档案管理和规章制度范文

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[摘 要] 新时期，档案数字化管理及其创新具有重要意义，不仅顺应时展趋势，还能提高档案管理水平，提升档案工作服务质量。为弥补工作中的不足，提升档案管理水平，需要加强宣传工作，完善管理规章制度，重视数据库建设，并构建安全保障体系，提高档案管理人员素质。从而顺利时展趋势，推动档案管理创新发展和服务质量提升。

[关键词] 档案管理；数字化；创新策略；规章制度；档案信息安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093

[中图分类号] F290；G251.5 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03

0 引 言

新时期，随着档案管理水平和服务质量的提升，再加上信息技术的应用，创新管理方式，推动档案管理数字化是十分必要的。这样不仅顺应时展趋势，还能有效提升档案管理水平，为人们获取档案信息资源创造便利。但不能忽视的是，目前档案数字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想观念，完善管理规章制度，促进档案管理水平和服务质量提高。

1 新时期档案数字化管理及其创新的意义

在信息技术被应用到档案管理工作之中的背景下，档案管理数字化趋势越来越明显，其重要作用表现在以下几点。

1.1 顺应时展趋势

当前，信息技术、扫描仪等先进设备逐渐被广泛应用到档案管理活动当中，有力的推动档案管理的创新发展，也为档案管理创新发展提供了便利，有利于提升档案管理水平。因此，在这样的背景下，创新管理方式，健全完善管理规章制度，实现档案管理数字化，这是顺应时展趋势的必然要求，对推动档案管理各项活动顺利进行具有重要作用。

1.2 提高档案管理水平

当前，在信息技术和扫描技术得到有效利用的背景下，再加上档案管理人员综合技能的提升，档案管理数字化是一种必然趋势。事实上，实现管理数字化，不仅方便档案信息资源的整理和归档，还能方便查询，可以有效满足使用者的需要，促进档案管理服务质量提升。数字化管理还可以减少档案资料的占地面积，提高档案资料的防火、防水能力，进而促进档案管理水平提高，有效满足人们使用档案信息资源的需要。

1.3 提升档案工作服务质量

在档案管理数字化的趋势下，通过创新管理方式，构建档案信息资源数据库，对档案资料进行数字化处理，然后编号并存储，构建完善的档案信息资料库。当使用者需要使用档案资料时，只需要输入目录和编号就可以快速查询到所需要的档案资料，满足使用者获取并使用档案信息资源的需要。并且这对提升档案信息服务质量，有效满足人们日常生活需要的重要意义是不言而喻的。

2 新时期档案数字化管理及其创新的策略

当前，在档案管理过程中，由于一些管理人员素质偏低，相关制度没有严格落实，制约档案管理水平提升，影响档案管理的创新与发展。为弥补这些不足，顺应档案管理数字化趋势，促进档案管理水平提升，有效满足人们使用档案信息资源的需要，需要从以下几个方面采取创新策略。

2.1 做好宣传工作，重视档案数字化管理

新时期，要充分认识档案管理数字化的重要意义，创新思维，革新管理理念，顺应时展趋势，推动档案管理工作水平提升。并在制度、资金、档案管理人才等方面加大支持力度，健全完善档案管理制度措施，加大相应的资金投入，注重提高档案管理人员的综合素质，进而推动档案管理数字化的各项活动顺利进行。档案管理人员要增强责任感和使命感，顺应时展趋势，把握档案管理数字化的要求，加强自身学习，掌握档案管理专业知识和技能，不断丰富档案管理工作经验，努力适应新形势和新需要，进而推动档案管理工作顺利进行，有效提升档案管理水平。

2.2 健全完善档案数字化管理的规章制度

根据档案管理数字化需要，健全完善管理规章制度，并严格执行和落实，为各项活动顺利开展提供制度保障，推动档案管理规范化和制度化。要明确档案管理人员职责，建立并落实责任制，让他们自觉遵守制度要求，履行好自己的职责。健全完善档案管理制度，加强整理、归档、存储、使用等各环节的管理，从而提高管理工作的规范化水平。建立奖惩激励机制，对管理工作到位，服务质量高的部门和个人实施奖励。从而激发他们的主动性，更好顺应档案管理数字化趋势，努力提升档案管理和服务质量。

2.3 重视数据库建设，提高数字化管理水平

构建档案管理数据库，对档案信息资源进行统一管理。做好档案资料扫描、图像处理、业务管理、目录管理、信息查询、数据分析等工作，充实和完善档案管理信息系统。同时还要采集档案信息资源，构建档案信息数据库。利用扫描仪、数据压缩等技术，将纸质档案转化为电子档案，并保证档案信息资料完整，从而方便数据信息查阅和使用，促进档案管理水平提升。

2.4 构建安全保障体系，确保档案信息安全可靠

加强安全管理，构建安全保障体系也是不可忽视的内容。应该重视档案管理安全保障技术应用，综合采用密钥技术、访问控制技术、加密存储和传输技术等有效措施，提高数据库信息的安全，防止档案信息泄露，避免档案资料丢失，进而有效确保档案信息资料的安全。对于纸质档案，也要及时整理和归档，保证室内环境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免档案信息资料丢失。综合采用上述安全保障措施，进而实现对档案信息的有效管理，确保档案资料完整，为人们有效使用档案信息资料创造便利。

2.5 提高档案管理工作人员综合素质

加强档案管理工作队伍建设，注重引进基础扎实，档案管理技能强的工作人员，建立素质高的工作队伍。在此基础上，还要做好管理人员的培训工作，让他们熟练掌握信息技术和档案管理技巧，有效开展各项工作，顺应数字化管理趋势，努力提升档案管理水平。

3 结 语

新时期，随着信息技术在档案管理工作的应用，档案数字化管理趋势越来越明@。在这样的背景下，应该注重现代信息技术应用，创新思想观念，健全完善管理规章制度。从而有效约束和规范档案管理的各项工作，促进档案管理水平和服务质量提升。

主要参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报：自然科学版， 2014（2）：164-165.

