科研档案管理十篇

科研档案管理篇1

1.在档案信息化视角下，科研档案管理存在的问题

经过阅读大量的文献，对科研档案管理存在的问题进行分类并标明比重，从表1中，可以明显看出科研档案管理存在的最大问题便是“软硬件设施”，其次是档案的收集和整理，对档案的错误认识及保密工作，下面，将一一解释下面问题。

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对科研档案工作的错误认识在科研单位，具体从事研究项目的科研人员对档案的认识模糊，将科技档案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要归档的范畴、要求和重要性。在科研工作中，注重课题申报、立项、实施，但不能同时积极进行科技档案的整理，经常推迟档案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研档案收集和整理中的问题在科研档案提交时，特别容易走入两个误区。一种是粗略收集，缺漏现象较明显，在名义上提交的档案名都有，但实际上质量较差或缺少重要原始记录；另一种是收集广而全，将归档范围之外的资料也放进科研档案中，从而主次不分，查阅和利用困难。由于信息时代的到来，科研档案的形式和存储介质越来越趋于多样化，在收集的过程中，会无意识地忽视录音、录像、照片、磁盘、光盘等。最后是指实体档案的收集和管理容易被忽略。主要表现在随意堆放实体档案，不注意管理和维护。

1.3档案设施建设中的问题在一些科研机构中，由于一些限制如人员和场地等，档案数量也较少，因此在设施配置配置方面很多都采取将就的态度。在有些单位甚至都没有标准的档案管理库房，仅使用数间办公室代用；不能按档案标准来实现办公、阅览、库房三分开；对于专门档案柜和密集架，也仅使用普通两节柜来代替存放；在有些单位，甚至连“八防”设施也不全；对于档案设施必要的办公设备、监控设施等也不能达到要求。

1.4在档案信息化建设中，易出现的问题在档案信息化建设的过程中，存在以下几个误区。一是对于档案信息化的理解较片面。在科研单位中，科研档案管理人员将档案信息化仅仅理解为纸质档案的数字化扫描和网络化。二是认为一切都以“信息化”为重。在有些科研单位中，科研档案管理人员认为只有“信息化”了，就可以疏于档案的收集、整理、鉴定、保管等基础工作，造成首末倒置。三是认为档案信息化建设劳民伤财的观念。对于档案信息化必要的设施则采取能拖就拖的态度，不愿意投资。

2.科研院所档案信息化管理的措施和建议

2.1完善安全措施有网络的地方，就会存在很多不安全因素，再加上电子档案容易被盗，所以要建立一个安全防范措施设置文件保密措施即采用身份认证、权限认证的方式控制档案登陆系统，安装杀毒软件定期对计算机进行杀毒并且对档案和数据进行及时的备份防止黑客或者其他人员侵入系统。

2.2健全档案管理体系科研院所要加强对档案信息化建设的领导、检查与监督：落实专门机构或专人负责，加强领导、统一规划，主管部门在对科研院所进行评估的时候，要将档案工作作为重要的评估内容，以督促其做好档案信息化工作[2]。

2.3提高工作人员的技能和水平传统管理模式已经不能再适应科研院所对档案的利用和需求了，主要是因为所耗费的成本的较高，因此要改变传统的档案管理模式就必须提高档案管理人员的技能和水平。首先对他们进行培训，主要与档案信息化管理方面有关，这样不仅让他们熟悉有关档案信息化管理方面的操作，并且在工作能够运用自如，另外也要让他们树立起职业道德和工作责任心，更新管理理念。

科研档案管理篇2

[关键词]医院；科研档案；管理分析

医学科研档案管理的特殊性医学科研档案专题性强，时间跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究。

一、医院科研档案的特点

（一）真实性

科研档案是医院科学研究过程中产生的，它真实地记录了医院的科研活动、科研水平，反映了医院科研活动的历时过程。

（二）实用性

科研档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，是医院广大专业技术人员劳动和智慧的结晶，它能为科研管理机构和科技人员在科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称晋升、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。

（三）保密性

科技知识和科研成果在一定时间和一定范围内拥有其知识产权的有价性。

（四）专业性

各医院有各自的专业特点，有各自的专业优势。因此，档案管理工作人员要具有专业技术知识。

二、科研档案人员的基本任务和职责

《科学技术研究档案管理暂行规定》第二十一条明确规定了科研档案人员的基本任务和职责，主要有以下几个方面：

贯彻国家有关科技档案工作的方针政策和法规，制订本单位的实施细则和有关规章制度。

参与本单位的科研计划管理、成果管理和技术市场的开发活动，及时提出对科研档案的管理要求。

指导、监督、检查和协助本单位各部门的科研人员做好科研文件材料的形成、积累和

立卷归档工作。检查、验收科研项目或上报评奖成果的档案是否完整、准确、系统。

三、医学科研档案管理存在的问题

（一）医学科研档案管理的特殊性

医学科研档案专题性强，时间跨度大，周期长，研究均以一个专题为研究对象，都是围绕着某种疾病病因的探讨、治疗和预防，某种化学物质对人体的损伤等进行专题研究。许多重大项目更是多专业、多学科综合研究、共同攻关完成。因此，除了项目初始的技术路线制定完成后，研究课题就步入了主要阶段，有的是每个病例信息归档后就纳入分析系统，有的是等全部试验调查数据收集齐全后进行系统分析，最后通过比较、分析、总结，从而得出一种新的临床治疗方法或是对传统技术的一种改进方案。原始数据的收集只能在课题完成后，也因此导致科研材料收集、归档不齐。

（二）课题组成员组成的特殊性

科研人员工作繁忙，往往身兼数职，既要每天应对临床医疗工作，又要进行学术交流、进修，还要给本科生、研究生上课。同时一个经历二三年课题研究的课题组，成员中不仅有正式员工，还有研究生、进修生；不仅有本科室固定的员工，还有处于轮转中的住院医师；有专门从事临床实验工作的人员，也有专门从事实验室实验工作的人员。科技人员在研究工作中形成的研究材料比较分散，这样对于日常科研材料的收集、整理，往往难有较高的收集完整度。

（三）科研人员科研档案意识淡薄

一是对《档案法》和《档案法实施办法》宣传力度不够，二是受市场经济利益的驱动，造成部分科研人员对医学科研档案工作促进医学科研事业发展的认识不够，或认为科研资料是自己的心血，应该归自己所有，不愿将自己的科研核心内容资料完整地、系统地移交档案部门。

四、医院科研档案的措施

（一）加强制度建设，实现集中统一管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则，根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，建立健全科技档案工作，建立必要的规章制度，实行科学管理”。可见，建立和健全科研档案管理制度，实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证，也是档案工作发展的必然趋势。医院科研档案做到集中统一管理要纠正两种错误认识：

一是重科研活动，轻档案资料管理；二是图自己方便多，从大局着想少。医院科研档案只有实行集中统一管理，利用起来才能方便。至于有规章制度约束，使用时要办手续，是为了保证医院科研档案不失散，不损坏的必要手段，也是保证长期使用方便的重要措施。理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任。

（二）实行课题全过程管理，确保科研档案质量

为保证医院科研档案内在质量的真实性，实现科研课题研究全过程的档案管理，确保科研档案的质量，根据我院科研档案工作的特点，在遵照医疗科技档案规范管理原则的基础上，

从以下四方面确保科研档案质量。

1.立项指导。临床科研人员往往对档案收集的程序不熟悉，在科研立项时，由科教科的一名兼职档案员根据科研设计的内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，

并对其进行指导，同时兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集。

2.中期检查。在科研项目开展过程中，科教科的兼职档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态，针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查，发现问题及时纠正，确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。

3.参与验收。在科研课题结题验收前，项目负责人要将该项目的全部文件材料送科教科审核，兼职档案员应检查研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量，档案不符合要求的科研项目不予结题验收。

4.审核鉴定。医院综合档案室档案员要对研究项目形成材料实行全程跟踪，确保材料的齐全、完整，保证科研档案的质量。科研项目结题后，科教科的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室，由医院专职档案员按照科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核鉴定后，集中归档到医院综合档案室。

参考文献：

[1]姜瑞博.医院科研档案管理的现状和几点建议[J].中国卫生产业，2013（32）.

