会计资料、产品技术说明资料等的电子文档的文件格式就比较多。由此可见，OA软件的兼容性问题已成为其进一步扩大和深入推广应用的最大障碍。

2.辅助功能缺乏。随着各级地税部门办公局域网的建立和扩大，地税部门内部的很多与办文事务息息相关的工作如及时通讯联络、资料传递等都可以通过网络来完成，但OA软件只能处理正式的公文、正式的通告，缺乏必要的辅助功能，影响办文速度和质量。为了解决这一问题，一些市地税局就在办公局域网内加装诸如腾迅通等这方面的软件来弥补OA软件的不足，但使用时与OA软件脱节，仍不够方便及时。

3.OA软件缺少自我完善机制。计算机软件的特点和开发目的决定了任何计算机应用软件既不可能一蹴而就，也不可能一成不变，而是要在开发、应用过程中根据使用环境的变化和用户的需求不断更新完善。这就要求应用软件的开发商要有了解使用环境变化和用户需求变化的渠道，要么通过应用软件本身自动收集反馈使用过程中的有关资料，要么通过使用软件的人群反馈诉求，以便及时了解有关情况，并加以修改补充完善。而OA软件恰恰缺少这种及时了解使用情况并加以解决的机制，这一点，从OA软件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，虽然早就发现有许多不足之处，但至今也没有得到改进和提高，就可以得到证明。这是软件开发商售后跟踪服务不到位造成的。

此外，OA软件还会出现一些不知缘由的错误，例如，有时收文方接收到的文件与发文方发出的文件不一致，主要是附件收不到；有时拟稿人拟的文稿附有多份表格形式的附件，而签发人签发的文稿少一两个表格附件；有时发文方远程封发文件后，通过查询功能查询发文情况显示已送达，但一直未见收文方接收等等。

(二)OA软件应用环境存在的问题

1.OA软件的法律地位问题。由于国家还没有制定统一的电子公文处理办法的法规，根据自治区人民政府办公厅印发的《电子公文处理办法》第七条规定：“通过认定的电子公文处理系统生成、存储及传输的电子公文，与相同内容的纸质公文具有同等效力。”第二十四条规定：“各级国家行政机关建设的电子公文处理系统，经自治区有关部门组成的专家审核组审核，并经自治区人民政府批准认定后，方具法定效力”。目前OA软件还没有通过自治区有关部门的审核认定，因此，OA软件制发的电子公文，根据《全国税务机关公文处理实施办法》(国税法〔*〕132号)的规定，在税务系统内部具有行政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务的依据。但是，对系统外是没有法律效力的。

2.对OA软件的认识比较片面、肤浅。很多领导和干部职工都简单地把OA软件看作是将在纸质上起草、审核、签发公文的过程改为在电脑上完成的一种补助工具，对OA软件在改变公文处理方式方法上的重要作用及其产生的深远影响的认识不深，没有根据信息化、网络化的特点去改进、创新处理电子公文的方式方法，例如，办理公文还是习惯于分人分步进行，不会利用网络实时协同进行；只习惯于发现、处理办公桌上看得见的等待处理的纸质公文，而不善于发现、处理办公桌上看不见而是在电脑的OA软件里急着等待处理的电子公文，常常造成超时办理公文。

3.推广应用工作发展不平衡。电子信息网络系统高效、便捷作用的发挥要求有通达的网络、运转正常的设备和熟练的操作人员。但是，目前整个广西地税系统在网络覆盖面、设备的数量和质量以及工作人员操作技能水平方面存在发展不平衡的情况，特别是同一个市内的县与县之间和县内的单位与单位之间的发展不平衡对OA软件的推广应用影响最大；在工作人员操作计算机技能水平方面，各地的差别也比较大，由于工作人员操作技术水平差，人为造成网络末端的梗滞、降低了整个网络的运行速度的情况也时有发生。这种发展不平衡对0软件的不利影响很容易被忽视，一时间也很难消除，应引起高度重视。以百色市地税系统为例，根据*年底统计，百色市城区和县城以外的乡镇地税机构(分局或税所)共有48个，已联网运行OA软件的23个，还有25个因常住工作人员少而未联网运行OA软件，占乡镇地税机构总个数的52.06%，造成这些人员不能及时阅读了解电子公文，成为OA软件应用的盲点。

