档案管理体系建设范文

导语：如何才能写好一篇档案管理体系建设，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】企业档案；管理体系；建设措施

企业档案对于企业自身的发展有着极其重要的作用，为此做好企业档案的管理，加强企业档案管理体系的建设就显得非常必要，如何加强企业档案管理体系的建设，成为了相关工作者急于探讨解决的问题。基于此，本文就加强企业档案管理体系建设的措施进行了探讨，给出了一系列相应的措施，相信对有关方面的需要能有一定的帮助。

1.建立与完善档案管理组织与制度体系，打好“依法治档”攻坚战

档案管理组织与制度体系是档案管理法治化的一把大刀，是“依法治档”的根本保障。在组织体系中，特别要打破过去每个部门设立一名兼职档案员的做法，尊重“谁形成谁移交”的原则，把形成档案的所有岗位都列入档案管理组织体系范围，并且把每个部门的主要技术负责人指定为部门主要兼职档案人员。新型的组织机制，注重档案管理网络功能的发挥与网络结构的包容性，无论部门与人员如何调整都不会削弱网络功能，强调责任到具体“岗位”与“人”，是档案管理体系的组织基础与人力保证。由于现代企业经营模式的综合性和多样性，所形成的档案属文书档案的范畴，而建设工程档案则属于科技档案的范畴，应按照档案各自的形成规律和管理标准进行科学管理。结合企业实际编制档案的分类方案，制定各类档案的管理标准。并注重档案信息的管理，用科学的方法和现代化的管理手段借助计算机技术，对档案信息进行综合管理，建立数字化全文数据库，实现科学、方便、快捷的档案管理和利用。

在制度体系中，首先要对国家、地区与行业的规范作全面深入的总结与梳理，在尊重国家规范的前提下，从行业的角度，结合企业自身的特点进行制订与修订。要突出在信息化背景下“收集是档案第一要务”“简化整理”“注重服务功能”，强调规范的实际可操作性。宏观层面修订《档案管理办法》，微观层面修订各类档案的收集、整理、保管、利用、考核等全过程的档案管理规范体系，制订侧重于企业信息化、档案数字化、资源整合与共享的档案信息化管理规范体系，以及档案管理的各类制度体系。对于信息化的新产物――数码照片、视频文件的管理，结合实践，进行科学创新，制订《照片与视频档案管理规范》。制度体系建设是一项长期的工作，要不断去探索、发现、改进、优化制度中存在的问题，并记录下来，积累到一定程度集中修订与完善，保障制度的有效发挥，坚决打好“依法治档”的攻坚战。

2.创建信息时代档案流程管理体系，避免制度流于形式与表面

在传统档案管理中，往往制度流于形式，工作衔接上不协调，细节上缺乏具体的操作方法，存在责任不明、有令不行、执行不力等问题，致使档案收集难、管理难等问题。在日常管理中，很多时候职能部门并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具体的落实与操作细则去指导实践。流程就是执行力，是规范的具体落实，而规范又是流程管理的执法依据，两者相辅相成。流程管理就是将档案管理的目标进行逐个分解，并具体落实在流程上面，各个环节紧密联系，有严格的先后顺序，让处于流程环节中的所有人都懂得，档案的事务分别由谁来做、怎么做以及如何做好的标准就一目了然。档案流程化管理，有利于职责清楚、责任分明，消除了人浮于事、扯皮推诿、执行不力的痼疾，彻底消除原有工作环节之间的摩擦，大大提高档案管理的效率与管理品质。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展， 要吧电子管理工程建设起来， 把电子信息技术运用到各种档案考核，档案管理之中去。

3.定期下达《归档任务书》，打破制度的框框，解决档案收集难

收集是档案的第一要务，是传统档案工作中的难点。《归档任务书》是把各门类档案所要收集的资料集中汇编并明细，将责任落实到岗位与人。《归档任务书》打破了规范的条条框框，尤其在业务操作上缺乏灵活性以及其内容与形式在办法、规范中所不能表达的地方，讲究实用性与可操作性，是对管理规范的重要补充，是流程管理的进一步细化与落实，是档案管理体系的重要组成部分。它紧紧围绕“收集是档案工作第一要务”的宗旨，做到“档案收集全覆盖”“责任落实全到位”“归档资料全明细”，每年根据企业发展的实际情况修订、编制成册，并在头年12月份定期下达，可以彻底解决档案收集难的问题。

《归档任务书》主要包括收集范围明细表、归档文件要求、移交时间及移交要求。特别是收集范围用各类明细表的形式，罗列重要档案项目资料的详细清单，让部门人员有针对性地去收集。

4.实现规范化操作，规范档案管理操作流程

（1）要对档案管理的流程有明确的认识，结合企业的内外因素，全面掌握企业的业务进行情况，对企业业务的了解不能停留在表面，还要更加深入全面的分析，以了解业务活动的方方面面，对企业的业务活动烂熟于心，对其面临的问题，问题的对策等等也要下足功夫。

（2）要确定档案的来源，也就是说确定档案在哪些业务过程中形成，这是档案整理归档的依据，要切实重视起来，避免出现问题。

（3）就要按照一系列流程完成企业档案管理的程序，档案管理工作要做到细心、认真，发现错误及时纠正，以保证档案具有实用价值。

房地产企业要想做大做强，就一定不能忽视管理的重要性，我们不难看出，一个企业的生死存亡往往就决定于一个企业的管理水平的高低，企业要树立正确的认识，将管理贯彻企业生产经营的始终，对于房地产企业来说，档案管理应当引起足够的重视，作为企业管理活动中的重要一环，其作用不容小觑。俗话说，千里之堤毁于蚁穴，一个小小的纰漏就可能引发大的危机，所以对企业来说要不断提高档案管理水平，使其为实现企业利润的最大化服务。

5.全面整合档案资源，构建档案信息网络化与共享

服务整合档案资源，实现网络共享，是档案工作的最终目的与方向。它是以档案管理系统软件为桥梁，通过电子数据的导入、与企业主要业务系统之间的接口链接开发等手段，实现档案资源的全面整合，通过条目检索与全文检索，实现档案资源的共享服务。房地产企业档案管理的过程， 需要寻求多个企业的合作， 行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中， 可以互相学习， 吸收各自的发展经验和优势， 提高自身的竞争力。

