商务英语写作十篇

商务英语写作篇1

关键词：商务英语；写作能力；商务沟通；探索

随着近些年来商务英语的普及使用，人们对商务英语写作的重视程度也随之增加。虽然在一定程度上，商务英语的写作并没有像传统英语那样广泛应用，但是商务英语写作已经成为对商务英语研究的热门话题之一。商务英语写作主要是针对培养相关商务专业的学生更好地掌握对商务英语的使用，学生可以将课堂中积累的商务英语写作知识应用于从事商务型的外企公司的工作中，使得学生可以游刃有余地去处理有关使用商务英语所进行的贸易交流。该文主要是针对这一点，在商务沟通视域下的过程化中，对商务英语的写作进行相关的探索。

1商务英语写作的本质要求

与传统英语写作不同，商务英语写作更加具有专业化、规范化。传统的英语写作只是要求作者明确地写出文章的中心思想和大概内容即可，比较注重的是写作表达上语句的连贯性、通顺性，对于词汇并没有什么明确的要求，使得传统的英语写作看起来比较日常化、口语化一些。商务英语写作对于作者的写作能力有非常高的要求，首先，写作的作者要掌握大量的商务英语词汇；其次，对于文章的整体要讲究规范性，尤其是商务英语写作比较注重格式的规范性；最后，作者在进行商务英语写作的过程中，除了词语使用的规范性之外，语句也必须达到连贯性的要求。要注意上下文承接的严谨性。[1]商务英语主要应用于商务型的场合之中，工作人员使用商务英语进行的沟通是否有效关乎着自身工作的成败并且对企业的运转也会有一定的影响。而职场沟通的有效性主要体现在可用性和说服力上，恰巧商务英语写作的一个重要的原则就是“以读者为中心”。因此，商务英语写作可以很好地锻炼对即将走向工作岗位的学生，对于职场有效沟通的练习作用。

2国内商务英语的教学现状

在中国的教学过程当中，教师一直是学生的主导者，也就是说学生在进行商务英语写作的过程中，教师仍然充当着学生唯一的读者。在教学的过程中，教师固有的角色影响了他们对学生商务英语写作内容的客观评价和指导。在我国的商务英语老师教学的过程中，普遍出现的一个问题就是写作老师大多数只考虑商务英语写作的语法和词汇是否有错误，或者是在书写格式方面是否规范，并没有考虑写作中对商务信息的叙述是否具有可用性和说服性。从商务英语教材的方面来看，国内的教材多偏向于词汇语法的相关练习，以及格式题材上的规范性书写，大体上而言比较注重语言方面的训练。针对目前而言，国内的商务英语写作缺乏对语言实践性和真实性的重视以及对商务知识的应用，并且商务英语写作所运用的教材内容陈旧、重复率比较高，导致学生在进行商务英语写作的过程中所运用的词汇以及整体上的框架结构都是大体相似的。[2]专业人士更加注重商务英语写作过程中的内容和写作风格，然而在教师的眼里更加注重的是语句的规范、拼写上是否存在着错误等。这就导致许多毕业生在实际参加相应的商务工作的时候反馈，公司并不在意语言上的错误，比较注重内容。因此，研究者建议国内的商务英语教师应该着重培养学生的写作风格和写作内容，以便学生在参加工作时可以更好地发挥出自己的能力。

3商务沟通视域下的商务英语写作发展

随着国内外贸易行业不断发展的过程中，经济贸易活动越来越变得频繁和复杂。虽然对于许多人而言，商务英语的本质只是一种语言类的专业，但是在国内外贸易行业的作用下，越来越多的老师意识到单纯的语言知识教学和相应的语言强化训练已经不能满足于当今快速发展的商务贸易行业。迫于商务沟通视域下对商务英语写作的要求，教师应该培养学生具有相关的社会文化知识、商务英语的语言表达能力以及语篇写作的技巧。商务沟通视域下的社会文化知识的良好掌握对学生而言，可以在商务写作过程中充分体现商务情境中的商务知识的应用以及对于交际手段的掌握和运用。区别于传统的语言写作教学，商务沟通视域下的商务写作要求学生将商务情境中的内容有机结合到语言写作的过程当中，加强写作过程中对商务知识的灌输。[3]

4探索商务沟通视域下的商务英语写作能力

在商务沟通视域的作用之下，不论是口语交流还是书面写作，所体现的内容都要强调沟通的有效性。有效的沟通在商务行业的各个环节中都有很大的作用，有效的沟通不单单只是工作人员与客户的沟通，还包括与职工、股东、供货商等人的相应沟通，在跨国的商业贸易中，是否进行有效的沟通直接关乎国家的经济利益。针对这一点，在商务沟通视域下的商务英语写作，要更加注重写作的阶段性，以便对商务英语写作的良好掌握。4.1写作的筹划阶段。在进行商务英语的写作过程之前，学生要有一个写作的筹划阶段。该筹划阶段具体包括的内容是合理分配写作的时间段、对当今的商务商业情形进行一个大致的了解、对受众的基本情况和相应的需求做出一个大致的了解以及确立自己写作的目的等。这其中，要以受众的基本情况和需求为主要重点筹划的一个内容，商务写作的受众读者的类型都是不尽相同的，由于某些受众读者比较特殊，需要作者在进行商务写作的过程中，写作的信息一定是要针对主要决策人的态度和立场进行相应的筹划设计.[4]除此之外，受众的数量、来源以及相关的喜好都需要作者进行前期的调查，对写做出来的受众反应要做出一个前期的预测。因此，商务英语教师在商务英语写作的教学过程中，对于设计写作教学任务这一方面，一定要充分地考虑到写作情境的多样性和复杂性。教师不要只按照传统的教学思路，一味只关注学生的语法、句法和写作格式上是否有错误，一定要重视培养学生积极主动探寻收集信息、设定写作目的等写作能力。4.2写作的实施阶段。在商务英语写作的实施阶段中，要求学生具备对写作语言的受众偏向性、对语言进行有效的设计、有条理性的加工写作能力等要素。写作语言的受众偏向性是指写作文章上的整体语言需要体现受众的重要位置，一般通过采取比较直接的方式，也就是正面性的语言、简单明了的写作方式来体现对受众的偏向性的表达。[5]在此实施的过程中需要注意的是避免套话或者是过多的行话描写，尽量选择表意简洁明确的词语，突出自己的写作的方式风格。除此之外，在商务英语写作的实施阶段，要注意对复合句、简单句以及并列句的合理搭配的使用方法，保证组成的段落具有逻辑性、工整性，这在商务英语写作的过程中是至关重要的。4.3写作的完成阶段。在我国的商务英语写作的教学过程中，写作的完成阶段通常不会被学生们所重视，写作的完成意味着学生的写作作业也随之完成，余下的就有商务写作英语老师进行相关的批改，学生转而准备下一个写作任务。然而商务英语写作是与经济利益挂钩的写作活动，学生需要自己掌握相应的修改的方法和校对的方式方法，在教师检查之前自己应该事先的进行相关的核对工作，养成自我修正的好习惯。在进行商务英语写作的校对过程中，除了注意书写内容的语法和规范性之外，还要重点注意措辞的有效性。写作内容中的相关信息是否属实、对于细节的描写是否严谨、对于书写的格式是否规范等，都是学生在写作完成阶段应该进行校对的相关内容。因此，教师在学生写作的完成阶段应该让学生自行的先对自己的写作作品进行审视校对，培养他们自我修正的习惯。

5结论

商务沟通视域要求商务英语写作能力要具有实用性、技术性和时效性，这些特征成为当下商务沟通视域下必不可少的写作技能要求。区别于传统的写作对于语言的词汇和语法使用的掌握要求，商务英语写作更加注重内容的准确性、时效性。这就需要国内的商务英语教师以上述能力为培养学生的写作目标，将语言的基本技能与商务知识合理地进行有机结合。

作者:王洪伟 单位:宁夏理工学院

参考文献：

[1]陈潇潇,葛诗利.商务沟通视域下的过程化商务英语写作能力探索[J].外语研究,2016,3302:58-62.

[2]周文萱.商务英语写作教材研究[D].上海外国语大学,2013.

[3]林晓芝.基于职业发展的高职学生商务英语写作能力培养探索[J].湖北函授大学学报,2013,2602:117-118.