4.公文安全隐患大。OA软件的公文安全隐患主要来自两方面。一是计算机病毒。由于干部职工计算机信息安全意识差，不按规定认真防范计算机病毒，使得计算机病毒经常破坏服务器和工作站的计算机操作系统及其应用软件，不但降低了办文的速度和效率，还严重威胁了OA软件里面的公文的安全。二是操作不规范，主要是不按规定备份数据，如某县地税局*年9月公文处理服务器操作系统发生严重故障后不得不重新安装操作系统，但由于事前没有按规定定期备份数据，至使服务器重装操作系统后某一时段的电子公文的数据资料无法恢复。

5.管理制度不健全。*年9月区局印发了《广西壮族自治区地方税务局计算机公文处理规则(暂行)》，对计算机公文处理工作做了一些比较原则性的规定，但是，还缺乏刚性的具体的对利用计算机处理公文结果的绩效考评制度和责任追究制度，导致一些计算机处理公文的工作制度执行不到位。例如，为保障公文处理网络的安全而采取的内部办公网与外部互联网物理隔离后，许多工作人员在公文网上阶段性地处理完电子公文后就转到外部互联网，不按规定时间和次数转回内部办公网查收、处理电子公文，经常出现超时办文。

6.滥用OA软件发送公文。公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，公文具严密的程式性、撰拟的专任性和严格的时间性等特点，因此制发公文应当严谨，《全国税务机关公文处理实施办法》(国税发〔*〕132号)第四十四条规定：“行文应当确有必要，注重效用。对于可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文，坚决不发。对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。”第一一六条规定：“各级税务机关应当通过税务系统内部建立的公文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。《自治区地方税务局办公室关于明确公文处理有关问题的通知》(桂地税办发〔*〕118号)规定：“转发公文确无具体要求和实际性贯彻意见的，承办单位在收文承办环节提出直接转发意见，报局领导批示，如局领导同意直接转发，则原文直接转发（在公文处理系统中采取远程转发方式），不再另行拟文转发。”可见，利用OA软件制发公文也应当遵循严谨的原则。而目前的情况是，由于OA软件方便、快捷的特点加上公文的严肃性，使得很多工作人员产生了依赖性，把一些无需以公文形式传递的事务性电子文档也被当作电子公文用OA软件制发。这助长了文山会海和文牍主义，既增加了领导、文秘人员及其它工作人员阅处毫无实际意义的公文的数量，降低工作效率，又占用公文处理服务器的存储容量，浪费设备资源。另外，使用OA软件处理机密文件也是不妥当的。

二、解决存在问题的对策分析

(一)解决OA软件自身存在问题的设想

OA软件兼容性差的问题，已经成为制约各级地税部门与政府专网之间快速传递、处理电子公文的严重问题，必须引起高度重视，应尽快加以解决，方法有两种。

一种方法是完全摒弃OA软件，重新开发基于政府电子公文处理规范的电子公文处理软件投入使用。但是，这会遇到很多问题，首先是需要投入大量的研发资金。其次是开发、试用时间较长。第三是应用培训工作量大。第四是政府电子公文处理规范也只是一个大致的原则性要求，并没有具体明确的标准，而且这些规范还会随着社会政治经济形式和信息科技的发展而变化，即便重新开发新的电子公文处理软件也不能保证始终完全适应政府电子公文处理规范。第五是OA软件在全区各级地税部门推广使用，长的已有6年，短的也有了3了，经过其处理并保存下来的公文也是一个不小的数目，以百色市地税局为例，从*年底至今，经过OA软件处理并保存下来的公文，收文部分有12053份，发文部分有3047份，如果重新开发应用新的电子公文处理软件，如何衔接、兼容此前用OA软件处理过并保存下来的大量的电子公文也是一个必须解决的难题。