在信息化的现代企业，要配置适合信息量大、传播速度快、网络化的档案管理的软硬件设施设备，开发档案管理系统与企业主要业务系统的关联接口，通过创建数字化档案室与档案登记备份，实现传统档案、企业各业务系统，各类电子文件等档案资源的全面整合与网络共享服务，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系。

6.结语

综上所述，加强企业档案管理体系的建设对企业自身的发展有着极大的促进作用，因此，我们就需要通过有效的途径，采取有效的措施，做好档案管理体系相应的工作，以完善和提高档案管理体系的建设，从而在一定程度上促进企业的发展。 [科]

【参考文献】

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【关键词】高校 档案管理 质量保障

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。而且随着高等教育事业的不断发展，社会的多元化以及政策的改动，高校档案管理质量保障体系需要不断完善。规范管理，重视改革，构建科学的评估体系，才能使高校档案管理的工作与时俱进。

一、高校档案管理工作中的问题

目前，随着高校教育事业的不断发展与进步，高校档案管理的工作却显得有些滞后。调查显示，部分高校对档案管理工作不给予重视，使高校教育水平有所下降，高校正常运行中遇到诸多问题，主要体现在以下几方面。

（一）高校档案工作重视不够

目前，部分高校缺乏对高校档案的管理，不给予重视。有的甚至没有制定规范的制度，有的虽然制定了一些规章制度，但是并没有落实到实处。这些都是高校对档案工作重视不够的表现，从而导致高校频繁出现档案丢失、破损严重等现象，严重影响了高校管理工作的进行。

（二）没有建立长期的管理规划

目前，部分高校缺乏对档案管理的长期规划，影响高校管理工作的可持续开展。虽然有的高校也制定了规章制度，但是并没有建立长期的高校档案的管理规划，只在一时有显著的作用，但长久下去不利于高校教育事业的发展。因此，建立高校档案的长期管理规划至关重要。

（三）资金投入不足

对于部分高校来说，科研事业和人才培养一直是重点事项，因此对于档案管理工作就缺乏资金的投入，导致高校的工作无法高效的进行。主要体现在以下几方面：首先，缺乏对紧急事故处理的资金投入以及规避风险。例如：档案长期受潮，导致档案字迹不清楚，但是却没有资金的投入对其进行规避。其次，对于刚刚接手档案管理的职员，但是缺乏资金的投入，未对其进行严格的培训，这就使高校教育事业不能高效的进行。

（四）缺乏规范的管理制度

目前，对于部分高校来说档案管理仅仅是简单的堆砌，并没有经过严格的制度分类排放，没有妥善的保存和归档。问题主要体现在以下几方面：首先，档案的缺失和遗漏严重。例如：在教师做评价时，有的学生没有上交，没有做到及时归档。其次，档案管理没有完善的规章制度，档案借阅经常出现过期未还，也有可能造成档案的缺失。

（五）档案管理措施的落后

目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系统已经相当完善。但是部分高校档案管理的措施还是很落后，采用纸质统计管理明显不及信息系统的管理。人工管理档案浪费人力又浪费物力，并且效率低，出错率高，这样下去不利于高校档案管理的进程。

二、高校档案管理质量保障体系的建立

综上所述，高校的档案管理质量保障体系都有所完善，但是想要更好的适应社会的发展，该体系还需要不断完善。针对上述存在的问题，下述给予了适当的解决措施。

（一）建立完善的管理制度

为了解决高校档案的管理不规范，不能及时归档，遗漏缺失等问题，高校需要建立完善的档案管理质量保障体系。用来约束借档者的行为规范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面几点：首先，随着社会的进步，规章制度用来约束人们的行为，可以使社会更高效的运行。因此，高校需要制定严格的规范制度，用来规范借档者的行为。其次，高校间的实际情况不尽相同，各高校应该根据自身实际情况，制定出适合本校的最佳制度。

（二）建立完善的管理体系

对于信息化的今天，建立完善的高校档案管理体系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的档案管理效率，为教师和学生提供更好的服务。如何建立完善的管理体系，可以从以下两个方面进行：首先，高校档案管理不仅要保存和管理纸质版的档案，而且要对纸质版的档案进行电子版保存，以备日后的查找及永久保存。利用数据库对高校档案保存的纸质版材料进行储存和备份，数据库可以对档案进行检索，这样既有效地保存了纸质版档案，又可以提高师生们查阅档案的效率，通过数据库向师生们进行档案的展示，同时也可以开放很多系统的功能，减少用户的查询时间，便于其他人进行查阅。

（三）建立健全的考核机制

对于高校档案的管理者来说，他们的工作就是服务广大师生，服务的质量好与坏只有通过建立完善的考核机制才可以评鉴。另外，通过完善的考核机制，既能提高高校档案管理者的工作激情，而且还能够提升他们的服务意识和服务态度。建立完善的考核机制可以从以下几个方面着手，首先，要制定详细的考核制度，结合高校档案管理的特点，细化其标准，考核对象为全体高校档案管理者，考核内容包括工作情况和工作内容，老师和学生们要对高校档案管理者的服务态度和效果进行评价，客观上做出评价。其次，加强档案管理队伍的建设，提高他们的素质。加强高校档案管理者在互联网这方面的培训以适应新世纪的要求，对那些服务态度好或者工作很出色的高校档案管理者进行一定的物质和精神奖励。

三、结语

高校档案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，对高校的可持续发展起着重要的作用。在新时期的挑战下，需要高校档案管理质量保障体系的不断完善，建立完善的管理制度与体系，以及建立健全的考核机制，使高校教育事业高效的用作。

参考文献：

[1]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界，2013，（11）：73-74.

[2]刘勇.探究高校档案管理质量保障体系[J].中国管理信息化，2015，（11）：255-255，256.

[3]徐亚群.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].统计与管理，2014，（8）：159-160.

