邮件写作论文十篇

邮件写作论文篇1

关键词：英语写作；激发；电子邮件；影响

中图分类号：H319 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 06-0158-02

电子邮件作为网络应用中使用最多的交流工具，可以有效帮助学生进行英语写作，实现对学生英语写作兴趣的激发和英语写作能力的改善。使用电子邮件（Email）系统进行英语写作交流活动，能够帮助学生更好地进行英语写作，提高自身的写作能力和操作能力，将自身所学的知识学以致用。电子邮件帮助学生在实践中熟练掌握英语知识和技能，提高学生自身的英语素质和英语水平，已经成为英语写作教学中不可或缺的关键步骤。本文就电子邮件在英语写作激发中的影响进行研究，现结果如下。

一、电子邮件与功能

电子邮件是传统邮件的电子化。随着互联网的日益普及，越来越多的人通过电子邮件进行相互联系，开展各种交流合作活动，共享信息资源。随着我国网络技术的不断发展和进步，电子邮件的使用人数也在逐年上涨，电子邮件已经改变人们通讯观念和交际观，成为互联网的重要交际方式之一。

电子邮件具有快速、廉价、可传送多媒体信息、强大的双向交流等特点，可以实现高效的信息传输，对人们的交流具有非常重要的意义。电子邮件传播速度极快，可以有效将交流信息在第一时间传输到用户手中，实现对用户的网络交流控制，在当前的人际交流中占据非常重要的比例。

学生通过电子邮件进行交流是在真实语言交际环境下的语言实践活动，可以实现学生将写作服务于真实的交际目的和需要，真正实现在真实自然的交流中对所学语言知识和技能的运用。电子邮件穿越时空，走出课本、跨出课堂、走向世界，开创了全新的开放性的交互合作环境。

二、电子邮件写作的意义

随着我国当前计算机网络的发展和完善，电子邮件已经成为当前人们交流的一种常见方式。我国英语写作在目前主要是进行在书本上进行写作，由教师进行单一判阅。这种教学模式导致学生在进行英语写作的过程中，对写作失去兴趣，产生厌烦和头疼等感觉，导致学生写作学习效果下降。因此，要对这种单一的纸上写作指导方式进行改变，通过立体化教学和新颖的教学模式，增强学生的英语写作的兴趣，提高学生学习效果。

电子邮件写作将网络和写作紧密结合在一起，满足了学生对写作的要求，将学生的英语写作立体化和空间化，实现了对学生英语写作的多方面指导和对学生网络应用技术的提高，对学生的发展具有非常好的促进效果。在对学生进行英语写作指导的过程中，将英语写作和电子邮件结合在一起，能够有效避免学生单一进行英语写作产生的烦躁感，提高学生对英语写作的兴趣，对学生英语写作能力的提高具有非常好的促进效果。

电子邮件为学习英语提供了一个极好的用英语进行真实和交流的机会，更是给渴望提高英文写作水平的学习者带来了福音。通过电子邮件，教师可以将英语写作进行信息实时交流和写作实时问答，扩大英语写作的学习范围和参与人员范围，拓宽学生的知识面和视野。电子邮件中真实的语言可以有效提高学生的英语写作应用能力和交际能力，提高学生的英语交际写作认识，实现对学生英语写作教学的深入应用。

三、电子邮件写作应用方式

电子邮件在英文写作的实践运用非常广泛，可以利用其收发信函和文件，参与电子论坛和新闻讨论组的讨论等非实时的交流，还可以通过“Unix实时对话”、“IRC在线交谈”、“VisualPhone可视电视”、“AOL”、“ChatlinksonYahoo”等进行实时交谈。通过上述活动，可以提高学生对英语写作的兴趣和认识，确保学生积极投入到电子邮件英语写作的过程中，提高学生的写作能力。

（一）电子邮件对话交流

对话交流是学生在进行英语写作过程中的一项重要学习方式，是电子邮件进行英语写作学习训练的一种最简单方法。通过对话交流，学生可以将自己学习到的英语知识进行实际应用，提高学生之间的交流频率，增强学习效果。在进行对话交流电子邮件写作的过程中，教师要对交流形式进行活动设计，建立主体对话交流电子邮件框架，建立邮件交流平台，确保教师对学生的电子邮件交流情况进行完全掌握和实时指导，提高学生交流能力。

教师可以对学生进行家庭作业、问题解答、英语刊物阅读、学习任务等交流通知，通过电子邮件对学生制定学习计划和学习目标，让学生在电子邮件交流中完成自己的写作作业。

（二）电子邮件实时通信

在进行电子邮件英语写作教学的过程中，教师可以通过群邮件对学生进行教育教学指导，对学生进行问候，提高学生对电子邮件英语写作教学的亲切感。通过简单的Welcome降低学生对电子邮件写作的恐惧程度。在这些之后，教师可以提出简单的邮件写作问题，让学生进行回答。教师要对学生存在的电子邮件写作知识误区和理解误区进行及时纠正，保证学生电子邮件教学的效果。

通过电子邮件与学生进行实时对话，对学生的问题进行反馈，保证电子邮件交流的连续性，通过上述的实时连续教学实现对学生教学方式的控制和指导，提高学生的学习效果。教师可以对学生进行电子邮件英语写作训练，对学生进行英语阅读写作指导，将电子邮件作为学生写作的平台，提高学生对写作的热衷程度。对学生进行写作实施指导和教学，对学生进行电子邮件考试，增强学生对电子邮件写作的认识程度和重视程度。

（三）电子邮件互交写作

电子邮件互交写作主要指通过电子邮件实现师生、学生之间的交流，实现对电子邮件写作的熟练掌握和应用。在进行电子邮件互交写作的过程中，主要通过以下两种方式进行写作交流和指导。

第一，进行电子邮件交流写作。在这个过程中，要确保学生能够了解电子邮件写作的要点和注意项目。通过学生之间或师生之间的写作邮件交流，进行相互对话，完成英语邮件写作，提高英语写作效果。学生可以通过教师对自身的邮件写作进行指导，实现对写作的改善和提高。第二，进行电子邮件故事写作。通过故事性写作提高学生对电子邮件互交式写作的兴趣，提高学生对写作的感知力。教师或学生自身可以找取一些故事性文章进行写作训练，进行写作结组，相互进行电子邮件交流写作指导。完成故事性写作后，将写作成果进行相互交流，实现对自身电子邮件英语写作的完善和提高。

（四）电子邮件改错训练

教师可以通过电子邮件改错，实现对学生写作能力的培养和提高。在进行电子邮件改错训练的过程中，教师可以先通过简单的句子改错，锻炼学生对文章语句搭配、语法要点、句子结构等进行指导，提高学生对语句中语法、单词等错误的认识和感知。然后，对学生进行段落改错，进行进一步段落强化。通过段落实现对学生语法和语感的提高，增强学生的纠错能力。最后，对学生进行电子邮件文章改错训练，明确训练要求和操作方法，确保学生能够对自身的文章进行自我纠错，提高写作的准确性和标准性。

在进行段落纠错的过程中，教师可以对学生的错误进行提示，提示学生在该段文字中，写作语法错误有几处，单词有几处等，提高学生纠错的效率。

（五）电子邮件论坛写作

电子论坛（E-forum）是一种借助以email等为主的信息交换软件参加网络上的某个论坛或加入某个电子论坛的组织。电子论坛的形式可以通过“Unix实时对话”、“IRC在线交谈”、“VisualPhone可视电视”、“AOL”、“ChatlinksonYahoo”等实现。它通常是以BBS（BullentinBoardSystem）的形式来展开的，其主要功能包括了信息交流，如可以在BBS站上浏览、发表文章以及收发信件进行交流，也可以给其他用户发送信件，还可以在线聊天，进行文件传输等等。网上讨论组很多，为学习者提供了非常丰富的语言素材，并能产生创作的欲望，学习者籍此可以选择某一感兴趣的话题进行真实自然的写作活动。

教师要支持学生进行邮件论坛写作，将自身的知识放在实际的操作过程中，通过论坛写作开拓自身的视野和英语知识面，提高学生对英语学习的认识和了解，建立完善的英语写作学习系统。

（六）电子邮件交友写作

在网络上结交keypal（电子键友）是国际上通行的做法，国外的外语界同行已进行过广泛的实践。通过电子邮件，学生可以和目的语学生就双方感兴趣的话题进行广泛的交流，也可以共同完成某项任务，如电影、文学、习俗或文学作品的比较。

教师要鼓励学生在网上进行电子邮件交友，通过电子邮件拓宽学生的交际圈，鼓励学生结交外国笔友，增加学生进行英语电子邮件写作的机会。学生在与外国笔友进行交流的过程中，可以对自身的英语知识进行熟练掌握和利用，对自身的英语电子邮件写作能力进行高校锻炼，提高写作水平。通过与外国笔友的电子邮件写作交流，学生还可以增强对外国文化的认识和了解，提高自身对学习外国文化的兴趣，减少在进行英语电子邮件写作中的文化差异错误和语法错误。通过电子邮件交友写作，在实际操作和交流中实现对自身英语的学习，对学生今后的发展具有非常好的促进效果。

四、总结

通过电子邮件进行英语写作，可以有效提高学生对英语写作的兴趣，确保学生积极投入到英语写作的过程中，感受电子邮件英语写作的独特魅力，提高自身的英语写作能力。确保学生在进行英语电子邮件交流的过程中，提高自身的英语实际操作使用能力，实现对自身英语的终身学习。

参考文献：

[1]侯静.使用电子邮件提高英语专业学生对英语写作的元认知能力[J].考试周刊，2009，6（20）：59-60.

