邮件归档十篇

邮件归档篇1

同时，国内关于企业经营运作的法规体系也日渐成熟，各行业的监管力度日益加大完善，越来越多的国内企业开始与国际接轨，随着国内企业国际化进程的加快，许多走出国门的企业对电子邮件存档问题也越来越重视。目前许多中国企业开始在美国、新加坡、英国等地上市，当地法律要求必须进行电子邮件存档，这使得这些海外上市的企业对此比较重视。这些企业都需要考虑到对政策法规的遵从，包括企业的财务报表、公司往来信息以及电子邮件的归档需求。

电子邮件现在已成为企业以及个人之间通信联络的一种重要的方式。特别对于一个企业来说，除了提供基本的通讯功能外，电子邮件还可储存大量商业信息。更重要的是，电子邮件还可以详细记录公司的运作情况，既可以作为证明公司合法经营的法庭证据，也可以作为识别违反公司内部政策行为的原始资料。因此，越来越多的公司决定把电子邮件保留更长的时间，并证明在保留期间内没有修改过邮件。

作为国内领先的电子邮件系统安全防御专家，北京敏讯科技将即“EQManager反垃圾邮件网关之后，即将推出新的邮件系统技术延伸系列产品“EQArchive企业电子邮件归档系统，以便帮助越来越多的企业对邮件归档需求。敏讯科技 EQArchive邮件归档系统具有web设置功能、邮件归档功能、分类查询以及统计分析等功能。

EQArchive邮件归档功能设置内容包含：发件人、收件人、标题、时附件名、正文，和邮件头部信息完整邮件原文,可以人为定义邮件归档的时间，并支持存储空间上限告警功能。对归档邮件的备份工作可以采取自动备份、手动备份两种方式实现，并支持将归档邮件生成压缩文件，支持打包下载功能。同时EQArchive提供超级管理权限的邮件查看功能，管理员可以对归档邮件的分类查询，可以输入多种查询条件对归档邮件进行分类查询，可以对某一封自己所希望查看的归档邮件进行精确定位。而普通用户对归档邮件的查询

可以使用自己的信箱用户名和口令登录EQAchive邮件归档系统，通过EQAchive的个人查询页面，可以查看自己所有被归档邮件的内容。并可以手动设置时间段，锁定希望查找邮件的范围。

EQAchive邮件归档系统的安装以及部署过程比较简单，一般常与电子邮件系统部署与同一台服务器，驻守提供邮件服务的SMTP端口。当外来邮件连接请求到达EQAchive邮件归档系统时，邮件归档系统会根据邮件归档策略对电子邮件进行归档备份。归档工作完成后，EQAchive邮件归档系统会将邮件通过标准的SMTP路由模块路由给电子邮件系统所驻守的服务端口，以实现对电子邮件的归档功能。

邮件归档篇2

1.需要遵从国内外法律法规对邮件信息的归档和审计流程的相关要求。

2.日积月累，随着企业业务量的持续增长、信息流的日益健全，越来越多的邮件给邮件服务器的存储和运行都带来了很大的压力。

3.在海量邮件中查找所需的邮件往往效率很低，特别是在遇到需要响应审计诉讼等紧急情况时，要在法规要求的有效时间内，迅速提交相关邮件资料十分困难。

4.邮件信息中往往包含一些很重要的企业信息，而这些信息分散在各处，企业无法对所有邮件的往来、操作和内容进行有效的监管审计。

5. 企业在耗费大量的时间、精力、成本备份邮件数据后，无法随时随地对邮件进行调取和管理，这给快速恢复邮件数据带来不小的困难。

为此，北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）为企业用户提供了一款全面、高效、安全、便捷的邮件归档解决方案。该方案主要具有以下六大特色：

其一，全面满足法规遵从需求。慧点科技采用了能够全面满足法规遵从需求的企业邮件架构，将企业的电子邮件完整地迁移到企业邮件归档服务器上， 以满足国内外法律法规对邮件等电子文档的留存方式和留存时间的要求。

其二，跨平台高效自动归档。慧点科技邮件归档系统不仅支持Windows、Linux等操作系统，更可同时连接Domino、Exchange等多种主流邮件服务器和多种存储设备，自动将企业中的邮件全部归档、管理起来。

其三，大幅度降低存储空间。慧点科技邮件归档系统在对邮件进行压缩、削减、单实例处理后，能够释放70%以上的邮件存储空间，用户可以在确保遵从法规的同时，大幅减少存储上的支持，并降低邮件系统的复杂性。

其四，不改变用户使用习惯。慧点科技邮件归档系统能够与邮件客户端和OA系统进行无缝对接，用户可以不改变自己的使用习惯，依旧按照原来的方式查找、浏览、下载或转发已归档的电子邮件，更可以自行恢复误删的邮件。

其五，精准、高效检索所需邮件。系统内置的搜索引擎支持多种语言和多种附件种类的检索，丰富的查询条件、多样的检索方式，以及特有的归档数据加密存储格式，帮助用户在短短的几秒钟内从上百万封的邮件中搜到所需信息。

邮件归档篇3

本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。

本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范

GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理

GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构

DA/T 1―2000档案工作基本术语

DA/T 18―1999档案著录规则

DA/T 22―2000归档文件整理规则

国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法

3术语和定义

DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子邮件electronic mail

由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。

电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。

3．2 公务电子邮件electronic mail document

国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem

用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem

为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。

4总则

4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。

4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。

4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。

4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。

5公务电子邮件的撰写与传递

5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。

5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。

5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。

5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。

5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。

公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。

5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。

5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。

6公务电子邮件的鉴定与归档

6．1鉴定归档责任归属

6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。

6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。

6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。

6．2鉴定内容

6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。

6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。

6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

6．3归档范围

6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；

b)发送、接收邮件的时间；

c)邮件密级；

d)邮件的题名；

e)邮件正文、附件；

f)邮件收发日志；

g)发送、接收邮件的软件名和版本号。

6．4归档要求

6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。

7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c)著录文件，存放有关文件的目录信息。

d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a)载体编号；

b)立档单位名称；

c)类别(或主题)；

d)邮件起止日期；

e)转存日期；

0密级；

s)文本(正本或备份)；

h)操作环境(硬件或软件)；

i)存储介质的生产日期；

j)保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。

8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。

邮件归档篇4

E-mail之海中的“电子发现”