[2]李惠华.高职院校教学档案数字化管理的现状分析及改进措施[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2012（4）：80-82.

[3]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016（15）：209-210.

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提高对档案管理工作重要性的认识。要充分认识档案工作对促进企事业单位发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，进一步明确抓好档案工作是企事业单位领导义不容辞的责任和义务。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各企事业单位领导要充分认识到档案管理工作的重要性，加强领导，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持，为档案管理创造良好的发展环境。

建立健全档案管理机制。建立健全档案管理体制和机制，健全档案管理的各项规章制度，是企事业单位档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的不断提高，就必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与单位各项工作同步推进，同步发展。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

加快档案管理信息化步伐。信息化是当今社会发展的一大趋势，档案管理必须适应信息化要求，企事业单位为档案部门要知难而上，积极参与信息化建设。档案管理应用计算机技术主要是用于档案立卷归档、查阅检索等业务工作。要加快档案信息化步伐，积极开展档案数据库建设，逐步实现用计算机进行档案查阅检索，使档案信息化管理在档案管理工作中充分发挥作用，更好地服务于企事业单位的管理和发展。

提高档案管理服务水平。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。档案管理人员要树立“以人为本”和“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动热情服务”作为工作的出发点，要明确查找目的，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，以良好的服务态度和优质的服务水平，尽职尽责，精益求精，尽最大限度满足社会各界和人民群众查找利用档案得的需要，赢得社会的认可和尊重。

增强档案管理人员素质。作为企事业单位档案工作人员，积极参加档案业务培训，尽快熟悉和掌握档案工作的基本要求。要建立健全继续教育管理制度和激励机制，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断更新业务知识，进一步提高业务能力和档案信息化管理水平。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，积极为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，特别要加强对档案管理人员保密教育，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理无失（泄）密现象发生。

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[关键词] 整合学校；档案移交；档案管理；交接工作

【中图分类号】 G717 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合学校的档案管理与分类

学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。学校档案室是学校的内设机构，由学校行政校长分管，日常工作由校长办公室、教务处具体领导。档案室负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。根据学校档案信息形成的规律，我们把学校档案分为文书档案、教学档案、学生档案、基建档案、人事档案、财会档案等。

二、档案有效管理对学校整合工作的作用

对这些档案的管理具有以下作用：一是可以把档案构成要素更加紧密地结合在一起，相互促进，使档案事业在复杂的环境中顺利进行；二是可以综合运用各种知识和技能，去寻求成功的管理经验与规律；三是可以有效地管理和开发档案资源，最大限度地满足知识经济和信息时代对档案信息的需求。

三、学校档案管理要求

一是对人的要求，包括对分管领导及档案干部队伍的要求。分管领导应对所分管的档案工作的历史、现状、今后发展思路以及档案队伍思想状况、知识水平、年龄结构等有基本的了解，以便对档案队伍的管理创新进行有效考核，从而对管理创新形成强大的推动力。档案干部队伍则要积极参与管理创新，在档案管理中发挥更大的作用。二是档案工作规章制度的要求。这些规章制度不能仅停留在以往的水平上，而要随着社会实践活动的发展而发展。档案工作部门和业务部门应适时调整不适应社会改革变化的档案工作规章制度，以适应社会实践发展的需要。档案工作规章制度要真正纳入各项管理中，不能仅停留在纸面上，而应真正和各项管理活动融为一体。三是对现代化设备的要求。现代档案管理的重要内容就是实现现代化管理。不仅要有硬件设备，更重要的是档案工作者要掌握现代化设备的应用问题，使现代技术特别是信息技术在档案工作中得到普遍应用，从而提高档案管理的科学水平。

四、对整合学校档案管理工作的建议

笔者结合所在学校整合后的档案管理工作经验，对合并学校的档案管理提出以下建议：

（一）对合并前各单位的档案应根据原有室藏特点、适用范围、利用方便的情况，采取统一管理、分散存放的办法，即原档案不动存藏各单位合并前的档案。然后将整合后学校的档案，集中保存在一个档案室；一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。

（二）继续做好原单位档案的收集、整理工作。如合并前各校的文书、教学、管理等方面，按年度计划中项目的连续性在合并时未完成的项目等方面产生的档案继续进行收集、整理工作。合并时，各校废止不用的图章、牌匾、奖品、证书、校级文物、纪念品等，应由学校的档案部门继续做好收集、整理、保管等项工作，以保持原全宗档案的有机联系。

（三）对合并后形成的档案，要采取高起点的管理模式。按照档案工作的规律，首先要建立适合保存档案的专用库房。要求恒温、恒湿、防尘、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是组建高素质的档案管理队伍。这支队伍的整体素质要符合学校档案事业的发展需要，工作人员要有热爱档案事业的奉献精神，人人要有管理档案的较强能力。

（四）建立档案网络。这一网络既要兼顾合并前各馆（室）藏的特点，更要注意合并后档案工作发展的新要求。笔者以为可取的模式是：合并后的学校设综合档案馆，原有的各校档案室设综合档案室，综合档案馆主要负责管理好合并后的各门类档案的同时，还必须在行政与业务上对本校所属各分校的综合档案室工作进行指导、监督和检查，综合档案馆为基层档案工作服务。一方面是本专业管理体制的要求，另一方面也是综合档案馆本身工作的需要。档案室接受综合档案馆的领导，继续做好原有档案的保管与利用，及时又要根据工作的实际需要，编制各种目录、卡片、索引，编制各种参考资料，以便及时、主动地提供档案信息，为上级主管领导和学校各项工作服务。

