oa系统十篇

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为了进一步加强机关规范化、信息化管理，加快我县电子政务建设及应用推广，全面提升政府运转效能和服务水平，根据《关于推进国家电子政务网络建设的意见》（中办发〔2006〕18号）和《国家电子政务总体框架》（国信〔2006〕2号）精神。经县政府研究，决定从2008年8月20日开始在全县试运行电子政务OA办公系统，9月21日将全面正式运行。现将有关事项通知如下：

一、规范操作政府OA办公系统

（一）OA办公系统用户指县委、人大、政府、政协、各部门、各乡镇工作人员。用户帐号获得方法：由电子政务中心统一发放帐号（用户名）及密码，为保证系统安全，已获得办公自动化帐号的用户应及时更改用户原始密码并注意保管，不得随意泄漏给无关人员。禁止把本人账号借给其他人使用，严禁OA用户擅自修改个人IP地址，如有违反，将取消其使用资格，造成泄密的，按不同密级追究相应责任。

（二）OA办公系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息、及时处理公文，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。办公自动化用户离职前，必须向政府电子政务中心申请办理办公自动化帐户注销手续。

（三）各乡镇、各单位在上班期间必须使电子政务OA办公平台保持在开启使用状态，并确保一天至少4次（上下班时间各1次）浏览页面内容，及时接收有关文件及会议通知，其他时间急件急办。工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

（四）试运行期内，除密级公文外，所有文件的收发办理，一律进入OA办公系统进行运转和操作，纸质文件和电子公文并行流转；正式使用期，所有上行、下行文件均以电子公文流转，原则上不再受理纸质发文的审核与签发。

（五）办公设备出现故障，要立即停止使用，及时报修或更换，保证设备处于良好备用状态。

（六）每位工作人员要熟练掌握系统使用功能和操作方法，确保网上办公顺利开展，推进办公自动化进程。

二、推行政府OA办公系统工作计划安排

（一）首批列入的单位有：县政府各组成部门、各直属机构，15个乡镇，城南工业区，沫河口工业区，城司，建司，沱湖省级自然保护区管理处（具体名单附后）。

（二）试运行时间和正式使用时间:OA办公系统自2008年8月20日至9月20日为试运行期，期间采取纸质与电子并行方式。2008年9月21日起正式使用**县电子政务OA办公系统，无特殊情况，不再接收纸质文件。

（三）条件成熟后，在全县党委机关、企事业单位范围内使用；在全县各村委会建立信息收集和点，通过专线或拨号方式与本镇内网相连，初步建立起县、镇（乡）、村三级信息网络。

三、推行政府OA办公系统相关要求

（一）各乡镇、各部门要高度重视推行电子政务OA办公系统工作，要将电子政务OA办公系统建设和管理工作列入重要日程，严格实行主要领导负责制。各乡镇、各部门主要领导要亲自抓、负总责，必须明确一名副职主抓，并指定具有高度责任感的专职人员负责日常电子公文的收发管理工作。

（二）凡至今仍未办理电子政务OA办公自动化系统签约接入的部门，要克服一切困难，在2008年8月20日前全部接入系统、接通网络。

（三）首批使用OA办公系统的单位务必在8月20日前提供一份清晰、完整的印章模式报送到县政府办公室总值班室，由县政府办公室汇总到县电信公司统一制作、颁发电子印章。各乡镇、各单位不得擅自制作使用。对电子印章的管理等同实物印章。

（四）在2008年8月20日至9月20日试运行期，各乡镇、各部门必须调试好设备，组织好人员，确保OA系统顺利运行。已经培训的，要加强学习，本部门业务骨干要力求熟练掌握；凡新接入、未经培训的，要主动与县电子政务中心和电信部门联系，要尽快学习熟悉，尽早掌握使用。

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[关键词] OA系统；国有企业；应用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 062

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0124- 02

1 OA系统及其功能

OA（办公自动化）系统主要是基于数据库、E-mail、远程通讯和Internet技术来实现国企内部业务的信息流转、信息资源交流以及信息共享，快速地收发各种公文资料，接收上级机关文件，组织协调OA系统中的不同信息，让国企管理者和普通职工能够及时准确地获取相关信息。OA系统在国企管理工作中的实际功能主要有下面几方面：

（1）构建企业内部通信平台。为确保企业内部职工信息交流的及时快捷，OA系统提供了企业内部电子邮件系统。

（2）构建企业内部信息平台。建立一套电子公告类的信息平台，让企业管理者和广大职工能够第一时间掌握企业的发展动态。

（3）实现办公信息数据化、电子化。OA系统的应用转变了传统的纸质办公模式，企业的公文流转、报表传递、通知通告都采用了电子起草、传阅、审批的方式[1]，最终汇入电子档案库管理。

（4）实现流程管理标准化。主要用于日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。

2 OA系统在国企中的应用

（1）公文管理。国有企业在OA系统工作流中实施公文起草、流转、编辑、签发以及登记等操作，有效地实现了公文管理工作的自动化；收文与发文管理能够协同运作，促使公文档案一体化管理模式的形成。

（2）流程管理。利用OA系统来进行流程设置、表单维护、流程维护以及角色管理来实现企业日常工作过程中的电子化审批处理。

（3）整合管理。OA系统中的财务、人力资源、工作流以及知识文档模块的有机结合，提供了出差、借款到报销、费用合计的一体化解决方案。应用OA系统能够快速进行电子邮件收发以及个人信息修改，提供了个人事务安排以及出差授权等实际功能。

（4）档案管理。对文件档案进行登记、打印、统计、归档以及借阅登记等操作。档案管理功能通常是企业档案工作者所使用，其他职工一般使用其检索查阅功能。

（5）信息。建立企业内部信息平台，通过该平台，将企业办公管理、经营活动、企业文化、市场动态等信息及时传达企业的员工，实现企业信息统一化管理。

3 OA系统的管理优势

对国企高层管理人员来说，OA系统的应用能够使其更加快捷地获取企业在实际管理运营中的各类记录信息，通过过这些记录信息以及相关反馈信息进行分析，能够为高层管理人员决策提供更加准确可靠的依据。OA系统属于企业除实际生产经营管理工作之外的信息管理平台，在OA系统中集成了企业日常管理工作的详细信息，这些信息也是国有企业内部管理的真实记录，能够帮助企业管理者对过去的经营管理工作进行分析和总结，从而不断提升企业管理水平。对国企中层管理人员来说，OA系统属于完整全面的信息管理系统，它可以帮助中层管理人员更清晰地掌握企业基层职工的工作情况，在日常的办公过程中第一时间掌握具体业务的执行进度等，另外还能够在有需求时作出信息等动作，确保信息快速准确地下达。通过对OA系统中办公与业务等不同环节的监管与分析，企业中层管理人员能够获取到真实准确的记录数据，进而从中归纳出对管理工作有价值的信息，更好地掌控工作进度，监督执行效果，极大地减少发生风险的可能性，增强管理水平，优化管理结果。