据市场调研公司Osterman Research预计,到2011年,全球电子邮件归档系统市场总收入将从2008年的6.09亿美元增长到15亿美元。

谈起电子邮件归档市场的发展情况,惠普亚太及日本地区软件及解决方案事业部信息管理归档产品方案经理朱圣瑜认为有以下三个方面:首先,信息本身的爆炸增长引爆了整个电子邮件归档市场,2009年全球的电子邮件总数量达到了32万亿封,差不多全球平均每人每天要发出13封邮件;其次,政府相关的法规遵从和监管要求越来越严格,目前全球的法规数量已经超过1万种,而且数量还在不断增多,很多法规将电子文档视为证据,而电子邮件往往是产生法律纠纷时法庭要求取证的重要对象;最后,电子发现(e-discovery)的分析和审查成本居高不下,非常耗时耗力。据Forrester统计,平均每分析1TB数据需要花费180万美元,因此企业需要更加行之有效的归档、检索、分析技术。

朱圣瑜介绍,目前惠普拥有全面的信息管理归档产品,主要包括针对非结构化数据的HP MAS、文件归档系统FAS ,针对半结构化数据的邮件归档软件EAsE/EAsD ,针对结构化数据的数据库归档平台DBA(Database Archiving Software)和惠普集成归档平台HP IAP( HP Integrated Archive Platform)。HP IAP无疑是其中重点产品。朱圣瑜说:“最新的HP IAP 2.1版本经过了大量的大型用户测试,用户多达30多万,每天有1000多万封邮件的归档,历时6个月,我们不停在高负载下做各种性能测试和功能测试。”新版本针对大规模企业,集成特点突出,可扩展性强。“这是一套集成的方案,可以捕获电子邮件、文件和数据库归档的数据,完成控制、管理、访问、搜索、分析等一系列完整流程。”朱圣瑜介绍,该产品支持主流的微软Exchange和Lotus Domino等邮件系统。对于其他邮件系统可以采用系统设置抄送到这两种邮件系统的地址后再归档至IAP的方法实现兼容。

“小Google”的妙用

邮件归档篇5

对于公司来说，电子邮件也被视为至关重要的数据。因此，当人们期望电子邮件每周7天保持全天候可用性时，企业应当如何保护其电子邮件数据？如果法律规定IT部门必须能够找到与上季度收入相关的文件和电子邮件，企业又该如何满足要求？

Symantec Enterprise Vault(EV)软件却可以轻松应对上述需求，下面就为您揭开EV的神秘面纱。

技术应用场景

EV是针对非结构化信息而设计的长期使用、易于扩展的系统，它还能够广泛地支持各种存储设备，实现信息的长期保存。EV架构的设计框架能够和多种信息源相结合(比如Exchange、SharePoint、文件系统或者其他应用)，通过商务加速器为组织或者用户搜索归档信息提供无缝集成技术。EV在使用基本存储设备外，还使用二级存储或三级存储，通过分级存储机制，从而实现应用的信息生命周期管理。

通常来说，EV可以应用在如下环境中：应用存储管理――EV能够对旧的数据项做在线归档，根据用户定义的策略将数据从基本应用存储中迁移，并控制存储邮件的大小，从而使Exchange能够集中力量动态处理进入的邮件，并访问更多最近常使用的数据项；法规遵从保护和恢复――很多组织都需要长期保存所有电子信息，如电子邮件、共享文件、SharePoint和及时消息等，EV可以和Exchange的日志协作，根据法规需求，将数据项保存起来，并保护一定的时间；升级迁移和整合――EV能够减少Exchange的存储需求，也就意味着在服务器上能够支持更多的用户，从而达到服务器的整合，例如控制邮箱大小能提高Exchange系统的整合能力，除此之外，通过缩减基本存储，并将大量的数据放到EV中，从而最小化迁移或者升级过程中的麻烦；知识利用――通常情况下，EV针对个人和企业数据扮演着“信息仓库”的角色，通过内建的索引和搜索技术，可以实现数据挖掘，某些特别用途的产品，比如EV遵从和恢复加速器提供了法规遵从和法律恢复问题的解决方案；可操作性的优异表现――EV针对应用的优秀操作性体现在备份的服务层级协议 (SLA)方面，比如Exchange的应用。它的信息量在急剧增加，许多企业都在寻找方案来满足恢复时的SLA需求，随着将大量的数据从Exchange中迁移出来，从而能够规划和归档SLA。

探寻技术内幕

EV采用了一种归档框架，其目的是为企业提供一种针对非结构化信息创建数据仓库的方案。此框架包含四层，每一层完成特定的功能。通用访问层提供各种服务，允许用户和企业访问归档文件；开放存储层保证EV能够支持各种存储设备，从而扩展生命周期管理；核心Vault服务是EV最根本的功能，提供基于策略、可扩展性强的归档能力；信息源提供各种组件，针对各种应用完成归档信息的处理。

由于采用分层结构，每一层完成各自功能，从而提供了无限灵活性，不同组件还可以一起相互合作。EV核心就是针对框架中的各种操作提供服务，它通常运行在一个专用的服务器上。EV的单一安装就可以支持多个目标系统，也可以是混合类型。一般情况下它采用LAN进行访问，WAN连接也是可行的，并采用“离线”功能优化性能。在目标系统上无需安装额外软件，对于Exchange系统来说，采用MAPI来访问，当EV执行归档时，EV就是Exchange的访问用户。

特色

1.扩展性

EV设计的一个重要目标就是扩展性，其架构中的多个部分都是为此目标而设计。扩展性不仅指一个初始化Vault配置能够支持不同数据大小的客户场景，同时也能满足客户需求的动态增长。它采取构造块组件方式设计，由特定功能的服务组成，包含不同的服务，例如根据不同的数据源而设计的归档、针对数据项的存储、用于索引的，以及恢复Exchange邮件的恢复等。

2.存储独立性

EV设计中的另一个关键点就是存储独立性。它的所有数据项都存储在NTFS文件中，由于各种存储技术的硬件都可以被用作NTFS卷，从而实现存储的独立性。因此，EV可以用于磁盘存储、光纤存储、磁带、SAN或者NAS平台，其中的数据项采用了压缩技术，并且相同项采用单一实例存储，从而节约存储开销。