科研档案管理篇3

【关键词】科研单位；科研项目档案管理；问题；策略

1 当前科研单位科研项目档案管理中存在的主要问题

1.1 首先对科研项目档案的重要性认识不够

科研项目档案管理是从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入库的全程管理。多数科研单位普遍存在重科学研究轻档案管理的现象，部分主管领导或项目执行者，从项目立项之初就没有及时通知档案部门，在研制过程中，科研人员又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考虑，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到档案管理部门，没有在部门内部进行统一的存放和管理，容易丢失档案，导致项目档案的不完整。有的档案即使交到相关的管理部门，由于管理人员缺乏认识，对档案的价值和作用认识不足，拖延时间，降低资料的时效性，有损档案的完整性。

1.2 其次科研项目档案管理不规范，案卷质量不高

科研项目档案与普通的文书、基建等类档案是有区别的，有它的独特性。但有些科研单位一直沿用多年前档案工作制度及标准，已经不适宜现阶段产生的项目档案的归档要求，自然导致科研项目档案许多方面管理的不规范。客观的降低了工作效率，造成大量信息资源的闲置，科研项目档案的利用多数处于被动阶段，很不规范。

1.3 科研项目档案管理队伍不稳定，专业知识匮乏

项目档案管理员大多由承担项目的研究部门办公室人员兼任，他们身兼多职，过重的工作任务使他们不能将档案工作摆在首要位置。这些单位经常是临时抱佛脚，档案工作有检查任务时临时抽调人员突击，检查过后，各回各位，人员很不稳定。一些档案专职管理者专业知识匮乏，缺乏热情，甚至把档案工作当成一块跳板，一旦机会到来马上跳槽，档案人才流动频繁、档案保管条件落后，难以为单位发展提供优质服务。

2 针对科研单位项目档案管理的问题提出的解决对策

2.1 开展多种方式宣传档案工作，提高各级领导及项目管理者对项目档案重要性的认识

我们除了日常工作中的档案宣传外，还采取了以下几种潜移默化的宣传方式，取得了好的效果。我院每年定期组织与项目有关的各级领导及参与项目档案的管理专兼职人员学习档案的法律、法规及档案组卷基本知识，提高对档案重要性的认识。针对我院重大项目的验收在立项初组织临时培训会。其次加强与项目管理者的工作接触，在工作中融入有效的项目档案内容，让其了解项目档案的重要性。再次在档案的利用过程中，通过查、借阅档案，让他们认识到项目档案的利用价值。通过以上方式的开展，潜移默化的加强了档案的宣传，使大家体会到科研项目档案的重要性。

2.2 规范管理，提高档案质量

2.2.1 规范健全项目档案管理制度，正确掌握档案收集、整理方法

建立规范的科研项目档案工作制度，项目档案工作才有章可循，因此，制定规范的归档材料收集制度是必须的，严格按照文件材料的分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带、光盘等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

其次，制定规范的科研项目档案的整理制度。要严格按照科研项目档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

2.2.2 严把项目档案资料预验收关

按照国家及集团相关规定在各自的职责范围内严把项目档案资料的预验收关。根据国家及集团规定“项目档案验收是科研项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或档案验收不合格的科研项目，不得进行或通过科研项目的竣工验收。”本单位在项目竣工后，由科研管理部门组织，档案部门参与对相关部门产生的科研项目档案归档材料进行严格审查，预验收结束后将存在的问题以书面形式反馈给相关归档单位，限期整改。按要求整改结束后，档案人员再确认，待符合要求后，再行签字，方能通过本单位的预验收。随后档案部门向上级主管部门申请档案专项验收。

2.3 加强培训，提高科研项目档案人员的专业素质

为了使科研项目档案管理人员掌握技能提高业务素质和能力，加大档案业务培训工作开展的力度：一是；要积极参加上级和主管部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位培训。二是，派项目档案管理员到档案先进单位认真观摩学习取长补短。三是，订购档案专业刊物，鼓励专兼职档案员开展自学活动。四是，实行岗位轮换制。项目组的档案管理员，随时到档案馆（室）学习档案业务知识，档案部门的项目管理员前往项目组进行监督、指导归档立卷工作的同时，学习一些有关项目的相关知识。五是加大科研项目档案工作规范化管理力度，把科研项目档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核。科研项目档案管理人员的成绩要与档案工资挂钩，能够有效地促进科研项目档案工作管理水平。

2.4 科研项目档案实行现代化的信息管理

信息化是当今社会发展的趋势，要想确实提高科研项目档案的有效管理，就必须实现项目档案的现代化管理，充分利用微机检索技术、网络技术等信息资源保护好原件，满足不同利用者对项目档案的需求，不断扩大区域共享和合作，逐步实现信息的数字化、检索自动化、利用网络化、使用信息接收、存储和提高利用一体化。科研单位要把科研项目档案的资源开发和利用作为重点工作认真落实好，加大信息存储量，发挥科研项目档案的最大利用率。

3 结束语

科研项目档案的记载是科研院所历史发展的表现，可以直接传承单位的文化，对单位的发展具有直接影响和重要作用。做好科研院所项目档案的管理工作具有深远意义。首先，可以发挥科研院所的科研实力，使先进的科学技术真正起到引领作用，实现科研院所的全面发展。其次，可以最大程度加快科研成果转化的速度，促进社会生产力的发展，实现科学技术的价值，提高科研单位竞争力。

【参考文献】

科研档案管理篇4

关键词：科研课题；科学化；档案管理

中图分类号:G717 文献标识码:A文章编号：1005-1422（2014）07-0179-03随着教育改革的深化，教育科研日益成为学校全面提高教育教学质量、提高教师素质的必要条件。在我校，随着创建国家中职示范校工作的不断深入，领导和教师都越来越重视将科研与教育教学工作紧密结合起来，建设示范性的现代化学校。学校教育科研水平已成为当前学校办学水平的重要标志，教育科研资料在研究中所起的重要作用不容忽视，科研课题档案的科学化管理已迫在眉睫。

一、加强科研课题档案管理的意义

（一）帮助研究者了解有关研究领域的动态

观今宜鉴古。为了便于学校领导、各部门以及全员查考、研究学校的组织机构、人员变化的历史情况，以便今后有的放矢地对师生进行校史教育、革命传统教育，同时为有关部门研究各种机构的发展史、编修地方史志积累系统的史料，我校编制了《组织沿革》。《组织沿革》系统地记述了学校体制、职能等基本状况变迁过程，这份档案资料汇聚了许多老前辈的心血。每当课题研究或撰写汇报材料遇到困惑时，翻一翻这本资料定会“柳暗花明”。可以说，正是随着这些第一手的珍贵资料的不断积累充实，学校的科研课题才得以在高起点上开展。

（二）为研究者提供事实依据

前苏联教育家苏霍姆林斯基，他能详尽地说出25年中对178名“最难教育”的学生所作的艰苦教育工作及学生曲折的成长过程，他对3700名学生做了个案记录，可以说，他博大精深的教育思想理论正是产生于这些研究资料之中。研究问题――积累资料――提炼总结，这正是一个教师通过教育科研最终成为教育家的途径。

我校根据《国家中等职业教育改革发展示范学校建设计划项目建设任务书》的有关要求，为了加强班主任队伍建设，提高班主任工作的理论水平和工作能力，让优秀班主任脱颖而出，树立典型，2013年，学校在全校范围内开展“十佳班主任”评选活动。通过全校动员、个人申报、综合测评、评委复评、结果公示等五个阶段，评选出我校首届“十佳班主任”。在评选过程中，这10位候选人须撰写先进事迹材料通过述职与全体教师分享，他们的事迹材料都是在担任中职班主任工作中的亲身体会，非常感人。这些事迹材料编印成册，班主任人手一册，以便借鉴经验，开辟新思路，开创新局面。这册资料无疑是班主任队伍建设的宝贵财富。