4 OA系统的发展方向

第一是门户导向，未来的OA系统更偏向于人性化，注重易用性、开放性、沟通与协作的快捷性，注重信息来源的整合，注重可扩展管理支撑平台框架的建设，让“系统找人”的理念代替过去“人找系统”的情况；第二是业务导向，未来的OA系统强化了和业务之间的联系，基于企业战略的基础上，利用类似“门户”的技术对企业业务进行整合，让ERP、CRM等系统内部的数据通过门户体现在管理支撑系统之内，让业务流程和管理流程实现有机融合；第三是知识驱动，将知识管理作为核心理念，构建知识和角色相互联系的通道，让合适的角色在合理的场景空间内获得相关知识，最大限度地发掘出人的潜能，从而让企业内部的数据与信息真正成为一种引导人的有效工具[2]。

总之，OA系统在国企中的应用，能够让企业公文、企业新闻、企业生产报表、管理规章制度等内容直接体现其中，在很大程度上提升了办公效率，降低了办公经费。OA系统在国有企业中的应用还有助于信息的交流与共享，为国有企业的持续健康发展建立了一个高效的信息平台。

主要参考文献

[1] 傅杰华.办公OA系统在企业管理中的实践与探索[J].电子技术与软件

工程，2014（2）：58.

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关键词：OA；信息系统；措施

Abstract: With the speed overflight of social development, the advancement of technology, including the application of computer technology in people's lives (each line one industry) are quite extensive, OA (office automation) system in the people's work occupies an increasing proportion oftraditional information security technologies is difficult to meet the office automation system module development. In this paper, mainly combined with the author many years of working practices, Analysis of the measures of OA information systems and related issues.

Keywords: OA; information systems; measures.

中图分类号：G201文献标识码：A 文章编号：

1建企业应用方案的OA系统集成解决方案

根据多年的OA系统的使用和实施的经验，真正在企业中高效运作的OA，只是一种办公流程的电子模拟，其他功能不仅累赘，还增加了维护的复杂度，在实施上造成边界模糊，在使用上造成功能混乱。由此，我们总结了一系列的方案，使得系统具有强健性，灵活性。能够满足各种变化的业务需求。

1．1工作流系统为OA系统的核心

各种业务处理都需要经过规范的流转处理过程。智能化的工作流程技术正是处理流转自动化的最佳选择。所谓工作流程，不单只是能把文档从一个网点或一个用户流往另一个网点或另一个用户，更重要是需要考虑流程的跟踪、监控与催办能力，并能与其它应用系统良好结合。企业中人员的变动、体制的改革等都会经常发生，工作流程技术能对变动作出及时的响应。工作流程的管理集中体现在对流程的跟踪、监控、统计、催办以及响应性上。这个具备灵活性Workflow是参照WFMC(国际标准化工作流组织)所提供的工作流模型，完全按照MSDNA基于组件的多层结构技术要求进行设计开发的一个基于WEB的工作流系统。

其中核心的工作流引擎以组件形式封装，与数据库和用户界面分开，便于系统维护和与企业内部其他系统的接口。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成，在内部核心处理中，采用了缓存和多线程等技术来提高系统性能。

1．2工作流系统结构

首先是用户界面：采用HTML和DHTML技术，用户通过IE浏览器以WEB形式进行操作。其次是商业逻辑层：包括工作流引擎和用户具体应用中间件。工作流引擎又由接口和内部核心处理两部分组成，内部核心处理调用ADO、CDO等Mi-crosoft的系统组件，与数据库和Email等系统资源相互联系。再次是数据服务层：包括工作流定义数据库，工作流实例数据库和用户应用数据库。整个系统可运行在UNICODE环境下，提供对多语言的完好支持(如可同时输人和显示中、英、日等语言)，在现有DLFlo工作流平台上：对表现层(用户操作界面)按用户需求制作；增加应用中间件(即用户具体应用的商业逻辑中间件，其中调用工作流引擎所提供的接口，与工作流引擎相互关连)，即能够构筑一个完整的工作流系统，满足用户的实际应用需求。

1.3用户组织结构、权限管理接口

可以按功能需求建立多种类型的组织结构。同一个用户可以同时出现在不同的组织结构中，在用户接口中，提供对流程、实例、用户数据等列表的方法，这样，在用户界面中，所列出的内容，即是该用户权限范围内所能读、处理、跟踪或删除的数据。

2 Intranet虚拟企业的建立和完善

Intranet虚拟企业就是使企业内部的人员进行协作，而不管他们的物理位置在什么地方的工作方式。在这种方式中，人们可利用Internet或Intranet，通过共享信息资源及实时交互通信来进行工作。超越时空的信息网络空间可完全支持这种工作方式。完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理。为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。办公自动化的发展实际上取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。展望未来，全世界都将进入可持续发展的时期，由此引发了国家政府企事业单位和个人对于各自办公活动的更高的要求。如更全面更准确的管理活动；更周到更详细的服务活动；更加正确更加远见卓识的决策。

科学技术突飞猛进的发展造就了更高性能的办公设备和全球无处不在的有线无线电信网络。在社会实践中不断完善的办公理论将更本质更准确的描述办公活动。

Intranet在中国的发展虽然迅速，但仍属刚刚起步，与发达国家相比仍有较大差距。国内面向公众服务的ISP多集中在大中城市，网络覆盖面受到限制，而水利行业的特点是广大水利工作者都在中小城镇，甚至穷乡避壤，短期内根本不可能享受到Intemet服务。另外，有的地方即使有ISP，面对其高昂的费用、繁琐的人网和缴费手续、不良的服务质量，全行业贫困的水利工作者，特别是处于基层的广大地质勘测人员，也只能是望而却步。在这种情况下。能否实现远距离信息传输呢?通过实践回答是：在安装了FAX／MODEM的计算机上应用必要的通讯软件，可以进行远距离信息传输，而且可以傲到传输速度快、操作方法简便。

3加强内、外网网络建设的的安全性

3．1加强对外安全防护

由于办公自动化网络系统要与各个部门及区域实现相互通信和连接、与其它单位、地方政府等进行广域网的联接，发送和接收电子邮件，还要通过Intranet等信息网获取信息及信息，因此，通信安全和数据安全是办公自动化网络系统安全措施的主要内容。安全管理是网络管理的关键内容，需要在不同的层次上实现。办公自动化网络系统在建设中要保证内部办公网和互联网的物理隔离，在公用信息平台的核心建设中严格采取内、外网两套网络设备、两套网络布线系统的方案，严格控制接入Intranet等外部信息网：通过路由器建立其对外防护体系，在内网的人口和外网的出口都采用防火墙等设备，以此来保证网络的安全运行。

同时必须把管好外网的出口和人口做为信息安全的重点。

3．2加强内部安全防护

首先是物理实体安全措施：物理实体的安全应严格按照国家和行业的标准与规范进行，这些规范包括GB9361

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Abstract： At present, digital campus construction of our country college is fully operating. The construction of Office Automation (OA) system as a component part of the digital campus will inevitably bring the significant change of management for universities, which is a most important way of using computer technology to promote the college management level. OA products which placed on the application, development platform, different from traditional OA software just for pure application system, platform-type OA itself is a basic application and developmental framework, and on this basis, it can structure multiple management systems.