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摘 要 近年来，随着网络技术的普及运用，社会逐渐面向信息化、数据化发展，如何保障信息系统运行的安全性、高效性以及准确性是当前各行业急需解决的问题。在大数据的发展步伐中，信息系统的规范化运行维护以及体系建设日趋重要，档案管理系统运行维护的主要目的是保证网络系统的高速运行，逐步提高企业档案管理的信息化程度，以此更好的促进数据归档的有效性。基于此，本文简要提出企业档案管理系统运行维护以及体系建设的要点，并以石油企业为例，提出当前我国石油企业档案管理系统工作中存在的主要问题以及解决措施，得以为相关工作人员提供理论参考依据。

关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设

随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。

一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点

在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。

（一）企业档案管理系统任务

在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保证系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。

（二）企业档案管理系统建设原则

在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。

（三）企业档案管理系统建设功能

运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的准确性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以最大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的准确性。

另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。

（四）制度保障体系的必要性

在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。

二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状

石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统全面记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。

（一）真实性问题

一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的权威性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。

（二）保密性问题

随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提高档案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。

（三）长久性问题

随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。

（四）广泛性问题

档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能准确、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，准确找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。

三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施

（一）库房的智能化管理

随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。

（二）建设档案管理相应的网络

现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。

（三）提高工作人员综合素质

在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。

（四）积极引进信息技术的应用

近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的可靠性。

四、结语

石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。

参考文献：

[1] 杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设[J].现代企业，2016.10（15）：847-849.

[2] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015.04（18）：63-66.

[3] 祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016.05（12）：251-253.

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档案，作为国家历史文献中的精品，作为社会历史记忆的承载着，能否实现安全性的保管和有效的利用，充分体现了国家对于信息资源的控制能力，以及国家对历史文化的传承程度。档案的安全主要包括档案实体的安全和档案信息的安全两个方面。目前我国的自然灾害和群体性灾害经常出现，电子档案信息安全存在很大危险，为了能够竭尽全力保证档案的安全，管理档案的相关部门应该采用全面的、系统的、有效的措施，建立一个完善的档案安全保障体系。下面从以下几个方面来阐述如何建设档案安全保障体系。

一、加强对档案库房内部和外部环境的安全建设

档案库房是长期保存档案的场所，不同于其他的办公用房，它对能否使档案永久性地保存具有直接的影响。因此，国家也相继出台了一些相关的法律进行规范档案库房的建设，有《档案馆建筑设计规范》、《档案馆建设标准》、《建筑设计防火规范》、《建筑抗震设计规范》等等。

首先，档案必须存放在密闭、干净、适宜的地方，所以档案库房要根据地理位置和气象条件等因素因地制宜的选择好位置。如果选择了地质条件较差、地势较低、排水不通畅的地区，则容易发生水灾；如果选择了离海岸线较近的地区，则容易发生台风或海啸；如果选择了离山体较近的地区，则容易发生泥石流等灾害；如果选择了离油库或者加油站较近的地区，则容易发生火灾。其次，档案库房建设在设计和选材方面一定要考虑抗震、防火和防水、防盗等因素，地震、洪水、泥石流等突如其来的一些自然灾害，人类是无法抵抗的，如果发生了，对档案会造成具有毁灭性的破坏。所以，档案库房的抗震设防烈度一定要比普通的公用建筑的设防烈度高；要选用防火的建筑材料来建造，同时要安装自动消防的报警装置和其他的一些防火灭火装置。

在设备和设置方面，档案库房还应该具备安全的装备，比如空调设备、湿度计和温度计、杀虫设备、消防器材等。《国家档案局关于加强副省级市以上国家档案馆安全技术防范系统建设工作的通知》就规定了门禁、温湿度监控、消防、视频监控、计算机安全等系统建设的安全标准。各地方的档案馆应该严格按照通知执行，尽早尽快地确保档案的安全。在库房的内外部环境方面，加强档案库房周围的绿化，一些绿色的植物可以吸收周围的有害气体，还可以有阻挡和吸附灰尘的功效。所以提高绿化率，既可以美化库房的外部，也可以净化空气，降低污染物对档案造成的破坏，延长了档案的寿命。

二、提高档案部门的工作人员素质

我国档案部门的一些工作人员素质不高，大多数的档案员只能说是一个档案业务工作者，而不是一个管理档案的行家。缺乏全面系统的档案专业基础理论知识，缺乏现代化技术，尤其是现代信息科学技术，缺乏对档案部门的未来发展的前瞻性眼光。而且地方的档案部门的工作人员的来源背景也比较复杂，普遍学历层次不高。因此要大力加强档案安全的管理队伍建设，提高档案人员的思想政治觉悟，从根本上重视档案的安全性。首先，加强对现有的档案人员的教育与培养，定期地进行进修、培训、实习和实际演练操作等，经常开展档案的安全培训，提高并强化档案人员的安全意识和责任意识，普及保障档案安全的常规知识和技能。其次，再选择一些政治觉悟高、工作责任心强、业务精通，有一定专长的档案人员组成档案安全管理小组。只有这样提高档案部门的全体工作人员的专业素质，才能增强档案人员的档案安全保障能力。最后，要加强档案人安全意识，构筑起坚固的思想防线。要树立“档案安全事关党和国家根本利益”的思想；要树立“安全第一”的思想；要树立“安全问题无所不在”的思想；要树立“安全问题人人有责”的思想。档案工作者应当具有极强的风险意识、防范意识和责任意识。

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一、公共档案馆的功能定位

公共档案馆作为公共组织，是以管理社会公共事务，提供公共产品和公共服务，维护和实现社会公共利益为目的，拥有法定的或授予的公共权力的组织实体。

20世纪50年代中期至80年代中期，档案馆基本处于封闭状态。1987年颁布的《档案法》从法律上明确了公共档案馆的性质，由此至90年代末，档案馆开始从封闭走向开放。2000年，全国档案馆工作会议提出，要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。2004年，全国档案局馆长会议提出了“四位一体”的功能定位。2006年，全国档案馆拓展社会服务功能座谈会召开，档案馆的功能在组织、内容、形式和效果等方面不断提高。2007年出台的《中华人民共和国政府信息公开条例》中指定国家档案馆为政府信息查阅场所。2008年全国档案工作会议提出“两个体系”建设的新要求。

理清档案馆发展的脉络后，我们不难发现，目前我国公共档案馆的功能包含了以下几点：

一是政策法律的执行功能。现代公共管理要实现民主化、科学化、法制化的管理，离不开公共政策的指导作用，离不开法律的规范作用。因而，无论政府组织还是非政府公共组织，虽然在发挥具体作用上有一定差异，都具有政策与法律功能，这就是档案事业的行政管理功能。

二是公共信息资源的收集保管功能。档案馆存史留鉴，安全保管是其他工作的基础。公共档案馆要延续传统的保管功能。此外，还应加强电子文件中心建设，确保电子文件的真实有效和长期可读。