（三）帮助研究者提升科学研究的广度和深度

有的部门档案资料比较多，但总结工作时却是条理不明，特色不突出，说明这样的总结未能清晰地回顾工作，找出规律。但有的部门不是这样，今年做了工作，积累了档案资料，明年再查，档案资料更丰富了、更完善了，工作总结也更新了，更有特色了。如我校梁远榕校长主持的“中职学生规范管理与学生自主发展的研究”这一课题，第一阶段研究如何加强学生的行为规范管理；第二阶段就在此基础上研究如何对学生进行礼仪教育，学习《三字经》、《弟子规》等；第三阶段研究如何结合学生个性和特长组织开展社团活动，让孩子像野花一样成长。这个课题研究做到系统化，科学化，帮助研究者明确方向，开拓思路，加大深度，一步步地撷取研究成果。

（四）为学校的可持续发展汇聚正能量

充分发挥科研课题档案的承前启后作用，加强规划是重要的，相应的资料搜集与整理也同样非常重要。一所办校历史较长的学校，领导人员不断变更，领导思路也不尽相同，这是很正常的，但学校经过有效规划与发展之后，各项工作均已走上正轨，实现有章可依、有史可循时，哪一位领导都可以按照规律来办学，把工作做深做实，那么受益者将是整间学校以及整个教师队伍。如此，学校就会实现可持续发展。在这个进程中，档案资料所产生的重大意义是功不可没的。

科学研究过程就是对科研资料的搜集、使用和再创造的过程。如何科学地建立教育科研课题档案、如何科学地对课题档案进行管理已成为一个重要的课题。

二、加强科研课题档案的科学化管理

（一）科研课题档案的积累

在课题研究过程中产生的相关信息、资料都属于科研课题档案收集的范围。如按课题研究的准备、实施、总结三个阶段，可把相关档案资料分为策划性、创建性和总结性等三类。

1.策划性资料

指课题研究准备阶段所得到的资料，主要包括：课题立项申请书、课题研究计划、课题立项批准书（就是任务通知书）、课题实施方案、课题论证书、开题报告、调查问卷与测试题、观察表及所做的文献综述等。

2.创建性资料

指课题开题后到实施结束这一过程中所搜集的原始资料。主要包括：重要的活动记录，咨询、观察、实验、分析、研讨、交流、展示等与课题研究有关活动所形成的数据、文字、录音、照片、录像、光盘等资料及所取得的阶段性成果。

3.总结性资料

指课题研究总结阶段所得到的资料。主要包括：课题研究报告、结题验收申请报告、最终研究结果、结题验收鉴定书及其他研究成果（调查结论、经验总结、典型设计、论文、专著、课件、音像制品等）、各类获奖证书、有价值的学生作品、社会各界人士（包括专家、领导、教师、学生、家长等）和新闻媒体对课题研究的直接或间接的评价、研究活动大事记、鉴定推广材料等。

每个课题都建立“课题资料档案袋”，如用活页表格及时记录相关事件的过程及启示，在每个研究阶段结束时进行整理。课题组可指定专人保管和填写，同时用电子稿备份，这样就能有效地防止散失。

・教学管理・科研课题档案科学化管理初探（二）科研课题档案的管理

科研课题档案与科研课题研究两者是相辅相成的。要形成一个有序、可用的科研课题档案，必须要认真及时地对科研材料进行鉴别筛选、认真整理和妥善保存。

1.鉴别筛选

对原始资料收集的地点、时间、提供者是否符合要求以及真实性进行考究，摒弃虚假资料，保证资料的真实可靠，对不足的资料要充实完善。在大量的原始资料中筛选出真实、典型、有用的资料，及时归档，才能为课题研究得出科学结论打下良好基础。

2.认真整理

（1）按照事物或问题的内在联系来分类排列。随着研究的深化，科研课题研究凸现出一条以主干问题、分枝问题、绿叶问题为线索的问题链。解决问题的思维方法，则表现出“同源映射”，即把一个主题的研究转化成不同层次和相互串联的问题的解决过程。按问题链梳理一个课题的资料，就可构建起与成果形式相一致的“大树型”或“家族式”的档案体系。这一体系便于窥视课题研究的内涵、脉络和逻辑关系。这种构建方式适宜于较宏观的课题，如以各类系列丛书为成果的档案资料的整理。

（2）按照对研究对象的认识发展过程整合。中职学校教师的课题大多是以解决实际问题为指向的中微观课题，具有较强的针对性和操作性。这类课题的研究主要依托行动研究，其成果要体现出过程性特点。可见，这类课题的过程资料相当珍贵，有较高的保存价值，特别是反映课题研究过程的事件记录、形象性描述和研究设计的得失反思等内容的材料。因为记录和描述事件及其背景可给档案添加活生生的东西，理性思考可以弥补记录和描述的缺失。因此，按“成果主体+过程资料（附件）”方式建构课题档案，既可更好地凸现课题研究的成果、轨迹和过程价值，也有利于借鉴和学习。

3.妥善保存

（1）独立建档，实行一题一档制。这是构建独立完整的教育科研课题档案体系的基础。课题档案应与学校的教育教学工作档案分离。

（2）成果主体和附件分卷编目。成果主体主要是研究报告和工作总结，附件是支撑成果主体的相关材料和阶段性成果。附件整理要有序排列，体现资料形成的时间顺序和结构上的隶属关系。

（3）纸质文本和电子文本一并归档保存。归档工作要及时，在分期整理的基础上，到课题研究结束时统一调整、组档，力求全部课题资料完整、有序归档，并做到纸质档案和电子档案同时保存。电子档案的特性不同于纸质挡案，要保证电子档案的安全、合乎逻辑和原始真实性。

（4）专人保管。科研课题档案是学校一笔寄存精神产品的宝贵财产，要交托给有责任心又专业的教师保管好。

（三）科研课题档案的开发利用

1.加强对科研骨干教师的管理

将科研骨干教师备案注册，建立学校科研骨干教师的管理档案。定期对其发展进行考核并登记备案，同时加强培养培训工作，创造条件支持其参加各种学术活动。

2.实现科研课题档案管理力度的现代化

将科研课题档案和综合档案的重要内容输入计算机，实现网络化管理，从而开发利用档案资料。学校开发科研网页，促进科研管理的现代化。

3.加强对课题相关信息的搜集，建立科研信息中心，应集中对学校内部各类型资料和信息的集中管理。科研信息中心的工作应包含以下几个模块： 项目获奖信息、知识产权管理（专利、商标、软件著作权、域名）、论文论著管理、标准组工作管理、供应商管理等。

科研课题档案管理，是教育科研课题研究的重要组成部分。它如实记载了一个科研课题从策划、立项、研究到最后结题的全过程，它不仅是课题成果的佐证材料、课题验收的重要依据，而且是教育课题研究的基础和依据，是实践升华为理论的中介。材料的真实、客观、可靠程度直接关系到课题研究的结论和成果的质量。因此，科研课题档案的科学化管理是刻不容缓的。

参考文献：

科研档案管理篇5

关键词：数字科研档案科研档案管理资产管理

一、引言

ISO/IEC 27000：2012中对资产的定义是：对组织机构有价值的任何事物。包括信息、软件、硬件、服务、人员及其技能知识和无形的名声等。[1]科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。它是组织机构的重要经济资源，具有明显的资产属性。在信息化背景下，采用资产管理视角研究数字科研档案管理具有重要意义。从理论上看，便于发现数字档案价值的动态变化规律，适应性地保存有价值的科研档案，防止资产的流失，为数字科研档案的流向和归属提供理论依据。从实践上看，资产管理有利于充分发挥信息技术带来的信息化管理优势，将有价值的数字科研档案捕获登记，利用数字化管理平台对数字科研档案资产进行全程化管理和审计跟踪。这样不仅可以提高机构的科研档案管理效率，还可以实现数字科研档案资产的升值、保值和增值，使其价值得到最大化实现。