3.存储和索引

EV的核心包括存储和索引服务，它们紧密接合。所有EV的归档项都被放到存储服务的队列中，并进行索引服务。此索引服务封装了AltaVista引擎，备选属性(特别是邮件属性) 通常都会被索引，而内容 (邮件头和附件) 则是可选择索引。如果附件可被Stellant(以前的INSO) 转化为文本，那么它也是可被索引的。此转换功能支持大约200个不同的文件类型。

4.安全和可靠性

EV的另一个重要设计目标就是数据可靠性。该设计目标是为了解决任何系统的组件失败时也不会引起数据丢失。因此，当发生故障时，EV会保存数据项两次，而不会丢失。例如，从Exchange移动数据到EV时，不会有数据丢失的危险。它引入了事务的方法来处理，只有当数据项被成功写入到EV后，才将它从Exchange中删除，如果有额外安全需求，那么会等到EV被备份或者被复制时数据才会被删除。

当用户采用Windows标准的用户登录机制时，如果未授权的用户希望访问EV相关组件，此时会要求用户采用合适的方法访问。同时，EV维护自己的访问列表，它将认证用户和它能访问的数据进行映射。在EV中采用文件级的同步访问权限，比如Exchange中的邮箱和公共文件夹，它们的归档访问权限和其目录是一致的。

5.知识利用

EV能够存储非结构化数据，不仅让企业减少存储应用的TCO，并且减少存储数据的风险。EV的通用访问层分离出两种不同的利用类型――用户利用和企业利用。

对于用户利用，主要提供无缝的访问能力，而不用担心归档在何时发生。而对于企业利用，往往采用不同于用户利用的方式。扩展性和审计性对于企业来说更为重要。EV的商务加速器提供了各种工具，以满足邮件的管理、搜索和恢复需求。

所有的这些加速器都以如下三个主要功能为基础：搜索――由于EV中的所有信息都是被索引的，因此这些信息能够被很快地查找出来，也许在备份中需要几周才能够找到的信息，用EV只需要几分钟；工作流(Workflow)――企业搜索可能需要许多人的参与，并且需要很多天的时间才能完成，例如检查过程就是搜索的一部分，同时需要不同权限的用户加入到搜索过程中，但是商务加速器可以最小化搜索成本，使得在整个检索过程中，搜索都被包裹在工作流过程中；审计(Audit)――许多法规都规定，整个过程都应该是可审计的，从而在整个过程中涉及人员的操作都可以得到确认。

展望

邮件归档篇6

归档管理三要素

那么，到底什么样的归档管理系统才能适应当前企业的新需求呢?安腾普公司技术总监庞硕有自己的观点。

首先，必须能够跨平台运行。因为，为了满足各种不同应用需求，用户也会使用不同的应用环境。而这些平台可能是Windows、Linux、Unix以及Mac OS X等操作系统中的任何一种，倘若不能兼容任何一种系统，对于企业来说日后，存在诸多的“死胡同”。

其次，就是归档系统自身的可扩展性，能够满足企业迅速增长的数据量的要求。ESG最近的研究结果表明，到2010年全球数据归档总量将超过27000PB或者27EB，那时的数据量水平可能是今天的3倍还要多，甚至可能是2005年的10倍之多。如此多的固定内容需要存储、管理、保护以及长时期的保留对全球所有企业来讲都是一个头疼的问题。软件设计之初，无法界定到底企业的数据量有多大，那么，倘若企业的数据量归档系统能够管理的一个临界值，只有具有了可扩展性，才能保证以后系统的正常运行。

第三，灵活的归档策略。归档策略，需要用户在系统里面进行预先设置，手工设定好归档的策略之后，余下的工作系统可自动来执行。例如，归档的时间间隔、文件数量、文件类型、文件保存的时间、过期的文件如何处理等。但是，随着法律法规的更新以及需求的变更，用户可以随时调整自己的归档策略。而能否为企业用户提供灵活的选择和机制，则成为人们评价一款归档产品的要素。

庞硕说：“在归档管理系统设计之初，重点要解决的还是用户最关心的难题：如何做好灵活的归档策略”。如何帮助企业制定合理的归档策略是软件开发者极力解决的一个核心问题。企业中存在多种类型数据，是不是所有数据都需要为法规遵从及日常业务需求进行归档保护呢?当然，并不是所有的数据都需要这么做。更为重要的是，还要考虑每种数据类型应该保存多长时间，必须保证必要的数据保护期限。通常地，数据保护期限与纸版记录和文件的保存期限是一致的。同时，找到一种合适的数据删除方法，除非有特殊的法律目的，否则不必保留着过期的数据，但是数据删除必须符合法规遵从。

制定好了归档策略之后，与之相配合的软件工具，将会发挥其作用。首先，存储管理不能手动迁移、跟踪及删除每个文档。任何归档管理系统必须具有自动化功能。引擎工具必须能够自动把有用的元数据添加到每个文档中，然后通过搜索工具将元数据整合到用户需要的本地文档中。政策管理工具必须能够在某些级别限制数据类型的同时，通过数据类型，应用数据迁移和保护。由于允许工具在不同的存储级别进行数据迁移、保存和删除，所以要求与其他工具实现高度整合。

第二，归档系统必须能够同政策管理和数据迁移工具进行很好的互操作；新的软件工具也必须能够提供异构功能，以支持现有的归档硬件；归档软、硬件的自动化功能必须实现无缝整合。当然，归档面临着长久保存的标准化和存储介质自然退化的巨大挑战。存储介质对数据进行可靠保存的时间也许只有10年，今天写入的磁带在20年前使用的标准磁带驱动器中可能是不可读的。

第三，归档不等同于备份。基于磁盘的归档文件可能是公司数据惟一的工作副本。基于磁盘的归档需要RAID实现一般数据的保护，归档平台是整个备份过程的一部分。可靠的归档往往是每几个月在磁带上执行一次完整备份，每天或每周执行一次增量备份，以保护改变了的数据。像数据重复删除这样的数据缩减技术可以降低整个归档的容量大小，加速备份过程。

第四，追踪文档发生任何活动，并汇报给存储管理员。在有些情况下，追踪和汇报只能帮助管理员管理数以千计的归档文件的普通变化。在其他情况下，追踪和汇报却是法规遵从的重要元素，这包括追踪不同级存储间的数据迁移，为了解是哪些用户在查找数据而进行的标记搜索和访问，当归档数据被修改时通知IT人员，以及汇报删除旧有数据。