三是公共信息资源的查阅利用功能。档案馆应突破传统的信息条块分割的制约与束缚，发挥国家档案事业主体的作用，担负起信息的交汇、整合、跨行业区域共享的枢纽使命，成为信息时代政府信息、档案资料等信息资源交汇和利用的中心。

四是历史文化教育研究功能。档案馆收藏和保管来自于社会各方面的具有社会记忆意义的档案资料，并通过档案信息资源的开发，为科学研究、为社会建设发挥作用。此外，档案馆作为爱国主义教育基地还有教育、引导、传承、激励的作用。

五是提供公共文化休闲功能。档案馆作为人类文明的载体，是人类文化遗产的重要组成部分，档案馆的文化特征是档案馆社会属性的重要内涵2_--。2002年，国务院《政府工作报告》要求“加强图书馆，博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设。”随着社会的发展，档案馆必然会成为公众文化休闲的重要阵地。

二、建立覆盖人民群众的档案资源体系是公共档案馆建设的内在需求

1　建立覆盖人民群众的档案资源体系是由公共档案馆的性质所决定的

公共档案馆并非公务档案馆。公共档案馆至少应包含两个要素：一是档案馆由国家和政府设立并管理；二是资源属国家和社会全体公民并为全体公民所共享。著名档案学家希拉里・詹金逊指出：“在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”发达国家公共档案馆非常重视对个人档案的征集，如法国国家档案馆国家级的个人档案就600个全宗，瑞士260个各类档案馆保存的个人档案多达6000余个全宗。建立包含人民群众的档案资源体系有助于增强公民的“根源感、身份感、地方感和集体记忆”。

2　建立覆盖人民群众的档案资源体系与当前日益增长的公共需求相符

马斯洛需求层次理论把人的需求分成生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求五个层次。在不发达国家，生理需求和安全需求占主导的人数比例较大，而社交需求、尊重需求和自我实现需求比例较小，在发达国家，则刚好相反。随着我国各项事业的发展，公众的需求层次不断提升，档案与普通公众的联系越来越密切。以青岛市档案馆为例，通过对近几年利用档案的统计数字我们发现利用档案的主体发生了很大变化，首先是数量的飞速增长，由2000年的388人次到2008年的8541人次，增长了20余倍，其次是结构急剧变化，2000年主要还是工作查考，占49％，到2008年工作查考比例降到14.8％，维护权益成为主要构成，占19％。此外，通过对查档目的的分析我们还发现关于维护权益、产权纠纷、了解政策、工龄计算、落实待遇等涉及民生的档案利用率越来越高，到2008年年底已增长到5107人次，占总利用人次的60％。面对这些需求变化，我们必须调整资源体系结构，建立覆盖人民群众的档案资源体系，满足公共需求。

3　建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共档案馆自身建设与发展

首先建立覆盖人民群众的档案资源体系有利于公共意识的培养与形成。现阶段我国档案馆公共意识还较薄弱，档案工作者对档案是公共文化资源、利用者是纳税人的意识有待加强。档案业务规范的制订者、执行者在履行自己的职责时，伴随重事轻人、重物轻人、重著名人物轻普通人物的传统观念的转变，其自身的公共意识也就在悄然萌生。决策者和执行者公共意识的形成能进一步推动公共档案馆的健康持续发展。其次，公共服务的提高必然会获得公共财政的倾斜。有为才有位。伴随着覆盖人民群众的档案资源体系的建立，档案馆的公共服务能力必定会进一步提升。当档案馆的公共价值被公民普遍认可时，其在国家公共管理中的地位也必然提高，由此会更容易获得自身发展所必需的公共财政支持。

4　多措并举。构建覆盖人民群众的档案资源体系

一是要把反映党和国家重要工作、反映本单位基本职能和涉及公民、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，并延长其保管期限。二是要按照以人为本的思想修改接收范围，把涉及人的档案尽可能全面地接收进馆。三是要积极进行档案资源整合。四是加强征集工作，有重点、有计划地征集散失在境内外的珍贵档案，拍摄具有地方特色、反映城乡变迁、市情民俗等与人民群众生活密切相关的信息。

三、建立方便人民群众的档案利用体系是提高公共服务能力，发挥公共档案馆功能的重要保障

档案馆资源再丰富、信息整合再科学、工作人员服务意识再好，但是没有行之有效的服务手段，没有方便人民群众的档案利用体系，“再好的戏也出不来”。加强档案利用体系的建设，提高公共服务能力，是建设公共档案馆的重要内容。

一是构建文档查阅平台。文档查阅平台应包含六项服务内容：档案利用中心、现行公开文件查阅中心、政务信息查阅中心、本地和国内各种历史信息查阅中心、公民个人信息查阅中心和各种法律法规查阅中心等。除此之外，还应设立咨询辅导员，制定咨询辅导指南，以满足广泛的信息咨询服务。根据利用者的需要，还可以增加送档案文件下农村、进社区、法律援助、政务咨询热线等等新的服务内容，不断延伸服务的深度。

二是构建网络传播平台。作为开放的公共档案馆，在互联网中必须有自己的服务平台一网站。首先，网站是档案馆面向社会提供文档信息的重要窗口。其次，网站是传播地方历史文化的窗口。第三，网站也是档案工作交流和宣传的窗口。通过网络传播平台，档案馆架起了联系社会的重要桥梁，开辟了一条服务社会的新途径。

三是构建档案编研平台。一是注重质量，多出精品，出版有价值的、有社会影响的编研产品。二是开阔视野，贴近需求，多选择一些既有史料价值，又有知识性、鉴赏性、趣味性的符合社会大众文化需求的编研产品。

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高效的交通档案管理工作可有效地提升交通系统各个单位工作的效率，特别是最近几年来我国私家车数量的不断增加，给交通档案管理工作带来了较大的挑战。而通过信息化建设可以增强档案管理工作效果，进一步增强交通档案管理工作的质量。但是在交通档案管理信息化建设的过程中仍旧存在多方面的问题，严重制约了交通档案管理信息化建设的质量，因此，全面地分析当前交通档案管理信息化建设中存在的问题对交通档案管理工作有着实际意义。