综合档案馆成立后，按照档案产生的不同来源，学校任何一个职能部门要按方便收集的原则确定相应数量的专、兼职档案员，这些专、兼职档案员在行政上属各部门领导，业务上由档案馆领导，以便及时做好日常档案的收集、整理、立卷，最后移交档案馆（室）的暂时性工作。

（五）建立必要的规章制度，使档案管理按规范化动作。新校的档案工作虽在起步阶段，但原有各单位在档案的业务管理模式上有较为可行的规章制度，这些原有的模式或规章制度，为新校档案的科学而规范管理打下了良好的基础。为进一步规范学校整合学校档案管理工作，在原先的基础上重新制定制度：档案查阅利用制度、档案资料保管期限规定、档案工作条例等。在新校档案管理运作前，要博采众长。继承和发扬原有规章制度的科学部分，建立和健全新的管理运作模式，使档案的收集、保管、利用、编研等各项工作按规范化、科学化的规则运行。通过以上措施，可以为合并后的学校信息整理提供借鉴，进行信息的整合，为以后的信息管理以及信息查询提供方便。

总之，学校档案的管理工作是学校工作中的一项重要任务，档案的管理工作成败，也是衡量学校工作成绩的标准。随着社会的进步和科学技术的发展，教师和学生对档案信息的要求将更高，档案工作人员应严格要求自己，做好档案管理工作，使档案发挥其更大的作用。

参考文献：

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1传媒企业集团数字化档案建设的现状

首先，传媒企业集团的数字化档案建设工作中随意性较强。在传统的传媒企业集团的档案管理工作中，缺乏规范性的、系统性的工作程序，档案的搜集和整理受多种因素的制约，档案管理工作人员没有统一规范的工作细则导致办公室档案管理混乱现象时常出现。在传媒企业集团中，有很多实际价值和艺术价值非常巨大的文字、音响资料，重要的文件、对外交往签署的合同等，这些资料或文件中大部分是由企业多个单位、多个部门单独存档或管理，这些资料和档案的管理需要统一规范的档案管理体系，以免造成资料及档案搜集不全、遗失、损坏等情况的出现。

其次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中缺乏档案管理意识。传媒企业集团中，很多资料、对外签署的合同对未来传媒信息的多层面分析、研究、项目开发等都具有十分重要的意义和实际的价值。但是在实际的管理工作中，管理部门缺乏这方面的工作管理意识，造成重要资料不全、遗失等无法挽回的结局，为以后的档案管理工作带来相当大的难度也是文化研究上的重大损失。

再次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中存在重视硬件建设、轻视软件开发的现象。随着网络信息技术在工作中的多方面应用，已经意识到信息技术的优势所在。在集团的档案管理工作中，过度地重视硬件的购置，网站、网络的建设。但是对于涵盖传媒企业集团特色的软件开发上重视程度不够，没有落实限制档案利用的条框，不适用网络建设的规定等，导致没能充分地利用数字化档案的优势，没能有效地提高档案的管理效率。

最后，传媒企业集团的数字化档案建设工作中队伍管理意识薄弱。传媒企业集团的工作性质决定了工作内容和工作形式，导致整个企业集团的工作重心倾向于日常的采编、节目生产等工作，缺乏对档案工作的整体管理，没有形成管理档案的团队和相应的档案管理软硬件设备。

2传媒企业集团的数字化档案建设的方法和策略

2.1建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要提高企业集团领导的思想认识。建设数字化档案对于企业集团的发展是非常重要的，领导需要对企业的发展负责，优先树立科学的、合理的思想认识，做好思想建设才能加强顶层规范设计，由上而下由科学的档案管理思想指导，彻底贯彻执行。在具体的实施中，发现问题，反馈思想，从而优化传媒企业集团的数字化档案建设工作的指导思想。在领导层中加强档案管理的重要性认识，加强对管理部门的管理，做好对档案数字化建设的监督，对每一份资料和档案都要负责，精心、尽心做好档案数字化管理工作。

2.2建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要建立全面的规章制度。全面的规章制度是企业集团数字化档案管理具体工作的执行标准。建立健全的规章制度是企业集团实现档案数字化管理高效完成的保障。可以使企业集团从宏观角度和微观角度同时实现对数字化档案建设的综合管理。在具体的实施中，工作人员能够明确档案信息的采集、存储、管理、利用，对所有存档的电子文件进行注录、编辑等具体实际操作中的规范。实现全面的规章制度建设能够确保数字化档案建设的成功完成，每一份资料和档案的正确整理和入档，企业中档案的安全管理和有效使用。

2.3建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要重视度档案数据库的完善。传媒企业集团中建立有本企业特色的数据库，能够很好地实现在网络信息资源的平台上实现档案信息的公司内部共享。在具体的实施中，逐步增强数字化档案室的效能。加强档案管理工作人员电子文件的收集、归档的实际操作能力，电子文件是档案数字化数据库的主要组成部分，是档案管理工作中的主体部分。加强电子文件的管理，可以从根本上保证并提高档案管理的效率。在注重电子文件的数量的同时更要重视电子文件的质量，保证文件的完整性和可利用性。真正实现档案数据库建设的价值。完善档案数据库建立在规范的管理模式的基础上，无规矩不成方圆，档案管理是企业集团内部管理的重要内容，在数字化的档案管理中要采用统一的格式便于整理，统一的索引标准便于档案的查找，统一规格的数据描述便于进行资料的整理、对比和分析。建立数字化档案建设的标准能够很好地实现档案的有效管理和应用。