[2]于晓梅.电子商务环境下商务电子邮件的写作[J].科技致富向导，2010，5（13）：66-67.

[3]马利红.电子邮件反馈在英语写作教学中的应用[J].天津师范学院学报，2009，19（4）：62-63.

邮件写作论文篇2

关键词： 电子邮件 英语写作教学 元认知能力

英语写作是英语专业基础科目中一门培养学生综合能力的课程。它对学生的要求非常高，有对英语语言综合应用的能力、对母语和英语文化背景差异的理解、逻辑思维能力、对事物的表述能力及语篇分析能力，等等。因此英语写作课往往让学生感觉困难，对这门课的自信心不足，容易产生挫败感。而高中时期的英语写作多数是为了应付考试不得已而为之，所以过去不愉快的写作经历让学生进入大学后也无法体会英语写作的快乐和成就感。为了让学生克服心理障碍，愿意写作，并能体会到用英语写作的乐趣，教师应该在写作课堂上加强对学生认知行为的调节能力，培养学生的元认知能力。电子邮件能够让学生作业以一种新的方式呈现，并且它将教师和学生的联系由课堂内扩展到无限的时间和空间。更为重要的是，电子邮件在辅助英语写作教学中体现出了对学生元认知能力培养的明显优越性。

一、英语写作中的元认知能力

元认知（metacognition）是美国心理学家弗拉维尔（Flavel1）二十世纪七十年代提出的。元认知是指人类对认知的自我认知。即学习者对自己认知活动的自我意识、自我评价和自我调控过程。它是以认知过程和认知结果为对象、以对认知活动的调节和监控为外在表现的认知。元认知包括元认知知识、元认知体验和元认知监控三个方面的含义。

元认知知识，即关于认识主体的知识，包括认知主体所掌握的关于人类如何获得或处理信息的一般知识，自己与他人在认知方面的差异性和相似性的认识；关于认识任务与要求的知识；关于认识方法的知识；二是元认知体验，即伴随着认知活动而产生的认知体验或情感体验；三是元认知监控，即个体在认知活动进行过程中，对自己的认知活动积极进行监控，并相应地对其进行调节，以达到预定的目标。因此，元认知过程实际上就是指导、调节我们的认知或认识过程，选择有效认知或认识策略的控制执行过程。

元认知的三个部分是互相联系、互相影响、互相制约的:元认知知识的掌握，有助于人们自觉地监视、评价、选择、修正或放弃认知的任务、策略，也有助于引起相应的元认知体验；准确而积极的元认知体验，有利于有效地实施元认知监控，并由此积累正确的元认知知识；有效的元认知监控，有利于产生积极的元认知体验并获得更丰富的元认知知识。因此，元认知知识、元认知体验、元认知监控在人的认识活动中互相联结，成为一个有机统一的整体，协同实现对认识活动的监视、控制与调节作用。

在英语写作学习过程中，元认知指学生对写作任务理解，能够按要求提供相关信息，并采取适当的写作策略，以及在整个过程中有效地监控和控制写作的方法和效果。学生对写作的元认知体验可能出现在写作过程的每一个环节上。它可能是对写作带来的成就感的喜悦的体验，也可能是有了挫败感后沮丧的体验，还可能是写作时茫然不知所措的困惑的体验。正面、积极的体验能够给学生完成写作带来动力，并积累写作经验和知识。

二、传统英语写作教学法对学生元认知能力的忽略

传统的英语写作课多采用成果教学法，即以教师讲授为主，学生扮演被支配的被动角色。教师往往根据学生最终上交的作文来评判他们写得成功与否，忽略了学生整个写作的元认知过程。

课堂上，教师通常会把本章节的写作理论灌输给学生，并引导阅读范文，然后要求学生仿写。这样会给学生带来消极的元认知体验，因为他们不能很好地发挥自己丰富的想象力，并感到写作是按一个事先设计好的模式进行。写作的整个过程学生课下独自完成，其间有疑问也不便向教师提出或者和他人讨论，因而无法得到及时、有效的元认知监控。学生的思维发展进一步受到限制，对于写作的元认知知识也无从扩展。学生的作文只有教师这一个读者阅读。教师将批改的重点放在语言错误，比如语法、拼写等方面，而忽略了文章结构、思想内容等这些相对更重要的因素。因此学生对写作的元认知知识会产生误解和偏差。学生在写作各阶段所遇到的问题未能得到教师的明确指点。而且教师在批改和评阅时，多针对学生作文的缺点，未提及或很少提及他们的长处和进步，这样使得学生对英语写作产生挫败感、甚至排斥元认知体验。最终导致学生对写作失去兴趣，写作文只是应付差事。

传统的英语教学法将学生摆在一个被动接受的位置上，忽视了对他们基于写作的元认知能力的培养，也忽视了写作以交流为目的的这一重要性质。

三、电子邮件对培养学生英语写作元认知能力的优越性

随着互联网的发展，电子邮件也走入课堂并发挥着极大的辅助教学作用。由于电子邮件能将收信人和发信人不受时间和空间的限制，并且是一对一地联系起来，因而它能给英语写作教学带来很多便利。尤其是电子邮件的使用将学生基于传统写作教学模式下的被动角色转变为主动的参与者和创造者，他们的元认知能力得到了很好的培养。

（1）电子邮件对学生英语写作元认知知识的提高

首先，电子邮件的使用将教师和学生的联系突破了课堂和课时的限制。学生在课后写作中随时都可以通过电子邮件和教师取得联系，及时和教师讨论交流写作过程中遇到的问题。同时教师也可以将一些补充的写作材料或阅读内容随时发给学生。学生之间也可以在教师的安排下互相将写好的文章通过电子邮件发给对方，然后互评，体会自己和别人写作的差异和相似处。这样有助于学生及时获得正确的元认知知识。其次，教师将学生通过电子邮件发的作业在课堂上展示给全班同学看，这样就打破了作文只有教师一个读者的旧方式。教师和所有学生可以一起讨论一位同学的作品。由于习作者就在现场，大家对他比较熟悉和了解，所以评的时候可以有较好的互动。教师在适当的时候可以对讨论作出评价，以提升学生对此问题正确元认知知识的积累。

（2）电子邮件能够培养学生正面的英语写作元认知体验

通过电子邮件和教师进行学习交流，内向的学生可以避免面对教师本人产生的紧张和局促的感觉，因此学生可以将全部精力集中在问题的讨论上。此外，电子邮件带来的随时沟通的便利性能够将学生对写作具体问题的疑惑最快速解决，能够最大化降低因问题太多而产生的沮丧、迷茫的消极情绪。利用电子邮件可以把一个学生的写作作品单独展示给其他人，甚至是全班同学看，每个人的作文都有机会成为大家讨论、评判的对象，所以学生对写作的积极性被极大地调动起来，对英文写作的态度也会变得认真。电子邮件的使用将学生在写作课堂上被动的角色转变为主动参与的执行者，而教师的身份则变为课堂计划执行的管理者和监督者。在这样的课堂氛围中，学生容易产生对英语写作元认知的积极、快乐的体验，推动整个写作过程顺利进行。

（3）电子邮件能为学生英语写作带来有效的元认知监控

电子邮件的使用能确保学生在英语写作的过程中随时获得教师的指导、评论等形式的正确的元认知知识，因此其对整个过程的元认知监控也是及时、有效的。同时，教师能够通过电子邮件发给学生相关的写作技巧、阅读材料等内容帮助学生对所要完成的题目有更深的理解。学生通过阅读这些辅助材料对正在进行的写作过程能实施更加严密和准确的监控。

综上所述，电子邮件的使用不仅能够改变传统教学中以教师为主、把学生作为被动接受角色的低效率教学方式，还能将学生转变为课堂活动的参与者，进而提高他们对英语写作的积极的元认知体验。同时，电子邮件能够使教师和学生的互动不再受到地点和时间的限制，学生在整个写作过程中能随时获得正确、及时的元认知知识和元认知监控。当然，本文所涉及的是电子邮件最基本的收发信件功能。随着课堂需要的变化和增多以及电子邮件功能的逐渐开发，它的使用为英语写作教学带来的便利有待更进一步地开发。

参考文献：

［1］J.Flavel等著.邓赐平等译.认知发展［M］.上海：华东师范大学出版社，2002，第4版.