关键词： 数字化；平台型；OA系统

Key words： digitization；platform-type；OA system

中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）34-0187-01

0引言

高校数字化校园是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。通过实现从环境（包括设备，教室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到应用（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部数字化，在传统校园基础上构建一个数字空间，以拓展现实校园的时间和空间维度，提升传统校园的运行效率，扩展传统校园的业务功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高管理水平和效率的目的，办公自动化系统(OfficeAutomation，以下简称OA系统)是其中的一个子系统。

1平台型OA系统特点

平台型OA是指架构在应用开发平台之上的OA产品，区别于传统OA软件只是单纯的应用系统来说，平台型OA系统本身是一个基础应用和开发的框架，在此基础上可以架构多个管理系统，OA系统只是典型应用之一。同时利用平台优势可以实现多个应用系统的完美融合，是高校信息化建设极好的基础平台。平台型OA系统同时具备以下几个特点：①架构在支撑平台之上；②具备良好的集成性和扩展性；③能够满足快速、准确的二次开发需求；④是一个集业务性、平台性、开放性和智能性于一体的综合协同管理平台。

2平台型OA系统应用特点分析比较

目前在市场上开发有非常多的OA系统产品，从实施方案可分为“项目型OA”、“产品型OA”和“平台型OA”。

2.1 项目型OA往往是根据客户的具体需求、要求进行开发，许多的功能需要新开发。对于个性化要求非常高的OA可以采用该方法，能很好的满足用户的需求，但一般存在实施周期长、风险大、费用高等问题。

2.2 产品型OA将OA系统进行标准化和产品化，要求客户去适应产品。产品化的OA实施周期、费用远低于项目型OA，这类OA往往界面非常漂亮、完善、功能比较通用，但存在个性化不足、客户需求不贴切等严重问题，结果系统给用户一种“似乎都实用，似乎都不适应”感觉。

2.3 平台型OA即整个产品是基于某个平台基础上进行构建，综合了项目型OA和产品型OA的优点，同时又很好地解决了项目型OA和产品型OA所存在的问题，能够快速、准确实施客户需求，尤其是提供了强大的二次开发功能满足系统未来扩展。这就要求平台有良好的技术架构和技术优势，可定制、可扩展、可集成、跨平台，特别是针对客户个性化需求的处理方面。平台型OA的基本思路是，将OA系统常用的功能在平台的基础上构建，并产品化，借用平台的技术架构使整个系统拥有良好的定制、扩展能力。OA系统实际上是一个管理系统，不同单位、高校不同阶段都存在不同的管理需求，使用单位在对OA系统使用一段时间后一般都会有新的需求，一个标准的OA一般只能在一定程度上解决客户的需求，对客户个性化的需求则无法很好的满足。在OA系统的实施中一般存在以下的个性化需求：①组织机构和人员的设置与调整；②权限的设置与调整，授予不同的用户对不同资源的访问权限；③界面的个性配置；④通过工作流系统根据用户的需求定义或调整相关流程；⑤自定义信息的栏目。

3平台型OA系统集成性

信息化的不断推进，高校协同应用的需求也随之不断增长，传统的办公自动化系统已经越来越难满足新形势下的协同办公需求，协同办公软件应需而生。关于什么是协同，什么样的OA系统才能称得上协同OA，平台型OA如何体现协同的最典型应用――集成。主要体现在以下几个方面：

3.1 集成高校信息门户网站平台型OA系统以协同平台为核心和支撑，不仅提供OA办公自动化系统的标准应用功能，同时在平台基础上构建高校信息门户网站所需的功能模块，包括用户和权限的管理、网站栏目和频道的管理、信息的采集与编辑、审核、，通过分级授权实现多站点的管理，网上的调查与统计，网站内容静态等。

3.2 集成高校多个信息系统基于平台型OA系统不仅支持不同的操作系统和数据库，同时还提供了大量的开发接口，以资源管理、业务表单、工作流等作为强大的支撑平台，容易将高校分散的其他多个应用系统如教务管理、学生管理等集成起来，消除信息孤岛，从而获得互动的、整体的协同效益。

3.3 集成其它个性化应用平台型OA系统借助平台强大技术优势，擅长解决高校协同办公个性化需求。

随着高校信息化不断深入，各种信息化管理软件的陆续上线，高校OA系统的职能也随之发生了转变。在这一转变过程中，高校OA经历了第一代消息传递；第二代工作流和第三代知识管理之后，逐渐发展为第四代协同管理平台。

未来IT业的发展趋势将以“融合、集成”为核心，新型OA系统应该成为高校综合的信息门户和信息平台，由此可见，传统OA面临新形势，转型在所难免，平台化是大势所趋。

参考文献：

[1]王金霞．现代OA系统研究[D]．大连理工大学学报，2002，No．1.

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【关键词】OA系统；发展历程；OA功能；OA困惑

OA是Office Automation的缩写，是指办公室自动化或自动化办公。OA系统是采用网络技术，基于工作流的概念，使管理人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理的应用管理系统。

一、 关于OA系统

OA本身的概念是动态的，不论是其外延还是内涵，十几年间都发生了很大的变化，在发展的过程中，它的称谓也随着功能的演变而变化。上世纪70年代末，我国的办公环境主要依赖手动操作，办公效率的不高使“自动化”这个当时较为新颖的理念受到人们的广泛关注。所以，在OA的最初应用过程中，因为可以初步解决人们手动处理工作的特性又被称之为“OA自动化”；随着技术的不断进步和管理理念的变革，研究工作流程中不同部门、不同工作的协同办公成为如何提高工作效率的重点。OA在保留原有功能的基础上，技术上实现了协同办公功能，所以这一时期的OA系统也被称为“协同OA”；21世纪的今天，手机、笔记本电脑等移动终端的普及改变了人们的生活、工作模式，允许您在任何时间任何地点以任何方式处理任何事情是目前OA的发展方向，其理念也从Office Automation转变为Office Anywhere/Anytime/Anything，“移动OA”的概念深入人心。

但不论是“OA自动化”“协同OA”还是“移动OA”都只是OA（办公自动化Office Automation）在发展过程中每个阶段不同的叫法，不同的认识主体基于不同的认识角度，反映出OA不同的定义。

广义上的OA是指一种现代办公环境，是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，利用科学的管理方法，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期。借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化和自动化。

狭义的OA是指OA办公系统软件，是指利用计算机科学技术搭建协同办公门户和管理平台，帮助组织实现协作管理、审批管理、资源管理、知识管理、文化管理、公文管理等功能。能有效帮助组织解决文化建设、规范管理、资源整合、运营管控等问题。