商务英语写作篇2

关键词： 礼貌原则 体谅原则 完整原则 清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

（一）礼貌原则

1.使用you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系；其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。

（二）体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

（三）完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

（四）清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。

（五）正确性原则

正确性原则是多方面的，其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等，还涉及专业术语和称呼等。如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误，则会严重影响发信人的形象，且使沟通效果大打折扣。此外，在用语方面也注意要求，例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意，在这类信函中一般应写作“I shall”，一些省略和简写在商务信函中也不应出现，应该补全句子成分。商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同，这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件，在日常用法中没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如“advise sb.of sth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“劝告”、“建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offer”一般表示“提供”、“提议”等，在商务里可指“发盘”、“报盘”；同样在保险业务中，“policy”指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“average”指“海损”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表示“保兑”，如confirmed letter of credit（保兑的信用证）。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

（一）通常要选用常用的四部式的正文结构。商务信函由四部分组成，即引言、详情、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第三部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时，可根据具体情况决定其是否应该留下。第四部分一般是一些总结和结束句子，有的纯粹是一句客套语，这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中，结束语必须对照全文内容，以便自然不违和。

（二）要善于使用商务信函中的习惯用法，此类用法较多，其一般和普通表达方法有明显差别。其中包含很多约定俗成的套语，在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂，我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情，而其写作的技巧，则是日常写作都会用到的实用技能，万变不离其宗，可以灵活运用它，也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分，缺一不可。随着国际化交流的深入，商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向，为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

参考文献：

[1]卢振军，孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].中国商贸，2012（09）.

[2]黄燕妮.大学商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛，2012（06）.

[3]林雁峰.商务英语信函文体风格的探讨[J].语文学刊（外语教育教学），2012（07）.

[4]邵贵君，侯凌霄.基于文化差异下的商务英语写作教学探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012（07）.

[5]喻旭东.英语商务信函中的模糊语言[J].淮海工学院学报（社会科学版），2011（17）.

[6]李菲.了解外贸信函语言特点，写好外贸英文信函[J].企业家天地下半月刊（理论版），2007（03）.

[7]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资，2012（20）.

商务英语写作篇3

摘 要 模糊语言在商务英语写作中通过模糊词语、模糊限制语和模糊句法结构来体现。商务英语写作中恰当运用模糊语言能使商务沟通达到最佳效果。本文通过对《商务英语写作实例精解》的具体分析,旨在微观分析商务英语写作中的模糊语言的表现形式。

关键词 商务英语写作 模糊语言 表现形式

一、引言

自模糊理论提出以来,学术界越来越多的学者把模糊理论运用到各个领域进行研究,如广告分析、商务英语研究等等。语言的模糊性不同于语言的歧义或含糊不清,它是语言使用的不确定性,指语言中词语表达的中心意义明确,但词语所指范围是不确定的。(伍铁平,2002)虽然商务英语写作的主要特点是简洁和准确,但是在特殊的商务交际目的中,恰当地使用模糊语言能使交际达到最佳的效果。通过对《商务英语写作实例精解》的具体分析,本文旨在对模糊语言在商务英语写作中的体现进行微观分析。

二、模糊语言在商务英语写作中体现

根据姜奕、刘艳对商务英语中模糊语言的表现形式的分类,本文认为模糊语言在商务英语写作中也是通过模糊词语、模糊限制语和模糊句式来体现的。本文将对《商务英语写作实例精解》中存在的模糊语言的表现形式进行探讨和分析。

1.模糊词语

模糊词语主要指语言中那些外延界限不确定的词语(转引自姜奕、刘艳,2008)。在商务英语信函中卖方常常会使用一些外延界限不确定的词来描述自己商品的优质特点,以此来吸引顾客。例如:

(1)At the same time this would enable you to see for yourself the high quality of material and put into this model.

(2)The Stenogram is efficient,reliable,time-saving and economical.

以上例句中卖方使用的形容词high,efficient来说明自己的产品优质,以便推销自己的产品。虽然这些形容词所表达的概念的外延都是模糊的,但是对产品的这种模糊概括能很快吸引买方的注意力,增强了顾客想了解产品的欲望,加强了劝购的目的。

2.模糊限制语

模糊限制语是指把一些事物弄得模模糊糊的词语(转引自姜奕、刘艳,2008)。

(3)I can only assume that this was due to careless handling at some stage prior to packing.

(4)I regret that 18 of them were badly scratched.

在上述例句中,使用模糊限制语assume,regret表达抱怨,这样能使语气变得缓和委婉,更为礼貌,给自己留有回旋余地,避免过分武断而伤及合作双方的面子,有利于以后的交易合作。

(5)In view of the condition of the present carpet,we cannot offer it for sale at the normal price and propose to reduce our selling price by 10%.

上述例句中的In view of the condition of表明了买方抱怨的客观性和真实性,这种情况并非是买方任意捏造或推测的。

3.模糊句法结构

模糊句式主要包括模糊型被动结构、虚拟语气以及否定结构。

(6)It was on unpacking the compact discs the damage was discovered.

(7)We noticed that one of the outer edges of the wrapping had been worn through,presumably as a result of friction in transit.

(8)When we took off the wrapping it was not surprising to find that the carpet itself was soiled and slightly frayed at the edge.

在国际贸易中,商品在运输中难免会出现各种损失和损害。上述例句使用了被动语态表达抱怨和投诉,避免了直接指出动作的执行者,巧妙地把讨论的重点放在抱怨和投诉的事情上,这样显得礼貌委婉,更有利于问题的解决。

三、结语

综上所述,模糊语言是商务英语写作的一个重要特点。模糊语言在商务英语写作中是通过模糊词语、模糊限制语和模糊句法结构来体现的。在商务英语写作中恰当的使用模糊语言可以委婉礼貌表达,顾及对方面子,避免尴尬,维持贸易关系和加强贸易合作。

注:上述所有例句都选自于《商务英语写作实例精解》。

参考文献:

[1]姜奕,刘艳.商务英语中的模糊语言及其语用分析.才智.2008(4).

商务英语写作篇4

[关键词] 商务英语写作 特点 问题 对策

随着经济全球化的发展,商务英语写作已成为经济生活中越来越重要的活动。商务英语写作是以英语书面语进行商务沟通以达到各种商务目的的一种表达手段。商务英语写作因使用范围广、人员多、实用价值高,近年来倍受学术界关注。在英语英语的写作教学中,教师向学生传授的是商务英语写作的一般规律和特点、写作常识、方法和技巧,这对学生未来从事国际、国内的经济、贸易,以及生产、生活都具有十分重要的意义。

一、商务英语写作的教学内容和教学重点

商务英语写作是为了满足世界经济一体化的需求,为中国培养与世界其他国家发展经济、进行沟通交流的人才而设置的专业课程。

(一)商务英语写作的教学内容

商务英语写作教学不是一般的英语语言教学,它比一般的英语专业具有更强的专业性,它要求学生不仅要具备英语语言的基础知识,还要熟悉商贸知识,能自如运用英语从事商务活动。商务英语写作最明显的特点是语言技能和商务背景知识的密切结合。这在客观上要求在教学中既要重视语言知识的学习和语言技能的训练,还要重视商务知识的传授。商务英语写作的内容都有特定的目的,因此,商务写作内容要能够满足实用性的要求,主要包括商务书信写作和商务备忘录、电子邮件、商务报告、新闻稿、操作说明、商品宣传、商务合同等。

(二)商务英语写作的教学重点

商务英语的教学重点在商务环境,商务英语写作是其中的重要组成部分,是商务英语教学中较为重要的一门课程。商务英语写作强调是语言技能和商务背景知识的密切结合。这在客观上要求在教学中既要重视语言知识的学习和语言技能训练,还要重视商务知识的传授。商务英语写作是交互式的情境交际,拥有强烈的语境标志。商务英语写作教学应该通过模拟商务情景和案例,确定各类商务文书的写作任务,使学生学习不同类型的商务文书的写作格式和规范、了解它们在商务活动中所起的作用、熟悉各种文体的写作风格,进而起草通俗易懂、简明完整、清楚正确的商务文书,建立有效的沟通,通过练习逐步提高学生分析问题和解决问题的能力。