另一种方法就是改造升级OA软件，这即可节约资金投入，又可保证OA软件处理电子公文方式方法的前后连贯性，而且工作人员使用旧版OA软件的时间较长，比较了解OA软件的特点和操作要领，学习使用新版OA软件自然更容易接受，避免全部从头开始学习培训，缩短开发试用的时间和学习使用的磨合时间，提高效率，这是比较可行的办法。因此，建议区局向国家税务总局反映，请求国家税务总局和软件开发商尽快改造升级OA软件。区局也可以组织技术力量，结合广西实际情况改造升级OA软件。

改造升级OA软件应注意解决以下几个问题：首先，是扩大OA软件的兼容范围，实现与政府专网的高效对接。其次，是整合系统功能，如把通告栏的功能直接并入公文处理模块，使新的通告和新文件一样，只要登录公文处理模块就会自动显示或提示。第三，是要增加辅助功能。如，显示所有在线人员的功能，点对点、点对群组的实时通讯功能，普通电子文档的传递功能等等，以方便地税部门内部工作人员之间的各种工作联系。第四，要根据《电子公文处理办法》结合实际工作需要增加和完善人性化的功能：增加服务器端OA软件定时自动备份数据的功能，每天定时自动备份两次，并定期存档，建立远程的灾难备份中心统一保管备份的数据，确保文件资料的安全；增加工作站端OA软件自动记录、保存登录OA软件的时间、次数的功能，以便开展绩效考评和责任追究；增加计算机开机时OA软件自动运行登录的功能，减少因疏忽而忘记登录OA软件阅处文件的现象发生；改进信箱栏目新文件到达的提醒功能和已阅文件的标识功能。这些功能都是很有必要的，如，目前使用的O软件的信箱栏目有新文件到达时只在软件屏幕下方状态栏左侧有面一小小的红旗竖起，既不起眼，又悄无声息，很难以引起使用者的注意。对尚未阅读过的文件，文件信息列表左端的已阅栏为空，若是已阅读过的文件，已阅栏则标有“√”，这在个人信箱还容易辨认文件是否已阅处，但在部门信箱，只要同部门有人阅读过的文件，不管自己是否已阅读，都会在已阅栏上标有“√”，这样有时候等待阅处的文件多了，部门信箱的管理人员就会分不清哪些文件已阅读，哪些文件未阅读。这些都是容易造成文件超时办理的原因，应当使用既醒目又悦耳方法的提醒有新文件到达，使用实名标识已阅的文件。通过增加和完善O软件的功能，充分利用机器设备和应用软件的机械性能弥补人类健忘的缺点，减少人为造成的失误，确保能够按时办理公文。

社会政治经济在不断发展变化，电子计算机及其信息技术的发展更是日新月异，造成了电子公文处理软件的应用环境和用户的需求也在不断发展变化之中。因此，无论是重新开发新的电子公文处理软件还是改造升级O软件，都必须建立有效的软件应用情况跟踪服务体系，及时发现并解决软件应用过程中遇到的问题，不断改进和提高软件的性能，以满足实际工作的需要。

(二)改善OA软件应用环境的建议

1.尽快解决OA软件的法律地位问题。随着我国电子政务的发展，地税部门与其它政府部门和社会组织的电子公文往来日益频繁，以没有合法身份的软件接收外来的电子公文和制作电子公文对外传输都是不合法的，应当按照《电子公文处理办法》规定尽快为OA软件申办合法的身份。

2.提高思想认识，更新观念。信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。地税部门推广使用OA软件处理电子公文，是地税部门信息化建设的重要步骤，是地税部门实现与政府其它部门间的信息共建共享的前提和基础，是地税部门建设电子政务的具体表现。因此，必须从国家信息化发展战略的高度来看待地税部门推广使用OA软件，从我国电子政务建设的总体目标和要求来解决地税部门推广使用OA软件存在的各种问题，用信息化、网络化的理念对地税部门公文处理工作进行组织结构的重组和业务流程的再造，以适应我国电子政务发展形势的需要。

3.切实防范计算机病毒。计算机病毒是OA软件和办公网络安全的最大的威胁者，而且这种威胁是长期存在的，因此，防范计算机病毒的任务是长期的也是非常艰巨的，防范措施主要包括：一是严格执行内、外网物理隔离措施，不允许擅自变换内、外网的接口，笔记本电脑在内、外网上交替使用；二是及时升级计算机上的杀毒软件，经常查杀计算机内的病毒；三是使用外来存储介质如光盘、优盘前需经严格病毒查杀。