2.4传媒企业集团的数字化档案建设工作要完善档案数字化的硬软件环境建设。档案的管理重要性不言而喻，企业集团领导阶层做好思想建设后，要做好相关的硬软件环境建设。在数字化档案的建设中，需要配备一定水准的计算机、扫描仪等专用设备，完善档案数字化的硬件建设。相对而言档案数字化的软件建设更加复杂，难度更大。既要做好数字化档案相应的管理制度，还要注意计算机软件的更新和优化。

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一、当前房管专业档案管理中存在的主要问题

1.管理机构多元化不利于房管专业档案规范化管理

当前，我国房管专业档案的管理机构情况比较复杂，各地对房管专业档案的管理采用不同的机构管理模式，没有统一的机构管理标准，各地呈现多样化的特点。有的地方专门成立了负责管理整个行政区域内所有房产档案的专业机构，如广州市的房地产档案馆；有的地方有房产档案馆，但只保存房产权属档案，如常州市的房产档案馆，其只是房产交易中心的一内设机构；也有的地方把房管专业档案保存于综合性档案管理部门，如上海的浦东新区档案馆，它的主要任务是保存浦东新区政府各部门产生的所有档案；还有的地方既没有成立房管专业档案管理部门也不把档案移交于综合档案部门，而是由其相应的业务部门自行保管其产生的房管专业档案。总之，管理机构的多样化对规范化管理房管专业档案产生了弱化作用。这种各自为政、自我封闭的状态不利于实现地区间的房管专业档案资源共享和互动交流，也不利于国家主管部门统一规范地管理。

2.档案管理观念和手段滞后于政府行政管理新模式

随着信息技术的发展，OA系统、各类业务管理信息系统不断产生，信息化管理已成为政府行政管理不可逆转的趋势。然而，目前全国各地档案管理水平参差不齐，有少数地方管理思路先进，信息化管理模式已初步形成，但大多数地方管理思路相对陈旧，管理手段落后。这严重影响了房管档案信息的及时汇集和准确、快速有效地利用。例如，在上述系统中，电子文件结合纸质文件在各部门流转，但受传统档案管理理念和手段的束缚，这些承载着业务流转数据和结果的电子文件没有明确的归档范围和要求，业务部门只向档案管理部门移交纸质文件，信息系统的数据没有实现同步移交，还留在业务部门或信息化部门；而纸质文件也只是配合信息系统中数据的流转，没有和信息系统中的数据统一管理。档案管理部门由于对具体业务的了解程度不够或没有信息系统的支撑，不能确定在每项业务中究竟会产生哪些档案，因此，也只能被动地接收整理纸质档案，造成两种不同载体类型的档案管理脱节，极大地影响了档案的有效管理和利用。

3.规章制度陈旧与现实需要脱节

随着社会的发展和时代的进步，房管专业档案的形式、载体和内容不断变化，传统的规章制度已经落后于现实的档案管理需要。就房管专业档案而言，房地产刚起步的时候，房管专业档案只留于纸质，而现在每天都会产生大量的、不同材质的房管信息数据。随着越来越多档案的产生，旧有的档案管理规章制度已无法适应新情况，满足现实的需要。此外，其他的房管专业档案的管理制度以及相关标准规范等也没有建立起来，特别是近几年来，随着住房保障业务的发展，廉租房档案、经济适用房档案、公共租赁房档案等新的业务档案不断产生，这些新的档案材料哪些应该纳入房管专业档案管理范围，应当如何进行管理才能有效为社会提供服务，这些问题都需要房管专业档案管理部门制定明确的新标准。

4.档案管理模式落后于时展

由于房管专业档案关系民生，因此在平时工作中的利用率非常高，档案产生部门出于查找便利的目的，习惯于将档案存放在本部门。因此，现有的房管专业档案保管分散，管理模式多种多样，省(市)局级的房管各业务部门、各事业单位、各区县自成系统，各管各的，整个房管系统各部门间形成了小而全的分散型档案管理模式。然而很多单位无论是资金、技术、人员还是库房等软、硬件设施都不具备长期保管档案的条件；档案的保管需要大量人力、物力，这种管理模式容易造成部门间重复投资，造成不必要的浪费；再有纸质档案的大量产生和堆积不仅使行政成本上升，也给保管带来不便，甚至容易引发火灾，存在不少隐患。这种分散型的管理模式使得在数字化信息化时代各区县各部门的档案信息资源无法实现共享，不利于档案资源的开发利用，造成了资源浪费。

传统型的管理模式也是一种被动型和后置式的管理模式，基本上是一种“看门守摊”、“坐等上门”的被动管理服务方式。在档案的接收上，没有参与到整个业务流转的过程中，而只是等待业务结束后，负责文件材料的接收整理；在档案的服务利用上也是一种封闭和半封闭的状态，丰富的档案信息资源远未得到充分开发利用，开放档案的工作也无法适应社会各方面的发展需要。

5.人员队伍结构不合理和素质有待提高

由于某种社会历史原因造成了人们在传统观念上认为档案工作就是悠闲、轻松但又单调、乏味与社会脱节的工作。因此一些年龄偏大的人员往往会被调到档案部门，使得当前从事档案工作的人员整体业务水平不高、年龄偏大、队伍结构不合理，制约了档案业的发展。

二、对房管专业档案创新管理的几点建议

为了更好地管理房管专业档案，服务民生，服务大众，档案的管理部门需要更新管理思路，创新管理模式和管理方法，变档案资源的分散管理为集中统一管理，强化档案部门的管理主体地位和服务功能。对此，笔者提出以下几点建议：