二、商务英语写作特点及其客观存在的问题

商务英语写作的特点是用词简洁、准确具体和行文果断。商务英语写作不需要运用大量的修辞和华丽的辞藻来增强写作的效果。商务英语写作者在用词方面必须准确、具体,必须弄清词语的意义、内涵及外延。一个词或一句子因意义不明确,极有可能给公司或企业带来巨额的经济损失。商务英语写作还要求作者坦率直言、态度明确,切忌使用意义模糊的词语,影响行文的力度和效果。因此,作者在进行商务英语写作时应当做到态度明确、表述清楚、语气坚定、用词准确、语句简练。

(一)商务英语写作特点分析

1.商务英语写作中的句子结构特点

句子结构在商务英语写作中具有指示作用。商务英语强调主谓语的重要性,作者应当将主谓语放在突出的位置,将需要表达的核心内容置于主谓语中。尽量使用主动语态,向对方直接传递信息和动作的目的,达到易于理解和明确责任的效果。尽量使用平行性结构,避免冗长和松散的句子,能让对方在最短时间内能领悟作者所要表达的核心内容。在写作中,还要注意将重要的信息和概念置于句末,使句子重点突出,起到给对方加深影响的作用。尽量避免使用短促、零乱和重复的句子,以使商务英语文章突出整体感和可读性。

2.商务英语写作中的语篇结构特点

语篇在商务英语写作中具有示意和推理的功能。作者在写作中以文字形式向对方提供关联性最大的语言信息,示意其写作意图,表明其立场、观点。受话人则从语篇中寻找最佳关联,推断出授话人的交际意图。因此,语篇有助于交际双方构建良好的语境,拉近双方的心理距离。语篇的意义不在于语篇本身,而在于受话人对语篇的理解。因此,在商务英语写作中,大部分段落都应该有主题句可以起到显示段落的结构和内容,使读者比较容易地读懂作者的写作意图和内容。

3.商务英语写作中的专业词汇特点

商务英语是商务活动的工具,通过阅读文献可以发现,商务英语常用简洁、易懂、规范、正式的词。这一特点是由国际商务交际的性质决定的,因为国际商务交际非常讲究效益、效率,使用常用的词语便于交易双方的理解和接受,偏僻的词汇可能会增加双方沟通障碍,因而不受欢迎。商务英语写作中具有大量商务含义的普通词或复合词,以及缩略词。另外,随着人类自然科学和社会科学等方面突飞猛进的发展,新产品、新工艺和新概念不断涌现,科学的进步和工商业的发展,必然会出现新的商务术语。例如,Euro欧元,E-cash电子现金,bubble economy 泡沫经济等。新词语的使用可增添语言的时代感,恰当使用新词语可使文笔显得新颖、活泼。

(二)目前商务英语写作中客观存在的问题

1.学生在商务英语写作学习过程中常见问题分析

商务英语写作的重要特点之一是强调准确性。商贸方面的法律文书、合同、单证等语言规范、用词准确、措辞严谨,这对语言的要求非常高。现代商务英语写作从语体的角度来看不同于口语,要想掌握它需要专门的学习和培训。对于商务英语专业的学生而言,商务写作是书面表达和传递信息的交际能力,是反映学生书面语言的运用能力。从近几年的商务英语写作教学实践来看,学生即便学完了两年基础英语或通过了大学英语四、六级考试,在书面表达中,基本语法、用词、标点、不合乎商务文书文体要求等方面的错误仍然随处可见。从目前情况看,在商务英语写作中有的学生认为知道应该写什么内容,但由于词汇不够而无法表达出来;有的学生在写作中发现语言表达不够地道和不知如何下笔;还有的学生感觉英语基础比较薄弱,平时训练不足等。

2.教师在商务英语写作教学过程中常见问题分析

目前,商务英语写作课程中反映出的主要问题是:教学方法单一、陈旧、呆滞、缺乏创造性。长期以来,在我国居垄断地位的范文教学法或成果教学法只注重讲解格式、词汇、分析语法,这样不仅不能加强对学生实际写作能力的培养,而且会引导学生认为范文就是至高无上的,从而加以模拟、拷贝,限制了自己的思维,致使学生不能根据不同的情形做出精确的判定,影响其创造力的培养。

三、强化商务英语写作能力的对策研究

(一)加强语言基础训练、提高写作技能

写作是一种书面交际,语法能力是交际能力的一部分。商务英语写作的重要特点之一是强调准确性,商贸方面的法律文书、合同、单证等语言规范、用词准确、措辞严谨,这对语言的要求非常高。不少学生由于没有扎实的语言基础,无法把自己的思想用英语明白地表达出来。因此,我们在进行商务英语写作教学时,要把“以英语为本”这一原则贯穿在整个教学过程中,把培养学生语言交际能力作为出发点和落实点。要从词汇、语法抓起,从句子水平着手。这就要求我们在教学中要注意帮助学生巩固语法知识,使学生明确不同词汇的用法,通过大量句型操练,使学生对语法规律有全面、深入的了解,从而可以在写作中正确地运用语言。总之,没有坚实的语言基础为后盾,学生的写作是不可能达到表达清楚、意思连贯的要求的。如果学生平日养成了不良的语言习惯,那将会给日后商务工作带来意想不到的损失。因此,加强语言基本功的训练在商务英语写作教学中是十分必要的。

(二)采用案例分析法,运用交际策略

案例教学法强调的是在各种商务情景或商务环境中使用的语言技巧。通过案例学习和实践,可以提高学生对语言的判定力和理解力,从而提高学生的社会语言能力和话语能力。在采用案例教学法进行商务英语写作教学的过程中,根据不同的商务情境使用不同的写作风格、方式和内容来灵活处理商务实践。让学生在学中做,做中学,引导学生主动参和,主动探索,主动思索,主动实践,以实现学生多方面能力的发展。商务英语教学强调语言输出和交际能力的培养,其表现形式是以学生为中心。因此,在教学中还要注重创造师生互动的仿真情景,在交际、合作、协商的关系中,使师生共处于语言交际的教学环境中,让学生在课堂学习的过程中运用语言完成或解决各种现实工作中的任务和新问题,最终培养学生的语言能力、交际能力和工作能力。

(三)密切结合商务背景知识和语言技能

商务英语写作最明显的特点是语言技能和商务背景知识的密切结合。这在客观上要求在教学中既要重视语言知识的学习和语言技能的训练,还要重视商务知识的传授。在商务英语写作教学中,这三个要素应紧密相连、相辅相成、缺一不可。商务背景知识是教学的重要组成部分,其内容很宽泛,包括国际贸易、金融、营销、法律等诸多领域的知识。它取决于学生所修的专业化程度及未来求职的性质。商务背景的内容决定着该情景中需要运用的语言以及交际技能。语言技能是从事商务交际活动所必需的技能,表现在接听电话、洽谈、演示,以及书写信函、报告、备忘录等。有效的交际除受语言技能影响外,还涉及非语言因素,如交际策略、社会文化背景、交际双方关系等。这些因素也应在商务英语写作教学中得到重视。

(四)尝试运用计算机和网络辅助写作教学

计算机和网络的发展对英语教学也产生了巨大的影响。作为一种教学手段,计算机和网络辅助教学已经显示出其独特优势。教师可以根据学生的特点和要求设计各种教学活动。利用多媒体教学手段可以生动地向学生呈现写作内容,讲授写作方法,对学生进行各种写作训练。学生还可以在课外通过互联网收集资料,通过电子邮件等方式与老师和同学用英语进行交流,探讨写作,活跃思维,及时解决写作中存在的问题。

将计算机和网络引入写作教学改变了传统的写作教学比较枯燥的局面,写作课变得形象生动,学生学习写作的积极性得到了很大的提高,写作教学的效率也大大提升。

(五)重视课外阅读、赏析和学习写作技巧

阅读与写作是一组基于书面媒介(written media)的语言技能。其中前者为接收型技能(receptive skill),后者为生产型技能(productive skill),后者以前者为基础。学生要想“生产”,就必须先“接收”。这就好比在计算机上打印这篇文稿,键盘是输入设备,打印机是输出设备,只有先在键盘上一个字一个字地敲进去,打印机才能将文稿打出。没有输入就谈不上输出。当然,学生接收信息的渠道是多种多样的,除了“读”之外,“听”也是一个很好的途径。这里之所以特别将阅读拿出来谈,主要是考虑到在英语作为第二语言的大环境中,原版的阅读材料较之原版的声音材料要容易获得。实际上写作课堂上往往或多或少地都涉及一定的阅读,比如在教师指导下学生对范文的阅读评析。但因受课时限制,阅读量严重不足。最有效的弥补办法便是指导学生进行广泛的课外阅读。仅仅依靠课堂的时间想提高学生的写作水平几乎是不可能的。教师必须树立新的观念,即写作课不仅在课堂内,更在课堂外,并由此给自己的职责范围一个全新的定位。