1交通档案管理信息化建设的重要性

1.1推动交通档案管理工作专业化

在传统的交通档案管理工作中，因为档案多数均为纸质的材料，这就限制了档案的有效使用，并降低了档案保存的安全系数。在进行档案管理工作时使用现代信息技术，可消除传统的借阅交通档案资料在地域和空间上的差异，减少了档案管理工作者工作难度，提升了档案管理工作的效率。

1.2符合当前时展的需求

当前国内私家车数量越来越多，为了更好地使车辆服务于人民，需要提高交通档案管理的效率。而通过将信息化技术加入交通档案管理工作，能够实现交通档案管理工作与现代化社会有效的接轨，降低交通档案管理工作中出现错误的概率，增强交通档案管理工作的实效性。

2当前交通档案管理信息化建设中存在的问题

2.1对交通档案管理信息化建设重视程度较低

对交通档案管理信息化建设重视程度低制约着交通档案管理信息化建设，具体主要表现在两个方面，首先，在交通管理部门中，档案管理部门为辅的科室，地位总体较为边缘化，交通档案管理实际需求人员较多，但具体从事人员较少，特别是专业的信息化建设技术人员更为缺乏，多数交通档案管理部门存在一人多岗的情况，这在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作为交通档案管理人员自身也没有认识到信息化建设对于自身的重要性，传统的交通档案管理工作思路与方式仍旧处于主置，限制了现代化信息技术在交通档案管理工作中的应用。

2.2交通档案管理信息化建设工作对应的规章制度较为缺乏

现阶段，因为多数单位的交通档案管理信息化建设处于初级阶段，具体的机构设置、专业技术人员配置等方面还存在较多的问题，规章制度不够完善，在信息化建设实际工作开展的过程中，存在职责交叉、分工模糊等情况，甚至部分区域的交通档案管理工作经过信息化建设之后，出现了各自为政的情况，导致交通档案管理工作非常混乱，信息化技术应用较为表面。

2.3交通档案管理高级信息化技术人员较为缺乏

当前由于受到传统交通档案管理工作的影响，实际的交通档案管理信息化建设人员并非科班出身，往往是经过了一段时间培训之后就直接上岗，在受到工作压力等方面的影响时，对应的在职培训工作也不能及时地跟上，限制了管理人员信息化技术水平的提升，再加上多数工作人员心态等方面因素，导致了高水平管理人员较为缺乏的现状。

2.4信息管理使用软件不统一

现阶段导致交通档案管理信息建设水平较低的另一个主要原因就是在进行交通档案管理信息录入的过程中，使用的录入软件不够统一，导致格式不够规范，导致后续在使用相关数据的过程中非常容易出现数据不兼容的情况，这在很大程度上导致了交通档案信息化管理工作的混乱。出现这种情况的主要原因与我国信息化技术起步较晚有着直接关系，在交通档案管理信息化建设的过程中间还没有形成一个较为统一的标准，非常容易导致交通档案管理工作出现混乱、不兼容的情况，降低了交通档案管理信息建设的效果。

2.5信息化管理资金投入不足

交通档案管理信息化在建设的过程中涉及到方面较多，所包含的工作也较为琐碎，再加上我国当前交通档案管理信息化建设水平较低，在完善交通档案管理信息化过程中需要大量的资金投入。但是，当前我国对这方面的投入比较少，不能够满足我国交通档案管理信息化建设的需求，使交通档案管理信息化的建设水平比较落后。

3完善交通档案管理信息化建设的相关对策

3.1构建完善的交通档案管理信息化建设工作规章制度

无规矩不成方圆，所以在进行交通档案管理信息化建设的构建过程中，要制定出比较完善的工作规章制度。在实施时首先要针对性地进行分析，对其有比较全面的了解，然后再把信息化建设过程的需求添加到交通档案管理工作制度中。另一方面，在进行完善的过程中，可以进行听证，邀请相关专业的专家、学者及工作技术人员等进行听证，并给予专业性的指导，其次，在交通档案管理信息化建设工作制度运行的过程中，应采取动态性的调整策略，保证交通档案管理工作制度更好地服务于信息化建设。

3.2增强交通档案管理信息化建设技术人员的综合素质

针对当前交通档案管理信息化建设技术人员综合素质较低的情况，应制定具体的措施。首先从源头上进行控制，主要从三个方面入手，第一，从招聘环节入手，对于招聘的工作人员，应该设立必要的有针对性的招聘条件，选择那些专业与信息化建设相接近的人员，并提高工作人员的待遇条件，以便能够吸引到优秀的人才，保证工作人员的能力水平。第二，制定出完善的在职培训策略，由于交通档案管理信息化技术和知识是处在不断发展和进步的过程中，这就需要对已经在职的交通档案管理工作人员进行在职培训，使其能够掌握最新的知识动态，保证技术人员的信息化技术水平得到不断的提升。第三，建立合适的考核机制，合理科学的考核对于调动工作人员的积极性是十分重要的，应对传统的理论考核方式进行变革，可多采用一些互动性的考核方式，并将考核结果与工作人员的晋升、薪酬等挂钩，保证培训工作与考核工作的效果，防止出现考核流于形式。

3.3增强对交通档案管理信息化建设的重视

为更好地增强交通档案管理信息化建设，增强对交通档案管理信息化建设的重视是必不可少的。在具体的实施中，应当树立交通档案信息管理理念，提升相关工作开展的紧迫性，认识到该项工作的重要性，从而对所有工作进行统一协调管理，这对于增强交通档案管理工作效率与质量是非常重要的。

3.4明确交通档案管理信息化建设途径

为了切实增强交通档案管理信息化建设效果，应当明确交通档案管理信息化建设途径。首先构建完善的交通档案管理信息化数据库，最为根本的任务就是对其中包含的所有档案进行整理，将整理的结果形成数据，这是形成交通档案管理信息化数据库的基础。其次是进行归档，在归档时应当对所用的电子文件进行分项检查，保证所收集信息的真实性和完整性。若纸质原件和电子文件不是完全相符的，则应当进行完善调整，保证今后使用过程中所有数据的真实性。另外，应当和交通设计部门、监理部门等相关的单位形成计算机网络，在确保档案资料保密的基础上，将所有的资料融入到计算机系统中，更加方便后续资料的使用和收集。同时，还应当从复杂的交通信息材料中将其中具有结论性和代表性的数据提炼出来，形成完善系统档案材料和严谨的档案构建，从而为后续档案调用和决策工作提供更为便捷和完善的档案服务，实现交通档案管理工作的规范化和科学化。