邮件写作论文篇3

关键词：商务英语写作，电子邮件，写作方法

 

1．国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析

传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比，商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址，而发信日期则由系统自动生成，不需另外添加。主题栏的作用得到强化，其位置不再位于称呼的下面，而是被提到了收件人的电子邮箱下面，显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼, 如：“Dear

Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户，则可以省去“Dear”, 直呼对方的名字, 如：“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能确定具体的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分，传统的结尾敬语如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，现在人们多用bye, best regards，cheers等来作结束语，反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能，把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。

2.国际商务电子邮件的写作原则

为了使贸易双方达到预期的沟通目的，增强邮件的有效性，电子邮件的写作和信函的写作一样，要遵循七个C原则，即简洁（Conciseness）、清晰（Clearness）、礼貌（Courtesy）、完整（Completeness）、具体（Concreteness）、正确（Correctness）和体谅（Consideration）。

2.1简洁（Conciseness）

简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此，在书写电子邮件时，应长话短说，尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句，避免使用难词和陈词滥调，不用长句或从句。

2.2清晰（Clearness）

清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义，必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子，注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”这个词就要避免使用，因为它既有“两个月一次”的含义，又表示“一个月两次”。

2.3礼貌（Courtesy）

礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气，委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象，使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。

2.4完整（Completeness）

完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时，还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时，要详细说明接受条件并引述受盘的依据，如报价单，产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。

2.5具体（Concreteness）

每一封邮件都应有一个具体、明确的主题，尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间，以使收件人阅件后采取具体的行动，解决具体的问题。例如对某一商品报盘时，必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。

例如：

Hi,Johnson:

Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:

Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket

Size:66 x 78inches

Weight:6 lbs

Color:Red and Brown

Quantity:5000 pcs

Price:US $ 30 each piece CIF Montreal

Shipment:During August to September

Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C

Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.

Bestregards,

Linda

Director

2.6正确（Correctness）

由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系，因此，其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言，不仅电邮的内容要叙述准确，其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误，以免引起误会，造成纠纷。校对很关键，尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。

2.7体谅（Consideration）

起草邮件时，一定要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，给收件人留下好感和深刻的印象，从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度，从“对方角度”来进行表达。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极；“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。

3.商务电子邮件的写作注意事项

3.1设置电子邮箱时，最好包含发件人的具体姓名，方便收件人辨认信件的来源，把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。

3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 简明的标题可起到内容索引的作用, 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件，便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息，可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收件人能及时阅读邮件, 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨，以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示，这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。

3.3邮件内容的主流书写格式是平头式（或叫齐头式）。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始, 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件，采用这种格式写作，便于提高打字速度和办公效率。

3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分, 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚，得体自然，尽量多用英语主动语态，少用被动语态。另外，可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如，S/C（销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O（原产地证）、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中，应避免使用表情符号。

3.5附件的应用。由于篇幅的原因，难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。

3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁，每天可能会处理数十封乃至上百封邮件，不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时，发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上，方便对方回忆相关邮件的内容，从而节省时间，提高效率。

4.结语

商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平，让学生写出高质量的商务电子邮件，在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件，有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系，对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。

参考文献

[1]廖瑛,莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京：机械工业出版社，2005：21-53.

[2]李波, 温建平.国际商务电子邮件的写作[J].国际商务研究, 2000,(3):59-61.

[3]常玉田.英语商务信函写作[M]. 北京：对外经济贸易大学出版社, 2006:106-109.

邮件写作论文篇4

职场达人发邮件礼仪汇总

关于主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 王先生收。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：嘿!或是收着!

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如* !等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用紧急之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如x经理如果不清楚职务，则应按通常的x先生、x小姐称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个Dear xxx，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI，中文的写个你好或者您好，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个祝您顺利之类的也就可以了，若是尊长应使用此致敬礼。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，祝和此致为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而顺利和敬礼为再换行顶格写。

俗话说得好，礼多人不怪，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 邮件门就是深刻的教训!

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么补充或者更正之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复是的、对、谢谢、已知道等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击回复全部前，要三思而行!

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：全部办妥、无需行动、仅供参考，无需回复。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)

1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

附：

职场女性应该具备的职场魅力

女性在职场中是更容易成功的，因为她们能够跨越性别的限制，这是一位女性企业家说过的一句话。在职场中崭露头角的女性越来越多，她们身上就具有这5项职场魅力。

很多人之所以成功，是因为他们看上去很像一个成功人士。这就是所谓的职场魅力。在这里，我们给你提供了5种针对性极强的练习方法，从今天就开始行动吧!

行动一：拥有权威的声音

慌慌张张而又刺耳的声音往往会让别人感到神经紧张。如果能将声音放得稍微低沉一些，速度控制得快慢适中，并且通过一些短小的停顿来引导听你说话的人，便能够很容易地赢得谈话对方的好印象。

在国外，有专门的职场声音教练，他们给出的最基本的一条建议是：在谈话的时候，将身体放松，并且好好地控制自己双脚的位置。也就是说，如果我们能够在说话的时候保持身体挺直，并将身体重心平均地分配到双脚上，我们的言谈就能够给别人带来更深刻的印象。

行动二：优雅的姿势

我们不得不承认，这一点在55%的程度上要取决于我们的身体语言。当穿着套装的你耷拉着眼皮，慢吞吞地横穿整个办公室时，肯定会在老板心目中留下没有睡醒、对别人不加理会或是唯唯诺诺的坏印象。然而，假如你是很轻松地、挺直腰板地快步走进办公室的话，那么就不会给人前面的那种印象。

这并不意味着我们就要像模特一样走夸张的猫步，只要注意，不要驼背弓腰就可以了。因为只会将身体蜷起来走路的人，常常会给人以一种很不真实的感觉。老板在考虑升职名单的时候，往往会把这样的人的名字第一个删掉。

对策：你留意到从办公桌望出去某块玻璃上你的影子吗?你是不是把头习惯性地偏向某一边?这是一个典型的女性动作，在动物世界里则是一种谄媚的象征。记得时时提醒自己，改掉它。

行动三：真诚的尊重

一个聪明而受人欢迎的谈话对象往往会将自己的注意力集中在对方身上。他会和对方保持眼神的交流，而且说的话比对方所说的要稍微少一些(最佳的比例是49%)。

这样就标志着：我不是一个以自我为中心的人，我会给你足够的空间，因为我是个注重和谐的人。抱有这种态度的人往往能够给对方充分的信任感，因为他感到自己所谈论的东西对于你来说很重要。真正充满魅力的人是个值得尊敬的听众，同时也会是一个很忠诚的保守秘密的人。

对策：如果你觉得自己每天倾听的时间太少了，不妨和一个与你性格完全不同的同事一同进餐，听他说话。你一定会对你从他那里所了解到的信息感到惊讶。

行动四：明智的大胆

在新的环境里，如何区别自己的行为是勇敢还是冒险，女性往往会觉得有些困难。原因是，女性往往对自己的行为外表更挑剔，也更喜欢把自己隐藏起来，而且还喜欢不停地想，别人对自己都有些怎样的看法。只有当你对自己的信念坚定不移的时候，令人鼓舞的火花才会出现。

对策：把在会议中所有以别人开头的句子换成我，作为句子的主语，以此来强调你的观点。试试看，在某个小时里，不在发表意见之前加上我觉得、我以为这样的修饰语。

行动五：吸引人的汇报

邮件写作论文篇5

邮件主要功能

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

〖关于邮件拟订、发送原则〗

原则：尊重他人时间。

在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

〖关于邮箱名字〗

如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。

〖关于主题〗

发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：

1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么简历二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

2、要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里;

3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;

4、一封邮件一个主题，不要大杂烩;

5、千万不要出现错别字;