课外阅读,虽然具体的阅读任务是由学生完成,但教师在此过程中同样应充分发挥指导作用。学生不光要读懂原文的内容,同时还要带着“赏析”和“学习”的眼光去读,留意作者在文体选择、谋篇布局、遣词造句、衔接过渡、修辞手法的运用等方面上的技巧。另外,要注意帮助学生克服急于求成的心理。阅读对于写作大有裨益,但它只有量的积累到了一定程度,才能实现质的飞跃。教师必须指导学生树立信心,将课外阅读长期坚持下去。

三、结论

国际商务人才要了解国际商务的基本知识,熟悉国际商务活动的操作流程,掌握国际商务活动的政策方针和相关法律法规,具有良好的英语语言基础,掌握商务英语写作技能。而商务应语写作教学的关键是写,好的文章不是“教”出来的,而是“写”出来的。因此,只有建立以学生为主体、循序渐进的商务英语写作训练机制,把写作知识和写作技能训练与实际的业务相结合,语言技能和商务背景知识的相结合,才能切实提高学生在商务活动中英语交际的能力,提高学生商务英语写作的水平。

参考文献:

[1]翁凤翔.当代国际商务英语写作[M].上海交通大学出版社,2007.

[2]黄源深.好的文章是“写”出来的[J].外语界,2006,(5).

商务英语写作篇5

【关键词】商务英语函电；写作特点；写作技巧

对于国际贸易的交流和沟通来说，商务英语函电起着重要的桥梁作用，是贸易往来的必备基础。写出高质量的商务英语函电首先要明确商务英语函电的基本特点，以“清楚”为核心特点，坚持写出简明、正确、具体和得体的商务英语函电，只有这样才能真正实现贸易的友好往来，保障贸易双方的正当利益，促进国际经济的发展。为此，本文将在探讨商务英语函电特点的基础上，总结商务英语函电的写作技巧，进而为国际商务人员提高其商务英语函电的写作水平提供一定的帮助。

1 商务英语函电的写作特点

高质量商务英语函电的写作是建立在熟悉商务英语函电写作特点的基础之上的，商务英语函电的写作主要包含了五个特点，也往往被称之为五个原则，即5C原则，这也是高质量商务英语函电区别于普通函电的基本特征。

1.1 清楚（clarity）

首先写作者必须要明确要表达什么，想让对方知道什么，了解什么，文章中不能出现表达歧义的词语和句子，不能让人感觉闪烁其词，含糊不清。此外，尽可能的使用最简单易懂的英语词语，因为贸易的对象不一定非常熟悉英语，他的英语水平不一定非常高。就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”“fluctuation in the exchange rate”这句话涉及到了汇率的两种情况，即上涨和跌落，要是表达不清，容易造成误解，贸易双方产生不必要的争端，未来避免因表达不清楚而产生的纠纷，在写作的过程中一定要始终确保表达清楚。上面那句话要想表达“合同生效后汇率的波动由买方承担”， 可以这样说“Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”

1.2 正确（correctness）

函电的写作涉及到英语语言的方方面面，首先要保障语言语法和格式的正确性，此外，也要确保事实、信息和数字等的正确性，要着重关注细节，因此在发出函电时，写作者要反复的校对英语信息，一定要不放过任何的细节，就像价格、数量、型号、交货日期和方式、包装等信息都要仔细的核对，否则会给公司造成不可估量的后果。

1.3 得体（courteousness）

主要是指写作语言要遵循一定的原则，尤其是人际交际原则和贸易往来惯例，这样会让人感觉亲切熟悉，没有隔阂感，为贸易的往来营造了一种周全、温暖、快乐的感觉。但是如果遇到不顺和麻烦也一定要有尊严的进行驳斥和职责，其实这也是一种礼貌和原则，但是要把握分寸，适度，这就是得体。

2 商务英语函电的写作技巧

2.1 词语表达要准确到位

1）运用准确无误的词语

进行商务英语函电写作时，要尽可能的挑选简单易懂的英语词语，并能够准确的表达出你要表达的思想。有些写作者认为深奥的词语能够彰显自己的英语水平和英语能力，但是交易对方不一定熟知英语，因此要尽量避免使用一些深奥晦涩难懂的词语。此外，晦涩复杂的词语也特别容易使人产生误解。一般来说商务英语函电倾向于使用简单易懂的英语词汇。

2） 英语代词的指代作用

写作过程中运用英语代词时，要明确代词的具体指代对象和逻辑关系。通常来说，代词指代其距离最近的词汇，并且要遵循语法规则，与所指代的词汇在人称和数量上保持一致。代词使用不当往往会造成误会和纠纷。比如They informed Lucy， Tom and Chris that they would receive an answer in a few days.这句话中包含了两个they， 那么这两个they分别指谁呢？是informed前面的they还是“Lucy，Tom and Chris”呢？这里就表达的模糊了，分不清谁是谁了，因而造成了麻烦。那么怎么样才能避免歧义，使对方真正明确自己的意思呢？那么原句可以改成这样“They informed Lucy，Tom and Chris that the latter would receive an answer in a few days.”在这个句子中 “the latter”指代“Lucy， Tom and Chris”， 这样意思就清楚明确了。

3）英语修饰词的具置

英语的表达中修饰词在句子中的位置直接影响了其句子意思的表达，比如以下两个句子①We can supply only 100 tons of the item. ②We can supply100 tons of the item only. 在第一个句话中， “only”放在“100 tons”前面起修饰作用， 表达的含义是仅仅提供100吨，不能再多提供了。然而第二句话， “only”修饰的是“the item”， 其要表达的意思是仅仅提供这种项目， 不会再提供其他的了。由此看出修饰词的位置对句子的含义的表达起到了很大的影响作用，其修饰的词不同， 所要表达的意思也就不同。

修饰词的位置不能乱放，要紧紧跟在所修饰的词语。比如以下两个句子：①They bought a bicycle in a small shop in Shanghai which costs $ 65.00. ②They bought a bicycle for $65.00 in a small shop in Shanghai. “$65.00”是指“bicycle”的价格，那么它就应该靠近它所修饰的词语“bicycle”。在第一句话中“which costs $ 25.00”应该挪到“bicycle”后面。第二个句话没有必要使用复杂句， 直接用 “for”来替换即可， 修饰词位置使用准确了能够确保整句话表达的意思清晰明了。

2.2 句子的逻辑结构

首先，句子要符合逻辑，这样才容易将意思表达清楚。比如下面这个句子“Being an expert in international trade， I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这句话的主语显然是“I”， 然而分词的逻辑主语却是“you”。这样就造成了逻辑上的混乱，产生了理解上的分歧，若上面的句子改成“Being an expert in international trade， you certainly have experience of solving this kind of problem.” 或 者 “As you are an expert in international trade， I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这样就能够确保分词与主语的主语保持一致了，而且也遵循了句子的逻辑性。

其次， 关注句子的意思表达的连贯性。比如下面的句子： They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.这三个句子虽然都堆砌在一起，但是三个句子的意思缺乏连贯性，没有必要的联系，只是表达了独立的意思，无法使人快速理解要表达的信息。但是如果将上面的句子改为： “They wrote a letter to Mr. Woods， the sales manager.”修改后的句子要表达的意思就非常明确了，是指“他们给销售部经理Woods先生写了一封信。”

3 结束语

本文针对商务英语函电的写作进行了深入的剖析，首先明确了商务英语函电写作的基本特点，在此基础之上，结合实际的案例，以具体的英语词语和句子为例，论述了商务英语函电写作的技巧，并得出了以下的结论，首先商务英语函电的写作尽可能的使用简单易懂的英语词汇，并着重关注代词的具体指代作用。其次，句子的表达一定要突出重点，并保持一定的连贯性。