在国外，数字科研档案的存在形式多种多样，在当前数字化环境中，其最主要的存在形式是数据。国外采用大文件概念，科研文件的概念包括科研档案，科研档案仅是其中需要永久保存部分[2]。目前国内也有学者开始重视对科研文件的管理。有的从科研文件管理法规角度分析，得出我国在科研档案管理方面出台的标准规范比较少，科研计划项目档案管理方面的规范为空白的结论，揭示出我国科研档案管理不佳的现状[3]。面对国家层面科研档案管理制度缺失的现状，也有学者借鉴国外科研档案管理模式，构建了我国科研档案管理模型，并提出综合集成管理的解决方案[4]，但研究中仍缺少专门针对数字科研档案有效管理的具体实践方案。本文旨在分析国外数字科研档案资产管理最佳实践经验的基础上，提出加强我国数字科研档案有效管理的建议。

二、英国数据资产管理框架案例分析

选择英国数据资产框架（data asset framework， DAF）作为典型案例研究的理由是，它不仅提出了数据资产管理的整套方法论体系，还开发了具体的管理工具，应用广泛，积累了一定的实践经验，对数字档案资产管理实践具有一定的示范性。数据资产框架的核心是数据审计框架，数据审计框架是DAFD（Data Audit Framework Development）项目的研究成果。DAFD项目（2008.4.1-2008.9.30）是JISC（Joint Information Sys？ tems Committee）仓储项目（Repositories Pro？ gramme）的子项目，由格拉斯哥大学（University of Glasgow）的HATII（The Humanities Advanced Technol？ ogy and Information Institute）主持，在DCC（Digital Cu？ ration Center）协助下开展[5]。数据审计对数据资产进行审查，审计结果保存在管理工具的一个组件寄存器中，寄存器中存储数据资产清单，登陆寄存器就可以利用数据资产。

（一）数据资产框架研究方法及工具

英国数据资产框架的主体是高等教育机构科研部门的领导及研究者，其客体是高等教育机构产生的科研档案。它主要采用的研究方法是结构性访谈和问卷调查，主要工具是资产审计软件[6]。问卷调查是通过机构相关人员了解数据资产基本情况的有效方式，而访谈可以获得更为详细的信息。调查问卷主要包括两方面：一是个人信息，二是科研及科研数据具体信息，如数据类型、数据大小、数据所有权、数据重要程度、数据保管期限、是否经常更新、备份、是否有数据专门保管人以及是否制定正式数据资产管理计划等。访谈主要包括五个方面：研究中会产生哪些数字化资料？这些资料如何产生并保管？在管理过程中曾遇到哪些问题？所在单位的电子文件管理现状与需求如何？数字化资源管理及服务有哪些要求？

开发的数据资产审计软件主要包含两个元素：一个是关于数据资产政策及管理实践的问卷调查；另一个是数据资产登记簿，每条数据资产记录都包括内容、技术及获取三方面信息[7]。

（二）数据审计框架具体实施流程

数据审计框架是一种适用于各种类型机构及其数据的自审计方法。ISO/IEC 27034-1：2011中对审计的定义是：获取证据并客观地评估以确定其测量指标达到要求的符合程度的系统的、证明性过程[8]。本文中数据审计正是对数据资产的一种客观评估的过程，也是数据资产管理的有效手段和工具。它的具体内容及实施流程如表1所示。

（三）数据审计框架审计指标及指标间关系

数据审计框架的审计指标主要体现在表1中提到的三张表：Form1，Form2，Form3。这里的指标名称主要基于ISO15836都柏林核心元素集以及机构的具体实际[9]。

Form1是在机构同意审计后，对其审计部门进行前期调研后形成的简要信息表，其内容主要由审计人填写。Form1主要涉及三个类别信息：审计单位基本情况、数据管理基本情况和审计活动基本情况，其中“数据管理基本情况”主要是了解审计单位宏观层面的数据管理，包括法律依据、管理责任人及管理预算，从而获得机构数据管理的规范程度，问责制度及投入成本信息。

Form2主要是针对数据资产而制定，在初步了解审计单位所有文档后开始填写，并根据访谈和问卷答案完成，其主要目的是罗列审计单位数据资产并将其分类，主要记录资产的基本内容，管理人员及资产地址，从而便于迅速定位，了解档案资产内容。此外资产分类依据主要有三点：利用率越高，更新频率越高，对外提供服务能力越高的数据资产价值越大。利用率高表示其对机构现有研究很有作用，更新频率高表示数据资产在不断完善，对外提供服务能力高表示数据资产影响力很大。在Form2中十分重要的数据资产，还需通过访谈其相关责任人进一步了解其管理状况，并根据访谈答案完成Form3。

Form3中的指标主要涉及六大类问题：what， why， who， where， when， how，即数据资产是什么，为什么要管，由谁管，在哪儿管，管到什么时候和怎么管。回答数据资产是什么的问题：主要是为了获取数据资产的基本信息，如名称、数据类型、摘要、拥有者等；回答数据资产为什么要管的问题：主要是获取数据资产的原始背景信息，如来源，利用频率和产生原因等；回答数据资产由谁管的问题：主要获取数据资产所有权信息，如创建者，管理者，用户权限信息等。获得这些信息有重要作用：数据资产形成者、主题、生成日期及使用权限，这些是重复利用数据资产的关键信息；数据资产原始目的、来源及使用频率是背景内容信息，有助于帮助机构确认资产价值，比如数据使用和更新频率越高，价值越大；数据来源在某些领域可能十分关键，如考古学和表演艺术这类无法再生的事物，收集这方面的信息有助于找出管理中的薄弱环节；回答数据资产在哪儿管的问题：主要获取数据资产的存储地址；回答数据资产管到什么时候的问题：主要获取数据资产的保管期限和备份归档等保管信息，这两类信息有助于明确机构数据管理的规范程度。回答数据资产怎么管的问题：主要获取数据资产技术信息，如文件类型，数据资产管理软硬件平台要求及其管理成本，数据类型和格式将揭示保管的复杂性，管理成本有助于揭示其管理现状。它们是数据资产管理这个大系统中的组成元素，互相配合以完整地审计单位的数据资产管理情况，并根据审计结果提出改进单位数据资产管理的具体解决方案。

在数据审计框架完成后，JISC又资助了四个试点项目对上述审计框架进行测试和宣传，各机构在审计完成后分别以测试报告的方式提交了反馈信息[10]。项目组随后根据测试结果开发了数据审计软件。数据审计框架于2008年10月1日在英国科学院（British Academy）召开新闻会，宣布正式投入使用。这在数据管理领域引起了广泛讨论，主要是考虑如何把这个工具嵌入到机构现有科研工作流程以及对科研工作者的培训中。该数据审计框架的应用对象为办公室人员、档案人员、图书管理员、计算机人员和科研人员，应用最多的领域为英国高等教育机构的科研档案管理。

三、英国数据资产框架对我国的主要借鉴

（一）主要借鉴

1.数据资产框架构建了一整套数字资产审计制度，可以防止数字科研档案资产的流失。审计框架规定了审计的必须条款，这些条款明确了审计的内容，并使其制度化。它有助于鉴定机构科研档案的重要程度，定位机构所有数据资产，统计机构所拥有的数据资产总量，同时数据资产的创建人及管理人员信息都进入审计软件，便于明确档案资产的所有权关系，从而建立有效的问责制度，防止档案资产的流失。

2.数据资产框架建立了数字科研档案风险管理的机制。机构内数字科研档案资产的主要风险在于管理和利用。该项目组通过访谈和调查问卷方法调查机构人员，从而获得机构数据管理信息，这两种方法简单易行，能够有效找出机构数据管理存在的问题；机构人员的利用不善会导致数字科研档案资产的泄露，侵犯相关责任人的知识产权，而数据资产框架的全程审计制度，能够建立有效的问责制度。风险管理的关键在于掌握信息。数据审计框架能够提供数据资产信息，可能影响数据资产管理和利用的信息，并分析可能发生的事故以及这些风险之间的联系。由此，机构可以制定有效政策来预防并控制这些风险。

3.数据资产框架提供了数字科研档案高效管理的信息技术手段，开发并应用审计软件可以促进数据的获取和利用。数据审计软件工具是一个存储数据资产并提供共享的平台。数据审计可以了解数据的价值并鉴定其利用状态，从而起到使数据升值的功能，促进其利用。这样，研究者们对他人的成果有所了解，有助于合作研究。与此同时审计软件（寄存器）还对数据具有长期保存的功能，有利于数据的长期获取，并有助于研究者们进行纵向比较研究。数据的有效获取及长期利用，有利于提升研究单位的研究地位。