二、OA的发展历程

上世纪50年代，由于计算机和先进办公设备的流行和普及，人们的办公效率也得以提高。以微机为实施基础的办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。OA的发展历程与管理水平的提高紧密相连，企业管理理念的不断革新，使人们在不同发展阶段对影响办公效率的因素有着不同的认识和需求，OA为了适应这些认识和需求也不断进行适应和调整。

（一）第一阶段：硬件型OA――硬件配置阶段（1960年-1979年）。伴随着办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以办公设备为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。这一阶段的OA以大规模采用复印机等办公设备为标志，办公自动化的理念尚处萌芽阶段。

（二）第二阶段：文件型OA――个体办公阶段（1980年-1999年）。这个阶段办公自动化的概念正式提出。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，解决个人文件存档/档案管理等问题。这阶段的OA开始利用单机版的办公应用软件，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，“无纸化办公”的理念起源于这个时期。

（三）第三阶段：流程性OA――协同办公阶段（2000年-2005年）。90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、不同场所间的协同，以工作流程为主导的协同型OA开始兴起。该阶段从关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到这一时期成为应用主流的流程性OA，以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻等众多实用的功能。

（四）第四阶段：知识型OA――知识管理阶段（2005年-2010年）。这代OA的核心是注重知识的收集、积累与继承，维系组织文化，最终目标是要实现企业及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展，企业的发展才有潜力。而“知识管理”正是实现两者协同发展的桥。以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的系统，即我们通常所说的“知识型OA”。

（五）第五阶段：智能型OA――决策支持阶段（2010年至今）。决策是执行的前提，企业中正确的行为来源于正确的决策。而随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，OA是否可以实现简单的决策，是现阶段OA研究的重点。全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。

三、OA的功能

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，一套规范化的管理系统，可以让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。OA办公系统功能的实现是随着人们的需求层次的变化而不断革新的。从简单的希望将文件电子化到简化办公流程，从希望协调不同部门间合作办公的程序到知识的分享、利用、创新，OA办公系统在为了不断满足使用者的需求而不断发展着。发展至今，OA办公系统主要可实现以下几点功能：

（一）资源管理功能。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA办公系统的使用让各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

（二）流程管理功能。OA办公系统可以进行工作流转过程中的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高部门之间协同工作的效率。

（三）协同管理功能。OA办公系统可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，各办公机构的地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为一种很迫切的需求，OA可以使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。并且，通过OA办公系统进行审批、预定等工作的进行时，留下的电子数据痕迹为组织数据统计、决策提供了强有力的支持。

（四）知识管理功能。如果信息是以单纯的文档或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。OA办公系统可以将得到的信息整理、转化、利用、分发，并且在这些信息的利用实践过程中，又可以创新成为新的信息、新的知识，达到了利用组织的无形资产创造了新的价值的目的。

（五）文化管理功能。组织文化的推动力不容忽视，对于经验、人际关系、组织文化等隐性知识，OA办公系统中的社区论坛、工作日志、电子期刊等都是很好的工具，组织可以激励职工把自己的经验和心得记录下来，鼓励大家去探讨和碰撞，并把有价值的信息整理出来，让人在知识分享中对其集体的知识与技能进行捕获与运用。这些功能OA系统实现起来很简单，但是达到了组织文化的管理与传承，促进了组织文化的发展，蕴含着巨大的价值。

四、OA系统应用过程中存在的困惑

（一）信息“孤岛”现象依然存在。OA办公系统中，各个兼容系统相对独立，例如财务管理系统、科研管理系统、人事管理系统等。这些功能性较强、专业性较强的工作模块，有特定标准及规则的工作内容，有专门的管理系统。目前的OA办公系统仅能起到为这些管理系统提供简单链接的功能，并不能实现数据、信息上的互通，信息孤岛、应用孤岛、数据孤岛也随之出现。这样的OA办公系统，并不能整合供组织内部的有效信息和数据，各个系统、应用间的信息并不连通，使得大量的信息资源不能充分发挥应有的作用，效率较为低下。信息数据间的不连通，使得决策程序受到影响，长此以往，容易造成组织管理问题。

（二）技术与管理还不能同步。技术的革新是随着人们的需求不断提高的，OA办公系统的诞生就是为了人们希望可以更有效率、更便捷的办公。目前大部分OA办公系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，实现日常工作方方面面的管理。但目前技术和管理的关系面临着“两张皮”的困惑：管理中无法将先进的技术手段执行下去，两者运作起来并非那么紧密。管理是组织发展的推动力，现代的管理方式需要更先进的技术支撑，技术的更新促进现代管理进步，所以一定要结合技术手段与管理方式，使管理思想和技术执行保持同步，才能确保OA办公系统的有效性和实用性。

（三）人脑与电脑结合不够到位。目前主要依靠人进行管理决策，而决策是管理的基础，是引导组织正确发展的重要因素，应该利用OA办公系统对现有知识进一步挖掘，现阶段OA的研发重点就是开发出可以帮助组织长足发展的决策功能。OA发展至今，已经可以实现知识储备和知识管理的功能，理论上可以通过选用决策数字模型，结合内部和外部的条件，由计算机执行程序，做出相应的决策，人进行判断的选用，最终达到人脑与电脑的有机结合。但目前，OA办公系统仅能实现简单的信息支持，决策程序还达不到由计算机主动进行执行决策。如何使OA进行有效决策而不仅仅是决策支持，实现人脑与电脑的有机结合，还有探索的空间。

（四）传统与现代管理理念之间存在冲突。在现代管理理念中，任何现代管理方式都需要组织内部各单位合作进行，需要建立一套有效的管理体系，使组织内部能够协调一致。而管理者和被管理者都需要按程序、按规划工作，不能有随意性。而在中国传统文化中，往往都是以“人管”为核心，以“仁、义、礼、智、信”的道德传统观念为支撑，提倡做事“以和为贵”，缺少标准性，常以“模糊化”的方式处理人际关系，避免人际交往中的矛盾冲突，体现了中国社会中人与人交往的准则。这种中国式人际化的管理方式与现代管理理念中推崇的以严格的制度形式控制组织行为的方式是明显冲突的，这种传统的管理理念导致各种管理手段无法有效实施。如何正确处理传统观念和现代管理理念下的管理方式的冲突是推行OA办公系统必须要攻克的问题。

总之，OA系统的应用改变了过去复杂、低效的手工办公及人为管理的方式，具有减少纸张浪费、提高办公效率、规范管理流程、快速共享信息、方便相互沟通、有助相互监督、提供决策依据等优点。但OA系统实现从“知识管理”到“协同办公”，在技术、管理和理念上还存在很多问题，OA是个动态的概念，OA办公将一直在路上。

【参考文献】

[1]吴克忠. OA的新发展与协同办公――OA2006办公自动化学术研讨会大会主题报告. OA2006论文. P1-6.