【参考文献】

商务英语写作篇6

[关键词] PIADA 英语教学模式

随着全球经济一体化的发展， 成千上万封英语商业书信每天往来于世界各地，进行商务信息交流。因此各类商业实体都十分关注员工商务文书撰写技能的培养。作为培养未来国际商务人才摇篮的各类经贸学校，怎样根据商务英语的学科特点、社会需求和教学对象实际水平来甄选和改革教学方法，提高我国商务英语写作课程教学成效一直是一个亟待解决的问题。针对高职商务英语写作课程特点，笔者提出了PIADA教学新模式，在教学实践中效果良好。

一、商务英语写作课程的特点和任务

商务英语是在商务场合中，商务活动的参与人为达到各自的商业目的，遵循行业惯例和程序并受社会文化因素的影响，有选择地使用英语的词汇语法资源，运用语用策略，以书面或口头形式所进行的交际活动系统。商务英语写作是以个体经验为认知基础的语篇意义建构、修整和成形，是一项产出技能，只有在充分吸收英语知识和信息之后才能准确地把自己的思想表达出来， 传递出去。因此，懂得商务英语是进行写作的前提。此外商务英语文书具有以下特点：选词简明得体，表达清晰，用语正式庄重，朴实无华，态度礼貌，多用专业术语、古体词和缩略语；句子表达固定，词句凝练精干，力求表达有效；语篇格式相对固定，结构逻辑合理，意义连贯。所以商务英语写作这门课程是融商务知识与英语写作、商务写作技巧为一体的综合课程，其主要任务是培养学生掌握商务英语应用文书的基本知识和写作技能，提高商务英语文书的表达能力。

二、商务英语写作课程的教学现状

目前我国商务英语写作教学主要存在以下问题:一是看问题简单化：认为只要能熟练掌握写作技巧和语法规则，记住大量专有名词，就能自然而然地处理复杂的英语商务文书写作的任务，对英语写作基础知识和跨文化交际背景知识等重视程度不够;二是操作的机械性：无视习作个体的经验基础，把写作教学过程视为教师给予刺激、学生作出反应的机械过程，课堂教学满堂灌现象严重，学生学习的主动性发挥不够，写作实践很少;三是重结果轻过程：将写作重点放在最终的成品上，而对语篇生成的认知过程缺少合理监控以及对写作者个性化差异关注不足。所以培养出来的学生跨文化意识普遍薄弱，汉语负迁移现象相当严重，社会语言学能力、话语能力、交际策略等缺乏，其运用英语的正确性、流利性和得体性还远远落后于期望值。

三、PIADA教学模式的构建

1.指导理论

(1)建构主义理论。核心理念：让学生在自我探索和实践中掌握知识，提高技能。

建构主义认为学习者具有利用现有知识经验进行推论的智力潜能；学习是学习者主动地建构自己的知识经验的过程，即通过新经验与原有知识经验的相互作用，来充实、丰富和改造自己的知识经验。

它提倡的教学模式是：“以学生为中心，在整个教学过程中由教师起组织者、指导者、帮助者和促进者的作用，利用情境、协作、会话等学习环境要素充分发挥学生的主动性、积极性和首创精神，最终达到使学生有效地实现对当前所学知识的意义建构的目的。”在这种模式中，学生是知识意义的主动建构者；教师是教学过程的组织者、指导者、意义建构的帮助者、促进者；教材是学生主动建构意义的对象；媒体是用来创设情境、进行协作学习和会话交流，即作为学生主动学习、协作式探索的认知工具。

(2)交际理论。核心理念：让学习者在比较正式的语用环境中运用语言为达到某一真实的目的而进行交际，培养交际能力。

交际教学法是基于语言教学目的是培养学生的交际能力这一理论基础发展起来的教学思想。它认为：外语学习者都有其特定的对外语的需要，社会交际功能是语言文字的主要功能。外语教学目的是培养学生在特定社会环境中恰当地、得体地使用外语进行交际的能力。其主要特点是分析学生对外语的需要，以功能意念为纲以及教学过程交际化。

2.整体设计思路

职业教育就是就业教育，商务英语写作课程的主要任务是商务英语文书撰写技能的培养，因此，课程的整体设计应围绕培养应用型商务人才这一目标服务，要突出体现其职业特征。既：以商务英语应用能力培养为中心，以真实的项目任务为载体，以外贸业务员、外销员等岗位的职业标准和工作过程为依据，通过工学结合的能力实训项目来突出学生的主体地位，实现教学做一体化。

3.PIADA课堂教学模式

本模式通过完成一定的写作任务及其内化的商务沟通技能为目标驱动， 以提供的真实语料作为课堂教学案例， 基于融合了专业知识和语言技能的现实商务情景， 要求学生对语料进行思考、分析、讨论和归纳等活动， 并根据语料中提出的有关问题和写作任务通过其理解连同探讨、争辩后的思维成果来完成写作， 目标是力图将语言技能的培养和专业知识的学习有机地结合起来。在整个教学过程中， 学生不是就教师布置的有关材料和要求直接完成写作任务， 而是从提供的语料中通过自己的探索过程认识和发现问题的解决方法。同时学生之间的沟通、讨论或辩论也有助于激发和培养其独立思考、分析的学习能力， 并通过写作任务的最终完成检验其实际操作和解决问题的能力。其基本程序如下：Presentation- 教师向学生呈现教学目标和范例；Induction- 师生共同归纳总结商务英语文书的特点、格式及写作方法；Applying-是指学生以项目小组的形式，在较为真实、自然的商务环境下，为完成特定的商务任务，达到特定的目的，运用获得的商务英语写作知识和技能，进行具体的操作和实践；Displaying- 把在公司、企业、市场等商务环境中的实践情况、任务完成结果、或小组讨论结果在课堂上展示；Assessing- 师生共同对展示进行评估；Amending在评估的基础上对项目任务完成不完善的地方进行修改。本文以备忘录教学为例来说明该教学模式的教学步骤：

(1)（Presentation）目标呈现：教师向学生呈现备忘录的教学目标（能总结归纳常见英语备忘录的格式和特点；能根据提示和要求写出相关英语备忘录；能辨别不同类型英语备忘录的特点）、本单元能力训练项目（完成湖南天宇进出口公司关于讨论添置200台办公电脑会议的英语备忘录写作）和常见备忘录范例，要求学生交流讨论英语备忘录的特点及格式。

(2)（Induction）归纳总结：将学生分为若干小组，以小组为单位分析、讨论、辩论英语备忘录的特点及格式。小组讨论结束后，让各小组指派代表阐述各自的观点。教师此时的主要任务是组织、引导学生讨论，注意把握讨论方向，对重点和难点进行适当的点评、讲解。通过学生归纳、总结、汇报、教师点评、讲解等方式师生共同归纳、总结英语备忘录的特点及格式。

(3)（Applying）应用：情景设置，模拟现实商务场景（湖南天宇进出口公司要添置200台办公电脑并就此事召开了董事会进行讨论），通过虚拟角色（假定你是该公司办公室文员），要求学生根据已知信息或提示以学习小组的形式进行英语备忘录的写作实践。

(4)（Displaying）展示：要求学生以学习小组为单位向全班展示本组备忘录最后文本。

(5)（Assessing）评估：师生共同对所展示的备忘录文本进行点评，总结归纳英语备忘录写作要点及注意事项。

(6)（Amending）修改：根据点评情况师生共同对学生备忘录习作进行修改。

随着认知心理学研究的迅速发展和现代教育技术的日新月异，传统的外语教学理念、教学模式受到了很大的冲击。受语言学和教学领域范式变化的影响，大量的研究关注了英语作为第二语言或外语的写作过程。笔者在学习研究国内外先进英语教学模式的基础上，根据课程特点和教学现状，对商务英语写作PIADA教学新模式进行了探讨。

参考文献

[1]王俊菊:二语写作认知心理过程研究述评.外语界， 2007， (5)

商务英语写作篇7

关键词：国际商务；英文电子邮件；写作范式

中图分类号：G642.0 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）49-0282-02

一、引言

英语已成为世界通用语，随着国际商务活动的不断发展，现代企业中应用英语电子邮件与国外客户交流已经成为日常工作的一部分，其重要性也引起了众多学者的关注，目前的研究主要包括三个方面：一是从写作原则角度进行的研究，如陈朝晖（2008：33-34）等探讨了商务英语电子邮件的合作和礼貌原则；二是从文体角度进行的研究，如李俊儒（2007：21-25）对英语电子邮件的体裁特点进行了分析，找出了与普通电子邮件以及与商务函件的异同；三是从纯语言（词汇、句法等）和写作格式方面进行的研究，如李波、温建平（2000：33-34）从文体结构、语言文法、词汇使用等方面介绍了国际商务电子邮件的写法。