（二）关于加强我国数字科研档案资产管理的建议

借鉴英国数据资产框架实践，数字科研档案资产管理的核心在于对数字科研档案建立审计管理制度和风险管理机制并采用信息化管理手段实现高效管理。笔者据此提出我国数字科研档案资产管理的建议方案如图1所示：

首先，成立一个数字科研档案资产管理联盟组织，成员至少包括科研人员、科研管理人员、档案人员和信息技术人员。这个资产管理联盟可以是组织内部常设机构或临时新组织，也可以是由外部专业人员组成的临时性组织。

其次，选取特定的研究机构，比如大学作为研究对象，通过前期访谈，调查问卷等方法来了解其机构数字科研档案的管理情况，然后根据调查结果构建一个类似于数据审计框架的数字科研档案审计模型，主要包括两项预期成果，一个是数字科研档案资产清单，另一个是数字科研档案管理报告。

再次，选取三到四个科研机构，对审计模型进行试点实验。根据被审计单位试验的结果，审计组织内技术人员开发并改进科研档案审计软件，审计软件主要包括两个组件，一个是审计问卷，另一个是寄存器，寄存器主要用来存储数字科研档案资产审计信息，以提供数字科研档案共享和利用的功能。

最后，数字科研档案资产管理联盟组织将功能成熟的审计软件投入推广应用，并根据科研机构应用反馈，不断改进，从而实现科研机构数字科研档案的有效管理。

*本文为中国人民大学研究品牌项目（项目批准号：10XNI01）的研究成果之一。

科研档案管理篇6

[关键词]医院；科研档案；档案管理；信息利用

前言

科研活动随着医院学术建设水平的提高，也越来越频繁，随之所产生的科研档案资料数量庞大。科研活动的复杂多样，导致了资料内容的多样性，其来源也是五花八门，加之涉及人员广泛，导致了科研资料收集、存放、管理和利用的复杂性和艰巨性。而档案管理一旦出现问题，就会影响科研成果的保存和流传，影响科研活动的持续进行，甚至对医院相关部门乃至上级管理部门的政策制定和措施实施，影响整个行业的学术氛围和学科管理。那么，该如何提升科研资料的档案管理水平，优化档案管理体系，科学有效利用科研档案资料呢？

1、坚持统筹兼顾原则、实现协同管理效果

如何有效地把医院科研活动与档案资料工作科学统筹，有机结合起来，让其相互促进，协同作用。当按照统筹兼顾、协同管理原则，对科研活动的所有信息进行全面收集、管理和保存。首先，要要将收集工作做好，因为它是科研档案管理工作的基础，如果收集工作做得不够好，则会影响整个科研资料的整理、筛选及其他后续工作。其次，在资料搜集工作做好以后，筛选和整理工作，应当按照科研档案管理理念和相关的管理规定条例进行分门别类的规整，再次，在存放科研档案信息资料的时候，必须确定硬件设施的安全有效，消防防盗设备齐全。必须注意的是，档案管理理念的融会贯通是贯穿档案管理工作始末，而科研档案具体负责人员的职业素质也必须过硬。只有如此，才能真正做好医院科研档案的管理工作，做到统筹兼顾、协同管理，提高科研档案管理工作的有效性。

同时，科研档案管理人员的专业素质、服务意识和人文意识都应当不断提升和完善，为科研资料的档案管理工作打好基础。具体的做法如下：

在科研活动举办的过程中就进行相关资料的搜集，而不是待到活动后才进行资料整理收集，这样就可以提高科研资料搜集工作的效率，并降低难度、缩短时间。笔者认为可以设计《医院外出参加学术会议登记表》，将参会人员的个人信息、所在单位、科研项目、参会情况等内容进行登记，确认无误后交给医院相关部门审批签字，提高具体人员参加科研学术会议的积极性，降低财务审批难度，且将此表作为有效的科研档案资料保存，为后续的科研档案资料保存创造便利；

优化科研学术会员参与的审批手续，简化流程，提高效率，并设计参加会议的详细流程，及对相关规定做具体说明，提高科管部门的服务质量。

2、完善档案管理制度、规范档案查阅流程

“凡事预则立，不预则废”，相关部门应当按照《医院科技档案管理制度》，对现有科研资料档案管理进行优化升级，实现“集中管理，分类执行，协同合作”的集约化管理模式，并充分运用信息化手段，实现无纸化办公，提高工作效率，节省物质资源。在查询、利用的过程中，严格按照管理规定及流程，保证科研档案信息的安全和完整。具体做法如下：

独立保管，责任到人。将科研档案信息与其他档案资料区别开来，设置专门的保存设备或档案盒，设立专门的科研档案资料管理（存放区）。对于专门的档案盒，进行具体的资料审核，首先确保档案资料的真实性和有效性，按照顺序进行装订，在首页设置目录，方便查阅。具体的保管内容包括：项目申请书、合同、财务账单、课题资料等。

优化程序，按章借阅。针对因科研档案借阅频繁，资料损害丢失严重的问题，科研资料档案管理部门对现有《科研档案借阅记录表》进行优化和内容完善，并增加《课题档案管理不良记录表》、《课题档案借阅表》等具体表格，将在借阅过程中造成科研档案破坏、丢失的个人或单位进行登记备案，对其信用实现扣分制，并进行通报，达到警示作用。从而减少科研档案在借阅过程中产生的损坏和丢失。

尽可能保证科研资料的完整性，为科研档案管理工作持续开展创造条件。

3、运用网络信息技术、提高科管服务水平

知识经济时代，医院科研档案管理工作同样离不开信息化手段的运用。医院科研档案资料管理部门应当充分运用计算机、档案管理软件等信息化手段，提高科研档案管理的有效性，提升科研档案信息服务水平。具体做法如下：首先，运用Excel表对科研档案的基本信息进行登记记录，为科研档案管理工作的信息化打好基础，节约人力、物力等成本，提高科研档案管理工作的效率。在科研档案管理过程中运用Excel表的数据存储与筛选功能，对所存储的档案资料设定标记、提醒功能将研究课题的到期时间、需要条件等进行协同管理；运用Excel表的数据透视功能，分类统计不同级别的科研项目立项数和经费数额；运用Excel表的分类汇总功能，对每年每个科室的申报的项目数量、通过数量、数量等进行分类汇总；最后运用Excel表数据合计功能，为医院领导层提供决策所需要的科研档案资料。学科建设及医院管理年检查时，运用数据筛选功能，快速提取各科室各类科研数据进行自查，并提供数据支撑。

将图像扫描技术充分运用到医院科研档案管理当中。直接对科研资料进行图像扫描，以图片的形式进行保存，可以避免纸质资料在借阅过程中的损伤及丢失，通过计算机查阅，可以提高效率，供多人同时查阅，节约资源和资料存储空间。

建议以下档案资料可以以图像方式存贮：立项批文扫描件、成果证书扫描件、成果奖励证书扫描件、著作有效证明资料扫描件、学会任职证书扫描件等，存入计算机时，课题批文扫描件按级别、任务来源单位、批文年份设文件夹存放，使档案存放有序，查找方便。科技档案在医院医疗、教学、科研和学科建设活动中，发挥了便捷的全面的支撑作用。

参考文献

科研档案管理篇7

[关键词]农机；科研档案；现代化管理

[中图分类号]G271[文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2014）06 ― 0174 ― 02

一、农机科研档案的内容和特点

农机科研档案是现代科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。科研课题管理、科研成果管理、科技人才管理、科研仪器管理、科研统计管理，都与档案管理有着密不可分的联系。建立完整的农机科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志，而农机科研档案的科学化、规范化管理直接影响农机科研管理工作效率的提高。