4.加大资金投入力度，改善使用OA软件的硬件环境。当今世界，信息科技飞速发展，日新月异，技术和设备的更新换代都很快，为了适应信息化发展形势的需要，必须加大投入，增添设备，扩大网络的覆盖面，争取做到工作人员人手一台计算机，消灭网络死角。适时更新落后设备，消除设备形成的网络瓶颈，提高网络运行的速度和运行质量。

统计公文处理范文篇6

随着网络信息化的高度发展，传统的以字符为主题的信息传播形式已不再满足需要。基于Web的办公系统显得越来越必要。本系统正是为了满足这样的需求而设计开发的。程序在VisualStudio2003平台下使用编程语言，数据库使用SQLSERVER2000。

本公文系统实现了公文处理的自动化流转，包括公文起草、已发公文、待办公文、已办公文、公文委托、流程监控以及类别定制。系统完成了创建公文流的路径；起草的公文能按照已创建的公文流路径流转；能对其起草的公文进行统计及实时的监控；能够查看自己审批过的公文；能委托其他人代自己审批公文；能够添加、维护人员信息。

关键词：公文管理系统；B/S模式；；SQLSERVER

1引言

随着行政机关、公司企业公文电子化工作的进一步展开，电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题，但当前公文管理技术与标准还不够成熟，为了进一步推动政府信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的基于Internet的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府和公司绩效。

公文管理系统以数据管理为核心，在数据库等计算机信息系统的支持下，对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。为了实现对公文处理信息的有效管理和操作，就要把这些信息转化为规范的数据结构，并使之适应公文管理的要求。提供网络电子公文管理功能需求实例是宣传管理部门的迫切要求。但是由于基层部门缺乏既精通公文管理业务又懂计算机软件开发的人才，在参与系统开发建设中仍然遇到很多困难，如缺少可供参考、借鉴的网络公文管理解决方案，很难提出准确、系统的功能需求。由于公文管理系统的功能需求优先和相对独立干系统开发的计算机软硬件环境，功能需求分析和编制工作可以在系统设计开发前进行。所以，公文管理系统需要深入进行功能需求研究，及时提供具有借鉴、参考作用的功能需求实例。

公文管理系统在实际应用上概括起来说是向着普及性和高层次两个方向发展。从普及性方面来说，随着计算机和网络功能的增强和广泛应用，以微型计算机为主要信息处理工具的、功能完善的公文管理系统将越来越多地受到各级管理者的欢迎，并且要逐渐地向着取代原始的公文方式的方向发展。

从公文管理系统应用的高层次上来讲，以大型计算机为中央处理机的分布式公文管理系统也是一个重要的发展方向，利用微型计算机和大型主机联网，可以为管理者提供更加方便的信息渠道和支持。

从公文管理系统的体系结构看，传统的公文管理系统一般采用两层C/S结构，这种结构集中了大中型系统及文件服务器的优点，并有良好的系统开放性和可扩展性，它一般应用于局域网。但是，随着信息的全球化，区域的界限己经被打破，人们己经越来越不满足于只在一个小的区域内共享信息，尤其是近年来的电子商务在Internet的兴起，已成为一种强大的驱动力，迫使C/S模式从局域网(LAN)向广域网(WAN)延伸。如今，Internet己经成为全球最大的网络互连环境，在Internet的环境下实现数据的B/S计算模式正是目前的流行趋势。因此，作为一个科技工作者，我们应该密切地注意公文管理系统的发展方向，尽量吸收各种有益的经验，积极开展对公文管理系统的理论研究和实际应用，促进计算机应用在我国的进一步发展。