与商务英语信函和电子邮件研究相比，商务英语电子邮件的专门研究还相对较少，而且有局限，如对英语电子邮件的写作原则没有达成一致，并且缺乏语言学理论支撑；研究深度不够，缺乏对各种具体邮件（如发盘、索赔、运输等）的纵深研究以及范例指导；定性描述解释多，实证研究少；针对英语语言变异（英语作为世界共通语）而采取何种语用策略等方面也鲜有提及。

基于此，本文将首先总结和分析目前商务电子邮件写作中存在的问题，然后重点研究三种邮件的写作“范式”。这里“范式”是指一种完整而又可以重复操作的方法，每种范式包括写作的基本方法和内容。

二、商务英语电子邮件写作中存在的问题

商务往来中电子邮件的写作质量和水平直接影响着交易的成功或失败，并在很大程度上代表着公司的形象，影响到客户对公司的印象。准确、规范的商务英语电子邮件有助于建立良好的商务关系，最终达成贸易，而忽视应有的写作规范往往会导致交易的最终失败。

1.主题不明确。为保证收件人重视该邮件，主题部分不能空着，而且选词要得当准确，例如“Hello”和“hi”这类主题不明确，主题“That product you requested”不具体，“Important！Read Immediately！”信息量不够。另外，主题中不可包含有机密、敏感性或冒犯性的文字。主题一定要简明扼要，如果较长，可用大写列出要点，然后附以简单描述。

2.不重视组织结构。有的写信人为给收信人留下好印象，开头用很多客套话，结尾用很多礼貌语，这是不必要的。商务工作人员一般很忙，通常只是粗略看一下邮件，所以不要使用修饰文段，也不需要选用精美的词语和复杂的句法来显示英语水平。考虑到商务活动不仅仅是针对英语是母语的国家，商务人员的英语水平也参差不平，因此很多地方使用简单句就可以。如果是写信或需要回复，要快速、准确地传达要点，第一段就说明写信目的，其他段落可按重要性安排，每一段都要有中心句，可使用“first，second”等词引导。尽量简洁，无需在邮件中包括所有的详细内容，可以用“If you have any other questions please feel free to contact me”（如有其他问题，请联系我）来做结尾。

3.遣词用句不专业。避免使用与朋友发短信用的“cu（see you），ru there（are you there？）”和情感符“ToT”等非专业语言以及口语缩略语“wanna（want to）”，但商务英语专业缩略词除外，如L/C表示Letter of Credit（信用证）等。多用主动语态，因为被动语态可能让人感觉奇怪而造成误解，如“I remember that you have been told about the deadline”有指责的意味。注意写作语气，使用积极而友好的语气，不要称呼收件人“My dear”。如果不知道联系人姓名，可用“Dear Sir or Madam”；知道对方的姓名，可用“Dear Mr/Mrs/Ms+姓”或“Dear+名字”（对方已是很熟悉的商业伙伴）；如果给一个没有联系过的公司发邮件，可用“To Whom It May Concern”。

4.回信不及时或不完整。有些问题，如索赔，因要考虑或处理很多问题而不能马上给出解决方案，有些业务员就迟迟不给客户回复，或简单回复让对方等消息而导致更多的问题。这种情况下更要及时回邮件，因为即使暂时没有方法处理或解决，但至少要让发件人知道你已收到并阅读了邮件，并告知发件人目前的情况及对下一步行动做出建议。发件人知道你已收到邮件，也会注意礼节，并更耐心的等待进一步的答复。

5.忽视检查或润色。写完一封邮件，感觉如释重负，往往不检查就点击发送是一般人的行为，但一旦点击了发送键，就再也无法将其收回，而且只要收信人在线就会马上看到。所以在发送前，必须要检查一下。检查小到包括单词拼写、语法时态、标点符号、结尾敬语、开头称呼语是否与整篇邮件风格一致等；润色大到篇章构思：所写内容是否正确合适、结构是否条理、重点是否突出、是否已用了最好的方式表达了想说的内容等。

三、三种业务电子邮件的写作范式

典型的商务电子邮件一般包括邮件主题、称呼和结尾敬语、开始段、中间段、结尾段以及最后附上的联系信息：包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址等）。以下范例中此部分省略。开始段一般开门见山，言简意赅，2～3个句子就可以；中间段给出对方需要了解的其他具体；最后一段总结或重审邮件重点或表达期待对方要采取的行动，但是这要根据具体业务情况和与对方的熟悉程度，比如通知对方已发货或收到信用证等只有一两句话的邮件也存在。以下将选择三种邮件为代表，具体分析其写作模式。

1.建立业务关系邮件。建立业务关系是拓展业务的基础，业务员应该首先了解该客户的必要信息。信息来源包括网站，如阿里巴巴；交易会，如广交会以及商会、银行、业务伙伴推荐或报刊上的广告等。建立关系的邮件一般采用正式严肃的风格，语气要友好礼貌，尤其是第一次跟对方联系的话，正式的邮件能留给读信人非常专业的印象，内容一般包括以下几点：①开头告知获取对方联系方式的渠道或信息来源；②说明写信的目的，比如是想购买对方的产品还是推销自己的产品；③对本公司进行简单介绍，尤其是业务范围或产品，可附上几张有代表性的图片；④最后表达与对方合作和希望对方回复的愿望。

2.询盘和发盘邮件。商务交易磋商的过程可分成询盘、发盘、还盘和接受四个环节，其中发盘和接受是达成交易必不可少的步骤。询盘邮件一般是进口商发给出口商的，一般询盘只要求对方提品的目录本、价目表和样品等；具体询盘会对感兴趣的产品进行具体询价。询盘邮件内容较简单，初次向对方询盘时，最好做简单的自我介绍：①开头句直切主题，告知对方信息来源，表明交易意愿；②结尾句强调主题，请对方尽快回信反馈所需要的信息。对询盘邮件的答复要及时而且有礼貌，且涵盖对方所需要的全部信息。报盘是卖方将产品按一定的交易条件（包括价格、数量、付款条件等）向卖方表达成交的愿望。报盘信函内容应该完整且准确无误，以免后期产生不必要的纠纷。报盘邮件一般包括：①感谢买方的询盘；②产品的名称、颜色、数量、规格以及价格、折扣条件和付款条件等；③包装、交货期和报盘的有效期等。

3.投诉或索赔邮件。由于货物的质量差、数量少和包装不符以及发货延迟等而导致投诉或索赔在商务活动中是很常见的。投诉邮件措辞要谨慎，语气要委婉，陈述的事实要有理有据，以便于对方接受。投诉或索赔的邮件内容一般包括三个方面：①简单陈述问题情况，并给出货物名称、数量、合同号和具体日期等信息方便对方查询；②陈述由于错误带来的不便和损失；③提出解决问题的建议或督促对方采取方案解决问题。

收到此类邮件后，收件方应该立即回复，实事求是的陈述问题，做到礼貌和公平。如果确实有误，而且愿意承担责任，要在回复中承认并表示歉意，同时说明要采取的行动。

四、结语

英语已成为世界通用语，随着国际商务活动的不断发展，现代企业中应用英语电子邮件与国外客户交流已经成为日常工作的一部分，商务英语电子邮件具有很强的行业特点，实用性强，因业务范围广泛而拥有各种各样的语篇内容，文体兼具口头语篇和书面语篇的特征。商务英语电子邮件是国际商务人员进行业务往来普遍使用的一种联系手段，随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视。在撰写商务英语电子邮件时，我们不仅要在遣词用句和写作结构方面符合行业规范，而且要遵循一定的写作方法和原则，并采用符合交际语境的语用策略。合宜的电子邮件有助于建立和保持良好的商务关系，规范的写作范式会使国际商务沟通和商务英语写作教学变得轻松。

参考文献：

[1]陈朝晖.商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则[J].商场现代化，2008，（558）：33-34.