1.转变传统的档案管理观念，统一房管专业档案管理机构

针对当前房管专业档案管理机构多样化的现状，笔者认为房管系统档案管理部门可参照城建档案管理的机构设置，成立专业房管档案管理机构，负责整个行政区域内所有的房管档案的集中保管，统筹统一管理房管档案，包括房地产权属档案、保障性住房档案、拆迁档案、物业档案等行政管理部门产生的档案，也应包含各房产管理协会、各房产开发公司、拆迁公司和物业公司等产生的各类档案资料。

2.更新档案管理思路和手段，逐步实现房管专业档案标准化和数字化管理

更新房管专业档案管理的思路，关键在于房管行业的档案从业人员要树立档案标准化管理的理念，要把大的行政区域(省、自治区、直辖市)的房管专业档案作为一个整体进行管理，要有档案管理发展的规划方向。并针对房屋管理的特点，统一行业档案分类目录，明确各类业务的专业档案归档范围；对入库的档案、资料进行严格区分，实行整个大的行政区域的分类管理，实现房管行业档案管理

的统一性和标准化。

加强房管专业档案的信息化建设，是满足当前经济社会发展的需要。为此，必须推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立房管档案信息资源基础数据库群，实现房管档案信息资源的高度共享和利用，实现库藏档案的信息化自动管理。

3.树立法制意识，建立统一的房管专业档案管理的规章制度

房地产行业涉及的部门繁多，产生的档案内容丰富，有房地产市场管理、拆迁管理、物业管理和住房保障管理等，但是到目前为止相关的法律法规仅有住房建设部分别于2001年、2006年通过的《城市房地产权属档案管理办法》、《城镇廉租住房档案管理办法》，这两个《办法》对权属档案和廉租房档案有明确的管理规定。有关其他类型的房管专业档案管理方面的规章制度还需要在实践工作中不断摸索、探寻，从而逐步制定和不断完善统一管理的规定或办法，为房管专业档案的规范化管理提供理论依据。

4.创新档案管理模式和方法，实行集中化管理和全程化管理的模式

针对分散型的管理模式，笔者认为可在房管专业档案标准化管理的基础上，统一各单位各部门的实体档案管理模式，建立行政区域内统一的房管专业档案--资料数据库，共享档案信息，使房管专业档案信息在统一的平台上进行管理、查询，提高工作效率，为公众利用档案提供便利。

针对被动式的管理模式，笔者建议建立全程化管理的档案管理模式。传统的档案管理模式往往比较滞后，档案一般都是定期移交给档案管理部门，且移交后还要经过一段时间的整理和数字化，之后才能查阅利用，如在整理期间需查阅某份档案，无疑是大海捞针，且未必能找到，给工作造成了很大不便。因此，改变档案的滞后管理迫在眉睫。全程化的档案管理模式是在统一行政区域内档案数据库的基础上，实行电子文件取代纸质档案全程同步归档，做到档案即时归档，即时提供查阅，将档案管理贯穿到整个行政区域的房管管理的公文处理和业务办件的整个过程中，对该过程产生的需要归档的各类资料进行即时的跟踪管理，且把归档作为整个公文处理和业务办件办结的标志。这种全程化管理模式可以有效地提高档案的利用效率。

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本人结合多年的管理经验，从以下两个方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建设项目档案收集的方法 。档案收集可以体现企业的管理质量和水平。档案收集方法应体现跟踪收集和管理的原则。由于文件材料门类繁多， 要明确规定企业档案应具备的质量和数量要求，移交时间等，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入具体要求中来，收集的难点是一些影像和图章的签署，一些重要的资料必须要加盖并完备签署，项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。协调各部门做到从上而下，层层有人负责，防止和减少文件资料的流失。

2.文件材料的收集. 档案的收集在系统中进行操作以外，还必须有一套完整的纸质的登记册，防治登记档案造成无法挽回的损失；新建档案和补充材料录入系统后，要及时处理入库，新建档案和补充材料的收集情况要进行检查复核。做到收集工作的检查和指导随时定期收集相结合。设置档案柜档案入柜存放，按照统一存放档案外还要陈列，建立健全文件资料的收集归档制度、加强对平时收集工作的检查和指导工作。保存下来的有价值的珍贵实物，要做到随时收集和定期收集相结合 ，进行查漏补缺，严要求严格对照档案的标准，根据文件材料形成时间的规律主动收集，加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。在整个准备过程中做到资料多不杂，专职档案管理人需要对档案资料进行加工，变死材料为活信息，为开展各项管理工作提供可靠的档案信息资源。优化档案管理的条件，加强宣传，增强档案管理意识。

二、加强管理意识

1.加强档案培训提升业务素质。档案管理信息化是社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。举办档案管理员培训认真学习档案专业知识理论，学会利用先进技术设备，加强档案人员的业务能力培养提高档案工作者素质。同时注重档案收集加强过程管理。档案管理工作者要结合自己的岗位工作，加强档案管理业务学习，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握， 请专职档案员定期对全体档案员开展培训学习资料鉴定和编号和立卷、检索工具的编制等方面知识，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，注重计算机知识、信息技术的学习，提高档案员的业务水平，加强档案基础工作抓好每年归档工作。各类文件、材料能否齐全、完整地按期归档是能否做好档案工作的一个基础，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

2.利用现代化技术，提升档案利用价值的同时也解决档案管理费问题。既可以像青岛市人才流动服务中心一样开展以证书认定和工作履历认定等为基础诚信档案，可以改革人事档案材料的收集范围，利用计算机等现代化手段整理档案，将人力资源管理和人才职业发展的材料收入归档范围内，然后按类别将属于条目的内容打印出来，按文件形成的先后顺序排列，在取消档案管理费后，可以充分利用档案的价值，为单位和个人提供新的个性化的人才服务，收取一定的服务费。利用计算机提高档案工作，降低了人为因素的影响，实现档案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