3.5规范交通档案数字化软件的操作

针对当前交通档案管理信息化建设中存在的标准不够统一的情况，应当在全国范围内形成统一的交通档案管理信息化录入标准，形成统一的录入规范，这对于提升交通档案管理信息化建设的标准化水平是非常必要的。在具体的实施中，应当将纸质档案与电子档案的衔接工作落到实处，避免出现档案数据的流失，这是十分重要的。其次，还应该利用计算机网络技术保证交通档案信息的录入工作顺利进行，保证信息的真实性和可调查性。第三，结合当前我国多数交通档案信息的实际情况，与IT等相关部门进行有效对接，研发出适合当前我国交通档案信息化录入工作特色的数字化软件，并在全国交通档案单位内进行全面培训，保证每位人员均可以使用这个软件，这将在很大程度上增强交通档案管理信息化建设的规范化水平。

3.6增加交通档案管理信息化建设的投入

针对当前我国在交通档案管理信息化建设方面投入较少的问题，应当针对性增加对交通档案管理信息化建设的投入工作。在具体实施过程中，相关的管理与运营单位应当认识到交通档案管理信息化建设是一个一本万利的项目，虽然在初期的投入比较大，但是在后续的工作中，会增强交通档案管理工作的效率，提升交通档案管理工作的质量。同时，在具体实施中，交通档案管理信息化建设单位应当充分发挥项目较大且属于国家使用的优势，严格采用招投标的方式进行交通档案管理信息化建设，在确保交通档案管理信息化建设效果的基础上，提升交通档案管理信息化建设的性价比。

3.7完善交通档案管理信息化检索工具

完善交通档案管理信息化检索工具对于及时掌握信息化建设动态有着非常重要的作用。在具体实施中，首先应当完善交通档案的内容，让使用者可以迅速地定位自身需要的信息，构建出专业索引目录，让使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通过多方面的途径，将各个部门的信息进行收集，形成完善的交通档案，然后进行交通档案基础数据的汇总，及时将交通档案的项目向领导汇报，以便给领导的决策提供客观的依据，增强决策工作的科学性和合理性。第三，加强信息的反馈工作，交通档案管理人员要及时将收集到的信息进行整理和反馈，这样不仅能够反映档案信息的内在价值，还能增强社会档案的意识，将交通档案信息资源服务于为交通建设，充分发挥交通档案管理工作的作用。

4结束语

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一、狠抓档案开发体系建设

（一）有效开发档案信息资源。企业档案作为记录企业成长、发展历程的载体，真实地记录了企业文化建设所需的全部资料。企业档案管理工作者顺应时展趋势，立足新的起点，明确企业系统档案工作的科学发展方向，创新档案工作理念，把档案管理制度和要求，深入到企业的每一项工作中。同时，随着信息产业化的快速发展，给企业档案管理工作带来了巨大影响。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍的效果。

（二）继续加大开发利用力度。改革是一场新的革命，它既是一场解放生产力的伟大变革，也是一场解放思想、转变思想观念的革命。随着企业档案升级活动的停止以及市场经济的撞击，档案工作面临着严峻的挑战。因此，我们要加大开发档案信息资源力度是档案事业发展的需要。最大限度地满足各个方面利用档案信息资源的需要，是档案工作的目的。档案部门原来的“你来查，我去找”的工作方式已不能满足社会需要。档案部门必须加大开发档案信息资源的力度，才能把“死档案”变为“活信息”，使其在现代化建设中发挥作用。提升档案服务水平；继续加大制度建设力度。

（三）更新观念创新模式，促进档案事业科学发展。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。

二、狠抓档案利用体系建设

（一）规范查档流程，提升档案服务效率和水平。档案管理现代化是档案不断发展的一个显著标志，也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。传统企业档案管理实现价值的手段主要来源于企业资本和劳动力的投入，那么未来企业档案管理存在价值则主要来源于知识，这是由新技术革命、企业未来走势和档案管理自身发展需求所决定的。因此，我们要进一步完善、修订、健全企业档案管理工作制度，如借阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、递交档案材料归档制度等。些制度明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。德州市质监局的档案管理由此逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

（二）档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能。档案管理是企业管理中的重要组成，它不是只局限与某一领域的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要企业中所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。现代企业管理是一个有机的整体，企业档案部门只是这个整体中的一“块”而已，所以，如果想完整地体现企业档案部门的管理职能，还必须取得企业中其他的“块”即各相关职能部门的支持、配合与协调才行。这就有必要在企业各职能部门制订、实施其岗位职责时，有意识地把他们在档案管理方面应尽的义务职责明确地予以规定并体现出来，从而实现整个企业内在档案管理工作方面的高度协调与配合。因此，我们就要积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

（三）加强对馆藏档案日常管理。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。因此，我们要确保档案信息安全、实体安全，杜绝发生档案安全事故。档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、机制保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置。在档案管理中必须十分强调有章可循、有法可依，规范工作程序和工作行为，要建立起科学、严密的量化管理制度，实行差错告诫和责任追究制度，使工作人员做到事事、时时心中有“数”这样才能确保工作质量，提高工作效率。

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一、人事档案管理信息化建设的必要性和作用

近年来，社会信息化进程逐渐加快，信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源，而人事档案作为个人成长历史的重要载体，其在人力资源管理中的重要性日益凸显，加上信息技术的发展和人事档案管理开放化、社会化转变，为人事档案管理信息化建设提供了条件，这是时展的必然趋势，也是我国信息化管理工作的迫切需要。

人事档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法，档案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为人事管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，可见，进行人事档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提供档案资源利用率具有重要意义。

在人事档案管理中必然会涉及大量新信息，通过网络可以加快更新速度，对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新，实现资源共享，消除传统纸质信息更新的繁琐工作，降低工作人员的劳动量，使管理人员有更多时间扩充知识，有利于提高工作人员的业务水平，信息数据库上有关于员工和干部的最新考核信息，这些能够为领导的选拔决策提供帮助，因而，人事档案管理信息化建设是节约劳动力、加快信息更新速度、提高信息资源时效性的必要途径，有利于提高人事档案管理水平，提高工作效率和工作质量。