农机科研档案是在农机科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、计算机软件数据、声像等各种形式的文献资料。农机科研档案是开展农机科研活动的真实记录，是科研人员知识与智慧的积累，是科研储备的一种形式和重要的信息资源，其本身具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。农机科研档案从内容上划分，包括科研准备阶段中科研课题申请书、项目立项文件、经费下达文件、项目合同书、审批文件、任务书、项目计划书等文件；研究实验阶段中的项目实施方案、试验设计书、试验原始数据、实验报告、项目进展报告、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的试验工作总结，科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；科研成果推广应用阶段中的推广应用方案，转让合同，科研成果中间试验计划；科研产品推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。从载体材料上可分为：纸质档案、照片档案、录音录像档案、计算机软盘光盘档案、实物档案等不同形式。

二、农机科研档案的内涵和作用

1.农机科研档案是进行积累科研经验的重要准备。

农机科研发展的延伸，要求有农机科研经验的积累，而积累农机科研经验的最重要形式，就是把农机科研活动经历及其成果真实的记录到农机科研档案中，这就是说，农机科研档案是记录科研思维、科研成果的一种表达和存在形式，它对于促进农业机械现代化具有重要作用。

2.农机科研档案是进行科学研究的佐证材料。

农机科研档案是科学研究不可缺少的佐证和参考材料，农机科研人员在制定科研计划、编写课题任务书时，都必须要进行查新，对过去的农机科研档案中的同类成果，要吸取精华剔除糟粕，借鉴已有的成果，为己所用。要想进行科学研究，就必须大量地阅读和占有可靠的资料，这些都要以完整、准确的农机科研档案作为依据，同时，它还是判定科研成果归属与解决知识产权纠纷的重要依据。因此，农机科研档案不仅是进行农机科研活动的重要佐证材料，还是农机科研活动的必要依据，所以说，农机科研档案同农机科研活动的关系密不可分。

3.农机科研档案是进行学术交流的有力工具。

学术交流是农机科研活动的一项重要内容，农机科研档案既是科研活动的真实记录，又是学术交流的有力工具。随着社会的发展，农村对高端农机产品需求不断加大，产品更新换代不断提速，这就促使农机科技人员要创新研发理念，不断推出符合市场需求的新产品，农机科研人员之间的交流也在不断扩大，国内外同行间的交往不断增多，但即使是信息交流高度发达的今天，农机科研档案作为学术交流工具的作用仍然不可代替。

三、农机科研档案的现代化管理

农机科研档案现代化管理是以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的系统化、定量化、智能化的需求，充分的调动人的主动性、积极性、和创造性〔1]。建立健全现代化农机科研档案是为农机科研事业发展服务的，多年的实践证明，我省农机科研档案采取的多是传统的手工管理方法或部分电子管理方法，在当今电子信息化形势下产生了一系列问题，档案管理上手段、上水平，实行现代化管理已成为一种必然趋势。因此，实现农机科研档案的现代化管理，才能适应农机科研事业发展的需要。

1.认真查阅各类农机科研档案。

农机是农村发展经济，农民增产增收的重要手段。在整个农业的生产经营、技术装备、田间管理、种子包衣、种植收获、畜牧养殖、土壤改良、农村能源再生利用、农产品加工、运输、及农技推广服务中，农机科研作为一个重要科技系统积累了许多有价值的技术资料， 这些资料是农机科研工作的直接记录，也是重要的科技资源〔2]。

认真查阅各类农机科研档案，是实现农机科研档案分类管理的标准化、规范化的首要工作。黑龙江省畜牧机械化研究所自1961年建所以来，承担国家、省市科研课题182项，获国家专利57项（其中：发明专利8项），为我所科技人员尤其是青年科技人员留下了许多珍贵的农机科研成果和相关各类设计图纸、光盘影像资料及样机、实验设备等物质资产，由于多年来未做全面的清查，未建立计算机管理的电子档案，因而不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要进行认真查阅，除去那些过时的无用的资料，保留适应现代农机发展趋势的资料，才能保证今后在全所实行高效的计算机管理的电子档案。

2.对农机科研资料进行规范化管理。

加强农机科研档案管理的规范化和数字化建没，应制定农机科研档案管理的中长期规划，这是转变目前农机科研档案管理薄弱状况，不断提高农机科研和科研管理水平的有效途径。建立现代化农机科研档案，用现代化手段保存档案，目的就是更好地为社会为农机科技人员提供有效的利用空间。规范化的农机科研档案，能够推动农机科研事业为“三农”服务，为现代化大农业服务，在农机科研事业发展进程中，实现档案管理工作的自身价值，也会实现对农机科研档案管理工作的检验和推动，从而实现档案管理工作助力农业生产机械化和社会主义新农村建设。把农机科研档案这一信息资源变成活的物资财富，还要树立农机科研档案利用的创新意识，把档案利用由静态保管，变为动态利用〔3]。

3.真实录入农机科研档案数据。

农机科研档案的数据录入综合性强，有科研课题立项申报档案、科研课题执行计划档案、科研成果鉴定档案、科研成果各类奖项申报档案、科研成果国家专利申报档案、各类科研成果图纸、农机科研成果推广、转让档案、技术服务档案、科技人员专用研究工具设备档案、实验室各类仪器设备档案、农机科研成果中试加工设备档案等等几大门类。档案管理人员要按照农机科研不同研究方向产生的各类档案和各类技术资料档案进行分类、整理、加工、鉴定、立卷，使之成为有参考利用价值的科技信息资源。档案工作人员既要熟悉档案业务又要熟悉农机科研专业知识，还要深刻领会和掌握农机科研行业标准，树立高度的工作责任心，真实做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。 农机科研档案人员肩负着为“三农”服务，为现代化大农业助力的历史职责，有义务将经手的所有档案资料运用计算机进行管理，建立完善电子档案，丰富科技信息资源，推动农机科研事业发展。

4.对农机科研成果进行规范化分类。

农机科研档案管理应具有系统性、完整性、规范性、安全性、时效性和真实性。标准化、规范化既是对农机科研档案科学管理的一种控制手段，又是管理的基础，是提高农机科研档案管理水平的必由之路，也是实现农机科研档案管理现代化的前提。我们要在农机科研单位推行档案标准化管理，就是要在搞好调查研究和科学分析的基础上，建立起符合农机科研档案工作规律和特点的档案标准化管理制度，使档案管理各项工作环节按一定的标准来进行。对农机科研档案工作的技术、方法和设备在一定的原则下进行规范，对农机科研成果按照行业标准进行分类，共分大类、小类和品目三个层次。其中大类分以下十四种：耕整地机械、种植施肥机械、田间管理机械、收获机械、农产品初加工机械、农用搬运机械、排灌机械、畜牧水产养殖机械、动力机械、农村可再生能源利用机械、农田基本建设机械、设施农业机械和其他机械。小类和品名在在大类的基础上再进行细分。这样分类进行计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要，从而达到标准化和规范化管理〔4〕。

5.对农机科研档案进行科学整理和命名。

农机科研档案必须经过科学的整理和编目，才能系统化、条理化，才能揭示农机科研档案的内容，为提供利用创造条件。如果农机档案整理得比较粗糙，没有规范农机科研档案的标题或命名不科学，组卷过大以及案卷题目不能揭示卷内文件内容，造成部分档案有目难查，使不少有重要价值的档案被埋没，这就给农机科研档案利用工作带来极大的不便，档案管理人员只能凭经验扩大查档范围。其结果既加大了查阅者的工作量，又浪费了利用者的宝贵时间，更重要的是许多本该提供利用的档案因此而未能被利用，体现不出科研为社会服务，为经济建设服务的理念。传统的农机科研档案管理模式中，科研成果、档案资料作为信息实体被单独保存着，各个档案信息资源都是相互独立的，既没有按照农机行业相关标准命名，也没有体现出农机行业特点，不利于分析、使用。而建立农机科研资源信息库，通过电子档案数据中心把农机科研档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，通过准确查询农机科研成果分类号或者相关农业机械的全称，进行检索，从而保证了所查询资料的准确率。