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【关键词】图书馆 档案管理 问题 改进措施

随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工操作，在图书档案管理方面，传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。中职学校图书馆档案管理工作存在诸多问题，急待改进。

一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题

（一）对图书档案管理重视不够。长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。

（二）图书馆设备太落后。学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

（三）图书馆制度不健全。中职学校在管理中虽然制定了使用与本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。

（四）图书馆管理不到位。在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的仲好似，主要表现在几个方面：一时缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作；二是大难管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识单薄；三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

（五）利用不充分。图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆但当唉资源的浪费。

二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施

图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代划管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。

（一）领导重视。领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理的怎么样，与学校领导的重视程度有很大关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

（二）配备专职档案管理人员。学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作；另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个关节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

（三）配备先进的软硬件设施设备。硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

（四）建立健全档案管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。建立健全档案管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性；第二，简明实用；第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工；第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（五）科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门，内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括个业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。

（六）电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，已尽快实现档案信息化管理。

（七）提高服务水平。档案管理人员要树立“工作就是服务“的观念。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

中职学校图书馆是学校的重要组成部分，也是学校档案的重要组成部分档案管理工作不是一朝一夕的工作，而一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是中职学校基础建设的一部分。在中职学校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此图书管理工作对学校的和总体实力是非常重要的做好中职学校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平，对学校的教育和科研都起着十分重要的作用。

参考文献：

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一、高校实现档案信息化建设的重要意义和作用

在当今信息时代的形势发展需求下，高校档案信息化建设摆在了十分突出的位置，只有实现档案信息化建设和科学管理，建立多功能管理的信息化档案体系，才能为本单位和社会各界、广大公众提供准确、有效、全面、权威的档案信息，实现档案信息资源的开发和利用价值。

（一）实施档案信息化建设，有利于提高档案信息收集的完整性和时效性

建设一个科学和完善的档案信息化体系，原始信息资料的采集是关键，随着现代互联网以及高校内部局域网络建设的日趋完善，各部门和院（系）之间相互联通，信息资源的收集由点及面，不断增大信息资源数据容量，确保信息收集的完整性，电子文件的收集直接通过邮件或本单位局域网等网络手段传输汇集，是一种相当普及与便捷的方法。

（二）强化档案信息化管理，有助于提升档案管理工作的规范化、标准化水平。

实现档案信息化，主要目的是通过现代高科技的网络手段为信息利用者提供快速、准确和全面的信息，提高档案的利用率和利用价值，促使档案工作的管理方法、工作方式、信息处理等环节不断改进，从而推动档案管理工作流程更加科学化、规范化和制度化。

（三）完善档案信息化体系，有利于实现高效快捷的信息检索

随着社会经济的不断发展和时间的推移，高校的档案数量与日俱增，如果仅仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，难于适应当今社会的发展需要，阻碍了档案管理工作的现代化进程，只有不断完善档案信息化体系，找出适用于本单位局域网信息组织与管理的方法，及时解决好各方面技术的衔接问题，不断优化计算机应用技术，实现网络档案信息检索系统，将促进档案的服务质量大大提高。

（四）加强档案信息化建设，有利于更好地开发和利用档案信息资源

如果说信息采集是基础，管理是过程，开发利用并提供服务则是档案管理工作的最终目标，“档案工作的目的之一是开发利用，利用工作开展得好坏是检验档案工作的最佳尺度”[2]。档案信息化建设管理目标是实现信息的开发与利用，档案信息资源共享成为信息社会中档案利用工作的新要求。档案信息资源的开发利用是档案工作矛盾运动的必然结果，是满足档案信息利用社会化的实际需要，是时展的客观要求，为此，加强档案信息化建设是为社会提供强有力的信息保障。

二、当前档案信息化建设进程中存在的问题

近年来，高校在实现档案信息化建设过程中取得了很大的进步，特别是电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了一场革命，档案信息化的管理优势亦为人们所认识，但在日常的档案管理工作中还存在一些问题亟待进一步解决。

（一）档案信息化建设意识淡薄

长期以来，传统的档案管理观念在一些人的意识之中根深蒂固，档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一问题，特别是原始资料交接不及时，往往造成大量的信息资源被丢失。同时，由于档案信息化管理意识淡薄，某些部门、院（系）还自行保管纸质档案资料，造成档案信息收集不齐全与滞后问题，严重地影响了档案信息数据库的建设，阻碍档案管理信息化的发展进程。

（二）档案安全意识薄弱

高校实现档案信息化管理，大大地突破了档案利用的时空限制，使档案信息资源利用变得更加方便和快捷，但由于某些档案工作人员的档案保密意识和档案安全意识严重滞后，使用未经杀毒的外来移动磁盘、链接互联网等等，极容易造成档案信息系统数据错乱、丢失、病毒入侵、重要文件资料在网络上流传等等的问题。

（三）档案管理人员业务能力薄弱

档案信息的管理和利用很大程度上受到档案工作人员业务水平的制约，不少部门、院（系）的档案管理人员由办公室管理员兼任，未经过专业的业务培训，人员岗位流动性频繁，部分管理人员在工作中只能是“摸着石头过河”。由于档案管理人员不熟悉信息技术，有的档案管理人员还只满足于使用计算机管理档案目录，未能掌握相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识，未能使档案信息多元化、拓展档案应用领域。近年来，随着档案载体向着档案数字化的方向发展，高校普遍对纸质档案进行了电子化处理，并在此基础上建立了电子阅览室，随着档案软硬件设备的更新换代极大地改变了传统的档案管理工作的方式方法，但从目前情况看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，档案队伍不稳，人才流失严重的境况。