人事档案信息化管理中，对于档案的查询、修改、更新等都是在计算机上进行的，有效避免了对原始档案的破坏，保证了原始档案的权威性与客观性。每个人都有人事档案知情权，人事档案信息必须建立在尊重员工的基础上，只有档案信息得到员工的知情和认可，档案才更具有使用价值，通过信息化建设，在进行人事档案管理时，可以通过网络使员工了解自己档案，并对员工的疑义给出解答，有利于消除矛盾，体现了人性化服务。因此，人事档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、创建和谐劳动关系的重要手段。

二、加快医院档案管理信息化建设的主要路径

为改变医院档案管理现状，实现医院档案管理的数字化管理，是档案管理适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升档案管理服务的必然选择"加快档案管理信息化建设，需要从更新管理念，提高管理人员业务素质，把信息网络技术应用到医院档案管理当中，采用与档案管理相关的信息技术及软件系统，形成一个覆盖医院档案管理全过程全方位的信息网络平台，实现档案管理的资源共享。

（一）更新管理理念，是加快医院档案管理信息化建设的关键

医院的不断发展，业务技术水平的不断提高，根本上是要树立医院现代化管理的意识，实现医院档案管理现代化就必须更新管理理念，适应新形势下的医院管理的新要求。加快信息化建设，彻底改变传统档案管理以人工手动方式的模式；加快信息化建设，缩小不同专业间的差距，充分发挥档案管理人员的作用；加快信息化建设功在当今，利在夯实医院的发展后劲。档案管理信息化可以彻底改变以前收集整理时间长、立卷归档繁琐、查询利用效率低的落后状况。用现代化的管理理念和手段，使档案管理的信息化工作与办公室工作的制度化同步发展，以实现文档一体化的管理，适应信息化时代的要求，增强医院档案管理的时效性，提高档案查询、利用、开发的有效性。

（二）提高档案管理人员的业务素质，是加快医院档案管理信息化建设的重要保证

档案管理人员是医院档案工作的主体，档案管理质量与水平与档案管理人员业务水平和综合能力密切相关，加快档案管理人员业务水平的提高刻不容缓，只有不断提高档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法、现代的管理手段，才能快速的推进医院档案管理的现代化，才能适应医院档案管理信息化的要求。只有把档案管理专业知识与计算机技术相结合，才能加快建设信息化建设，促进档案信息资源库和数据库的完善，把分散的档案信息和数据进行统一管理，提高档案管理的服务效率。

（三）采用现代化的信息技术是加快医院档案管理信息化建设的必要手段

医院档案管理现代化的标志就是信息化建设。医院档案管理的信息化就是将计算机技、通讯技术全面的运用到档案管理之中，以获得最好的管理结果和最佳的工作效率，从而改善档案管理的工作现状，加快档案管理信息化建设，冲破档案利用的种种局限，从封闭走向开放，利用档案信息的独特优势为领导决策和医院管理提供支持。

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关键词：事业单位；档案管理；信息化；科学管理

顾名思义，事业单位档案的信息化建设过程，就是利用现代互联网和多媒体存储技术，对档案保存方式进行有机变革，实现档案内容的网络化存储和网络查询，是一种资源的现代化整合和利用方式。在事业单位档案管理的过程中，要通过信息网络资源的运用，建立数据库等方式，实现档案管理方法的提档升级，是事业单位总体信息化建设的一个重要环节。

1 信息化建设对于事业单位管理的重要意义

随着经济社会的快速发展，我国事业单位在公共服务和管理职能行使方面，发挥着越来越重要的作用，是社会运作的重要机体。事业单位的档案管理工作，从其本质来说，是对事业单位工作历史痕迹的客观记录，是通过资料的收集和整理，为后续服务和科学决策提供重要依据。事业单位管理工作所积累的大量案例和大量数据，是现代社会实现科学发展所依托的重要载体。

随着互联网信息技术的发展，传统的资料收集和查询方式，明显已经不能满足现代社会大数据分析的要求，传统档案管理的弊端也在日益凸显，包括占用空间、不利于查询、不利于资料的跨区域利用等方面。因此，在事业单位档案管理过程中，强化档案资料管理的信息化建设，是事业单位总体信息化建设的重要组成部分。

以笔者所工作的环保单位来说，在提供环保咨询服务的过程中，会形成大量的档案资料，很多环保问题，具有跨区域的相似性，也具有临近区域的特殊性，通过大量案例的整理和收集，可以有效实现环保问题解决方法的总结和创新，要实现这个目标，必须依托大量资料的收集和整理，通过档案的信息化建设，实现资源的跨区域流动，不仅对于提升本单位的档案管理水平具有重要意义，对于提升全国范围的环保治理水平而言，也有着至关重要的作用，将这种观点放大到所有事业单位的档案管理，都具有相似性的特征。

2 事业单位档案管理中的信息化建设瓶颈

2.1 资源利用效率低

在我国事业单位体系中，档案的信息化建设水平相对较低，其中可利用的数字化信息资源很少，大量的资料堆积在各自的档案室内，无法实现资源的有效利用，因此，强化事业单位档案管理的信息化建设，具有十分重要的意义。据不完全统计，截至2015年，全国事业单位档案馆资料开放的总数为6301万卷，这一数字，还不到我国事业单位档案馆藏资料总数的四分之一。

从总体来看，我国事业单位档案管理的信息化建设已经取得了初步的成果，在全国范围内建立了4000多个数字化信息数据库，但是仍有大量的档案资源被闲置，无法实现高效的利用。

2.2 事业单位档案信息安全堪忧

在事业单位过程中，形成的很多档案资料具有一定的特殊性，甚至涉及到国家秘密、商业秘密、个人隐私的问题，对于这种情况，在开展信息化建设的过程中，提升信息资料的安全保障性，具有十分重要的意义。通过对很多事业单位档案管理信息化建设的研究来看，现代事业单位开展信息化建设，普遍存在一定的安全隐忧，比如内外网区分不明等，存在很多安全隐患，成为制约事业单位档案管理信息化建设的重要因素。

3 加强事业单位档案管理信息化水平的有效路径

3.1 完善现代管理制度和体系

事业单位的档案管理信息化建设问题，是一项系统性的工程，需要挝淮恿斓季霾卟忝行顶层设计。在现有法律法规体系下，事业单位的性质相对较为特殊，很多事业单位存在身份上模棱两可的问题，因此，开展档案信息化建设，也受到了制度层面的制约。要实现档案管理信息化建设的有效开展，离不开系统的制度设计，建立现代事业单位档案管理制度，为档案管理的信息化建设提供制度上的保障和指引。