6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止RE：RE：RE：这样叠加盖楼。

〖关于称呼和问候〗

邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：

1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。

2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说你好!、您好!大家好!就可以了。出国留学网提醒您，结尾一般简单来说用祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。

〖关于正文〗

正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。

1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解;

2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。

3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。

4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。

6、尽量避免错别字或拼写错误。

邮件写作论文篇6

关键词：商务英语；电子邮件；写作技巧

中图分类号：TP393.098 文献标识码：A

一、引言

随着全球经济的发展和市场化的运营，商务英语作为国际贸易用语变得越来越重要。尤其是在我国加入WTO之后，我国的对外开放水平越来越高，外贸业务的日益增长，对国际商贸从业人员的商务书面沟通能力提出了更高的要求。

在对外商务贸易沟通交流中，商务英语电子邮件凭借其方便快捷的特点和便于搜索的优势，在现代商务中发挥着重要的作用。但是，一些工作人员因为不重视商务英语中电子邮件的写作注意事项和相应的写作技巧，在无形中给个人和公司的发展带来负面影响，因此规范商务英语中电子邮件的写作尤为必要。

二、商务英语电子邮件写作中存在的问题

1. 主题模糊

邮件的主题应该体现邮件内容的精华。通过邮件的主题来让收件人感觉到邮件内容的价值，让其能迅速做出打开邮件并且阅读的决定。没有主题的邮件或主题模糊的邮件是非常不明智的，一方面这会造成浪费客户的时间，可能会因此失去潜在的客户，另一方面也是对客户的不尊重，很难让客户留下良好的印象，并且主题模糊或不写主题也会让写信人在以后的邮件搜索中遇到很大的困难。

主题模糊或没有主题的情况非常常见，比如，以下两种情况。

第一，Order （订单）。在外贸行业中， order 包括很多种，其中有报价的订单、确认订单、发货订单，所以邮件中必须确定好主题。如果是报价的订单应该写“quotation for order ”；如果是确认订单应该写“confirmation order ”；如果是发货的订单就应该写上“dispatching order ”。主题明确可以让收信人一目了然，否则会造成意思表达模糊的情况，最低可能导致交易失败。

第二，Contract （合同）。同样在国际贸易中，合同也有好多种形式，其中在书面合同、电子合同、口头合同。如果是书面合同应该写明“written contract”；如果是电子合同应该写“electronic contract”；如果是口头合同应该写“parol contract” 。

2. 内容冗长

商务邮件的措辞应简洁明了，若用过多词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，显然会使写作的内容拖沓冗长，观点模糊，更会浪费读者的时间。同样，商务英语中有大量的同义词，在商务邮件的写作中应该使用常见的书面词而不是生硬的、陌生的词汇。当人们收到一封长篇大论的商务邮件时，因为花费的时间长加上工作的紧迫性，阅读的兴趣就会降低，相反如果收到的是一封简洁专业的邮件，便可节约彼此的时间，还可以提高工作效率。

例如：With regard to this order， we will recheck with our supplier and revert you later.（关于这票货，我们将和供应商核实，很快回复您的邮件。）

上面的例句虽然能看懂句子的意思，但是with regard to 在商务邮件中不常使用，如果用常用词regarding 代替with regard to就可以很好地表达同样的含义，并且能做到言简意赅，所以以上的例句应改为：Regarding this order， we will recheck with our supplier and revert you later.

又例如：Please make your comment for this charge so we can arrange dispatching accordingly. （请确认此费用以便我们后续安排发货。）

在上面例子中使用了make your comment这个短语，是向客户发出运费请求和确认的表达方式，但是这样的表达不简洁而且有点累赘。这时如果使用confirm 这个单词，就能让收信人较易理解且达到内容简洁明了的目的，所以以上的例句应改为较好：Please confirm this delivery charge so we can arrange dispatching accordingly.

通过以上两个例句的分析，说明在商务写作中应尽量多用简洁的语言，使传达的信息直接并且一目了然，让收信人在阅读信件的过程中能更加快捷易懂。

3. 意义表达模糊

商务邮件写作中，有时会出现一些模棱两可的词或短语，这种表达无疑会使读者产生误解。因此，商务邮件写作的用词应具体化，句型结构应清晰，从而使得内容清楚。但是有些人为了方便常用一些模糊又笼统的词语，造成商务沟通障碍。因而写邮件时应该杜绝使用意思模糊的词汇。

例如：Delivery time is 3 days.（交货期是三天。）

上面这个例句可以看出，写信人给客户报的交货期为3天，但这个3天在语义上就很模糊，因为客户可能会认为是不含节假日的3天时间。如果等到客户给出发货指示的时候写信人再去解释报的是3个工作日的话，就会造成很大的麻烦，所以如果一开始写明交货期是working days，客户就能明白3天时间这是不包含周末和节假日的，所以上面的例句应改为：Delivery time is 3 working days. （交货期是三个工作日。）

4. 词汇大而繁琐

商务英语在用词方面强调简洁而专业，当收到的邮件是词汇大而繁琐时，收件人的阅读兴趣就会降低。因此，在写邮件的时候要注意词汇的选择和使用。

例如：Taking the expensive airfreight cost into consideration， please keep this order in your good warehouse firstly.（考虑到这次海运价格太高，请将此票货暂时保存在贵司仓库。）

该例句中Take into consideration是长且繁琐的短语，在商务邮件中很少使用。如果在商务邮件中出现这样的词汇，不仅说明写信人不专业，还会让收件人产生反感，所以应该使用consider这个高频且专业的单词，也显得语句得体而大方，所以上面的例句应改为：Considering the expensive airfreight cost， please keep this order in your good warehouse firstly.

这里的词汇大指的是可以用一两个词来准确表达而无须用冗长的短语去表达意思。而词汇繁琐是指在商务英语的写作中应该用专业常见的词汇而不是一个单词有多个意思的词汇去表达句子的含义。

又例如：We always provide satisfying service for our accounts.（我们一向为客户提供满意的服务。）

商务英语中account有账目、财务、客户等意思，可能因为对词意生疏，收件人很难立刻明白含义。因此，在考虑对方理解的前提下，应该使用常见的词汇小的简洁的单词，因此以上的例句应改为：We always provide satisfying service for our customers.

在写商务电子邮件时，写信人不能只考虑自己的意思表达，还应考虑收信人的语言文化背景，尽量使用双方都能清楚明白的词汇，以免双方在用邮件交流过程中产生误解。

5. 语法、拼写错误

商务交易中要求业务做到百分百的仔细和精确，这样既可以反映个人积极的工作态度还可以体现公司良好的管理水平。在商务邮件的写作过程做到语言文字的精准，不仅可以提高个人的职业发展，还可以为公司创造更好的业绩和价值。相反，如果在商务邮件的写作中经常出现语法、拼写错误，会对个人的长期发展不利甚至影响到公司在社会上的知名度和影响力。

例如：Dear Mr.Kathrine， you ordered store were well supplied on board， here attached delivery note for your ref.（亲爱的凯瑟琳女士，您的货已经安全及时的供上船，请参考附件中船上的签单。）

一般“凯瑟琳”英文单词是Katherine，而且女士是用Mrs.订单明明是单数却用复数表达，这会让收件人费解甚至误解，因此以上的例句应改为：Dear Mrs. Katherine， you ordered store was well supplied on board， here attached delivery note for your ref.

三、 商务英语中电子邮件的写作技巧

商务电子邮件在商务贸易交流中的作用已被人们广泛的认可，所以我们更加需要知道商务英语电子邮件的写 作技巧，以此来有效、快捷的进行商 务往来，这对商务交易有至关重要的 意义。

1.简洁准确的主题

在国际贸易竞争激烈的当今社会，简洁而准确的商务交流在商务英语电子邮件的写作别重要。商务邮件的主题应该开门见山让对方知道邮件要表达的是什么，是感谢、是道歉、是询价，还是其他的目的。如果主题行没有内容，看起来就像是群发的垃圾邮件的话，接收方就会直接删除。因为收信人对邮件的第一个印象是通过主题来切入的，如果要通过看完整个邮件才能明白邮件的主要意思，这样就会浪费对方的时间。

在电子邮件中正确地使用主题很重要，因此邮件主题应尽量简短、准确、做到一目了然。

以下几个标题在商务信函中就比较容易令人接受，也很好地总结了邮件的内容。例如： “Re： quotation（询价）”“ Re：offer （报价）”“Re： order confirmation （订单确认）”“Re： updating order status （报告货物状态）”“Re： dispatching to Singapore by DHL （发货到新加坡）”，等等。