虽然，归档管理系统对于企业来说，特别是上市企业显得非常重要。但是，通过一些调查机构的数据可以看到，中国还有很多企业对于归档管理系统的重视程度仍然不够。来自第三方市场调研机构的一组数据显示，在中国的企业真正用于法规遵从的企业并不多。有归档管理需求的企业中，有28％是为了法律法规的遵从，有28％仍然是为了自身存储的需求，25％用于内部决策，19％用于其他用途。

但是，无论企业对于归档管理的态度如何，如果企业准备通过上市来实现融资，扩大再生产，就必须加强企业的信息安全管理，做好归档管理，这是不容置疑的。从上面的调查数据可以反映出来，法规遵从只是企业的一个基本要求，而更多的企业对于归档管理系统的要求，还是通过归档管理系统帮助他们解决正常的业务需求。

电子邮件归档的需求旺盛

市场研究公司Osterman Re-search的首席分析师MichaelOsterman预计，到2011年时，全球电子邮件归档系统市场总收入将从2008年的6.09亿美元增长到15亿美元。

为什么是电子邮件归档系统呢?除了法规遵从的需求外，企业对电子邮件这种通信机制的信任度越来越高，以及提高系统生产率的愿望日益强烈，大大刺激了电子邮件归档系统的市场需求。

电子邮件归档系统与文件归档系统出发点相同，都是希望通过对于应用数据的归档，达到提高系统运行效率或者快速查找的目的。电子邮件系统当然也需要建立在开放式的、模块化的结构之上，使得其能够快速地集成用户的系统之上。所不同的是电子邮件归档系统，对于电子邮件的处理要分成不同的情况，同时它是以可移动的现代科技为基础，实时捕获和批量抓取技术对电子邮件以及其他电子通讯过程进行归档，并可通过回填技术从备份介质中恢复任何格式的信息。

很多时候，企业需要追踪各种信息。企业高层管理人员也许每天都要收发上百甚至上千条重要信息，他们需要一种简单的方法来迅速查找所需的信息项。电子邮件归档系统中就包含许多搜索工具，可以满足企业高管的这种需求。另外，信息还有可能会被员工意外删除。企业用户们希望通过一种简单的方法来检索被删除的信息，但是其他产品通常不具备这项功能。

邮件归档篇7

我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。因此，只是利用计算机起草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存。

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。

国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。

电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。

在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。

这五种类型的电子文件具体包含的内容有：

一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。

二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。

三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。

四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。

五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。

确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

思考题：

1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？

邮件归档篇8

关键字：数字档案；档案管理系统

0 引言

科学界将文字的出现作为界定文明的重要标志，通常人们把文字出现以后的历史称之为人类文明史，而把文字出现以前的历史算为史前史。历史学家通过文字的载体，推断人类文明的起源。为了记录文字、为了有效地存储知识、为了准确地传播讯息，从古至今人类通过各式各样的物理载体来记录信息。古代人类的文字主要记录在甲骨、兽皮、青铜器、木椟、竹简、锦帛等上面。而汉代造纸术的出现，使人类的文字载体逐渐开始以纸张为主。随着第三次工业革命的推进，电子计算机技术被广泛地运用到人们的日常生活中，文字也出现了新兴的载体，如磁带、缩微胶卷、光盘、U盘等。文字载体的变化使得档案载体也发生了变化，档案开始了数字化的进程。

1 数字档案的构成

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。因此在文字的载体变化的同时，档案的载体也在随之变得多元化。在计算机已经完全普及到人们生活和工作的背景下，数字化档案已经成为一个不可避免的趋势。不论是将纸质档案数字化，还是电子档案的存档，都是档案工作现在需要面对的考验。

1.1 纸质档案电子化

纸质档案在很长的一段时间内占据档案载体的主要组成部分，多数基层档案管理部门的库存档案都是以纸质档案为主。将这些纸质档案转化成数字档案需要硬件设施，而管理数字档案需要软件。但电子化档案所需的软件及硬件设施需要的资金也不容小觑，并不是所有的档案管理部门都能够及时购置相关数字化的设备。

在没有足够的软件及硬件设施的支撑的情况下，可以利用现有工具对纸质档案进行初步梳理，为将来纸质档案数字化做好前期准备。我们可以在excel中先录入档案的抬头、撰稿人、发文单位、收文单位、文件编号、生成日期、存放位置等关键信息，形成详细的数字化目录信息。数字化目录可以更精准的捕捉到关键信息，使档案工作人员能够更快更便捷地查找到相应的纸质档案。而将这样的目录信息共享，既不用担心文件内容被泄漏、篡改，也能有效提高档案利用的效率。档案利用者能够通过目录查找所需档案是否归档及存放位置，再到档案部门进行查阅，避免无谓地奔波。

在有相应的软件及硬件设施的情况下，为了更好地提供档案利用，我们可以将纸质档案通过扫描、微缩等方式电子化，通过软件对数字档案进行系统的管理。在通过扫描仪、微缩设备等硬件设备将纸质档案转化成数字档案的过程中，档案工作人员需要确认档案在转换的过程中没有出现信息的缺失、乱码等问题，保证档案信息的完整性。纸质档案完成转换后，档案工作人员在软件中将数字档案与档案目录进行一一对应链接。在档案管理系统中，档案利用者可以直接通过目录链接到相关的数字档案进行查阅。软件通过对查阅人员的身份进行辨识，提供不同层级的档案信息。档案利用者可以在档案管理系统中获取所需信息，并可实现多人同时查阅或异地查阅。仅在借用档案原件的情况下，档案利用者需要到档案部门进行借阅。

1.2 数字档案的归档

随着科技的进步，计算机、摄像机、照相机等电子设备已经融入日常生活的方方面面，也成为我们工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我们通过摄像机、照相机记录下重要的时刻；在工作中，我们通过邮件沟通工作；在工作中，我们通过OA系统提交申请流程……

（1）声像档案

声像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。在有重大活动、事件的时候，人们喜欢通过摄像机、照相机等对生活、工作进行直观的记录，由此产生了不少的声像档案。在声像档案归档的时候，档案工作人员需要确定档案载体的可读取性。声像档案载体的不稳定性较高，容易受到磁性等影响，而不当使用会对声像档案造成不可逆的损坏，甚至导致载体上的档案信息无法读取。因此在保管和利用声像档案的时候，档案工作人员需要根据载体特性进行妥善保管和使用，尽量延长声像材料的使用寿命，并在声像档案载体发生问题前做好相应的备份，以防档案信息的遗失。