三、推进高校档案信息化建设的几点建议

目前，高校的档案管理工作已逐渐向制度化、规范化、标准化、信息化方向发展，但在发展的进程中仍要不断改进档案管理工作模式，稳步、扎实地推进档案信息化的建设。

（一）建立一支人员稳定、业务综合素质高的档案队伍

推进档案信息自动化的关键是人才，随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理人员的业务知识、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先进的设备和技术应用都离不开人去掌握运用，因此，高校档案信息化建设程度的高低很大程度上取决于人的素质，没有一支知识结构合理、人员稳定的档案队伍，难于适应现代档案管理工作的发展需要。要不断通过各种渠道、多种形式加强档案管理人员再教育，促使档案管理人员不断更新业务知识，特别是计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识的培训。只有努力培养和打造一支具备现代档案管理知识的高素质档案队伍，才能切实担当起实现档案管理现代化的重任。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就要求档案管理队伍要相对稳定，要具有熟悉的电子计算机操作的信息技术专业人才，使之能适应当前高校档案工作现代化管理之需要。

（二）加大宣传力度，增强队伍的档案信息化建设意识，加强档案人员的事业心和责任感

长期以来，由于人们特别是某些领导同志对档案管理工作重要性认识不足，使得档案工作经常处在可有可无的辅质的尴尬境地，严重阻碍了档案工作的健康发展。因此，搞好档案管理工作关键在领导，领导思想通了、认识深刻了，做好档案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高档案工作人员对档案实现信息化管理重要性的认识，这就要求档案工作人员在收集档案资料时，做到口勤、手勤、脚勤，收集齐全完整、内容真实可靠的档案材料，及时追补和不断补充新的资料，将收集的纸质资料迅速进行电子化处理，提高档案工作的效率和水平。

（三）建立和完善档案信息化管理的规章制度

档案信息化的建设离不开一套严谨的规章制度，没有一套行之有效的规章制度，难以保证档案管理工作的顺利开展。因此，要根据工作的实际需要，制定和完善档案管理规章制度，例如制订一套如《档案归档制度》、《档案保密制度》、《数字档案备份制度》、《网络安全管理制度》、《档案人员岗位责任制》等等，通过规章制度管人，使档案管理工作做到有章可循。同时要规范操作标准和流程，如归档电子文件（档案）存储要按照《电子文件归档与管理规范》操作，存储归档电子文件信息数据的计算机设备一定要安全可靠，并且要不断更新备份设备，严防电子档案被清洗、丢失，确保信息化档案信息安全及资源的有效利用，通过一系列的规章制度和规范化管理，使档案信息化管理工作逐步走上良性的循环轨道。

（四）建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制

要充分为信息利用人提供准确、完整、有效的信息资源，必须加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库的安全。一是档案部门的内部局域网必须切实与公共网络实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；二是要加强档案数据库的管理，应对数据进行异地脱机备份；三是为信息利用人提供优质服务的同时，要认真采用身份认证、密钥管理、防火墙等安全防护措施，确保档案信息在网络传输和利用过程中的系统安全。

（五）加大专项资金的投入，不断更新软硬件设备

俗语说：“巧妇难为无米之炊”，档案信息化建设离不开软硬件的更新换代，档案管理专用软件、电子计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机、刻录机、开通内部局域网、配套信息安全防护措施等等，都需要投入大笔的资金，如果没有一定的设备投入，档案信息化建设只能是纸上谈兵。

总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与和配合，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，使档案信息化建设工作达到质的飞跃。

参考文献：

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一、新时期档案管理工作的问题

新形势下，虽然数字化档案的应用越来越广泛，其作用也愈加明显。但由于管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，妇幼保健档案管理仍然面临以下问题。

（一）妇幼保健档案的原稿管理被忽视。为方便打印，人们习惯应用计算机起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽视文件管理。多数人不注重加强电子文件管理工作，或者未能将其保留下来，文件被清除或被新的文件夹覆盖。一些人员忽视保护文件夹，对文件任意进行增减、删除或篡改操作，导致原始的电子文件面目全非。

（二）妇幼保健档案的?w档管理不被重视。传统纸质档案都是在文件形成后，由管理人员分类和编号，然后交由管理部门和工作人员管理。纸质档案使用时间长，工作人员经验丰富，总结出行之有效的工作流程、方法和原则，相关制度较成熟，有利于提升妇幼保健档案管理水平。而数字化档案写在磁盘上，方便修改，制作和修改完成后存储于磁盘中，并保留在信息数据库，方便档案信息资源共享。但由于数字化档案生成环境特殊，从制作到归档，不能按照纸质档案方式进行，妇幼保健档案归档管理也容易被忽视，制约管理水平的提升。

（三）妇幼保健档案的安全管理不足。数字化档案如果被盗取，其受损坏程度往往比较严重，甚至导致妇幼保健档案数据资料难以恢复。一些单位忽视建立完善的管理制度措施，安全管理不被重视，安全防护技术手段不足，未能综合应用防火墙技术、密钥技术等，安全管理制度措施没有严格执行。

二、新时期档案管理工作的创新对策

为弥补妇幼保健档案管理的不足，根据新时期和新形势，以提高管理水平为目的，笔者认为应该从以下方面入手，采取优化和创新策略。

（一）加强妇幼保健档案的原稿管理。数字化档案制作或打印之后，不能任意删除或修改，而应该加强原稿管理，做好存储和备份工作。同时注重文件收集，与纸质档案完全不同的是，数字化文件收集方式、范围和要求也不同。草稿文件一般不具备正式的文件功能，可以不保留。对具有辅助作用的文件、正式的文件应该做好搜集工作，进行整理和归档。并与纸质档案建立对应关系，方便查阅和使用。还可以将其制作成纸质拷贝件或微缩品，避免档案丢失。