商务英语写作篇8

【关键词】商务写作；技巧；四点方案

导言

《商务英语写作》是融商务知识与英语写作、商务写作技巧为一体的综合课程。其主要任务是培养学生掌握商务英语应用文书的基本知识和写作技能，提高商务英语文书的表达能力。这种专门的写作要求作者必须具备基本的商务知识，其文章无论从内容上还是从表达形式上都有其特殊性和专业性，往往融合了经济学的原理和方法，经济术语一般较多。同时，这类写作还要求具备相应的规范性。大部分商务文书在格式上都有特殊的要求，写作时必须采用规范的格式。教学中，教师根据教学内容需要提供典型范文，供学生阅读、评论和分析，其目的是让学生能够了解和掌握商务英语写作的基本文体、格式、交际策略及语言特点。

1.商务文书写作的一般技巧

商务英语并非是一种专门的语言，就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别，它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。

商务英语专业的学生学习写作商务英语文书是从学习写作技巧开始的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。一封好的商务信函需要做到外观格式正确，内容完整，条理清晰，语言简练，语法句式用词正确，此外还需语气得当。

那么如何才能用英语写出一封好的商务文书呢？本文将通过分析写作案例，介绍商务英语文书的结构技巧——“四点方案”。

2.什么是“四点方案”

雪莉·泰勒（Taylor， 2007：20）在《商务英语写作实例精解》一书中说：“无论是撰写商务信函、传真电文、备忘录还是电子邮件，设定其主体结构的总体规则是相同的。用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心。” 她还在书中提出一个设定文书结构的“四点方案（4 point plan）”，主要包括以下几个部分：

① 开场白或简述（opening or introduction）：说明写信的原因，内容可以包括阐述写信的目的，提及前一封信件、上次的接触或此前的文书。

② 中间部分（central section），也即信的主体，提供收件人所需了解的所有信息，或者写信人要求对方提供的信息，有时两者都包括。简单明了地陈述细节，并根据内容分成段落。确保逻辑通顺。

③ 结论（conclusion）部分说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。如有必要提出最后期限。

④ 结尾（close）通常只需简单的一行句子，与信的内容相呼应。

3.用“四点方案”设定商务文书的行文结构

3.1 电子邮件

下面以一封电子邮件来说明如何用“四点方案”设定文章结构。

John Wang想请Suzie为公司25周年庆典录制影像。之前他曾去参观过她的工作室，回来后觉得很满意，于是去信商谈录制方案及费用事宜。请看下面的电子邮件：

From johnwang@stelectronics.co.sg

Date 10th.Nov.2010 14：10：03

To

CC

Subject 25th anniversary video

Dear Suzie

①Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities.

②I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th anniversary. This is a very special landmark in our history， and it is important that this video portrays both past， present and future.

③You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to receiving this before 30 October together with your approximate costings.

④If you need any further information please give a call on 2757272.

Best wishes

John Wang

Market Manager

ST Electronics

stelectronics.co.sg

分析：①开门见山说明写信的原因，提及之前的接触，即参观对方的工作室。并谈及感受，即对对方的办公设施很满意。②是邮件内容的主体，提供收件人所需了解的所有信息，即请Suzie为公司25周年庆典录制影像。简单明了地陈述细节，说明此事的重大意义。③是结论部分，说明收件人应采取的行动，这里John Wang要求Suzie设计出录制方案及费用并提出期限即“30 October”。④是结尾，只有简单的一句话，提供电话号码以备日后联系，与前一部分内容相呼应。

可以看出，这封运用“四点方案”写出来的电子邮件，结构合理、条理清晰，内容没有一句多余的话，完全达到了商务沟通的目的。

3.2 一般信函

由于电子邮件一般遵守“一件事一个主题”原则，所以篇幅较短，比较容易设定结构。那么一封表达较多内容的信函是如何运用“四点方案”来组织结构的呢？

Winston所在的公司于2月16日向Brown所在的公司订购了一批衬衫（订单号2601），但是收到的货物却不能满足他们的要求，不仅出了质量问题而且数量也不够。Winston给 Brown写了一封投诉信，包含了以下这些内容：

1） 货物质量远远达不到之前的样品的质量，所以不能被接受。

2） 订购的是1500件衬衫，收到的却只有1400件。

3） 很多老主顾已经定了货，现在却不能发货，因此公司蒙受了极大的损失。

4） 务必于3月20日前告知处理方案。

5） 如逾期收不到答复则取消订单并要求赔偿。

请看下面的这封由Winston 写给Brown 的投诉信是如何运用四点方案来设定结构的。

Dear Mr Brown

①We have just received delivery of order no. 2601 placed with you on 16 February. We regret to say， however， that the goods delivered do not meet our requirements.

②The quality of the goods appears to be far below that of the samples which were sent earlier and are therefore not acceptable. Furthermore， as you can see in the copy of the invoice we enclose， we requested 1，500 shirts but have only received 1，400 of those.

③We have received many requests from our regular customers for these shirts but have been unable to fulfill the orders and have lost considerable revenue as a result. We therefore hope you will let us know by March 20 what action you can take to help us solve this present difficulty. If we do not hear from you by that date we will regretfully be forced to cancel the order and ask for compensation.

④We look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Winston Bevan

分析：①开门见山说明写信的原因，指出2月16日的订单收到的货物不能满足他们的要求，收信人一眼便知此信的目的是投诉。②说明投诉的原因及细节，提供收件人所需了解的所有信息，收到的衬衫不仅出了质量问题（与样品质量不符）而且数量也不够（订购1500件，收到1400件）。③是结论，说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。由于许多老主顾已经定了货，现在却因对方原因不能发货，使公司蒙受了损失，因此对方必须于3月20日前告知对此事的处理方案，否则将取消订单并要求赔偿。④只有简单的一句话，看似可有可无，却表达了写信人坚决却不失礼貌的态度，使事态的发展留有缓和的余地。

这封信正是运用了“四点方案”，将一大堆的内容进行了合理布局，使信的每一部分功能一目了然，内容与结构完美相结合。“四点方案”还可以用来布局传真的行文结构，因为传真电文的写作方式与商务信函相差无几，这里不再举例。

3.3 商务报告

此外，“四点方案”还可以稍作调整，用来设定篇幅简短的商务报告的结构。简要的商务报告一般分为简介（introduction）、讨论（discussion）、结论（conclusions）和建议（recommendations）四个部分。请看下面这个关于在公司实行禁烟的报告：

①This report examines whether there is a need for the company to have a smoking ban. At the moment employees can smoke where they like. This includes smoking at their desks， in the reception area and in the restaurant.

②It is a fact that smoking is harmful to health. Ten times as many smokers get lung cancer as non-smokers. Moreover non-smokers are also at risk from passive smoking. Personally， I believe most employees who smoke would like to stop smoking. It is certainly the case that non-smokers are unhappy about working in a smoky environment. If it was forbidden to smoke in the building I think that smokers would be willing to go outside the building to have a cigarette.

③It’s important that the company considers the health and safety of all its employees， as well as visiting customers. Allowing employees to smoke anywhere is dangerous firstly because it is harmful to health， and secondly because it can be a fire risk. In addition it is inconsiderate to non-smokers.

④This report therefore recommends that smoking is banned from the whole building. This does not necessarily mean that the ban is total and immediate. One possible course of action could be that smoking is banned from the restaurant and reception area immediately. I suggest that a shelter is provided outside the building for smokers and then for smoking to be banned everywhere， including the toilets.

分析：①阐明报告的缘由（公司是否有必要禁烟）和背景（目前员工抽烟不受限制）。②讨论事实和意见，指出员工在工作中抽烟的做法不仅伤害自身更危及他人。③是结论，因为吸烟危害健康，公司应该考虑到员工及来访客户的健康与安全。④提出如何禁烟的具体措施及做法。

4.结语

从以上几例分析可以看出，“四点方案”可以用于多种商务英语文书写作。如能熟练运用“四点方案”组织文章结构，不仅可以完整清晰地表达文书的内容，还可使作者写起来一气呵成，读者读起来一目了然，因而减少阅读时间。初学者需要多阅读范例，多比较、多体会，然后再尝试模仿，最后才能驾轻就熟。教学中，无论涉及哪种文书写作，教师都要提醒学生尝试用“四点方案”设定文书结构，只有经过不断强化，学生才能领悟这种技巧并熟练运用之。

参考文献：

[1]戴冬冬. 论商务英语写作[J].东北大学学报（社会科学版）， 2001（7）： 221-223.