（2）邮件

邮件在日常工作中有着举足轻重的作用，很多时候我们需要以邮件为工作及处理问题的凭证。然而邮件多保存在个人电脑的本地磁盘中，有的甚至因为内存不足并未保存而直接删除，这使得邮件处于失控状态。大部分人都没有意识到其实邮件也是数字档案的一种，是归档内容的一部分，导致这一部分数字档案的缺失。档案工作人员应当对此加以重视，督促相关人员将重要邮件保存归档。

（3）OA流程

过去人事任免等通知公告都是以纸质文件进行张贴或者传阅，归档的也是这些加盖公章的纸质文件。现在的企事业单位很多都是通过OA系统（或其他内部系统）进行人事任免、节假日休假等通知的。这些通知会打印成纸质文件归档，而不会归档原始的电子文件。OA系统（或其他内部系统）做数字时代的产物，为现代工作带来巨大的便利，人们可以用它提交流程，而不用像过去拿着申请单到处找人签字。通常提交流程时需要上传所需审批的文件，系统会记录各节点审批人员及审批意见或在签署文件上加注电子签名。OA系统（或其他内部系统）能够更完整更全面地记录整个审批过程，然而这些通知、流程等数字档案一般都存储在IT后台，传统的档案归档范围并不包括后台数据，这也是档案工作人员需要加强关注的。

档案的数字化不仅需要配备计算机、服务器、扫描仪、缩微设备等硬件设施，还需要数据库、管理制度的跟进。没有硬件设施，纸质档案无法完整地转化成数字档案；没有相应的管理制度，数字档案就会处在失控的状态。数字档案的转化和储存需要依靠硬件设施，而数字档案的管理和利用则需要依托软件系统。

2 档案管理系统的建设

档案的最终目的是利用，如何管理数字档案的利用是重中之重。只管理不利用，会使档案失去它的价值。只注重利用，却无法妥善地管理将会导致档案的失控。要管理好档案的利用，需要档案管理系统与档案管理制度双管齐下。

按档案管理制度的需求，档案管理系统需要可以按不同身份设置不同权限，具备浏览目录、浏览内容、下载及打印等几种不同权限，并记录浏览、下载及打印数字档案的人员名单和时间等信息。目录浏览功能可以让档案利用者按目录的查询结果判断所需档案是否归档，是否需要进行权限申请或查找原件等后续工作，不需要档案工作人员对档案是否归档等信息再行确认。记录浏览、下载、打印数字档案的人员、时间的这一功能可以更好地掌控数字档案的走向。由于一个部门的员工的权限一般都是一致的，系统需要能够批量进行权限设置，这样可以避免档案工作人员无谓的重复劳动。对跨权限的查阅，系统需要能够对文件进行特定人员及时间开放的设定。

管理保密性高的数字档案，特别是机密档案，需要和一般数字档案区别对待。数字档案在档案管理系统中即使不开放下载及打印功能，浏览人员依然可以通过截屏等方式对档案内容进行存储。为了保证档案内容不遭到泄漏，可通过配备公用机的方式来提供机密文件的查阅。

定期对档案管理系统的数据进行备份。注重数字化档案的备份，对系统内的档案资料定期进行备份，可以尽量避免由于系统崩盘、防火墙漏洞等导致数据的遗失、缺失，保证档案的完整性。对待重要数字档案，可以进行异地备份。“5・12”汶川特大地震不仅造成巨大的人员伤亡和财产损失，也对档案造成了无可挽回的破坏，它给我们敲响警钟，自然灾害、人为灾害都有可能会让档案遭受毁灭性的损毁。因此，档案的异地备份必须受到重视。

3 数字档案的优缺点

由于数字档案的虚拟性、可复制性强、载体多样等特点，使其具有优于纸质档案的便利性和一些无法回避的缺陷性。我们要认识到数字档案的优缺点才能做好数字档案的管理工作，在提供数字档案利用的同时，保证数字档案的完整与安全。

3.1 数字档案的优点

数字档案具有虚拟性，查阅利用不受地域限制。档案利用者即使出差，只要在网络畅通的地区，依然可以通过档案管理系统查阅到临时所需的档案资料，查阅档案的便捷度大大提升，这是过去纸质档案所无法做到。

数字档案复制性强，可以填补纸质档案在备份方面的缺失。就时间、人力等方面而言，数字档案备份比纸质档案备份更为快捷方便。而数字档案也可以作为纸质档案的备份，起到间接保护纸质档案的作用。在不是必需原件的情况下，可以查阅电子档案，减少对纸质档案的磨损，尽可能地保护档案原件。

数字档案载体体积小，储存信息量大，可以极大地节省空间，也更便于异地备份。U盘、光盘、移动硬盘等存储设备体积较小，存储容量最大能达到几TB 。数字档案与传统纸质档案存储等量档案所需的存储空间可谓天壤之别，这一点为异地备份提供了巨大的便利。

数字档案便于检索，档案查找速度快，可以高效地提供利用，提高档案的利用率。过去纸质档案通常只能通过检索卡片等人工检索方式进行检索，检索效率较低。而现在，纸质档案及数字档案都可以通过计算机技术的机器检索，极高地提升了检索效率。

3.2 数字档案的缺点

数字档案的虚拟性使其即使被篡改，也不容易被察觉。这就需要档案工作人员对归档的数字n案进行鉴别，判断归档文件的真实性。对已归档的数字档案进行权限设置、备份等防篡改措施。同时，纸质档案也要妥善保管，在数字档案受损、遗失的时候，能够做到及时修复、补充的作用。

数字档案的可复制性强、传播性好、信息流转速度快，这也导致数字档案比较容易被泄漏、窃取。因此需要数据库具有强大的防火墙，防止外部网络攻击和入侵；同时也需要完善数字档案的管理制度，防止内部的篡改和泄漏。

数字档案的载体更新换代速度较快，对硬件设备依赖性强。十几年前主流的储存载体是软盘，现在又有多少电脑能读取软盘内的信息。所以档案工作人员需要定期对数字档案的储存载体进行检查、更新，避免发生由于无法读取载体导致档案信息的缺失。