3.2 规范化建立档案数据库

在事业单位档案管理过程中开展信息化建设，离不开科学规划和系统安排，切忌盲目开展。在档案管理信息化建设的过程中，要强化数据库建立环节，利用无限的网络存储空间，分步骤、有条理的开展本单位数据库建设，实现档案内容的数字化备案过程，既有利于档案的保管，同时对于信息调取和资源利用具有重要的意义。

3.3 强化档案管理人员的信息处理能力

在事业单位档案管理中，开展信息化建设，离不开人才的配套和支撑。在很多事业单位当中，负责档案管理的人员，往往思想不够创新，现代信息技术应用水平不足，因此，强化档案管理人员的信息处理能力，对于事业单位档案管理工作，具有至关重要的作用。由于事业单位的性质和技术所限，一般不具有专业化的信息技术能力水平，因此，通过服务购买等方式，和企业合作开展建设，是有效的信息化建设路径。

4 结语

通过以上的论述可以得知，事业单位的档案管理工作，在事业单位全局工作中占据着重要位置，事业单位档案管理的信息化建设水平，直接关乎事业单位的服务和职能行使水平，具有十分重要的意义。由于我国历史因素和现代制度的多方面制约，我国事业单位目前的档案管理信息化水平并不容乐观，是一个持久性的工程。综上所述，强化事业单位档案管理信息化的理论研究和实践摸索，对于促进事业单位发展具有十分重要的意义，需要实践工作者和理论研究者深入探索，寻求现代事业单位开展档案管理信息化建设的有效路径，从而促进事业单位发展，更好的服务社会，为我国全面建成小康社会做出应有的贡献。

参考文献

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[2]程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011（4）：86.

[3]塔娜.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2016（16）：84-84.

[4]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）：214，216.

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关键词：信息化；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

前言

与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。

一、企业档案信息化发展前景

近年来，湖南省送变电工程公司信息化建设发展很快。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着企业将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。在企业管理中，生产调度、安全监察、工程建设、招标投标、技术图纸、人事管理、企业文化等方面，产生的大量的信息需要归档，对这些档案信息及时搜集整理，是档案工作者义不容辞的责任。 在此基础上，“去粗取精，去伪存真”，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性，不失时机地为企业管理者提供有价值的档案信息，为企业又好又快地科学发展提供更为完善的服务，这是信息化条件下企业档案管理工作发展的新趋势。

二、企业档案信息化建设的意义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。 但是要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与其他信息形式融合形成的更广泛的信息。笔者认为，企业档案信息化的内容应该有两方面:一是，狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是，广义上的信息化，是将企业档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。 所以，企业档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进企业档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将企业档案中的信息与其他社会信息形式融合使用， 在社会中传播，广泛地服务于企业和社会。当然这两个方面的目标并不是孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

三、信息化推动传统的档案管理模式转变

为做好企业档案信息化建设，这里面有一个对现代化、信息化与数字化的理解问题。其实，对于现代化很早就提出来了，但是对于现代化至今也没有一个权威性的解释。在四届人大说，我们国家要实现工业、农业和国防现代化。但是，现代化到底是个什么样子并没有一个严格的界定，随着社会的发展、科技的进步，有一点是大家所共识的，即：早期的现代化是以实体管理为中心，而现在的信息化是以信息管理为中心，前者对应的是工业化社会，后者应该对应信息化社会。前者以工作自动化为特征；后者则以全文信息化为特征。其实这也就是现代化与信息化之间的关系。1997年召开的首届全国信息化工作会议，对信息化和国家信息化定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。国家信息化就是在国家统一规划和组织下，在农业、工业、科学技术、国防及社会生活各个方面应用现代信息技术，深入开发广泛利用信息资源，加速实现国家现代化进程”。由此，也可以看出来，信息化是包含与现代化当中，是现代化发展的一种必然形式。

随着电子档案的大量产生，档案工作也必将随之而进入新的历史发展阶段，即：档案管理现代化，而现在的档案管理现代化与过去相比较又赋予了新的含义：那就是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。现在现代化的核心应该是信息化。因此，提倡现代化的同时也提倡信息化。但必需强调的是：档案管理现代化是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。即：适应信息化建设的发展要求，基于档案工作的基本原理，对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理，提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。有了全文，没有网络，就好比有了马没有鞍一样。所以，我们要提倡提供有效的全文档案信息网络化服务。

在提倡信息化的同时，现在也提倡数字化。但目前有一种观念认为，提倡信息化已经过时了，而应该转为提倡数字化。其实不然，数字化是信息化发展的一种具体形式，现在的文档则多是以数字形式形成文件、在磁光介载体上的保存、在局域网和互联网上运行的模式。同时，将过去的纸制文件转换成电子的数据，我们将其这样一项工作、一种形式称之为数字化。实际上信息化与数字化两者关系应该是信息化大于数字化这么个关系。这就好比路与车的关系一样。

四、企业档案信息化要确保安全性和真实性

实现企业档案信息化，必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理工作的需要；其次，依据文件处理流程进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。企业在电子档案使用过程中，应当充分注意到电子档案的安全性问题。因为随着信息化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。与此同时，还要高度重视电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺乏规范化和程序化管理，相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；加之储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性，企业档案部门要采取切实的技术和管理措施保证档案真实性。

五、提高人员素质适应档案信息化管理的要求

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。企业档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的档案专业队伍是至关重要的。首先，企业档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用， 迫使档案工作人员必须学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、网络方面的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员应当学习、学习、再学习，企业领导和档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，离岗培训，还可以采取以老带新、以师带徒的办法，互帮互学建立复合型人才群和梯队型人才结构。

六、结语

企业的档案工作也应该是以企业档案信息化的促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平作为企业档案工作发展的总目标。无论是企业的领导者，还是企业的从业人员都应明确的认识到，企业信息化里如果缺少档案的信息化，那么企业信息化就是有缺陷的。所以说，企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。同时，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，企业开展档案工作也应该把企业档案信息化建设，提升企业档案管理现代化水平作为企业档案发展的目标。

参考文献：