[3]阮绩智. 论商务英语写作课程设计与教学实施模式[J].山东外语教学， 2005（1）： 57-59.

[4]张春玲. 培养复合型人才的一门重要课程—商务英语写作[J]. 社科纵横， 2007（8）： 169-170.

[5] Taylor， Shirley. 张卫平、康成翠 （译）.商务英语写作实例精解[M]. 北京：外语教学与研究出版社， 2007：19-25.

作者简介：

商务英语写作篇9

[关键词] 商务信函 礼貌原则 面子 礼貌策略

中国在加入WTO之后，与世界各国之间的经贸往来和商业交流日趋频繁。商务信函作为商业交流的手段之一，在建立和维持商业联系、合作买卖与保持良好关系方面发挥着重要的作用。因此，如何撰写有效的英文商务信函，成为国际商务工作者最为关心的问题。本文拟从语用学的角度探讨商务信函写作中礼貌策略的运用，希望对广大国际商务英语的学习者和工作者有所裨益。

一、关于礼貌的语用研究

美国哲学家Grice在二十世纪六十年代后期提出了合作原则。Grice认为在所有的语言交际活动中，说话人和听话人之间存在一种默契，一种双方都应该遵守的原则，他称之为会话的合作原则，这条根本原则可以具体体现为四条准则:数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。数量准则规定了我们说、写时所传递的信息量;质量准则规定了说、写内容的真实性;关联准则规定了所传递的信息要切题;方式准则则在表达方式上提出了要求，即简明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有这些准则，人们就可以以最直接的方式、最高的效率进行交际。但是，这些规约常常为了顾全对方的“面子”，不冒犯他，而故意被违反。而有关“面子”的研究可以追溯到上个世纪五十年代。当时有不少语言学家和社会学家注意到语言运用中的礼貌现象。其中，E.Goffman从社会学角度提出了“面子”问题，他说，人们在交往中无时无刻不涉及“脸面工作”。一方面，人的行为受到面子的约束，另一方面人们也期待他人对面子给予考虑（刘润清）。一九七八年，英国学者Brown 和 Levinson 合写了《语言应用的普遍现象:礼貌现象》的文章，第一次对礼貌、面子这一问题进行了系统的探讨。他们认为面子实际上是一系列只有他人才能满足的想法和希望。面子可分为两类：积极面子和消极面子。积极面子指人们的自我形象及个性，即在交际活动中，人们希望自己的形象和个性得到保持，希望自己的言论、思想或行动得到肯定和赞赏。消极面子指人们希望有自己的地域权、行动权、不被打扰的权利,希望在社交活动中自己的自由不受到侵犯。几乎所有言语行为都是威胁面子的。例如，不同意或者批评威胁积极面子，而命令、请求则威胁消极面子。礼貌就是理性人为减少面子威胁所采取的策略行为。他们提出了五种礼貌策略，根据纠正的程度从强至弱依次为：1）放弃实施威胁面子的行为;2) 间接性策略;3)消极礼貌;4) 积极礼貌 ;5) 威胁面子的行为是裸地公开的。其中经常使用的有积极礼貌策略、消极礼貌策略和间接性策略。积极礼貌策略包括三个类型：1)宣称双方共同点(包括说话人对听话人的赞赏、兴趣和观点方面的认同等)；2) 表示双方互相配合;3) 满足听者或读者的需要。消极礼貌策略也包括三个类型:1）不强求（给听话人自主，他可以不接受说话人的观点或要求）;2）向听话人道歉（表明无意在感情或行动上伤害听话人）；3）寻找借口（避免对方因欠情而产生尴尬，维护对方消极面子不受伤害）。间接礼貌策略: 避免直言不讳,不直接触及对方的面子。

在Goffman 和 Brown & Levinson 的研究及Grice的合作原则的基础上，英国著名语言学家G.N.Leech 提出了“礼貌原则”。这一原则共分六条准则:1）机智准则;2）慷慨准则;3）赞誉准则；4）谦虚准则;5）同意准则;6）同情准则。 Leech的礼貌原则被认为是“拯救”了合作原则去解释为什么人们经常故意违反合作原则，时而拐弯抹角，时而声东击西。在言语交际中，人们往往首先考虑的不一定是合作，而是礼貌问题。正如刘润清所说的：礼貌原则实际上具有更大的约束力(1987）。

二、运用礼貌原则和策略指导商务信函的写作

商务信函作为商务沟通的方式之一,负载着三个重要使命,即:使参与方之间完全互相理解;引出所需要的回应;同时建立良好企业形象及合作关系。要达到良好的沟通，这三者之间互相制约，缺一不可。而这三个目的的达到都与礼貌、得体的书写方式密不可分。在商务信函的书写中有一个公认的7C原则,即:周到（consideration）、礼貌（courtesy）、清楚（clarity）、简明（conciseness）、具体（concreteness）、正确（correctness）、完整（completeness）。其中有两个原则，即周到和礼貌涉及到礼貌策略的使用。根据Brown 和Levinson的面子说，从商务书信的书写人角度来说，他应该尽量避免伤及收信人的积极面子和消极面子，也就是说他应采取积极面子策略和消极面子策略来维护收信人的面子。

根据所传递的信息性质可将商务书信分为好消息、中性消息、坏消息及劝说信，其中好消息和中性消息信函被称为日常信函。因为这两种信函主要传递一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不过多涉及礼貌策略的运用，因此不在本文讨论范围之内。本文将聚焦于劝说信和坏消息书信来分析一下各种礼貌策略的运用。

劝说信的目的通常是写信人打算通过此信说服收信人做某件他尚未考虑的事或可能给他造成不便的事。因此从本质上来说，劝说信属于“请求”这类言语行为，它内在侵犯了交际者的消极面子。而坏消息书信主要指对各类请求的拒绝信，这类书信从本质上来说，表达了写信人对收信人观点的不同意，威胁了收信人的积极面子，因此在书写时，应采取归纳式，即先以中性或积极的表达开头来作为缓冲，然后解释拒绝的原因，在解释清楚之后再提出拒绝，并且最好为对方提出建设性的建议或替代方法，最后以积极的语言书写结尾。在具体的策略的使用上，应尽量使用积极礼貌策略来通过表明自己与收信人之间的某些方面的共同之处来满足对方的积极面子。

下面，笔者选取了一种特殊的信函――买方要求卖方折价的信。之所以说其特殊，是因为它具备拒绝信和劝说信的双重特点，买方不同意卖方的报价，可视为拒绝；买方要求卖方折价，可视为劝说。因此，这类书信中，写信人应该灵活运用各种礼貌策略，以达到有效、得体的沟通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry. It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However, our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels, three percent lower than your present ones. Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance, say, two percent off your quoted prices? We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets. And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

该函件的前三个自然段从内容上来看为拒绝信, 威胁到了收信人的积极面子。因此写信人运用了一些积极礼貌策略，如：一开篇写信人就表示出对对方的关注（1 thank you），然后在谈及对方产品的质量和对方处理询价的方式上表达对他们的认可与肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 来突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件读者产生“互惠”的共鸣感，这样双方有了共同利益基础和共同语言。在使用了这些积极礼貌策略之后，写信人再提出对方报价略显偏高，收信人就不会感到太唐突，挽救了他的积极面子。

在第四自然段中，写信人向收信人提出了折价的请求。这时，收信人的消极面子收到了威胁，因此，写信人使用了一些消极礼貌策略，如：“给予受信人行动的自由，不强求”，写信人使用了“规约性间接表达”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。写信人还通过不忽视收信人的方式强调了收信人的“行动自由”（6 perhaps）。为了使强加最小化，写信人借助了规约性礼貌标记词（9 please）等等。以上这些策略的使用，从最大程度上减小了对收信人的强加，充分给予他行动的自由，满足了他的消极面子。

三、结论

综上所述，在商务书信特别是拒绝信和劝说信的书写过程中，写信人应充分考虑收信人的利益、处境和感受，遵守礼貌原则，使收信人的利益、对他的赞扬和同意达到最大化，运用积极礼貌策略和消极礼貌策略满足和维护收信人的积极面子和消极面子，以达到良好的沟通并建立持久、互惠的合作关系，这对企业经济利益乃至国家经济的可持续发展都具有重要的意义。

参考文献

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics, CUP, Cambridge

[2]Brown, Penelope, and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

商务英语写作篇10

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

体贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.