4 结语

数字档案的出现是对传统档案管理的严峻挑战，也是一次巨大的机遇。档案数字化是档案管理的必然趋势，档案工作人员应当更新自己的知识结构，学习新型技术开展、改进数字档案管理。管理好数字档案，能够更好地保护纸质档案；管理好数字档案，能够更好地保障档案的完整性；管理好数字档案，能够更好地实现档案的社会价值。与此同时，档案工作人员不应松懈对纸质档案的管理，要以长远的目光来做好档案管理工作，对档案管理双管齐下，做好档案的归档、保管、利用工作。

参考文献

[1]沈彦. 企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J]. 企业导报，2010（3）

[2]金燕. 档案管理电子化及分级检索系统初探[J]. 中国现代教育装备，2010（17）

邮件归档篇9

1、根据单位安排和业务分工，各部门自己草拟文件，由分管领导审核把关，由主要领导签发。

2、主要领导签发后的文件，由办公室填发文件字号。

3、填发字号的文件才可打印并由业务科室进行校对，确认无误后，方可进行印制。

4、印制好的文件，经办公室主任审查合格后，方可加盖公章并对本字号文件存档。

5、成品文件由分管科室负责发送。

6、一切文件必须在单位印制，没有特殊情况和单位同意，不许在外印制文件。

二、文件签收登记制度

1、对邮寄文件，收件人在接收文件时要看清来件是不是写给本单位的，确认来件发送或投递无误后再签收，如果来件被错发或错投，应原封退回或原封代转。

2、对邮寄文件文件要由专人签收或拆封，除被授权者外，其他同志不准拆封，如果是指定专人亲拆的文件，须交被指定的人拆封或向有关领导请示后再签收、拆封。

3、邮寄交接的文件，应进行签收登记，登记包括收件人全名、收到时间，一般件写收到月、日，急件写收到月、日、时、分，以备事后查询。

4、认真检查邮寄收到的信皮和文件袋内部，切实取净文件，不要把零散文件遗漏在文件袋内。

5、对邮寄、上级下发或其它部门、个人递交的文件、信函或上访件，要及时收文登记。

6、对电子邮件要及时接收，及时印制并及时收文登记。

三、文件传阅制度

1、文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。

2、办公室在收文后，须及时呈送主管领导阅批，对阅批后的文件要及时呈送主要领导阅示，对主要领导批示后的文件要及时呈送主管领导阅办，对密件、急件要加强跟踪并做好督办。

3、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围，不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。

4、领导阅批、阅示或阅办文件后必须签字，签字应用毛笔、钢笔、中性笔，不要用铅笔、圆珠笔或红色、纯兰色墨水批签，并注意不过装订线，以便存档。

5、要做好文件的清退工作，每日查对，每周清点，年终清查，发现缺少，及时追查寻找。

四、文件借阅制度

1、办公室必须建立文件借阅登记手续，随时掌握文件的流向及办理情况。

2、借阅文件，须经分管文件领导批准方可借阅。

3、严格履行借阅文件登记手续，并打借条，一般情况下当天借当天还，特殊情况最长不得超过3天。

4、查阅重要和绝密文件，须经主要领导批准，并在办公室或档案室内查阅，一般不外借。

5、借阅人员不得私自复印、翻印文件或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划，更不准摄像。

6、借阅文件应按时归还，并在《文件借阅登记簿》上注销借阅手续，注明归还日期。

7、借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保整洁安全，凡造成文件损坏、污损、丢失者，按情节轻重处理。

五、文件保密制度

1、文书档案，做到不泄密，不丢失、妥善保管。

2、凡属于办事处的秘密文件、资料以及其它物品，均由指定人员保管并做到保密。

3、重要文件资料，未经主管领导批准，任何人不得带离办公室或档案室。

4、需收发、传阅和外出携带的机密文件、资料以及物品，经主要领导同意由指定人员负责，并采取必要的安全措施妥善保管，密级文件资料不得私自带出单位。

5、销毁和处理过时的文件、资料案卷时，必须按处理制度办理，有人监销，安全销毁，不准擅自处理。

6、主管部门或分管领导要定期检查文件、档案保密工作，严防失密、泄密事件发生。

7、如发现文件、档案泄密事件，应立即报告，及时追查，严格处理，谁泄密谁负责。

六、文件复印制度

1、机关干部因工作需要复印本职工作范围内的一般文件材料时，要部门分管领导同意后，进行登记签字；机关干部复印本职工作范围以外的文件，需经办公室分管领导领导同意后，进行登记签字。

2、机关干部需复印机密文件材料时，须经主要领导同意后方可复印，并进行登记签字，复印件用后应及时归档。

3、外单位来人一般不予复印，确因工作需要应持单位介绍信，须经本单位主要领导或分管领导同意方可复印，并及时进行登记。

七、文件清退销毁移交制度

1、文件清退、归档。各科室保管的文件，要定期清查，按期清退、归档。发现泄密和丢失文件，要立即追查，及时逐级上报。年终应将所管文件进行一次清理，并按照规定要求，做好清退和立卷准备工作。

2、文件的销毁、移交。任何人不得自行销毁，更不得将文件材料散流市场。需要销毁的密级文件、内部资料，必须由分管文件领导批准后，由档案或文件管理人在监销人监销下进行销毁；一般性文件的销毁必须经办公室主任同意；档案或文件管理人调动时，必须将自已保管的文件、档案和有关登记本等移交给接替工作的同志，并办理接交手续。

八、档案立卷归档制度

1、为了完整、准确、系统地保存好本单位各种类型的文件档案，使之更好地为经济和社会发展服务，档案管理人员要及时收集好各类文件材料，按文件归档范围的要求，及时做好整理、立卷、归档工作。

邮件归档篇10

[关键词] 中小企业；电子邮件系统；安全；经济型；邮件管理

一、企业信息化及电子邮件对企业的作用

企业信息化是指在生产经营管理等各项活动中充分利用现代化信息技术、资源和环境，通过信息资源的深入开发和广泛应用，逐步提高企业集约化经营程度，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。从某种意义上讲，信息化已经成为关系企业生存和发展的大问题。

对中小企业而言，电子商务带来了许多新的机遇和挑战，利用Internet 赢得新市场、创造新的行销手段、参与到与大企业的竞争中来，正日益成为中小企业新的战略发展目标。中小企业利用Internet 可以为客户提供全天侯不间断、个性化的服务，从而提高了服务质量。