[2]蔡海鹏，杨坤玉. 办公自动化实施要素及实施对策.OA2006论文. P108-111.

[3]夏晓云.办公自动化系统的再认识及优化建议.包头职业技术学院学报. 2011（12）：6-7.

[4]刘春兰.高校办公自动化工作的研究与实践.职大学报.2009，6（6）：97-117.

[5]梁宵. 浅谈无纸办公环境下文书工作的实效性.办公室业务， 2012（8）：81-90.

oa系统篇6

关键词：OA系统;功能模块;流程;二次开发

一、引言

OA的全称是Office Automation，中文名是办公自动化系统，有些高校也称该系统为协同办公系统。随着高校行政办公信息化的普及与发展，OA系统已经成为高校行政办公的首选系统。OA系统能够节约人力资源、节省办公费用、实现行政办公的信息化、无纸化;同时OA系统还能够自动沉淀办公流程信息，为今后的查找证明提供依据。

目前OA系统都是基于B/S（浏览器/服务器）架构的业务系统，是以工作流为中心的办公自动化系统。由于工作流可以自行配置与设计，因此目前OA系统都可以在管理员的界面中实现工作流程的二次开发（只要需要进行配置，不需要重新编写代码）。本文以徐州幼儿师范高等专科学校OA办公系统为背景，通过在OA管理界面中的二次开发和配置，实现新模块、新界面、新功能的设计与实现。这种配置过程具有一定的通用性。

二、功能模块设计

这里我们新增一个考勤管理模块，模块的功能很简单：由各系部负责人每月提交该系部的考勤情况给分管副校长，然后分管副校长审批后再转给人事处存档。在管理员（admin）的登陆界面中，首先要新增该模块名称，命名为考勤管理。这里考勤管理是二级菜单，上面的一级菜单是事务管理。要增加模块名称，首先要进入行政办公设置的功能模块管理的菜单中，然后选择“用户”选项，这里会呈现出OA用户界面中的几个一级菜单，找到事务管理的菜单然后点击新增按钮，系统会出现增加功能模块的对话框，对话框的前两项即功能代码和功能名称是必填项，后面几项则是选填项，可以不填。在功能代码中为考勤管理模块设置新的功能代码，注意的功能代码要和别的模块功能代码进行区分，不能够重复。在功能名称里面填上考勤管理即可。

三、界面的设计与实现

上面只是新增了功能模块的名称和代码，下面就要设计该功能模块的界面。考勤管理的界面非常简单，只需要一个文本框即可，文本框的名称是日常考勤记录。在实际操作中，部门负责人在该文本框中填写该部门本月的考勤情况然后提交，内容会反显在上一级也就是分管副校长的OA系统中，分管副校长可以对考勤的内容进行修改。最后内容反馈到人事处，由人事处存档。在我校OA系统的管理员界面中，有一个叫表单设置的菜单，在这里可以设计新的表单界面。设计界面过程中，首先在第一项显示设置的选项中找到刚才建立的考勤管理，然后新增日常考勤记录字段，并将其属性设为“显示”，然后点击下面的表单字段选项，在表单类型中新增表单，名称即为考勤记录;在布局设计中画出表单的实际图形，这里可以现在word中先画出来，然后再复制粘贴进去，这样，考勤管理表单就建立完成了。

四、流程设计与实现

工作流程设计是关键的一步，如果把OA里面的一个功能模块比作一个人的话，界面设计相当于人的外表设计，而流程的设计则相当于用大脑思维控制人的实际行动。考勤管理的工作流程也很简单，由部门负责人发起，然后到分管副校长处审批，最后到人事处存档。在后台管理员界面的工作流设置中，首先新增一个名叫考勤管理的流程。新建流程对话框中有4个选项卡，在基本信息选项卡中，填写流程的基本要素，第一行填写流程名称，下面是流程类型，然后是选择流程表单，由于前面已经建立过考勤管理的表单，因此这里可以直接选择。发起范围和管理范围这两项也是必填项。在节点信息选项卡中，我们建立两个节点信息，分别是分管副校长审核节点和人事处归档节点，而开始的节点系统已经由系统定义完成。在第三个流向设置中，我们按照实际考勤管理的过程设置流程走向，由于节点前面已经设计完成，这里可以直接设置从开始节点到分管副校长审核节点，然后再到人事处归档节点，最后结束。在第四个条件设置选项卡中，可以对相应的字段显示与否进行设置。这样，考勤管理的整体流程就设置完成了。

五、功能授权

功能授权是最后一步，目前OA系统都是按照权限进行分级管理，即不同权限的用户在其OA界面中呈现的功能是不同的。任何新增的功能如果没有对某个用户授权，那么该用户是无法使用该功能模块的，甚至也无法看到该功能模块。功能授权的方式很简单，在管理员的界面中，点击用户管理菜单，会出现所有用户的列表，选中某个用户，点击功能授权，出现了功能授权对话框，对话框分为左右两边，左边是权限列表，里面列出了OA系统中的各种权限，要对某人进行考勤管理授权，只要在事务管理中勾选考勤管理即可。这里考勤管理的发起范围是部门负责人，因此需要对部门负责人进行相应的功能授权。而其他未被授权的用户则是看不到也使用不了该功能的。目前我校OA系统还无法做到对多个用户进行同时授权（即批量授权），因此当对多个用户授权相同的功能时，需要一个一个的授权，比较麻烦，这也是下一步需要改进的地方。

oa系统篇7

计算机理论浅析OA系统的应用实施

所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。然而很多企事业单位的OA系统开发建设完成后，没有有效的措施保障系统的推行，引发使用者的抵触，或者只重视系统软硬件建设，忽视信息化本身对于信息数据的需求，忽视了信息的收集、整理与利用，对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视，使OA系统成为空壳，无法顺利应用实施。针对以上种种问题，本文拟从制度、数据、人员等方面对OA系统的实施提出一些建议。

1 建立健全规章制度，单位领导牵头推广，各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员，涉及面较广，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，在推广过程中，难免要遇到各种阻力，因此，要从制度上、人员上加以保证。首先，通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时，在人员方面，单位领导要带头坚持使用，不使系统卡在某些关键的审批环节，而各部门之间也要充分协调配合，利用OA的信息共享平台，把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。

2 重视数据迁移与数据共享

信息系统建设中有一句老话，“三分技术、七分管理、十二分数据”。如今的OA系统建设的核心，就是要打破传统的信息孤岛现象，对数据资源进行统一规划，并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。在OA实施推进的过程中，需要整合旧系统遗留的历史数据，存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者有误等多种情况，如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移，常常会让新的OA系统成为空壳，无法支持业务的顺利开展。而整理数据的工作量往往耗时费力，为此，建议成立专门的数据项目组、单独立项、专业实施。同时，针对企事业单位存在的一个业务部门要同时管理多套信息系统进行信息上报的情况，OA系统作为日常办公的基本业务平台，允许用户方便地自定义各种业务流程和表单，和其他系统进行数据整合，生成各种统计报表；预留良好的接口，方便信息数据的导入导出，从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。