Internet的出现和发展己经给这个世界带来了巨大的冲击。但随着Internet上信息资源的爆炸增长出现了新的问题。例如:有用信息的查找极为困难:Internet的响应速度越来越慢;WEB信息处理的智能化得不到深入发展等等。针对这些问题，XML近几年来迅速崛起XML又称为可扩展标记语言(ExtensibleMarkupLanguage,7CNL)，事实上它并不是一种真正意义上的标记语言，而是一种允许用户对自己的标记语言进行定义的源语言。XML具有对数据的自描述性和可扩展性，符合Internet进一步发展的需要，WK组织制定XML标准的初衷也是定义一种互联网上交换数据的标准，也是公文管理系统在未来的技术发展的趋势和方向。ASP也向升级。随着技术的发展，公文管理系统的开发和维护功能都达到新的高度。

2公文管理系统系统分析

2.1系统需求分析

根据公文管理系统的基本需求，本系统需要完成以下任务。

根据公司的实际情况，创建公文流路径。

员工能够起草公文，并且起草的公文可以按照已创建的公文流路径流转。

能够对起草的公文进行统计及实时监控。

能够统计查看自己审批过的公文。

能够委托其他员工代自己审批公文。

能够添加、维护员工信息。

2.1.1用户身份级别要求

即根据身份的不同对系统的使用权限有所不同。从权限大小大致可以分为：系统管理员、用户、一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能，每个用户的审批、通知、查看、归档可以在系统赋予。

2.1.2系统功能模块设置

公文起草

通过公文起草模块，可以创建要流转的文件。

已发公文

通过已发公文模块，可以查看自己发送的公文的详细信息，包括公文现在的所处的节、公文要流转的路径以及公文具体信息。

待办公文

通过待办公文模块，可以查看需要自己审批的公文，并对其进行审批。

已办公文

通过已办公文模块，可以查看自己审批过公文的详细信息，包括公文现在的所处环节、公文要流转以及公文的具体信息。

公文委托

通过公文委托模块，可以委托其他同事代替自己审批公文。

流程监控

通过流转监控模块、可以查看自己所发公文所处的环节以及已批环节的审批内容。

类别定制

通过类别定制模块，可以定制公文类别、流程路径、员工角色、部门以及管理员工信息。

2.2系统设计目标

公文管理系统可以满足现代办公的需要，在Internet上实现公文流。系统的基本设计原则有：先进性与方便性原则、功能实用性原则、开放性与可扩展性原则等。系统设计时采用较好的设备与技术，协议符合国家和国际标准，能保证公文的正常运行，确保系统有较长的生命周期。

本系统总体目标是将网络技术、信息技术、现代管理技术和科学的公文管理结合，实现了公文处理的自动化流转。

本系统首先要实现动态性和交互性。所谓的动态性就是能动态更新内容，如更新个人信息、公文信息、流转信息等。这要求与数据库有良好的连接；交互性则要求公文的及时审批和归档。

实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入破坏数据库信息。

2.3开发环境

框架

是Microsoft公司推出的具有战略性发展的新一代开发平台，框架将Microsoft公司所有编程语言的开发环境同意起来，并且可以创建、配置和运行Web服务以及Windows平台的应用。在.NET框架中，所有的编程语言，从高层javascript到低层的C++语言，一律是等同的，他们都将生成托管代码，并且可以一次编写，随处运行。.NET框架还可以使不同的语言进行交互，即一种语言可以使用另一种语言所编写的组件。

的工作原理

在多数场合下，可以将页面简单地看成一般的HTML页面，页面包含标记有特殊处理方式的一些代码段。当安装.NET时，本地的IISWeb服务器自动配置成查找扩展名为.aspx的文件，且用模块(名为aspnet_isapi.dll的文件)处理这些文件。

从技术上讲，模块分析ASPX文件的内容，并将文件内容分解成单独的命令以建立代码的整体结构。完成此工作后，模块将各命令放置到预定义的类定义中(不需要放在一起，也不需要按编写顺序放置)。然后使用这个类定义一个特殊的对象Page。该对象要完成的任务之一就是生成HTML流，这些HTML流可以返回到IIS，再从IIS返回到客户。简言之，在用户请求IIS服务器提供一个页面时，IIS服务器就根据页面上的文本、HTML和代码(这对我们来说是最重要的)建立该页面。