电子邮件系统，是电子商务最主要的应用系统之一，在数据与信息交流方面有着明显的优势。无论是在企业内部，还是对外交流，它仍然是目前绝大多数公司最重要的网络文件传输手段，有着无可替代的地位。从营销上来看，电子邮件在提高品牌形象、产品销售及推广、顾客关系、顾客服务、网站推广、资源合作、市场调研、增强市场竞争力等方面都具有重要作用。

二、中小企业构建邮件系统面临的主要问题

1.经济型电子邮件系统。虚拟主机服务商的推广宣传，使得企业在电子邮局的产品、价格和服务上提供了多样性的选择。然而，这种建立在虚拟主机基础上的企业电子邮局，由于使用着服务商的空间和带宽，因此，在单个邮件的大小、邮箱数量和总的存储空间方面一直有着极为严格的限制。如果这家虚拟主机服务商的硬件设备和技术不过关，企业来往邮件的安全性和稳定性则更是难以得到保障。

对于中小企业，比较适合的办法是配备2-3个计算机相关技术人员，自己构建邮件服务器，将邮件系统放置于企业内部，连接在企业的局域网上，并通过与Internet的连接方式对外服务，充分使用开源软件搭建企业电子邮件系统，并由技术人员对系统做有效的维护和管理。

2.反垃圾邮件。电子邮件已经与企业日常工作密不可分，然而，形形色色的广告、色情、反动言论、病毒等垃圾邮件，极大地干扰着企业邮件系统的正常通信，每一秒中世界各地的企业都因它而流失着大量的财富。

对已经构建自有邮件系统的企业来讲，垃圾邮件的危害体现在两个方面：一是企业邮件系统收到的大量垃圾邮件，这些邮件可能包含黑客攻击、病毒等将严重地影响邮件系统的正常运行。比如消耗的网络资源使得正常的业务运作变得缓慢，或者由于相关黑客攻击导致企业商业机密资料泄露等，都会给企业带来损失。另外一方面，一些邮件服务器因为安全性差，或者缺少有效管理，被作为垃圾邮件转发站或制造者，因此导致服务器被警告、甚至IP被封等事件时有发生，同时给企业的形象带来了严重危害。

因此，在构建中小企业电子邮件系统的过程中，做到有效防范垃圾邮件，是一个需要重点解决的问题。

3.邮件安全。邮件的安全问题使是电子邮件面临着新的一个挑战 。由于Internet是一个开放网络，通过Internet传输的电子邮件会受到来自各方的安全威胁。目前的电子邮件系统都存在的一个重大安全隐患，就是所有发送和接收的邮件信息均以明文的形式在网上传送。使用一些恶意的解密软件，就很可能得到他人电子邮箱的用户名和密码，进入到受害者的邮箱中查看邮件。如果涉及到商业私密材料的泄漏，这将可能对企业蒙受损失。而且窃密者在掌握了他人的邮箱后，就可以冒充他人名义发送邮件，造成不可预料的结果。而所有这一切都可以在我们毫无察觉的情况下发生。

电子邮件的安全问题已经得到了人们的关注，各种各样的安全方案也在特定领域中发挥作用，如S/MIME，PGP，PEM，MOSS等，为人们提供了多种选择，但是同时也使不同方案的邮件缺乏互操作性。

为构建企业安全邮件系统，中小企业应该根据企业网络现状及安全级别，并结合经济方面因素，选择一种合适的安全解决方案。

4.电子邮件管理。中小企业在构建好电子邮件系统后，在实际使用过程中，建立起一套邮件系统的管理方案非常重要。包括电子邮件的帐户管理，用户使用电子邮件系统的规范管理，特别是电子邮件的归档及索引管理。

对于一个企业来说，除了提供基本的通讯功能外，电子邮件还可储存大量商业信息。根据企业战略集团(Enterprise Strategy Group)的行业分析，超过70%公司的知识产权信息存放于其用户的电子邮箱中。更重要地是，随着电子商务的开展，电子邮件往往详细记录公司的交易情况，既可以作为必要的法律依据，也可以作为公司内部政策行为的原始资料。因此，越来越多的企业决定把电子邮件长期备份，并证明在保留期间内没有修改过邮件。

企业对电子邮件的存档工作应该加强重视，提供良好的电子邮件存储和索引，是构建企业电子邮件必不可少的环节。

三、中小企业安全经济型电子邮件系统模型设计

为构建中小企业安全经济型电子邮件系统，结合实际中需要面对的以上问题，整个系统结构根据邮件的流程可设计为三个层次：

(1)服务层。以电子邮件服务软件为核心，对局域网、Inter-net提供电子邮件服务。构建CA中心，为电子邮件用户提供认证，邮件加密、解密服务，提高电子邮件系统安全性。同时，为用户使用浏览器方便收发邮件需要，可对外提供邮件Web服务。

(2)管理层。对收发到系统的邮件进行有效的管理，包含两个方面的管理：一方面对电子邮件进行垃圾过滤、查杀病毒等安全方面的管理；二是对电子邮件进行备份，并建立邮件索引，保证企业邮件地做到完整、可查。

(3)用户层。用户可以是企业局域网用户，也可以是In-ternet邮件用户。收发邮件使用多种方式，可使用系统提供的Web服务，另外也可采用Outlook、Foxmail等邮件收发软件。用户同时连接服务器的CA中心进行认证，存取公钥对收发的邮件进行加密解密处理。

从图中，可以看到整个系统的设计以电子邮件服务为核心，对外提供收发邮件的接口，用户通过网络使用电子邮件功能。在系统接收邮件的同时，系统有垃圾邮件过滤、邮件杀毒等模块对邮件进行分析处理，保证邮件安全。在邮件接收到系统以后，邮件备份并建立索引，作为归档资料。而CA中心和Web服务功能相对独立，CA中心从企业信息安全保密出发，为电子邮件的加密传输提供服务；Web邮件收发模块则从方便使用、完善系统出发，提供浏览器收发邮件。整个系统不仅提供了相对完善的邮件功能，还对企业电子邮件进行了完整的、有效的管理。

四、中小企业安全经济型电子邮件系统组件构成及关键技术介绍

(一)电子邮件系统组件构成

对中小企业来讲，要构建好一个电子邮件系统，应该从企业自身信息化建设基础条件出发，充分考虑经济成本，从而提高企业效益。

伴随着Linux，Solaris等操作系统的日益风靡，自由软件种类越来越多，性能越来越好，广泛的用户群，使自由软件在维护升级与技术的更新方面同样有着优势。中小企业构建电子邮件系统，可以充分利用自由软件资源，不仅保证了系统的技术可行性，而且也保证了系统的经济可行性。自由软件大大地降低了开发成本，也降低了产品成本。