2. 使用礼貌客气的措词

礼貌用语与适当的措词不仅能体现员工自身的文化素养，还能为公司树立良好的企业形象。在商贸往来中，长期如此，能促进贸易往来并且建立良好的商务关系。

因此，在商务电子邮件中可以使用please、kindly等礼貌词汇。

例如：Please kindly find attached AWB and commercial invoice for your tracking and customs clearance.（货已发出，附件是快递面单和发票，请知悉，以便跟踪和清关使用。）

又例如：Please confirm this charge by revert so we can arrange accordingly.（请确认运费，以便安排发货。）

3.巧用被动结构

被动结构在商务邮件中经常使用，主要是因为它有三个优点：一是被动句是一种有效而委婉的表达方式，它强调了动作的顺利完成；二是避免过多的人称代词作主语，使事情的发生更加客观而非过于主观，更易于收信人接受；三是被动语态比主动语态在结构上更加经济和紧凑。

例如：If we receive your sight draft under a confirmed， irrevocable L/C， we will effect the payment.（只有收到贵司即期、不可撤销的信用证，我们才会付款。）

这个句子让收信人会产生不信任、不尊重的感觉，所以应该使用被动句，因为被动结构可以省略从句，这样可以用更少的语言达到表达同样意思的效果，在结构上还能显得更加经济紧凑，因此以上的例句应改为：Payment is to be made against sight draft under a confirmed， irrevocable L/C.（在收到贵司即期的、不可撤销的信用证的情况下，我方将会付款。）

4.多用肯定句， 少用否定句

在商务英语的写作中要从正面角度谈问题，强调那些积极的、能做到的事情，避免或减少达不到的事实，这样更容易被收信人接受。

例如：We have to deny your payment by cash.（我们不接受现金。）

这个句子的表述过于绝对，容易让对方感觉没有一点商量的余地，在交易中可能因为这个原因失去了一个潜在的客户，所以在商务英语的写作中要多采用肯定的语句、语气去表达某件事，从而让对方感到舒服和被尊重，因此以上的例句应改为We can only accept L/C payment.

修改后的句子同样表达了“我们不接受现金”这个意思，但是达到的效果却不同，这个句话强调了接受的现实， 但弱化了不接受的现实，语气上也更加委婉。

四、 结语

随着国际商务活动的不断发展，商务英语中电子邮件写作的重要性和应用性也日益突出。然而在不断追求效率的现代社会，写作者常常忽视商务英语电子邮件中应有的规范和格式，这就会造成或大或小的问题。因此，在撰写英文邮件时，适当使用一些写作技巧能够达到事半功倍的效果。

参考文献：

[1]何光明.透析商务英语电子邮件写作[J].新东方英语（大学版），2006（Z1）：1-3.

[2]黄马莉.现代商务英语会话[M].西安：世界图书出版西安有限公司，2004.

[3]李 凡，张金涛.商务英语的实际应用分析[J].小作家选刊（教学交流），2014（6）.

[4]孟建国.外贸英语函电[M].杭州：浙江大学出版社，2009.

[5]莫再树.商务英语写作[M].北京：国防工业出版社，2006.

[6]卢 念.商务英语电子邮件的写作[J].现代企业教育，2012（8）.

[7]李同芳.商务英文电子邮件写作特点及技巧[J].知识经济，2014（22）.

[8]陈朝晖.商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则[J].商场现代化，2008（33）.

邮件写作论文篇7

[关键词]SMTP RFC SASL

[中图分类号]TP[文献标识码]A[文章编号]1007-9416(2010)02-0062-03

1 邮件传输协议

在八十年代早期SMTP开始被广泛应用,当时他只是作为UUCP的补充。RFC2821(SMTP: Simple Mail Transfer Protocol)和2822(Internet消息格式,Internet Message Format)在2001年4月首次公布,在这两个标准中,整理了一些最常用的Internet邮件RFC文档,替代了以前的RFC821、822、974和1869,而RFC1869、1870、1891和1985把SMTP扩展成了ESMTP。

图1为SMTP的基本架构图:

邮件传送过程: 在邮件的传送过程中需要有三方参与其中,发送方MUA(Mail User Agent, 邮件用户) 帮助用户读写文件, 写好的文件再通过MTA(Mail Transport Agent, 邮件传送) 把邮件从一个服务器发送到另一个服务器, 然后再通过MDA(Mail Delivery Agent, 邮件投递) 把邮件发送到对方的邮箱中。

2 RFC中的SMTP认证

发件人身份冒用这个问题在垃圾邮件中非常常见,在本单位的这次邮件系统升级过程中,也出现了收件人和发件人地址一样的现象,为什么会出现发件人地址冒用问题呢?RFC中有没有关于该方面的考虑呢?

SMTP认证的相关标准来自于RFC 2222和RFC 2554两篇文档。

2.1 简单身份验证和安全层

在RFC 2222(SASL Simple Authentication and Security Layer 简单身份验证和安全层)中描述了一种给基于连接的协议(如SMTP)增加认证支持的方法,文章中并没有提到某具体的协议该如何实现,而是给出了一个一般性的指导原则,是一种为网络协议提供验证和可选安全的框架。

2.2 SMTP服务认证扩展

在RFC2554(SMTP Service Extension for Authentication SMTP服务认证扩展)中扩展了SMTP协议,其中的关键字是“认证”,而“EHLO”是该文档的标志,也可以用这个命令来探测所想连接的邮件服务器是否支持ESMTP。“AUTH”是和关键字EHLO相关联的值,AUTH EHLO是一个有空格间隔的被SASL机制支持的名字列表的参数。AUTH被用做一个可选的参数被加入MAIL FORM命令中,并把MAIL FROM命令行的的最大长度扩展到500个ANSI字符[1]。

AUTH命令显示了一种和邮件服务器间的安全认证机制。如果邮件服务器支持这种认证机制,它就会执行一个认证协议交互来认证并识别邮件用户。作为可选的情况,他也会忽略这以后协议交互的一个安全层。如果服务器并不支持所需要的认证协议,就会用504的回答来拒绝这个AUTH命令。同样在一个成功的AUTH命令后,SMTP服务器用503标识的回应来拒绝任何以后的 AUTH命令。邮件传输过程中发出的AUTH命令是不被容许的。

认证过程如下[1],S为邮件服务器,C为客户端:

S:220 SMTP.省略 ESMTP server ready

C:EHLO jgm.省略

S:250-SMTP.省略

S:250 AUTH CRAM-MD5 DIGEST-MD5

C:AUTH FOOBAR

S:504 Unrecognized AUTHentication type.

C:AUTH CRAM-MD5

S:334

PENCeUxFREJoU0NnbmhNWitOMjNGNndAZWx3b29kLmlubm9zb2Z0LmNvbT4=

C:ZnJlZCA5ZTk1YWVlMDljNDBhZjJiODRhMGMyYjNiYmFlNzg2ZQ==

S:235 Authentication successful.

上述过程可以看出,该邮件服务器采用的是CRAM-MD5和DIGEST-MD5的认证方式,客户端最终选择了CRAM-MD5与其进行通信。通过上述例子,大家注意到了,在服务器端返回信息的时候前面都有一个三位的数字,这个三位数字是服务器的响应码,而后面跟着的文字说明才是给使用者看的。

2.3 SMTP中的错误代码

看过RFC821和RFC2821原文的人都知道,在原文中协议的定义是非常简单的,这与邮件传输的初衷有很大的关系,其中对于错误代码的定义由为简介。响应码可分为五大类,由其第一个数字来划分:

“1”打头表示部分完成应答

命令被接受,但是要求的操作被中止,原因在应答码中。发送方应该再次发送另一命令指明是否继续操作,或者放弃操作。

“2”打头表示全部完成应答

要求的操作已经完成,可以开始另一个新的请求。3yz 需要近一步信息的部分完成应答命令被接受,但是要求的操作被中止,需要接收进一步的信息。发送方应该发送另一条命令指明进一步的信息。

“4”打头表示暂时未完成应答

命令未被接受,要求的操作也未执行,但是发生错误的状态是暂时的,可以再一次请求操作。发送者应该返回命令序列的开始命令(如果有的话)。很难对这个暂时的意义进行解释,特别对于两个不同的站点来说。区别应答是属于本类还是下一类的方法是:如果能够不加任何改变地重复的再一次发送命令,就是本类的,如果不是,就是下一类(5yz)的。

“5”打头表示永久未完成应答

命令未被接受,要求的操作未完成。发送对命令的重复不起作用。即使一些出错条件已经改变,但是用户已经不希望重试,而希望在未来的某个时间再进行操作。

3 邮件使用故障分析

3.1 本机问题

电子邮件无法使用是指用户在客户端即无法发送也无法接收任何电子邮件,当然除了邮件客户端的欢迎信除外,因为那是该客户端软件内含的,并没有超出个人主机数据交换范围。针对这种问题,可以分以下三个步骤来检查:

第一步,首先应该检查该客户端是否接入了互联网,检查网络配置的IP地址设置,网关设置以及DNS域名服务器设置是否正确,设置正确后是否能够访问互联网上的网站。

第二步,检查与邮件服务器的连通性,可以在Dos环境下使用ping命令,看返回结果,或者直接telnet 邮件服务器的smtp端口。

第三步,检查个人设置,如果是使用第三方客户端软件来实现邮件的交换,那么就需要检查一下客户端的设置,一般设置中“邮件服务器设置”中可以填写邮件服务器的域名也可以直接填写邮件服务器的IP地址。直接填写邮件服务器IP地址的优点是,可以减少DNS解析这一环节,故障点可以有效的减少一个。缺点是IP地址不好记忆,而且如果服务器地址变更,将会直接影响到邮件的正常工作。

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如果以上三点都正常,那么就可以与邮件管理员进行联系,让他检查是否是你的邮件账户出现了问题。

3.2 常见故障

3.2.1 接收方邮件帐号有误

因为电子邮件地址多为字母和数字的组合,再输入收件人地址的时候很容易发生错误,这类错误发生后会有一封如图所示的退信,退信信息已经写的非常清楚了。如果确认收信人没有写错的话,那么就要用别的联系方式请该收信人与其邮件系统管理员联系,排除故障。

3.2.2 容量限制

“容量限制”中含有两个意思,一个是个人邮箱的总容量限制,一个是接受和发送附件的容量限制。每个电子邮箱都会有自己的容量限制,如果到达了容量上限,那么收信就会受到影响,相应的也会收到一封邮件系统寄来的退信,如下图所示,红线所示语句说明对方邮箱已满。

附件的容量问题比较复杂,附件过大一般都会造成发送不顺利。有的邮件系统明确规定了附件大小的上限,有的则没有限制。在没有限制附件上限的情况下,尽量也应避免发送大附件邮件,在目前的网络传送协议中,很容易因为附件接收时长问题造成邮件传送失败。

3.2.3 病毒问题

如果最近一段时间,你所处的局域网里病毒泛滥,那么也有可能引起邮件发送问题,一般同一个局域网只有一个出口,也就是说只用一个公网IP作为互联网接入点,那么如果所处局域网里有一台主机由于中病毒或木马,滥发邮件,那么就会造成被其他邮件服务器主动式防御或被其服务器管理员的对该公网IP封杀,造成邮件发送故障。

4 有关电子邮件使用的几点建议与应对策略

根据多年来的邮件维护经验,给出以下几点邮件使用建议:

4.1 不要使用工作邮箱进行非工作的注册活动,不要将你的邮件地址到可被公众所访问的资源中

电子邮件被普遍地使用,在许多注册活动中的表格中都会有一栏,要求你填入电子邮件地址。很多公司会把这些电子邮件地址输入数据库并且进行追踪,来了解客户的喜好。有时候这些邮件列表会被卖给其他公司,或者与其他公司共享, 忽然间你就开始收到从来没有要求过的广告邮件了。

如果在需要填入电子邮件地址时,可以预先申请一个免费邮箱进行日常生活中的邮件处理,工作邮箱只作为工作之间的邮件活动专用。请注意,在日常邮箱和工作邮箱之间尽量不要建立任何邮件联系,包括邮件地址簿记录和往来信件管理。

4.省略 就是一个易于被利用的地址, 可以试一下。而且如果你确实需要在某些场合公布你的电子邮件地址时, 可以将其作为一个图片文件而不要简单的作为一个链接,这样做可能有点麻烦,但是会为你以后在解决垃圾邮件节省大量的时间。而且,图片一旦制作好就可以长期使用。

4.3 公私邮箱不混用

工作邮箱是在单位中分配给员工的邮箱,通常以员工姓名作为账户名,后跟公司域名。这种邮箱应用于正常工作的开展,不要应用于其他网络服务,这样可以避免病毒或者木马程序对正常工作的影响,一定程度上保证了单位局域网的安全。

其他生活方面的网络服务可以使用公网电子邮件地址,不过请注意不要在生活和工作邮件之间建立任何联系,包括地址本或者互相收发邮件等,这样才能最大程度的保证工作邮件的安全。

4.4 不要回复垃圾邮件

多数垃圾制造者们收集记录回复的邮件信息,通过这些信息对他的邮件列表进行过滤,往往回复邮件的邮件地址是正在使用的有效邮件地址。

4.5 适度的使用邮件网关

多数邮件系统都具备相应的邮件网关,在个人邮箱界面中有相关设置,可以根据实际情况对来信加以过滤,建议邮件管理员打开智能过滤等相关过滤功能,可以大大的降低垃圾邮件的成功投递率。

4.6 系统加强

及时更新计算机的操作系统补丁。很多邮件中含有的病毒、木马能够利用IE 和Outlook 的漏洞自动执行,所以计算机用户需要升级IE 和Outlook 程序。―近来,计算机上第三方软件漏洞逐渐成为病毒、木马传播的新途径,而用户在及时更新操作系统补丁时却常常会疏忽升级这些第三方应用程序,给电子邮件中病毒、木马的传播执行提供了机会,所以用户应关注这些应用程序的安全补丁情况,并及时进行升级。

5 结语

其实邮件系统本身非常简单,但是一旦融入到互联网的中就无端增加了很多故障点,本文从基础协议出发,阐述了邮件传输相关协议的主要内容,结合实际使用情况列出了邮件使用中的常见现象和故障原因,给出了实用的电子邮件使用建议,从理论基础到实用角度全方位的解读了电子邮件的原理和应用。关于电子邮件的使用还有很多内容值得研究,这需要大家与其接触中积极思考,积累经验。对于邮件系统维护人员,面对的基本上都是成熟的邮件系统,在日常维护过程中,做好服务是关键的,很多问题基本上都是由于用户不熟悉邮件使用方法造成的,所以最好准备好一份简单明了的《电子邮箱使用方法》,在里面用抓屏的方法将使用和设置一步一步详细阐述,有了这样一份说明基本上大多数用户都能够自己解决好邮件问题。

[参考文献]

[1] (美)科齐勒克[著],陈鸣,贾永兴,宋丽华.TCP/IP指南(卷2) :应用层协议(The TCP/IP Guide A Comprehensive,Illustrated Internet Protocols Reference)人民邮电出版社,2008,6.

[2] 杨延双.张建标.王全民.TCP/IP协议分析及应用.机械工业出版社,2007,2.

邮件写作论文篇8

【关键词】：信息技术 教学 反思

在农村学校信息技术教学中，由于经济条件相对滞后，信息技术教师缺乏，因此，信息技术教学过程中存在三个突出的问题，成为信息技术教学过程中的障碍。对教学效率与教学进度产生很大的影响。因此，本人在这方面经常反思，探求解决这三个问题的措施与对策。现对这三个问题的成因与措施剖析如下。愿与同行交流，还望提出更宝贵意见。

一．教学中的三个突出问题

1.学生把信息课当做娱乐课，随意，松散。

2.教学设备少，教学任务多，教学目标难。

3.学生对信息技术知识的接受能力，相差悬殊。

二．三个问题的突出表现。

1．学生把信息技术课当做娱乐课，休闲课，不够重视，好不好没有关系。因此就比较随意松散，注意不集中。有的上信息课带着其他科目的作业本进机房，有的看课外书，还有的上信息课只想着玩游戏、上网等等。这些肯定影响教学效果。

2．信息技术的教材内容是按一人一机设置，而且是按经济条件比较好地区，按城市水平设置的。全期教学任务十六课时，但我们学校受设备的限制，只有22台机器能正常使用。学生只能2人一机或3人一机，加上有些难度较大的课程，一节课的内容一课时完成不了。教师如果按部就班进行教学，至少要32课时以上才能完成全期的教学任务。而实际授课只能按18课时计算，有14节的时间缺口。按时完成教学任务的难度很大。

3．每个学生接受信息技术知识的差异会很大。如有的学生在这方面天赋好，接受能力强，学习知识快，有的还因家庭条件好，自己家里有电脑，或利用社会网吧，使用电脑已有很长阅历了，学习信息技术知识就会很快。教师一示范，他们马上心领神会，迅速掌握并能实际操作。有的学生不用教师示范，理论知识稍作提示他就能上手操作。而有的学生因接触电脑的机会很少，接受电脑学习比较迟，掌握信息技术知识就会慢一些，有的在这方面相对天赋差一些，掌