采纳了包括Java在内的许多其它面相对象编程语言的功能和特点。把基本数据类型（字符串、整型、双精度等等）转换成带有属性和方法的对象；它还引入了Java类型的错误捕获机制（用Try和Catch）；还把代码编译成微软中间语言（MicrosoftIntermediateLanguage，IL）；它还提供了基于XML的应用程序配置。更重要的是设计面向对象解决方案的能力可以用任何语言实现。在本文中，我将比较语言和Java；不过与其它面相对象编程语言来说，现在本质上在走它自己的路。

2.3.4MVC介绍

MVC(Model/View/Controller)是一个设计模式，是国外用得比较多的一种设计模式，MVC包括三类对象。Model是应用对象，View是它在屏幕上的表示，Controller定义用户界面对用户输入的响应方式。它强制性的使应用程序的输入、处理和输出分开。使用MVC应用程序被分成三个核心部件：模型、视图、控制器。它们各自处理自己的任务。

模型（Model）

模型是应用程序的主体部分。模型表示业务数据，或者业务逻辑。

视图（View）

视图是应用程序中用户界面相关的部分，是用户看到并与之交互的界面。

控制器（controller)

控制器工作就是根据用户的输入，控制用户界面数据显示和更新model对象状态。

2.3.5编程运行环境

硬件环境：

CPU:AMDAthlon(tm)2800+

内存：512MB

硬盘：80G

软件环境：

操作系统：MicrosoftWindowsXPService

应用软件：SQLServer2005、2005操作平台

3公文管理系统系统设计

3.1数据库设计与实现

3.1.1数据库的需求分析

根据系统需求，本系统需要设计9张表。

人员基本信息表：公司人员信息保存在这张表中。

部门信息表：存放部门信息。

公文流转路径信息表：存放制定的公文路径。

公文类别表：存放公文紧急等级信息。

公文委托表：存放公文委托处理的相关信息。

公文信息表：存放公文的详细信息。

统计公文处理范文篇7

关键词:行政公文;文种;错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书,是制定与政策法令,传达方针政策与意图,部署、指导、商洽与报告工作,交流工作经验和情况,记录工作活动的书面文字工具,因此,它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议,经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等;有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等;有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此,有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准,划定每一公文的种类的适用范围,有利于我们正确认识和选择文种,以免错用和混用;有利于提高公文写作的质量和规范化;有利于提高公文运转和公文处理的效率;还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后,党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作,并就公文处理问题多次下文进行修改和强调,因此,弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分,可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅(修订)的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外,1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》,规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定,我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种,它们是命令(令)、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书,如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称,如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强,文种繁多。因此,在本文中,我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同,所起的作用也不同,不可随便乱用和混用,否则就达不到制发公文的目的,甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定,而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同,但它们工作活动的方法都基本一样,与上下级及其他机关的联系的方式也差不多,反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法,可以使机关之间的联系及活动协调,有利于机关工作有秩序地进行。所以,确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来,使公文的名称选用有“法”可依,使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法,使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通,令行禁止,提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用,可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称,可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令(令)是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件,是一种法规性、强制性很严格的下行文,受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。因此,命令(令)的作者有严格的限定范围,不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种,可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如:当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项,我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种,我们的写作意图也就确定了,就是用具有普遍意义的典型事例,成功的经验和失败的教训,借以推广先进的做法,弘扬时代精神,教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称,可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图,有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值,同时又是组合案卷的一个特征,因此,公文文种的选定,也有利于公文材料价值的鉴定和立卷,从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行,否则不能政令畅通;“请示”要在规定的期限内答复,否则下级可能无所适从;“报告”重在汇报工作,了解下情,因此不一定答复;“函”重在商洽协商,因此,处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样,受文单位就可根据文种不同,区别轻重缓急,合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定,可以表达文件的不同行文方向,明确机关单位之间的行文关系,有助于把握行文方向,选择正确行文方式,正确执行行文规则,进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示,这就说明请示的行文方向是自下而上;“决定”是由上级机关作出的,下属部门和组织必须执行,所以它的行文方向必然是自上而下的;“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的,任何组织都使用,因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而,明确了选定公文文种的意义和作用,并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上,在拟写公文标题时,如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者,甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中,常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定:公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则,公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是,在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题,主要表现在以下几个方面:

1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定,我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种,其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》,在这三份文件中,把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用,而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等,从来没有取得过法定行政公文的资格,因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用,并堂而皇之地标明发文字号,如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号),上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围,都有严格的使用要求,每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中,经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如:把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用,却滥发“通知”、“通告”和“公告”;在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的,却用“请示”或“报告”行文解决,搞公文文字游戏;有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况;再比如:由于“通知”的适用范围很广,功能有很多,同其他许多公文文种都有交叉,于是有人就把“通知”当成了万能文种,似乎什么文件都可以用“通知”制发,本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时,行文皆用“通知”代替。有些单位在使用通知批转或转发文件时,盲目乱转,甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求,各机关可直接翻印下发,不必转了再转。因此,凡确需转发的文件,应认真研究文件的精神,结合本地区、本系统的实际提出要求,讲求实效,注意质量,提高效率;必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点,防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的,一份文件只能用一个文种,两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》,“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种,如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”,不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》,两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用,使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中,我们发现,由于一些公文文种在某些功能上的相似性,在选择公文文种时,忽视了他们之间的细微差别,因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种:

(1)在现行机关单位中,“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时,不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实,正确的做法是:凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文,不管是请求性、答复性还是商洽性的,一般都应该使用“函”。

(2)“公报”、“公告”和“通告”界限不清,相互之间错用情况经常发生,常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》,这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件,适用于党内外或一些专业领域,其作用更多的是宣示和告知事项;“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告,级别很高;“通告”一般公布需要遵守或周知的事项,带有一定的行政约束力,机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。

(3)批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定,一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”,然而在具体实践中,许多部门自觉不自觉地用“批复”回复,这是一个比较普遍却难以纠正的问题;二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行,也可以上行、下行”等,这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切,应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。

(4)“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中,这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的,还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的,一律使用通知。关于“意见”文种的使用,《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明,规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求,只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法,使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中,怎样避免错用滥用混用文种

在上述文章中,我们对选用文种的意义进行了论述,又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么,究竟如何选用公文文种呢?

1.选用公文文种,必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围,其行文目的和要求必须符合公文的适用范围,行文目的和要求不同,所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用,“报告”的目的是下情上达、陈述情况,不要求答复,而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的,因此,在选用时,凡是陈述情况,汇报工作,不要求批复的文件应选用“报告”,凡是要求上级批复的文件,应选用“请示”。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高,有的行文主体级别低;有的行政公文行文主体范围广,有的行文主体范围窄,因此,选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如:“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告,不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中,滥用“公告”文种,对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议,主要是中国共产党机关单位的会议使用,人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用,但政府机关就不能使用,也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系,它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向,行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系,文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文,一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种;如果是向上级机关行文,则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种;如果是向平级和不相隶属机关行文时,主要采用“函”公务员之家。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定,每一文种都有独立的作用和功能,不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如:“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种,其目的在于互通情况,引起注意,用以教育、督促和推动工作,这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此,凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时,就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种,而且只能选择公文管理法规规定的公文文种,决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之,行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定,根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系,认真领会每一个文种的性质和适用范围,从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样,我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求,从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

【参考文献】

[1]马永飞.文书与档案管理基础[M].高等教育出版社,2002,(12).

[2]张金英.应用文写作基础[M].高等教育出版社,2002,(12).

统计公文处理范文篇8

【关键词】行政公文；文种；错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面:

1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：

（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。

（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。

（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。

（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种

在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢?

1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

【参考文献】

[1]马永飞．文书与档案管理基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

[2]张金英．应用文写作基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

统计公文处理范文篇9

【关键词】行政公文；文种；错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面:

1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。

有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：

（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。

（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。

（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。

（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种

在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢?

1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

【参考文献】

[1]马永飞．文书与档案管理基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

[2]张金英．应用文写作基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

统计公文处理范文篇10

【关键词】行政公文；文种；错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面:

1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：

（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。

（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。

（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。

（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种

在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢?

1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

【参考文献】

[1]马永飞．文书与档案管理基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

[2]张金英．应用文写作基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．