按照上图的系统模型，为实现系统功能，可对每个功能模块都分别进行软件安全与配置。整个系统可架构在Linux操作系统平台之上；作为系统核心的电子邮件服务，选择Qmail软件；邮件杀毒模块选用防病毒引擎Clamav；垃圾邮件过滤模块可选用过滤模块Maildrop和垃圾邮件分析软件Spamassassin；邮件安全的CA中心可采用PGP(Pretty Good Privacy)标准的软件；邮件归档可简单采用远程ftp备份或者建立邮件数据库存储平台；电子邮件的Web服务可使用Sqwebmail或者通过在Resin软件下开发收发模块。

整个系统的构建具有功能模块化、经济成本低、性能强大、安全性较高、维护升级简单方便等特点，符合并满足中小企业构建安全经济型电子邮件服务器的需要。

(二)构建电子邮件系统关键技术介绍

1.Linux网络服务器。Linux是常见的现代操作系统，它功能强大，具有多任务、多用户、安全稳定性强等特点，并且它是一个自由软件，对网络支持也很完备。随着Linux操作系统的不断完善和发展，用Linux构建网络服务器已成为网络服务器的发展方向。

2.Qmail邮件软件。Qmail 软件是UNIX系统环境下倍受欢迎的邮件服务器软件之一，它基于UNIX 操作系统的In-ternet 邮件传输机构( InternetMail Transfer Agent 简称MTA)。它采用标准的简单邮件传输协议( Simple Mail Transfer Proto-col 简称SMTP)与Internet 上其他MTA 交换信息。

Qmail从设计开始就把安全问题放在显著位置，模块化结构使安全机制可以方便地加入和更新 。Qmail系统由进程组、实用工具组、控制文件和环境变量组成。其中进程组控制着Qmail系统中的邮件投送工作；实用工具组用于进程组和本地用户处理消息；控制文件用于存储系统配置数据，所有的Qmail控制文件都位于一个共同的目录下面，可进行方便灵活的设定。Qmail系统具有以下的特点：(1)安全。Qmail将Mail处理过程分为多个过程，尽力避免用root用户运行。同时Qmail禁止对特权用户(root ，deamon等) 直接发信。(2)可靠。Qmail的直接投递保证Email在投递过程中不会丢失。Qmail同时支持新的更可靠的信箱格式Maildir ，保证系统在突然崩溃情况下不至于破坏整个信箱。(3)高效。在运行于奔腾的BSD/ OS上，Qmail每天可以轻松的投递20万封信件。(4)简单。Qmail要比其他的Internet Mail系统小得多。Qmail通过统一地向前机制完成for2 warding ，alias和maillist等功能，Qmail使用简单高效队列来处理投递。

3.电子邮件安全认证与加密。目前常见的电子邮件安全标准有MOSS、PEM、S/MIME、PGP 等，其中后两者已经成为互联网邮件加密的实际标准。

PGP (Pretty Good Privacy) 是一个基于公钥加密体系的邮件加密软件，它采用了基于PKI的非对称文件加密和数字签名，支持RSA和对称加密及MD5算法，在PGP充分考虑了电子邮件的加密、鉴别、数字签名与完整性，同时又考虑了加密算法的不同特性，在保证安全可靠的同时又提高了系统的效率。它利用速度较慢但安全性好的RSA来加密信息量少的会话密钥，而用速度很快的IDEA来加密信息量大的邮件原文。PGP采用了分布式的信任模型，既不像PEM需要多方在共同点上达成信任，也不像S/MIME依赖于层次结构的证书认证机构，而是由用户建立自己的基于网状结构的信任网；它既有利于系统的扩展，也有助于与其他安全系统的兼容并存，是当前构建安全电子邮件系统的首选标准。

4.反垃圾邮件及邮件杀毒。SpamAssassin是目前国际上最著名的邮件内容过滤程序，它使用Perl语言实现，完全免费，可以与当前各种主流的MTA集成使用。SpamAssassin利用一个庞大的规则集对电子邮件的各个部分进行比较测试。每个规则都会增加或减少该电子邮件的“垃圾邮件相似分数”。如果一封电子邮件具有很高的“垃圾邮件相似分数”的话，程序就会认定这是一封垃圾邮件。

SpamAssassin将规则与黑名单机制、贝叶斯过滤、邮件头检测等措施结合起来，提高了系统的正确率和健壮性；还允许用户自定义过滤规则，增强了系统的适应性。

目前，在国内，CCERT反垃圾邮件研究小组利用CCERT所掌握的样本数据，推出基于Spam Assassin的中文垃圾邮件过滤规则集Chinese_rules.cf。该规则集每周更新1次，时效性非常好，且在很大程度上解决了Spam Assassin对中文垃圾邮件过滤准确性差的问题。

Spamassassin和Maildrop的结合使用可实现邮件系统的实时垃圾过滤。

ClamAV是一款开放源码防病毒程序，广泛应用在Unix、Linux等系统，许多安全服务的软件包都内置了ClamAV的软件。它遵循GPL协议提供完全自由下载。

5.企业邮件的归档管理。对于企业来说，管理电子邮件数据不仅仅是要长期保存数据，它的另外一个功能是能够快速检索数据。存档也需要满足保留策略、安全性并且要服从管理等。

建立索引系统时既要切合档案的实际，又要符合用户的需求。档案检索与普通信息检索不同的是档案具有保密性，一方面它要尽可能的提高查全率，另一方面又不能让某些保密性高的档案被不具有访问权限的人检索到。因此系统必须为不同的用户建立权限表，当系统按用户要求检索到有关结果之后，要首先对照该用户的权限表进行筛选，然后将经过处理的结果返回给用户。

因此，企业要建立功能较完善的电子邮件归档管理模块，往往要和数据库技术结合起来。对电子邮件按格式进行分析，抽取电子邮件中可能包含的收发人信息、文本、图象、声音、影象甚至程序等，按标准存入数据库，并对形成的邮件数据作相应的权限划分。

参考文献

[1]张小明.对信息化的几点思考[J].工程化技术，2003，(4).

[2]谢昕.基于PGP 的企业安全邮件系统的研究与构建[J].现代情报，2006，(9).