（二）完善规章制度，加强妇幼保健档案的归档管理。完善妇幼保健档案管理规章制度，推动管理工作制度化和规范化。明确相关人员职责和权限，让他们有效适应档案管理需要，严格落实制度措施。重视档案综合利用，加强管理，使管理和利用工作更为有效地开展下去。妇幼保健档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，避免受到不必要的损失。

（三）重视妇幼保健档案的安全管理。重视软件维护，确保妇幼保健档案安全有效运营。完善安全管理措施，预防安全隐患发生，明确管理人员职责和权限，让他们有效开展安全管理工作。加强软件和系统更新维护，确保妇幼保健档案存储设备安全。落实专机专用制度，保证档案存储设备处于良好性能和运营状态。注重妇幼保健档案备份，避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设，重视安全密钥的使用，合理设置密码，防止受到攻击和破坏。做好备份工作，综合应用加密技术、访问控制技术、数字签名、信息备份与恢复等措施，实现对妇幼保健档案的有效管理，确保其安全可靠。

（四）提高妇幼保健档案管理人员的素质。建立完善的管理制度，明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制，让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患，还能推动档案管理规范化和制度化，保障档案管理效率提升。引进基础扎实、责任心强、信息技术应用水平高的管理人员，实现对妇幼保健档案的有效管理。完善管理培训制度，学习理论和前沿知识，促进妇幼保健档案管理效率提升。管理人员要加强学习，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展妇幼保健档案管理工作。积极参与档案管理业务培训，丰富理论知识，增强动手操作能力，提升妇幼保健档案管理水平。

（五）优化妇幼保健档案管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术，为用户提供个性化服务，促进妇幼保健档案资源共享。为用户提供在线咨询服务，完善妇幼保健档案咨询平台，严格各项操作，优化管理服务方式。

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一、建立集中统一的档案管理网络

加强对国土档案工作的集中统一管理、是国土档案齐全、完整、规范的重要保证。要遵照统—领导、统一制度，统一管理的原则。各级国土管理机构应该成立国土档案工作领导小组，确定专人负责，统一协调档案管理工作。由基层工作人员，兼职国土档案员，在上级专职档案员的帮助下，形成全系统的档案管理统一模式。同时，完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在上级国土局发的文件，都能从上保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

二、转变观念，超前管理

长期以来，我们对国土档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和上级档案员联系。没有将国土档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。由于以前档案整理归档不全，造成现行档案利用中的一系列问题，造成了许多不必要的矛盾纠纷。新时期的档案工作，应充分认识到到档案工作不是临时性工作，要逐步转变观念，制定措施，对国土档案进行超前管理。

三、国土档案特点，拓宽档案收集渠道

从实际情况看、国土档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。建立文件档案档案收件簿。并对各相关部门制订档案收集上交制度，拓宽档案收集渠道，确保档案齐全完整。

四、制定规范，及时立卷

根据国土资源档案的实际情况，应建立健全档案管理规章制度，制定《档案人员岗位责任制》、《档案管理规定实施细则》、《档案整理归档制度》、《电子文件归档及管理制度》等。要向管理要质量、要效益，进一步规范档案管理工作，加大依法管理档案的力度，以此带动其他工作的规范化、制度化。要将档案工作纳入目标责任制考核，严格考核奖惩，调动从事档案工作的积极性。对需归档的文件资料，及时立卷归档，并建立起档案管理分类大纲。根据归档范围、保管期限、业务内容、档号分类方法等，将国土档案共分为九大类：(1)综合类；(2)计划财务类；(3)地籍管理类；(4)土地利用规划类；(5)建设用地类：(6)土地监察类：(7)宣传科技类；(8)声像材料类；(9)矿产资源类；并在每一类中确定了基本归档范围。把应该收集归档的文件资料进行分类整理。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

五、强化档案人员的业务素质、提高档案管理水平

档案的收集管理，是为了更好的利用。为达到国土档案整理规范化的要求，客观上对国土档案工作人员的素质提出了更高的要求。在强化档案人员的业务水平上：一要进一步加大招考力度，通过向社会公开招考的方式，把那些出身于档案专业，把那些懂法律、精管理，会外语、计算机等专业的复合型年轻人才，优先充实到国土资源管理档案队伍中来，迅速改变目前知识结构不合理、年龄结构老化的状况。二要继续加大在职培训教育力度，通过培训让档案员不仅精通国土资源管理法律法规，还要熟悉掌握档案业务管理知识、计算机应用等基础知识，适应国土资源管理新形势、新任务的需要。三要对兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了国土档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。同时，按照国土档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作详细的讲解。使大家对国土档案内容提前了解，在工作中有的放矢，注意积累资料。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化，有效利用档案有切实的保障。

在提高档案利用效率方面，要快速转变职能，加强开发利用。要迅速扭转档案开发利用跟不上国土资源管理新的形势发展的需要，加大从收集保管向开发利用服务转变；从为本单位服务为重点向为社会服务为主转变；从被动、单一、封闭型服务向主动、多领域、开放型服务转变；要加大从靠行政手段微观管理向依法管理转变。平时，尤其要注重珍贵资料的收集、开发、利用，特别要潜心开发那些对经济发展有带来效益的，或能反映单位特色和职工精神风貌的档案资源。

六、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

做好国土档案资料的收集、归档工作、积累贮存国土档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进国土档案管理工作。国土档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。在近几年来实施电脑化管理、将国土档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了国土档案的完整性，促使国土档案管理更上新台阶。

七、档案利用过程中的保密工作