握信息技术就会更慢一些。相差很是悬殊。

三．措施与对策

针对信息技术教学中的三个突出问题，在教学中通过不断思考与实践，初步形成一套方法与对策。

1．在教学中学生把信息课当娱乐课，随意松散问题，学生注意力不集中。如教师讲绘画技巧，而有的学生可能想到上网去，教师讲网络搜索引擎，而有的学生可能和旁边同学闲聊去了，这不光自己未学会当堂课的内容，还干扰影响他人的学习。这部分学生学习效率可能是正常学生效率的二分之一还不到。对于这个问题，我是从这样两个方面着手的。

一方面，规范课堂纪律，养成良好的学习习惯。提出明确的学习信息技术课的要求；无论是理论课，还是实践课，都要强调两点：①是专注。②是静。并坚持训练。要求上课铃一响，学生应立即进教室坐好，安静。集中注意，等待教师上课。严禁上课嬉笑喧闹不做与上课内容无关的事，听课集中精力。实践课要专注不分心，保持机房安静。提问要举手，待老师走近，再轻声交流。同学间的商量，要轻声，不讨论与上课无关的事，这些要长期训练坚持。我最不提倡茶馆式教学方法，课堂效率比较低，不利于独立思考与独立学习能力的培养。要实施的话也应规定时间，切勿整堂课都是。一个好的学习习惯，是要1-2周或者三周以上反复训练，这就需要每个任课教师，每科都进行统一一致的训练。特别要训练学生的自控力。这是提高学习效率的一个主要方面。（更可利用电子教师的特殊功能，在学生电脑上用文字信息警示，会显神秘，甚至限制其教学内容以外的程序。） 另一方面，教材的教学案例设计得贴近学生生活，特别是使用那些学生很感兴趣的事例上，激发学生的兴趣。因为兴趣是最好的老师，也最能稳定学生的注意力，最能提高学生学习的内驱力。如在教六年级学生学习建立电子邮箱，收发电子邮件知识时。

首先激发学生的好奇心，如提问1：“同学们现在与朋友，亲戚，或在外打工的父母联系，除打电话写信外，还有那些你知道的联系方式？”学生讨论：“手机短信，电子邮件，QQ，博客⋯⋯”他们都非常便捷实用。提问2：“你现在有自己的邮箱吗？想建立自己的电子邮箱吗？”建立电子邮箱，学生都知道是一个非常实用的通讯手段，然后导入到电子邮件建立过程，其次，有了邮箱要学会收发邮件。先教师示范：申请邮箱，写邮件，发邮件。然后请每一个同学建立自己的电子邮箱，写一个邮件发到老师邮箱。例如：

老师：您好！我已学会建邮箱，发邮箱了，我的邮箱是：XXX@163.com. 请常联系

您的学生：XXX

2010年X月X日

为了便于管理， 我会为每个六年级班，建立一个属于他们自己班的邮箱。如：

ZXX111@163.com. 这就是六年级111班的邮箱。我接受学生发来的邮件后，便立即给予回复：

XX同学:您好！你的邮件老师已收到，祝贺你有了自己专用的邮箱，请常联系。

周老师

2010年X月X日

收到学生电子邮件后，我会分批公布名单，并让学生查收老师回复的邮件。学生收到老师的邮件后，都特别兴奋，这样一发一收，学生在实践中就掌握了电子邮件的建立与收发，他也会再次跟老师或同学发送邮件，进行交流。这样就达到了这课的实际目的。偶尔，没学会建邮箱的学生，会着急，即时向同学与老师请教，希望能及早收到老师的回复邮件，体验收发邮件的乐趣。

还有我总是喜欢使用考试这一策略。将信息技术均列入考试考核内容。而且考试的结果，我要求到服务器中的指定位置评阅试卷。这样不光学会在屏幕上完成作业，还要学会建立自己的文件夹，学会命名文件名。保存和打开文件，这些都是一些很实用的知识。学生只有这些知识都掌握后，才能让老师看到他的作业或试卷。

2．针对教学任务多，机器少，教学任务很难完成问题。我的解决方法是：①教师认真吃透教材，抓住每课内容的关键知识点，选择实用性强的技术讲；或几节课内容中相关的内容，放在一节课讲，这样浓缩教材，互相渗透。②再就是相互协作学习，一机上二人或三人做同一个作业，由一人作其余学生协作。③实用价值不高或者已淘汰的内容少讲或不讲，触类盘的内容放在一起讲，这样就提高了课堂效率。

3．针对学生接受信息技术知识水平相差悬殊问题，我的思路是：辅差培优。对于接受能力强的学生，给他布置一些实用的内容，让其自学或先学一步，让他学得更充实，培养其自学能力，甚至选他当老师的小助手，帮助其他同学。再就是，教师要多指导那些学得慢一点的学生，这样解决吃不饱与吃不了学生的需要。对特别学得慢的学生，不要求其掌握知识的全部，只要求他们掌握基础的知识就行了。如普通学生写了一段演示文稿，学困生他完成了一段，我也进行表扬，以激发他的学习积极性。

邮件写作论文篇9

“我在东四邮局工作了24年，刚来邮局的时候，才十几岁。”程文森曾是东四邮局的老局长兼党支部书记，如今已退休多年。他指着马路对面的一排商铺说：“那时候，邮局在那里。”

东四邮局的历史，要上溯到上个世纪初，它始建于1909年，原名东四牌楼邮局，是北京邮政最早的支局之一。

2008年11月，国务院副总理张德江在相关材料上批示：“北京东四邮电局视用户是亲人，五十年亲情服务令人感动，也令人钦佩。建议交通运输部在全系统宣传学习北京东四邮电局的服务精神。”

这距离东四邮局创立已近百年。

在程文森的记忆中，东四牌楼“大市街”，相邻路口的牌楼上写着“履仁”、“行义”字样。100年以来，从清政府、北洋军阀、国民政府到新中国，这座邮局站立在北京城中心，静观风云变幻。

坚守与创新

东四邮局二楼，有一间荣誉室。党支部书记张钰说，东四邮局搬过很多次家，荣誉室走到哪里带到哪里，“这些都是东四邮局最重要的历史资料，是这里的魂。”

程文森介绍说，辛亥革命后，东四邮局归民国管。北平解放后，仍有很多邮局的老人留在这里。他指着荣誉室墙上的几幅黑白照片说：“那时候邮局里的衙门作风还是很严重的。”

他举了个例子。当时邮局在很多业务上有非常严格的要求，比如业务员不能帮老百姓代填单据。

“这个规定19世纪末就有了，但是解放初遇到了新问题。”程文森说，当时北京外来者很多，相当一部分来自农村，文化水平不高，有的根本不识字，填不了单据。

东四邮局为此开展了“为谁服务为谁劳动”的讨论。“大家都觉得这些规定不是很合理，干脆就打破它。”程文森说，后来，连在邮局工作时间最长的一位老先生也主动走出柜台，帮顾客填写单据。

“这件事情现在看来很平常，对于那个年月的人来说，是很大的突破，我们已经意识到，作为窗口行业，我们也代表了政府的形象。”程文森说。

当时北京市另外一家以服务好闻名的是天桥百货商场。东四邮局就多次组织大家去天桥百货商场学习，借鉴服务经验。几次主动延长营业时间，创新不少。

1958年6月2日，《人民日报》以“大开方便之门”为题发表社论，号召全国的服务行业向东四邮局学习。

“”后，80年代初，赵文华调到了东四邮局，当了一名长话营业员。她熟记所有省市的区号，长话接通率达70％，高出全市平均接通率40个百分点。她甜美的嗓音和熟练的业务，给周围的老百姓留下了深刻的印象。

“那些年，我们出去都很自豪，因为东四邮局相当于北京邮政行业的高等学府。”东四邮局局长徐崇兰说。

东四邮局有很多好传统是从50多年前沿用至今的，比如放在每个业务窗口的“用户需求登记本。”

1958年3月的一天，北京大学的一位学生来东四局买杂志没有买到，当时的营业员沈秀敏就把他的地址记在纸上，打算买到杂志后寄给他。

“从那时起，我们就把当时无法满足的用户需求都登记下来，设法解决。”张钰说。

一副针线、一张桌子、一句话

走进东四邮局，匆忙的人们可能会忽略很多小细节：邮政营业厅、金融厅，铺设了盲道；服务台有个志愿服务便民箱，塞满了盲文字典、放大镜、交通图、电码本、小型缝纫机、纸巾、方便雨衣、应急小药箱等便民工具；窗口书写部位有透明胶垫，配有验钞机；书写台上不同度数的花镜依次排列在一边；服务台有便民小推车，糨糊桌上有用来擦手的湿毛巾；包裹台的针线盒上，针鼻里永远都穿好了线。