运用计算机对农机科研档案进行现代化管理，不但具有快速进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等优点，同时计算机还具有判别、诊断、筛选、鉴定等功能，关键是转变了农机科研档案工作人员以往的工作观念。可以说，运用计算机进行档案管理是农机科研档案管理上的一大飞跃，实现农机科研档案管理现代化，须加速实现科研单位档案工作人员素质现代化，如果科研单位档案人员没有现代化意识，就会影响农机科研档案管理现代化的进程。农机科研档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，农机科研档案事业才能不断兴旺发达。农机科研档案管理在农业机械化和现代化大农业中起着提供信息、推动发展的作用。所以，农机科研档案工作者要熟练运用计算机做好科研资料的收集、整理、鉴定、归档工作，提高农机科研档案资源的开发利用效率，让适应农村经济发展的科研新成果尽快转化为生产力，为农民增产增收做出更大的贡献。

〔参 考 文 献〕

〔1〕 张红梅.浅谈档案现代化管理〔J〕.档案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝丽娟.浅述科技档案在农机化工作中的作用〔J〕.农村牧区机械化.1996，（02）：35

科研档案管理篇8

科研活动随着医院学术建设水平的提高，也越来越频繁，随之所产生的科研档案资料数量庞大。科研活动的复杂多样，导致了资料内容的多样性，其来源也是五花八门，加之涉及人员广泛，导致了科研资料收集、存放、管理和利用的复杂性和艰巨性。而档案管理一旦出现问题，就会影响科研成果的保存和流传，影响科研活动的持续进行，甚至对医院相关部门乃至上级管理部门的政策制定和措施实施，影响整个行业的学术氛围和学科管理。那么，该如何提升科研资料的档案管理水平，优化档案管理体系，科学有效利用科研档案资料呢？

1、坚持统筹兼顾原则、实现协同管理效果

如何有效地把医院科研活动与档案资料工作科学统筹，有机结合起来，让其相互促进，协同作用。当按照统筹兼顾、协同管理原则，对科研活动的所有信息进行全面收集、管理和保存。首先，要要将收集工作做好，因为它是科研档案管理工作的基础，如果收集工作做得不够好，则会影响整个科研资料的整理、筛选及其他后续工作。其次，在资料搜集工作做好以后，筛选和整理工作，应当按照科研档案管理理念和相关的管理规定条例进行分门别类的规整，再次，在存放科研档案信息资料的时候，必须确定硬件设施的安全有效，消防防盗设备齐全。必须注意的是，档案管理理念的融会贯通是贯穿档案管理工作始末，而科研档案具体负责人员的职业素质也必须过硬。只有如此，才能真正做好医院科研档案的管理工作，做到统筹兼顾、协同管理，提高科研档案管理工作的有效性。

同时，科研档案管理人员的专业素质、服务意识和人文意识都应当不断提升和完善，为科研资料的档案管理工作打好基础。具体的做法如下：

在科研活动举办的过程中就进行相关资料的搜集，而不是待到活动后才进行资料整理收集，这样就可以提高科研资料搜集工作的效率，并降低难度、缩短时间。笔者认为可以设计《医院外出参加学术会议登记表》，将参会人员的个人信息、所在单位、科研项目、参会情况等内容进行登记，确认无误后交给医院相关部门审批签字，提高具体人员参加科研学术会议的积极性，降低财务审批难度，且将此表作为有效的科研档案资料保存，为后续的科研档案资料保存创造便利；

优化科研学术会员参与的审批手续，简化流程，提高效率，并设计参加会议的详细流程，及对相关规定做具体说明，提高科管部门的服务质量。

2、完善档案管理制度、规范档案查阅流程

“凡事预则立，不预则废”，相关部门应当按照《医院科技档案管理制度》，对现有科研资料档案管理进行优化升级，实现“集中管理，分类执行，协同合作”的集约化管理模式，并充分运用信息化手段，实现无纸化办公，提高工作效率，节省物质资源。在查询、利用的过程中，严格按照管理规定及流程，保证科研档案信息的安全和完整。具体做法如下：

独立保管，责任到人。将科研档案信息与其他档案资料区别开来，设置专门的保存设备或档案盒，设立专门的科研档案资料管理（存放区）。对于专门的档案盒，进行具体的资料审核，首先确保档案资料的真实性和有效性，按照顺序进行装订，在首页设置目录，方便查阅。具体的保管内容包括：项目申请书、合同、财务账单、课题资料等。

优化程序，按章借阅。针对因科研档案借阅频繁，资料损害丢失严重的问题，科研资料档案管理部门对现有《科研档案借阅记录表》进行优化和内容完善，并增加《课题档案管理不良记录表》、《课题档案借阅表》等具体表格，将在借阅过程中造成科研档案破坏、丢失的个人或单位进行登记备案，对其信用实现扣分制，并进行通报，达到警示作用。从而减少科研档案在借阅过程中产生的损坏和丢失。

尽可能保证科研资料的完整性，为科研档案管理工作持续开展创造条件。

3、运用网络信息技术、提高科管服务水平

知识经济时代，医院科研档案管理工作同样离不开信息化手段的运用。医院科研档案资料管理部门应当充分运用计算机、档案管理软件等信息化手段，提高科研档案管理的有效性，提升科研档案信息服务水平。具体做法如下：首先，运用Excel表对科研档案的基本信息进行登记记录，为科研档案管理工作的信息化打好基础，节约人力、物力等成本，提高科研档案管理工作的效率。在科研档案管理过程中运用Excel表的数据存储与筛选功能，对所存储的档案资料设定标记、提醒功能将研究课题的到期时间、需要条件等进行协同管理；运用Excel表的数据透视功能，分类统计不同级别的科研项目立项数和经费数额；运用Excel表的分类汇总功能，对每年每个科室的申报的项目数量、通过数量、数量等进行分类汇总；最后运用Excel表数据合计功能，为医院领导层提供决策所需要的科研档案资料。学科建设及医院管理年检查时，运用数据筛选功能，快速提取各科室各类科研数据进行自查，并提供数据支撑。

科研档案管理篇9

一、科研课题档案的管理现状与分析

通过巡视检查发现，部分企事业单位科研课题档案文件材料的归档工作管理水平有待提升，科研项目立项、研制、成果申报过程中形成的大量资料归档不全，个别单位的档案甚至散存在研发部门，档案部门没有进行有效的控制，只将科研成果证书归进了企业信用档案中。此情况在企业中尤为突出。国家和企业花费了大量资金进行科技研究，有的项目最后发展到产品定型，还有大量的研究只停留在研制阶段，这些前期研制过程中形成的大量资料没有归档，对于已经定型的产品档案来说仅仅是不完整，而对于那些停留在研制阶段的项目来说，随着研究人员工作调整，时间一长，资料的齐全完整难以保障，给国家、企业造成了巨大的损失。究其原因有两点：

(一)档案工作位置的后端性造成了科研课题档案管理意识淡薄

科研课题档案是科研工作真实的历史记录，它的作用主要在于研究中积累的技术知识、经验和教训的传承与借鉴。在研究阶段其作用的发挥不如情报、标准等效果明显，造成了企事业单位对科研课题档案重视不够，普遍存在重科研项目立项申请轻结题验收，重经费管理轻成果归档的情况。同时，工业企业主要以生产制造为主，因此档案人员从主观上把注意力都集中到成熟产品图纸与技术文件的归档上，忽视了科研课题档案文件材料的归档工作。

(二)知识产权保护管理与措施不到位，给科研课题档案文件材料的收集带来困难

科技成果就是生产力，关系着企业的与生存与发展。很多研究人员对于自己的研究数据、技术成果存放于档案部门有疑虑，认为不如自己保管安全、使用便利。更有甚者，为了保密，有些单位的产品配方只掌握在项目负责人手中。如何才能使研究人员放下思想包袱，提高科研课题档案文件材料的归档意识，笔者认为应当从管理方式上进行探讨。