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计算机理论虚拟机技术在校园网中的应用

虚拟机，就是虚拟出来的电脑，这个虚拟出来的电脑和真实的电脑几乎完全一样，所不同的是虚拟机的硬盘是在一个文件中虚拟出来的，所以可以随意修改虚拟机的设置，而不用担心对物理机造成损失。

目前，校园网上运行的应用系统快速增长，需要部署大量的服务器作为硬件支撑平台，为保证服务器长期稳定运行，网络中心建立托管机房向服务器提供运行支撑环境。

将虚拟化技术应用到校园网中，可较好地解决当前网络中心所面临的一系列问题，为网络中心服务器部署提供了一种新的解决方案。

2 虚拟机的实现

最常见的网络服务有SAMBA、DNS、DHCP、WWW、Email等，下面对网络中典型的服务器配置SAMBA和DHCP进行了实验和分析。

（1）SAMBA服务器的配置

SAMBA是一组程序,让Linux服务器能读懂SMB (Server Messages Block)协议。SMB是一套通讯协议，让运行OS/2，Windows NT，Windows 95，Windows的计算机实现文件共享和打印机共享服务。

需要安装的包：samba-3.0.10-1.4E.i386.rpm，包括SAMBA服务器和客户均需要的文件。

需要配置的文件：/etc/smb.conf

安装之后用 rpm-qa | grep samba查看是否安装成功。

实例分析：

10，在虚拟机Red Hat9.0上安装SAMBA服务器，使其能够互访。

对模板/etc/smb.conf进行修改：vi /etc/samba/smb.conf。

为所有用户配置SAMBA的读写共享：[tmp] comment = Temporary file space ，path = /tmp，read only = no， public = ye

s。

为指定用户配置SAMBA共享：useradd zz，passwd zz ，smbpasswd-a zz ，mkdir /var/samba/zz，chown zz.zz /var/samba/zz保存并退出，重新启动：service smb restart。

在Windows中的网上邻居可以看到共享的目录，其位于mygoup/host.zyp.com/。

在Linux中使用命令subclient-L //19.168.1.10-u zz，然后根据提示输入密码即可以访问Windows中的资源。

3 充分运用人性化的设计与管理

OA系统本身设计上要增加一些人性化的东西，比如领导工作繁忙，可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度，在审批的界面可以设定一些常用的审批语言，以供简单点击选择，从而可以尽量简化审批流程；比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行，可以配合使用手写板；在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组，实现短信、邮件有针对性的群发。而随着3G移动网络的部署，移动OA系统可将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的设计能让用户体会到信息化带来的便利，从而更乐于接受系统。

可以通过分布实施系统进行人性化的管理，从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能，如信息等。而一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，可以在系统应用良好的情况下再逐步地开放给用户，弱化用户对新系统的抵触情绪，以确保实施和推广的效率。

4 要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的用户，对用户的培训决定了OA软件的使用程度，用户培训是成功实施OA系统的重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行，针对不同的管理层级（高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户），不同的用户权限（系统管理、业务管理、行政管理）制定相应的培训方案。通过对OA理论、OA软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训，使用户明确OA原理、相关管理理论和具体的OA实施方法，从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是，要通过培训提高全员对实施OA项目根本意义的认识，提高积极性和主动参与意识，提高和增强全员的信心和热情，使所有员工都能尽快地进入角色。

5 结束语

oa系统篇8

【关健词】OA系统；咨询企业；推广

1 OA系统的概念及发展状况

90年代以来，信息化已经成为各国政府、企业和人民普遍关注的一个焦点。发达国家力图确立和巩固在全球信息化进程中的优势和主动地位；一些新兴工业化国家采取进取性的策略，力争在信息化进程中跻身于发达国家的行列；许多发展中国家也在采取种种措施，努力摆脱被动落后的局面。

OA办公系统中OA是Office Automation的简写，就是办公自动化系统，是企业信息化的一种实际实用，OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。

办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。

2 OA系统的好处

2.1 建立信息的平台

在单位内部建立一个有效的信息和交流的场所，例如公司通知、公司文件、政策法规、通讯录、公司论坛（自我介绍、电子书城、公司杂谈）等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。自我介绍可以使员工之间快速的相互认识，使企业氛围更加融洽。电子书城可以收集本公司的专业书籍，以便全体员工共享，提高专业知识，增强企业核心竞争力。 公司通知加入讨论，员工可以直接参与回复，例如请假、建议等。会议通知还可以集成手机短信群发，以便重要的通知快速、便利、廉价的通知到每一位员工。

2.2 实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内部的签印审批、合同管理、项目管理、财务管理、公司通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。

2.3 建立信息集成平台

变革了单位传统的信息采集模式，单位传统采集信息一般通过档案员通过文本上的信息录入电脑，这种方法的缺点是不能采集到文本上没有的信息和工作量大，例如：联系人、联系电话等等。OA系统可以建立相应的模块，重复信息可以直接调取，绝大多数信息可以从签印审批、合同管理、项目管理调取，这样大大简化了档案管理员的工作，并且采集更多的信息。

2.4 实现电子文档管理的自动化

变革了单位传统电子文档管理，传统电子文档管理一般通过刻录光盘与纸质文件一起保存或者通过移动硬盘统一保存，这两种方法都存在收集、检索、保存的问题。OA系统可以在签印审批、合同管理、项目管理时收集电子文档，并逐一对应保存，通过服务器磁盘列阵功能进行自动备份。

2.5 实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

2.6 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像借阅登记、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理、日程提醒、随手记、个人网盘等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

2.7 建立内部的通信平台

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2.8 节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

2.9 搭建知识管理平台

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

2.10 增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2.11 极大的提高了工作效率

OA办公系统能极大的提高工作。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在互联网上、手机上进行，大大的减少了办公成功，极大的提高了工作效率。

2.12 节省成本，提高企业竞争力

通过OA平台来办公，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，OA办公平台方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台。所有的这些都可以提高企业的竞争力。

3 如何在咨询企业推广OA系统

信息化建设是大势所趋，不能因为一时困难而放弃。我在咨询公司设计了两次OA系统并负责运行维护，就推广运行的一些经验进行谈讨。

3.1 设计一套符合自己公司的OA系统

一套优秀的OA系统必须以解决公司的实际问题为目标，只有能解决实际问题的系统才有它的价值。设计一套优秀的OA系统，首先熟悉整个公司的办公流程，再对整个办公流程进行分析，分析那些流程电子化后是弥补传统办公模式的缺点的。对明显优于传统办公模式的优先考虑，余下的要进行综合分析，首先换个方式电子化，看看能不能明显提高效率。假如想不出好的方法，通过召集会议决定取舍。