东四邮局的老用户、北京人民艺术剧院道具专家丁里老先生曾经总结东四邮局的“三个一”：一副针线、一张桌子，―句话。

“上个世纪90年代，‘顾客就是上帝’的口号在全国服务行业盛行，当时局里也曾经要求员工把用户当‘上帝’。但大家还是很模糊，不知道怎样服务‘上帝’才能满意。”徐崇兰说。

她回忆，后来大家讨论，把顾客当上帝，不如把用户当亲人。1999年东四邮局进行180国际质量体系认证，把“用户是亲人”作为核心内容写进了质量方针。

服务创新也一直是东四邮局的一张“王牌”。

张钰介绍说：“邮政服务没有什么惊天动地的，高科技含量的更是没有。我们的特点是工作比较细致，比较扎实，也创新了不少特色服务项目。”

她介绍说，比如报刊零售台，一些老用户希望把报刊订在邮局，定期来取，邮局就提前把这些报纸杂志留好，到时间再提醒他们取走；又比如邮政储蓄，有特殊用户登记本，有的老同志希望每月的养老金里有一些是零钱，花着方便，就把需求写上，我们会给他换好零钱。

近几年，东四邮局还数次修订服务礼仪规范、管理规范等制度，代代相传，不断充实新的内容。

身边离不开的“百年老友”

当各种通讯工具、各种信号和电波充斥在人们四周，写信似乎已被抛入回忆。对于邮政这个传统行业来讲，挑战就在眼前。邮局已经公司化，经济效益压力不小。

“我们经常帮助用户策划纪念、庆典活动。我们有一个专门的营销团队，为企业制作一些个性化邮票，把企业形象跟邮政的产品能有机结合起来，达到互利双赢。”

“另外，现在用户也需要拓宽市场，很多报刊都有固定的客户群。我们邮局也有自己的客户资料数据库。我们可以更大范围地拓宽报刊的影响范围，让客户更多了解。我们还有鲜花礼仪、机票、门票代卖、水费代缴的服务。”

但是徐崇兰依然强调：“邮政的立足之本还是服务，通过服务创造效益。”

对邮政行业未来的发展，东区邮电局党委书记顾燕觉得，邮政函件还是最本质的业务。“美国的邮政行业也是以函件为主，但大量是账单。即使邮政行业的业务内容在变化，但以函件为主是不会变的，信件在很多领域是不可替代的凭证。”

她说，东四邮局还拓展了商业信函的业务，商业信函有点像广告，每个企业都有自己的客户群，邮政的优点是成本低廉、针对性更强。

顾燕说，邮政服务履行着普遍服务的政府职能，邮政的服务网在大城市优势不明显，在农村和城乡结合部的支局，传统业务还是很繁忙的。“另外，随着邮政储蓄的发展，把金融服务网点延伸至很多偏僻地区，也大大方便了老百姓。”

“我们东区邮电局管着东城和朝阳两个区的邮政网点，专门有一个检查队伍，他们要定期对我们的邮政网点进行检查，我们还聘请了一批社会监督员，都是一些关注邮政行业的老用户，他们经常给我们提一些服务上的建议。”

邮件写作论文篇10

1.带序列号的报到登记表打印件(使用个人账号登录教育组网上报到登记系统后，一个月后可以打印报到登记表)，在打印出的登记表下方空白处注明结业日期和回国日期，同时在右上方贴照片一张；

2.护照身份页和留学英国签证页复印件(留学期间如果更换过护照或申请过签证延期，请在提交材料时加以说明)；

3.就读学校出具的完成学业证明信原件(需要注明学习起止日期、就读院(系)和专业，是否成功获得学位)；

4.学位证书复印件(攻读硕士学位者，在尚未得到学位证书前，如要办理留学回国证明，须由就读学校出具考试已通过、提交了论文且论文已通过的证明信原件)；

5.学习成绩单复印件(可不包含论文成绩;访问学者、科研工作者、研究型硕士以及博士生无需提供此材料)；

6.凡在英国取得学士学位后，继续攻读硕士及以上学位的学生，在办理留学回国证明时，需提供前一学位证书的复印件；

7.回国机票或电子机票复印件(要能够清楚显示回国日期)或学业结束后回国时护照入境盖章页复印件(在入境章处划上“*”号，以明确标识入境地点和入境时间)；如果本科毕业后继续攻读硕士学位，在办理本科留学证明时，如有机票复印件可提供，若没有可提供硕士录取通知书以代替机票；

8.有个别学生提交虚假材料，为了保证留学证明办理无误，请申请人填写授权信“AuthorisedSignaturebyApplicants”，我们将持申请人的授权信到学校核查学习情况。

9.在提交的材料中附上一个回邮信封，最好用中号(A4纸的一半),写好回邮地址(英国当地和中国国内地址均可)。寄往中国的信件地址要用中文，写上邮编，开头写“To:ThePeople'sRepublicofChina”，贴1.35英镑的邮票;寄往英国本地的请注意根据信封大小贴好邮资。重要提示：因教育组离邮局路程较远，加上教育组人手少，不可能安排人员去邮局寄信。请向教育组提供普通平信回邮信封，不要使用①RoyalMailSpecialDelivery,②DHL,③TNT，④RecordedDelivery，否则将会耽误你的收信时间。

备注：上述所需材料中第3、第4、第5项内容也可在学校开具的一封原件证明信一起说明。

访问进修或科研工作者

1.带序列号的报到登记表打印件(使用个人账号登录教育组网上报到登记系统后，可以打印报到登记表)，并在打印出的登记表下方空白处注明结业日期和回国日期，同时在右上方贴照片一张；

2.护照身份页和留学英国签证页复印件(留学期间如果更换过护照或申请过签证延期，请在提交材料时加以说明);

3.访问学者和科研工作者，需提供进修或科研工作单位出具的进修或科研工作证明信原件(需注明学习或研究起止日期和单位以及学习或研究内容)；

4.回国机票复印件(要能够清楚显示回国日期)、电子机票确认件或学业结束后回国时护照入境盖章页复印件(在入境章处划上“*”号，以明确标识入境地点和入境时间)；

5.信封需用中号(A4纸的一半)信封,并写好收信地址(英国当地和中国国内地址均可)。寄往中国的信件地址要用中文，写上邮编，开头写“To:ThePeople'sRepublicofChina”，贴1.35英镑的邮票;寄往英国本地的请注意根据信封大小使用普通或大号信封邮资(FirstLarge或SecondLarge)。

重要提示：因教育组离邮局路程较远，加上教育组人手少，不可能安排人员去邮局寄信。因此，建议你向教育组提供普通平信回邮信封，不要使用①RoyalMailSpecialDelivery,②DHL,③TNT，④RecordedDelivery，否则将会耽误你的收信时间。

关于英国留学回国证明的温馨提示：

1.办理《留学回国人员证明》的有关材料必须齐全，材料不齐全者请勿邮寄。

2.提交的材料一律不退还。若您想保留其中的证明信原件，请再提交一份该证明信的复印件，同时做一特殊说明，要求教育组在邮寄回国证明时将证明信原件一并寄回。

3.为加快办理回国证明，建议大家使用材料核对清单(使用此清单可优先办理)。

4.管片老师在收到材料后，将在20个工作日内对材料进行审核，申请人可以在自己注册信息中查询审核情况，如审核通过说明留学证明已寄出。如果20个工作日后，个人注册信息还是未审核状态，可以进入个人信息中查明不合格原因。若20个工作日后个人信息还是未审核状态，且没有注明不合格原因，说明教育组没有收到材料，请重新补寄材料。

5.教育组不受理电话和电子邮件查询。查询《留学回国人员证明》办理情况和信件收到与否，请直接登录报到登记系统进行跟踪查询。

6.收到《留学回国人员证明》后请仔细检查其中内容，如发现有误，请将回国证明连同情况说明和相应材料寄回曼城教育组，同时附上回邮信封。《回国证明》中毕(结)业证书的名称及号码不要填写。

7.在英留学期间已在教育处报到登记的同学，毕业回国后仍可以通过邮寄办理《留学回国人员证明》，也可以委托在英国的同学或亲戚朋友办理。

8.如留学回国证明丢失，2个月后可以补办。补办时需要提交带有序列号的报到登记页复印件、丢失补办说明和回邮信封(贴足邮票)。