二、科研课题档案管理新方法——档案管理人员纳入科研项目研发团队，“一岗双责”同时负责科研课题档案的管理与研究

科研课题档案作为一种无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识，它不但是科研工作真实的历史记录，而且记载了其形成和积累的经验与教训，是重要的知识资源。档案管理本身就是对知识的一种管理，这一管理过程实际上是对档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。档案管理工作包括对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等环节。而如何将科研活动中形成的档案材料收集、管理、利用起来，并通过建构一个量化与质化的知识系统，让这些资讯与知识透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到科研项目知识系统内，形成永不间断的个人与组织的知识累积、循环，在科学研究中成为管理与应用的智慧资本，有助力于管理人员与科研人员做出正确的决策，这是档案管理研究的范畴。研究目标：通过对科研课题档案管理体系的研究，建立该项目档案科学的管理模式，规范档案材料收集、整理、保管和利用各环节管理流程并制定相应的管理制度，以此来监督、规范科研人员在项目研究过程中的归档行为，充分发挥档案管理人员的专业技能，实现对科研课题档案的科学管理；建立项目档案资料全图文、多媒体信息资源数据库，在参研单位范围内实现科研课题档案文件材料及时、准确、系统地归档及档案信息的动态、实时共享与利用开发；通过数模影像整合技术的研究，解决档案异质长期安全保存问题，节省存贮空间，提高管理效能。研究内容：1.开展科研课题档案管理体系的研究；2.研究建立科研课题档案资料全图文、多媒体信息资源数据库架构；3.开发科研课题档案数据库信息管理系统；4.科研课题档案信息动态编研与开发研究；5.开展科研课题档案数模影像整合技术研究。实施途径：

(一)科研课题档案管理体系建设

1.档案管理模式的研究。通过对项目所含课题、子课题之间的联系，按研究阶段应产生的文件材料种类、数量及参加研究单位、承担研究内容情况的分析，确定该项目档案的管理模式。可视档案类别的不同，选择不同的管理模式。2.档案管理流程的研究。按照档案收集、整理、鉴定、保管、检索及开发利用等工作环节，设计科研课题档案管理流程。3.档案标准规范体系建设。档案管理的标准规范与法规，包括管理标准、业务标准等，是科研课题档案管理体系建设的重要基础之一。结合科研课题档案管理体系的建设内容及形成的档案类别，在充分调研的基础上，根据国家标准和通用规范，选用或编制相关的标准规范。

(二)科研课题档案硬件基础

设施及档案数据库信息管理应用系统平台建设1.硬件基础设施建设。硬件基础设施的建设是建立档案资料全图文、多媒体信息资源数据库的物质基础。其中网络与硬件平台建设包括配置交换机、存储设备(虚拟磁带库)、具有并行处理和容错性能的服务器(包括WEB、FTP、数据库、文件等服务器)、档案数字化处理计算机或工作站以及其他数字加工设备等。2.档案数据库信息管理应用系统建设。应用软件系统应是一个可扩展的网络应用系统，具有采集、管理、存储、归档、利用等多种功能。

(三)科研课题档案资源库建设

包括文档数据库、多媒体数据库、专题数据库，各数据库由目录数据和全文数据组成。在数据库建设中可通过档案数据库信息管理应用系统与业务系统之间的接口，形成文档一体化系统，以电子文件元数据的形式实现在线自动形成和捕获，也可进行离线采集。

(四)科研课题档案信息动态编研与开发

根据科研进展情况，进行科研课题档案信息动态编研与开发，根据科研课题需求制作大事记、专题汇编、专题报告、研制工作简报等编研成果，实现跨行业在全体参研单位范围内的案信息资源共享，为项目管理和研究人员提供决策依据及数据参考。

(五)运用数模影像整合技术

(现代缩微技术)，实现科研课题档案异质灾害备份在数字技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术紧密地结合起来的数模影像整合技术，充分地发挥缩微技术长于“存”、数字技术长于“用”的特点，通过利用数字存档系列设备和相应软件系统，将数字技术的特点——数字传输的快捷性、逻辑性和便利性，同缩微技术的稳定性、安全可靠性、永久性、真实性、经济性以及法律效力结合在一起，形成便于永久保管、安全稳定、具有凭证作用、体积小、易于异地保存、方便还原的缩微品，实现科研课题档案异质灾害备份，避免突发事件给档案安全带来的威胁。

三、“一岗双责”科研课题档案管理新方法的优越性

(一)确保了科研课题档案的完整、真实及有效

“一岗双责”的管理方式，从科技文件材料的形成到归档进行了全流程控制。专门制定的科研项目档案管理办法，要求将科研课题档案管理工作纳入到科研项目管理工作之中，同计划、同实施、同验收，明确归档时间，落实归档责任；通过调研、沟通、探讨、融合，解决了研究人员不确定研究阶段产生的文件材料哪些需要归档保存与档案管理人员不完全了解科研项目会产生哪些文件材料的沟通盲点，按科研项目研究里程碑节点制定归档范围，为研究人员归档提供可操作性依据；协助项目管理人员参与项目的节点验收工作，在明确提出纸质与电子文件审查意见的同时，对形成的科技文件材料进行现场收集，确保了科研课题档案的完整、真实及有效。

(二)提升了科研课题档案管理水平

“一岗双责”使档案人员参与研发工作有了档案专项研究经费来源，给建立科研课题档案全图文数据库提供了物质保障。通过人工输入、数据接口、数据转换、扫描、缩微(数模影像整合)等方式，对档案信息数据进行收集，建成具有分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、打印输出、多途径检索的档案数据库信息管理系统，实现了科研课题档案资源管理信息化、数字化，使科研课题档案管理切实做到随时收集、准确鉴定、系统整理、科学编目、安全保管、便捷利用，提升了档案管理水平。

(三)促进了科研项目管理

随着与项目管理人员的紧密联系，将档案工作深入到科研项目归档文件材料的形成阶段。从文件形成源头抓起，编制项目管理文件资料格式汇编，使参研单位在研究过程中形成的项目管理文件，从内容到形式上做到了整齐划一；负责项目组上报纸质、电子文件种类、数量、格式、字体、内容完整性等方面的审核，提高了科研项目整体标准化、规范化、精细化管理水平；随着科研项目的进展进行大事记的编写，全面梳理了从立项至验收的工作历程，为项目管理人员开展工作、加强管理、总结经验提供参考，从而促进科研项目管理工作的高效开展。

(四)提升了档案人员的地位

科研档案管理篇10

由于医院科研档案工作不能直接创造经济效益，在一定程度上造成领导对各类科研课题档案管理工作不够重视，被冷落在边缘部门；而医院在医教研发展工作中，开展各类考核、评估和评比时才被想起，匆匆上阵填补工作，事后又被打入冷宫。目前由于医院领导对科研档案重要性认识不足，缺乏完善的、切实可行的规章制度，甚至档案管理的相关制度、职责、考核标准都是缺失的状态，更没有统一规范的医院档案管理模式。可见健全档案管理制度是保持其健康有序的发展前提，根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》，制定统一规范的档案管理办法，对科研档案实行统一管理，明确档案部门的监管职责，完善档案的收集、整理、保管、利用、借阅、保密等流程制度，推行档案工作标准化、规范化管理，保持与课题管理办法互相配套，确保与医院科研政策的统一性和延续性，以形成科研档案工作的良性循环。结合实际制定科研档案管理一系列制度，内容应包括三个方面：

（1）制定医院领导和档案工作人员的职能，明确责任，确保科研档案的管理落到实处；

（2）明确科研资料的收集、编制的范围，以保证科研档案归档率、完整率和准确率达到规定要求，内容细节应有理有据；

（3）制定科研档案管理工作的考核内容及评价标准。考核的内容主要是资料收集、案卷整理是否做到完整、齐全、准确和规范，质量是否满足规定要求，责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况等。

2、加强业务培训，提升科研档案管理质量

随着档案信息化的飞速发展和更新换代，新设备、新方法、新技术不断得到应用，档案种类和载体的多样化，对科研档案管理人员提出了更高的要求。管理人员不仅有强烈责任心，更需要有扎实的专业知识、业务水平以及计算机操作能力。首先，档案管理人员可通过参加各类型的专业知识等继续教育学习和计算机管理相关技能培训，及时更新相关知识，不断总结经验，提高管理工作水平；其次，建立科研人员与档案管理人员的互动交流平台，及时了解科研工作中涉及的相关问题，群策群力，使档案管理人员能更好的为科研人员工作提供服务；最后，档案管理人员要与时俱进，发挥创新思维，运用网络技能来提高科研档案信息资源的更新速率，进一步提高档案管理水平，更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

3、优化档案工具，实现档案管理现代化