3.2 以提高全体员工工作效率为核心价值

一套oa系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求企业多人，多部门相互配合的一个过程。只有提高每一位员工的工作效率，员工才会主动使用系统，系统才会正常的运行起来。运用系统提高工作效率的方法有很多，例如：自动分配合同号、对经常使用的信息模块化、采用选择性的输入方式、相关信息自动导入等等。

3.3 适当的耍点“坏心眼”

OA系统最主要的功能就是采集信息，采集信息时必定给员工增加工作量，想要采集全面并正确的信息，可以把一些员工不喜欢的信息集合在员工喜欢的信息里，例如把合同名称、委托单位、联系人、联系电话等信息集合在领合同号中，财务分配以项目信息为基础等等。

3.4 对信息采取保护措施

员工出于对自身的保护，对很多信息员工不愿意公开，所以要对系统进行严密的权限设置以打消员工的顾虑。公司层面也应该制定严格的制度防范信息外流。

3.5 采用先易后难、逐步加载的推广方式

OA办公系统的推广要先易后难，而且要做到对员工有用，所以首先推广公司通知、公司文件、政策法规、公司论坛、通讯录等对员工只有利没有弊的功能。等员工习惯了，再推广签印审批、合同管理、项目管理、财务管理等专业工作应用。步子迈大一些，可以在公司通知下一层加入在线电影（只限本地和非工作时间），以吸引员工经常登陆OA系统并及时查看公司通知。

3.6 对OA的应用提供充分的业务、技术和培训支持

要及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性；要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。

3.7 发挥领导在OA推广中的带头作用

OA系统推广的重要力量来自领导，因此建议各级领导要充分支持OA系统的建设并带头使用OA系统，以领导的示范作用来影响员工，来增加推广OA系统的力度。

3.8 加强制度考核，将OA系统的推广与相关考核挂钩

要制订OA推广考核制度，使OA系统的推广与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。

4 对未来OA系统发展的展望

目前来说OA系统都是企事业各自为政，很多信息要在不同的行政机关重复输入，导致工作量大增并导致各个部门之间信息不统一。以后能否在不同系统之间增加联系，类似于超链接，一个系统的信息变更，其他系统同样的信息也跟着变更，这将大大缩减工作量，并有利于统计工作和信用评价。

参考文献

[1]邓寿鹏，面向21世纪的中国信息化建设[J]，中国外资，1998（9）

oa系统篇9

关键词：OA系统；高校行政公文处理；建设；作用；影响

中图分类号：TP317.1

所谓OA系统，实际上就是我们常说的办公自动化系统，目前对其定义尚无统一定论，其内涵主要是基于计算机网络系统、信息处理技术。如图1所示。

在网络通信技术的应用过程中，可以使部分或者所有的办公业务借助计算机、信息网络设备以及工作人员操作，来实现文件处理、日常事务处理以及相关信息管理等活动，这是一个自动化管理的过程，从而实现了无纸化、规范化以及自动化公文处理目标。OA系统的引入，可以实现高校行政公文处理的信息化、自动化，对于提高管理绩效，效果非常的明显。

1 基于OA系统的公文处理及注意事项分析

实践中可以看到，高校行政公文处理过程，采取的是流水作业方式，基于OA系统的公文处理模块建设过程中，首先应当明确工作思路和程序，并在此基础上建立和完善工作流程。比如，国内某高校OA系统中的行政公文处理流程，共有l4个工艺环节，即部门拟稿、领导审稿、部门会稿、秘书发送、办理人、分管主任核稿、校领导会签、主管校领导签发、登记与编号、文印室制版、拟稿人校对、文印室出文以及秘书科分发到单位和存档。在明确工作流程、节点控制责任人以后，基于OA系统的高校行政公文处理框架就基本上形成了。在此过程中，还要注意以下事项：

1.1 登记过程中的注意事项

实践中，外来、内部文件信息录入过程中，最初阶段均需要对行政公文信息进行登记和备案，这对于日后的查询与信息管理非常重要。对于普通高校而言，OA系统采用的都是本地登记、在线登记有机结合的方式。其中，本地登记是在本地进行表格制作，并将行政公文中的信息（比如收文时间、标题以及文号和数量等信息）准确的录入系统之中，以备日后的查询与归档操作。对于在线登记而言，即在OA系统中准确的录入相应的公文信息，其内容和本地登记基本一致，登记列表可通过OA系统自动生成，然后以EXCEL格式将其导出，以便于在线归档。

1.2 呈批过程中的注意事项

呈批过程中，应当严格按照相关手续和规范进行操作，并且按照相关规定的程序和要求，对文件进行逐渐呈批，尤其是办公室文秘部门应当照其职责进行分工操作，由领导批示相关内容，然后进行呈送，坚决避免随意选择、或者越级呈送。OA系统中，还要严格限制其权限、流程规则等，明确不同岗位处理权限，做好高校行政公文的处理流程管理工作，以免影响公文处理质量和效率。

1.3 运转过程中的注意事项

基于OA系统的公文处理过程中，应当严格其执行运转流程，确保高校行政公文的有效处理。其中，应当注意两个问题，即公文处理流程、执行管理。在流程运转之前，应当充分征求各方意见，并在具体实践中对其进行改进和完善，对公文处理途径进行优化创新，从而达到理想处理效果。同时，还要对执行管理人员提出更高的要求，要求其必须有高度的责任感、熟练的办公技术，可以有效承担OA系统运转过程中的行政公文处理重任。

1.4 归档过程中的注意事项

在行政公文处理与归档过程中，应当严格落实相关机制，尤其要做好加急公文的处理工作，安排好时间、程序。对于在规定时间内容没有处理好的行政公文，应当加紧督办。实践中可以看到，由于受技术条件的限制，目前国内很多高校的OA系统行政公文归档处理过程中，所采用的多是双模制，即纸质与电子两种形式相结合的归档方式。在办公自动化系统中，最基本的归档功能即可实现在线归档，而且效率也比较高，但由于并非所有的公文均具备归档价值，因此可在该系统中与档案管理相对接，当提交后再分类归档。

2 OA系统对现代高校行政公文处理的作用和影响

基于以上对OA系统公文处理及注意事项的分析，笔者认为OA系统在现代高校行政公文处理过程中发挥着非常重要的作用，同时也对高校行政公文处理以及办公活动产生了巨大的影响。

2.1 跨平台信息处理与自动化

基于OA系的高校行政公文处理技术应用之前，主要依赖于文书办理人员，从文件拟稿开始，到最终下发，整个过程中文件的流向均要靠登记薄的跟踪，而且呈送批转也要靠送，文件靠通知下发的方式，难免会影响其质量和效率。在利用OA系统后，高校的全部行政公文流程均以计算机网络形式来实现，操作简便，只需登录到预设的OA系统即可完成公文处理工作。同时，该系统的应用，对行政公文的催办，确保其不积压、不耽误以及不拖延等，具有非常重要的作用，不仅缩减了工作环节，而且还提升了办公质量与效率。

2.2 行政公文处理流程的规范化

OA系统在高校行政公文处理过程中的有效应用，可以促使公文处理流程的规范化。通过对OA系统程序的严格控制，可确保高校行政公文拟制活动的规范化。OA系统的应用，则可以有效解决上述问题，它通过对程序的严格控制，设定必填项目内容，并且对主题词、文件编号等项目，更应当加强重视，辅以适当的参照系统，使其实施自动化登记，这样一方面可以对办文单项目自身的完整性进行有效控制，另一方面也可以实现规范操作之目的。同时，OA系统对程序的严格控制，可以确保公文处理过程中能够严格按照相关流程进行操作，这与纸质办公操作产生了巨大的差异性，因为其程序是设定的，所以任何节点上的工作人员均不可跨节点进行操作，这种以程序规范流程的方式，可以有效确保文件在控制过程中的有序性、规范化。

2.3 OA系统可以确保高校行政公文处理的实效性

通过对OA系统的应用，可以确保高校行政公文直接发送至用户。这于传统的纸质办文时代有过之而无不及，在传统模式下，下发文件均需通过各院系、秘书等，在通知后进行主动领取，然后进行二次转发，很容易出现漏发或错发现象，进而影响工作开展，责任相互推诿现象非常的普遍。然在OA系统应用模式下，可直接将文件发送至用户手中，并提醒其及时进行阅处，同时还可以通过日志系统的应用，监督用户查阅时间，保证公文处理的实效性。

3 结语

作为一种高效的公文处理技术，OA系统在现代高校行政公文处理过程中发挥着非常重要的作用，但OA系统的应用若想成为一种长效机制，仍需从制度上加强保障和创新。OA系统对高校行政公文处理的作用和影响都是非常显著的，但其广泛应用之路依然任重而道远。

参考文献：

[1]薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务，2013（11）.

[2]崔海莉.高校OA系统形成电子文件归档程式初探[J].档案，2010（01）.

[3]牛丹梅，丁一.基于Web的高校办公自动化系统安全性设计[J].计算机与数字工程，2009（02）.

oa系统篇10

关键词：OA系统 流程制作 常见问题 Altova XMLSpy

中图分类号： TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）05-0000-00

1 OA系统概述

目前的OA系统以集成的操控模式，实现IT 架构立体化、系统化、层次化管理。二级单位的管理员拥有管理的权限，其中包括了普通管理、高级管理、任务管理、管理工具四个部分，能够实现流程配置、组织机构和用户角色自定义、主题词自定义、电子公章等功能。

OA系统在油田公司内部建立了网上协同办公。该系统的每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件拟稿人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如承办、会签等），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。这种办公模式充分利用了网络的时效性，节省了工作时间，大大提高了工作效率。

2 OA系统的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根据系统流程图，制作流程配置文件。每条流程需要的配置文件共有六个，steps.xml、mainform.xml、FormInfo.xslt、TaskDocumentView.xml、DataDictionary.xml、Report.xslt。这是流程运转的关键。在本地计算机上安装Altova XMLSpy 软件，应用此软件制作修改配置文件。

二级单位管理员主要是在现有的流程文件上根据流程图做修改，把改好的配置文件上传到OA系统测试环境下。

2.2 OA系统管理界面的设置

进入测试环境系统管理界面将PTR域服务器中该单位的组织机构和人员信息同步到系统中。创建流程的公文编号计数器，公文编号计数器必须唯一，编号计数器初始值默认是1。

进入管理界面，找到“流程管理”，在选中的机构下面创建新的系统流程，定义流程步骤，将配置文件上传到服务器，定义策略。系统流程标识必须唯一，流程标识的名称一定要与其XML配置文件中的名称一致。定义策略时一定要选择该流程所对应的编号计数器。通用的流程可以制作成流程模版，当创建新的系统流程时，选用流程模版，修改其流程标识和流程名称即可；此方法创建的系统流程将继承流程模版的所有设置，很大程度上减轻了创建重复流程的负担。

定义用户角色并授权。角色共分两类：内部角色和全局角色，内部角色指的是此角色仅供该机构内的所有系统流程使用；全局角色指的是此角色可以供该单位下的所有机构里的系统流程使用。可根据本机构的实际情况在原有的基础上添加或删除角色。最后为组织机构下的用户进行授权。注意内部角色和全局角色之分。

2.3 流程测试

结合业务流程用测试帐号对系统流程进行反复的、全面的测试，检查所配的置系统流程的正确性、可用性、完善性。流程测试成功，就可以申请迁移到正式环境下，这样一个OA系统的流程就制作完成。

3 OA系统应用中的常见问题

当一个系统在一定范围内得到推广和运行之后，便会伴随着这个系统所带来的一系列问题，需要管理员进行处理和解决。

3.1管理员后台支持

公司人员是具有流动性的，科室之间不定期的会有人员调整。所以需要各个部门及时和管理员沟通。在调整调动人员的中石油邮箱账号24小时之后，同步OA的组织机构，及时把OA用户做出调整。在增加用户角色的时候，一定要和流程里role的名称相一致，哪怕只差一个字，这个流程在运行的时候也找不到该角色所对应的用户。

3.2客户端的维护

OA系统的每个用户都需要在自己的PC机上安装此系统。由于每台终端客户机的配置不一样，使用情况也因人而异，因此各种各样的问题接踵而来。下面举几个经常出现的问题及解决的办法：

（1）OA系统是集成OFFICE的系统，很多的用户使用的是没有序列号的OFFICE版本，这样在系统运行中会出现文件不能正常打开的情况。所以要求必须安装正版OFFICE，并且在第一次安装的时候，需要启用宏设置。

（2）最常见的问题是当点击“进入编辑状态”的时候，会出现各种的错误。有时出现一闪而过之后没有任何的反应，有时出现点击之后右边的文档操作区没有任何反应或者出现“受限权限不能分发”等等一系列的问题。这时应该根据出现的情况检查一下用户电脑中的设置。一般情况下是其中的一些设置和系统的要求发生冲突。我们会检查一下XML扩展包的情况，还有用“帮助”中的“检测并修复office”来修复一下，如图1所示。

（3）在安装了OA系统的客户机上，如果安装一些类似加速器的插件，那么势必会影响到OA系统的正常使用。这时用类似于360安全卫士等工具来清理一下电脑。很多时候，由于各种不能删除的插件影响而使该系统不能正常使用，那么就不得不重装电脑了。

4 结语

现在的OA系统可以说是一个大协同，把很多的小系统关联在一起像档案系统、会议纪要等，这样就不会使数据相关的孤立起来，达到真正的协同管理。随着计算机系统的升级，OA系统的兼容性也越来越好，对于WIN7、office2010都可以使用，OA系统的推广应用极大地提高了员工的工作效率。

参考文献

[1]刘跃.OA公文流程设计[J].南车成都，2013年第5期.